Что класть в папку для труда: Что нужно положить в папку для уроков труда и изо? | Консультация (2 класс) по теме:

Изготовление папки, папки-раскладушки (для наглядных пособий)

Изготовление папки, папки-раскладушки (для наглядных пособий)

• Романюк Надежда Николаевна, учитель технологии

Разделы: Технология, Внеклассная работа

---

МАТЕРИАЛ:

• картон твёрдый (толщиной 2мм) – для картонных сторонок
  
• обои плотные (лучше без рисунка) – для покровного материала
  
• белая, альбомная бумага – для форзаца
  
• клей – «Мастер» («ПВА») — для склеивания деталей

ИНСТРУМЕНТЫ:

• ножницы
  
• переплётный нож
  
• линейка – 50см
  
• карандаш
  
• пресс (кирпичи, завернутые в бумагу)

Папка для наглядных пособий удобна в использовании по любому предмету и во внеурочной деятельности. Но особенно это касается уроков труда, изобразительного искусства, и везде где вы можете показать учащимся некоторые образцы, расположенные в нужном порядке на форзацах папки. Это могут быть, например, образцы швов, тканей, виды бумаги и т.д. Все это можно рассмотреть и потрогать, и соответственно лучше понять и усвоить. Размеры папки будут зависеть от целей создания и от материала, который она будет содержать. Предлагаемый размер на мой взгляд наиболее оптимальный и удобный в использовании.

ХОД РАБОТЫ: (изготовление одной папки)

1. Берём картон. Делаем разметку картонной сторонки линейкой и карандашом.
   
2. Высота картонной сторонки — 34см. Ширина картонной сторонки — 25,5см. Выкраиваем ножницами, или переплётным ножом приложив линейку к разметке — две одинаковых, по заданному размеру, картонные сторонки.
   
3. Берём плотные обои (это для покровного материала).
   
4. Разворачиваем полоску обоев и от края и снизу откладываем — 1,5 см, ставим разметку. При этой разметки образуется угол.
   
   
5. Затем одну картонную сторонку намазываем клеем и вставляем в полученный угол, на неё кладём пресс, для просушки (рекомендуемое время 10 мин.)
   
6. Убираем пресс.
   
7. От приклеенной картонной сторонки вправо (по высоте) откладываем по линейке – 1см и делаем разметку карандашом.
   
   
8. Намазываем вторую картонную сторонку клеем и приклеиваем по разметке карандаша, на картонную сторонку кладём пресс для просушки.
   
9. После просушки убираем пресс и обрезаем с правой стороны и сверху по 1,5см. Работаем
   далее с полученной конструкцией.
   
10. Делаем разметку для среза (всех четырёх) углов.
    От каждого угла (на обоях) делается разметка по — 1см в стороны, полученные точки
    соединяем и по этой линии уголок срезаем.
    
    
11. Схема папки:
    
    
12. Загибаем верхний и нижний края папки без клея, проверяем ровность. Только потом
    промазываем клеем края обоев, загибаем и ставим под пресс для просушки.
    
13. Проделываем тоже самое для боковых сторон конструкции. Загибаем боковые стороны без
    клея, проверяем ровность. Особенное внимание необходимо обратить на заправку углов.
    Они должны быть аккуратными, острыми и ровными. Только затем промазываем клеем,
    загибаем и ставим под пресс для просушки. Клей не должен выходить за края обоев.
    
14. Из обоев вырезаем полоску высотой – 30см, шириной – 4см. Эту полоску намазываем
    клеем с внутренней стороны и приклеиваем по центру между картонными сторонками.
    Ставим пресс. Полоска из обоев должна приклеиваться с заходом на картонные
    сторонки.
    
15. Сама папка готова.
    
16. Теперь папку надо проклеить внутри форзацами.
    
17. На плотной белой бумаге, делаем разметки форзаца:
    высота равна — 33см, ширина равна — 24см. Выкраиваем сразу два листа

    
    

18. Затем два листа форзаца примеряем в папке к картонным сторонкам:
    А). первый форзац промазываем клеем только по краям, затем прикладываем к первой
    картонной сторонке так, чтобы сверху и снизу и от краёв расстояние было только –0,5см.
    Б). второй форзац приклеивается точно таким образом, только с другой стороны картонной
    сторонки, расстояние тоже –0,5см.

    
    Рисунок №6

    — покровной материал (также –загиб кантов)
    — картонные сторонки
    — полоска из боев (с заходом на картонные сторонки по бокам)
    — форзац

19. Папка готова для наглядных пособий.

КНИЖКА – РАСКЛАДУШКА
(для наглядных пособий)

МАТЕРИАЛ:

• Обои — для покровного материала (желательно однотонные и плотные)
  
• Картон — для картонных сторонок, толщиной 2 мм — 6 листов
  
• Альбомные листы (плотные) для форзацев — 6 листов
  
• Тряпочка—для вытирания клея

ИНСТРУМЕНТЫ:

• Ножницы — железные
  
• Карандаш простой
  
• Клей — «Мастер» («ПВА»)
  
• Линейка—50 см
  
• Переплётный нож
  
• Пресс — кирпичи обернутые бумагой

Изготовление книжки-раскладушки в шесть листов

ХОД РАБОТЫ:

1. Берём шесть листов картонных сторонок и делаем разметку линейкой и простым карандашом:
   
   • высота картонной сторонки – 25 см
     
   • длина картонной сторонки – 20 см
     
   • толщина картонной сторонки – 2 мм
     
2. Затем выкраиваем переплётным ножом или ножницами по разметкам картонные сторонки.

   
   

3. Разворачиваем рулон обоев и делаем разметку простым карандашом и линейкой :
   
   • от края рулона — 1,5 см
     
   • снизу рулона — 1,5 см
     
     

4. Берём одну картонную сторонку и проклеиваем клеем с одной стороны.
   
5. Проклеенную картонную сторонку наклеиваем на обои в разметку угла.
   
6. Затем от проклеенной первой картонной сторонки откладываем разметку вправо – 1 см и получаем второй угол (уже для второй картонной сторонки).
   
7. Также проклеиваем клеем вторую картонную сторонку и кладём в угол.
   
8. Затем от проклеенной картонной сторонки вправо также делаем разметку – 1 см и получаем третий угол ( уже для третьей картонной сторонки).
   
9. Таким образом, проклеиваем все шесть картонных сторонок на листе обоев.

   ОБРАЗЕЦ:

   
   

10. После приклеивания, на картонные сторонки положить пресс для просушки.
    
    
11. Затем убрать пресс.
    
12. Срезать на глаз углы листа обоев:
    
    
13. Промазываем верхнюю и нижнюю часть края обоев клеем и проклеиваем, ставим под пресс, чтобы всё было ровно.
    
14. В последнюю очередь промазываем клеем боковые стороны обоев и также проклеиваем, ставим под пресс, для просушки. Большое внимание надо уделить уголкам, их заворачивать надо ровно и аккуратно.
    
15. Теперь надо сделать выклейку раскладушки внутри книги.
    
16. Из альбомной бумаги берём – шесть листов и простым карандашом под линейку ставим разметки на листах:
    
    • высота листа – 24 см
      
    • ширина листа – 19 см
17. Также нарезаем полоски пять штук из этой же бумаги размером :

• высота полоски—24 см, ширина—3 см.

Работаем только с полосками.

Каждую бумажную полоску проклеиваем клеем и наклеиваем между картонными сторонками посредине.
А также по 1 см полоска бумаги будет заходить на края картонных сторонок по бокам—вправо и влево тоже на – 1 см

Как только приклеили полоску бумаги, надо взять ножницы, перевернуть их колечками, а лезвиями к себе в ладонь.

Одним колечком (ножниц) провести по краям (с обеих сторон картона) – создавая биговку, сделать это сверху вниз – два раза под линейку, так удобней.

В результате получим биговку — это продавливания и проглаживания бумаги в корешке между картонными сторонками.

И так проклеить все промежутки между картонными сторонками — их пять.

Теперь работаем с листами белой бумаги — их у нас шесть – форзацев.

Берём (ранее выкроенный) один лист – форзаца.

Промазываем клеем только края форзаца.

Форзац приклеиваем на картонную сторонку так, чтобы у картонной сторонки края выходили на – 0,5 мм больше, чем сам форзац.

Фото №1

Книга-раскладушка может использоваться во внеурочных мероприятиях, на открытых уроках, конференциях, в ней можно расположить фотографии, рисунки и другой наглядный материал. А для хранения ее достаточно сложить. Продумав крепление, — материал папки можно обновлять как угодно часто.

Таким образом, проклеиваем все шесть форзацев.

Книгу — раскладушку надо сложить как гармошку.

Все сгибы делать лучше под линейку, так будет ровно и красиво!

Книга — раскладушка готова! Смотри приложение.

21.05.2009

11 рекомендаций по организации ваших бизнес-файлов и папок

«Где я сохранил этот файл…?» Это мысль, которая приходила нам всем в голову, за которой обычно следуют минуты, если не часы разочарования в поисках нужного документа в файлах и папках.

В неорганизованных файлах найти что-то конкретное может быть все равно, что найти иголку в стоге сена. Стог сена, к которому приходится возвращаться изо дня в день.

Хватит тратить часы на поиск информации, создав упорядоченную структуру файлов и папок.

Зачем создавать структуру папок?

Представьте, что вы идете в продуктовый магазин. А теперь представьте, что нет ни секций, ни проходов, ни организации. Яблоки рядом с соусом для макарон, замороженная пицца перед хлопьями, а вы просто пытаетесь купить хлеба и молока… хаос!

Вот на что похожи ваши компьютерные файлы без какой-либо организации.

Неорганизованная система затрудняет поиск чего-либо. Где бы вы предпочли делать покупки?

Подобно разделам и проходам в продуктовом магазине, эффективная структура файлов и папок поможет вам организовать ваши документы, чтобы вы не тратили время на поиск того, что вам нужно. Это не только уменьшит разочарование, но и повысит вашу производительность и эффективность.

Как лучше организовать файлы?

Не существует волшебной формулы идеальной структуры папок. Каждый бизнес уникален, поэтому ваша файловая структура должна отражать то, как работает ваш конкретный бизнес и сотрудники.

Наиболее эффективные структуры папок просты в использовании, поэтому каждый может интуитивно найти нужные файлы. Если это слишком сложно, это станет рутиной для организации, и никто не захочет этим заниматься.

Имейте в виду, что хорошая файловая структура должна работать для всех в вашей организации, а не только для вас. Другие люди могут не искать файл так, как это делаете вы, и вы не хотите расстраивать всех остальных в своей компании.

Ваша конечная цель — создать логическую иерархию, в которой каждому файлу будет свой дом, чтобы было легко найти что-то и невозможно было потерять.

Вот несколько советов и рекомендаций, которые помогут вам сделать это:

1. Храните документы в общем месте, а НЕ на вашем персональном компьютере

Заманчиво просто сохранять все в «Мои документы», но это создает две большие проблемы. Во-первых, другие люди в вашей компании не смогут получить доступ к этим документам. Вам нужно убедиться, что вы сохраняете файлы на сервере, сетевом диске или в другом общем месте. Общее облачное хранилище тоже может быть хорошим вариантом.

Во-вторых, ваши ИТ-специалисты создают резервные копии серверов и сетевых дисков; они обычно НЕ выполняют резервное копирование персонального компьютера каждого. Поэтому, если вы сохраните это важное предложение на жестком диске, а ваш компьютер выйдет из строя, вам не повезет.

2. Не смешивайте рабочие и личные файлы

Сохраняйте рабочие папки для бизнеса. Вероятно, вам не нужно, чтобы все в компании видели фотографии с вашего семейного отдыха. Кроме того, вы тратите больше средств на хранение и резервное копирование ваших личных файлов.

3. Группировка по категориям

Один из самых эффективных способов организации файлов — по категориям. Опять же, подумайте о продуктовом магазине. Продукты организованы в разделы, такие как продукты, молочные продукты, упакованные продукты и т. д. Хитрость заключается в том, чтобы точно определить, какие категории использовать, которые имеют смысл для размера вашего бизнеса, отрасли или того, как он организован.

Вот несколько различных категорий, которые следует учитывать:

• Отделы — организуйте свои папки по отделам или бизнес-функциям, таким как маркетинг, финансы, управление персоналом, ИТ и т. д.
• Клиенты — создайте отдельные папки с именами для каждого клиента с подпапками для всех сведений о проекте
• Продукты — если ваш бизнес ориентирован на продукты, а не на отдельных клиентов, вы можете организовать свои папки по продуктам
• Пользователи – если вам нужно сохранить некоторую информацию в тайне, вы можете создать отдельные папки для каждого пользователя. Однако это, вероятно, не лучшая категория высшего уровня, потому что она может привести к «племенным знаниям». Представьте, что пять человек вместе работают над проектом, и вам нужно просмотреть все пять их личных папок, чтобы найти подробности о проекте.

4. Группировка по дате

Многие бизнес-операции (например, отчеты или события) повторяются, поэтому систематизация по годам или месяцам позволяет легко идентифицировать самые последние файлы и находить прошлые версии.

Например, вы можете структурировать финансовую папку следующим образом:

Рассмотрите возможность организации файлов по годам или месяцам.

5. Не бойтесь вложенных папок

Как только вы разложите файлы по категориям, вы захотите добавить дополнительные слои, которые помогут вам еще больше сузить круг. Вот тут-то и появляются подпапки.

Подпапки помогают создавать логические группы внутри ваших более крупных категорий. Например, в папке клиента у вас может быть отдельная вложенная папка для каждого проекта. Затем внутри проекта у вас могут быть дополнительные подпапки для корреспонденции и контрактов.

Конечно, не стоит перебарщивать, но большинство людей страдают от того, что вложенных папок слишком мало, а не слишком много. Если вы обнаружите, что сбрасываете более 50 файлов в одну папку, вы можете добавить подпапку. Если у вас всего несколько файлов, возможно, они вам не нужны.

6. Используйте папки Final, Draft и Archive

Даже если вы знаете нужную папку для поиска, найти правильную версию файла может быть сложно. Один из способов помочь — создать вложенные папки для этапов задачи.

Используйте папку Final для всех завершенных и утвержденных документов. Например, если вы делаете брошюру для печати, вы должны поместить в эту папку окончательную, готовую к печати версию.

Сохраняйте текущую работу или любые исправления в папке «Черновик».

Затем используйте папку «Архив» для хранения старых материалов для справки, таких как заметки, исследования, отвергнутые идеи и т. д.

7. Используйте хорошие соглашения об именах файлов файлы с расплывчатыми названиями, такими как «презентация» или «заметки». Используйте четкие описательные имена файлов, которые позволяют легко определить, что в файле, независимо от того, где он находится. Вот несколько лучших практик из Стэнфорда:

• Будьте лаконичны; некоторые программы плохо работают с длинными именами файлов
•  Используйте описательную информацию
• Для дат используйте формат ГГГГММДД или ГГММДД, чтобы даты оставались в хронологическом порядке
• Используйте последовательную нумерацию (01, 02 и т. д. вместо 1, 2 и т. д.) ! @ # $ % и т. д.)
• Используйте символы подчеркивания (имя файла) или тире (имя файла) вместо пробелов (имя файла)

8. Создайте шаблоны папок

После того, как вы спроектировали структуру папок, создайте пустые папки в качестве шаблона, чтобы вы могли поддерживать его согласованность.

Например, если вы организуете свои файлы на основе имени клиента, вы, вероятно, захотите использовать одну и ту же файловую структуру снова и снова для каждого клиента.

Создавайте папки шаблонов, которые можно копировать и вставлять, чтобы сохранить согласованность структуры.

9. Используйте ярлыки

В идеале структура папок должна создавать единый «дом» для каждого файла. Но иногда происходит наложение, и трудно понять, куда должен идти файл.

Вместо дублирования файла создайте ярлык. Затем вы можете переместить этот ярлык в другое место, но исходный файл останется на том же месте. Таким образом, вы избегаете опасности наличия разных версий одного и того же файла.

10. Не перемещайте папки

Это сложно. Когда вы работаете над большим проектом, слишком просто создать папку с 1 или _ впереди, чтобы она «плавала» в верхней части списка папок. Удержаться от соблазна!

Пример плавающей папки со знаком подчеркивания (_) перед именем.

Плавающие папки — это простой выход, вместо того, чтобы использовать эффективную файловую структуру. Кроме того, если другие пользователи ищут папки в алфавитном порядке, они могут легко пропустить плавающую папку и дублировать информацию.

11. Держитесь

Никакая структура папок или система организации файлов не могут быть идеальными. Но для того, чтобы быть эффективным, вы должны использовать его все время, каждый раз. Не сохраняйте все на рабочий стол или в «Мои документы» и говорите себе: «Я перенесу это позже». В противном случае вы получите только недоработанную организационную систему.

Опубликовано EZMarketing

Просмотреть все сообщения EZMarketing

Лучший способ организовать ваши файлы и папки

Если вы похожи на обычного человека, у вас, вероятно, есть несколько «неофициальных» мест для различных файлов, бумаг и документов, которые проникают в вашу жизнь.

Ваш письменный стол является вероятным кандидатом, как и ваш кухонный стол, и, конечно же, самое дно вашего рюкзака, где бумаги умирают и никогда не восстанавливаются.

Что ж, приготовьтесь попрощаться со своей заурядностью и со всеми бардаками в этих местах.

Направляя объединенную духовную энергию Мари Кондо и Лесли Ноуп, я создал это руководство, которое покажет вам, как легко организовать  все ваших файлов, документов и бумаг.

Мы начнем с того, что выясним, какие из ваших файлов должны быть на бумаге (а не на вашем компьютере). Затем мы поговорим о том, как организовать и обработать эти файлы с помощью системы трех местоположений . Наконец, мы рассмотрим, как вы можете начать оцифровывать свои файлы.

Начнем.

Физические и цифровые: как хранить файлы?

Слушайте, на дворе 2019 год. Мы больше не записываем номера телефонов наших друзей на Rolodexes, и когда сегодня телефонная компания оставляет телефонную книгу у нас на пороге, мы сердито чирикаем на них за разрушение окружающей среды.

Итак… должны ли мы вообще говорить о том, как организовать физические файлы? Разве мы все не должны отказаться от бумаги?

Ну, если вы чем-то похожи на меня, ответ  «в основном да».

Всякий раз, когда я получаю лист бумаги, мой первый порыв:

1. Переработать его (это происходит с большей частью почты, которую я получаю)
2. Оцифровать его… и затем переработать (или уничтожить)

Я не люблю держать в своей жизни много бумаги. Я бы предпочел хранить все свои файлы в облаке, где они не занимают места и к ним можно получить доступ на всех моих устройствах.

Однако есть вещи, которые просто необходимо держать под рукой в ​​физической форме. Итак, пока мы все не придумаем, как загружать наше сознание в компьютеры и вести полностью смоделированное существование (при условии, что мы еще не делаем этого сейчас — музыка из «Секретных материалов»), вот некоторые документы, которые вы должны обязательно иметь Держите под рукой:

Документы, которые необходимо хранить на бумаге

Храните все эти документы в физической файловой системе:

• Документы, удостоверяющие личность, и паспорта
• Свидетельство о рождении
• Карточки социального обеспечения
• Лицензии на ведение бизнеса (если у вас есть бизнес)
• Свидетельство о браке (если вы состоите в браке)
• Право собственности на транспортное средство, кредитные и регистрационные документы
• Документы на недвижимость и ипотечные документы
• Завещания и завещания о проживании

Если вы студент, у вас может не быть многих из этих документов прямо сейчас; однако вы, вероятно, приобретете некоторые из них в будущем, и вам понадобится безопасное место для их хранения.

Кроме того, вы можете иметь при себе определенные сентиментальные документы – вырезки из газетных статей, в которых вы упоминались или которые вы написали сами, особые поздравительные открытки, рисунки вашего младшего брата мелками и тому подобное.

Что бы это ни было, используйте следующую систему для его организации и хранения.

Трехместная система для организации файлов

Когда дело доходит до организации физических файлов, я использую простую систему, состоящую из трех мест:

1. Основной ящик с файлами
2. Входящие
3. Портативная папка с файлами

Есть несколько других необязательных мест, которые вы можете добавить в свою систему (о них я расскажу позже), но эти три покроют большую часть вашей потребности.

Основной ящик для файлов

Основной ящик для файлов — это место, где в конечном итоге должно оказаться большинство ваших физических файлов (если вы не собираетесь их оцифровывать).

Если у вас есть партий бумаг, которые вам нужно хранить, вы можете купить для этой цели шкаф с несколькими ящиками; однако я считаю, что одного ящика с файлами для меня более чем достаточно.

Этот ящик для файлов предназначен для хранения висящих папок, каждая из которых получает метку. Большинство подвесных папок поставляются с этикетками.

Теперь, когда вы создаете свою структуру здесь, рекомендуется попытаться придерживаться «древовидной» структуры, которую вы использовали для своих цифровых файлов.

Использовать каждую висячую папку как папку верхнего уровня. Это может быть все, что вам нужно; если вы похожи на меня, у вас не будет тонны физических файлов, и вам не нужно будет углубляться.

Если вам нужно углубиться, у вас есть несколько вариантов. Первый — просто поставить несколько обычных папок в ваших висящих папках.

У меня действительно есть пример для этого; моя домовладелица оставила целую папку с файлами вместе с домом, который я снимаю, потому что она в высшей степени организована (честно говоря, она должна писать эту статью вместо меня).

Каждая висящая папка — это просто буква алфавита; в каждой есть папка для каждой части дома – двери гаража, системы безопасности, холодильника и т. д.

Другой способ – использовать листы бумаги для принтера в качестве разделителей, а затем прикрепить липкие флажки к краям каждого из них. для создания этикеток, которые торчат из остальных ваших бумаг.

Вы также можете использовать более плотную цветную бумагу, если хотите, чтобы эти разделители казались более прочными, чем обычная бумага.

Добавление липкого флага к листу бумаги создает полезный разделитель для различных типов файлов.

Этот метод не так удобен, как использование папок в папках, так как этот метод позволяет вам извлекать определенную папку, когда вам нужно с ней работать. Однако он дешевле и занимает меньше места.

Входящие

Будьте честны со мной: когда вы получаете письмо, которое нужно отправить в папку с файлами, как часто вы сразу же открываете папку с файлами и кладете ее в нужное место?

Могу поспорить, что это не в 100% случаев, и что ваш кухонный стол часто используется как удобное место для того, чтобы выбрасывать вещи, с которыми «разберутся позже».

Вот в чем дело: Все в порядке. Вы, вероятно, не должны открывать папку с файлами и находить точную папку для каждого файла, который вы получаете, в тот самый момент, когда вы его получаете. Гораздо эффективнее выделить определенное время для обработки всех ваших неорганизованных файлов, почты, загадочных сообщений, написанных вырезанными журнальными письмами и прибитыми к вашей двери и т. д.

Однако ваш кухонный стол не заслуживает того, чтобы быть свалкой для всех этих вещей. Это работа для вашего почтового ящика .

Ящик для входящих сообщений — это простой лоток (или стопка лотков, если хотите пофантазировать), который стоит на вашем столе. Всякий раз, когда вы получаете что-то, что нужно обработать позже, вы кладете это в папку «Входящие». Там он будет ждать обработки.

Не реже одного раза в неделю просматривайте все в папке «Входящие» и решайте, что нужно сделать с каждым кусочком – разобраться с ним (если он представляет собой задачу, например счет за воду), оцифровать, переработать или положить в вашу основную файловую систему.

Портативная папка с файлами

Последняя часть вашей физической файловой головоломки — это та, которая путешествует с вами.

Когда вы находитесь вне дома и вдали от ящика с файлами и почтовыми ящиками, вам все равно нужно каким-то образом хранить любые бумаги, которые вы получаете на работе, на учебе или от того парня возле вашей местной кофейни, который держит свой «Конец». Знак «Скоро».

Теперь, в зависимости от типа вашей работы и занятий, которые вы посещаете, ваша портативная папка с файлами может функционировать как портативный почтовый ящик (который вы очищаете на регулярной основе) или мини-ящик для файлов , который фактически хранит документы в течение значительного периода времени.

Если вы чем-то похожи на меня, у вас нет бумажных документов, которые вам нужно носить с собой. Вы можете носить с собой бумажный блокнот (возможно, вы являетесь пользователем пулевого журнала) или роман, но на самом деле вы не носите с собой рабочие листы и другие бумаги.

Если это так, то я рекомендую держать одну папку в сумке и использовать ее в качестве переносного почтового ящика. Это дает вам безопасное место для временного хранения любых документов, которые вы получаете, когда вы в пути, и это не занимает много места.

Каждый день, возвращаясь домой, вы можете переместить все полученные бумаги и брошюры о конце света в свой основной почтовый ящик, папку «Входящие» или корзину.

Но что, если вы студент, которому нужно носить с собой задания и раздаточный материал?

Или что, если вы влиятельный деловой человек с прилизанными волосами, которому нужно носить с собой, понимаете, деловых бумаг?

Если это так, то одна папка, вероятно, не поможет. (На самом деле край папки более чем способен разрезать горчицу, но я отвлекся)

Вместо этого поищите переносную папку-аккордеон (рекомендую эту от Five Star). Они бывают самых разных дизайнов, от тех, у которых просто закрывающийся клапан, до тех, которые застегиваются на молнию и имеют встроенные вкладки для этикеток.

Все они имеют одну общую черту: они представляют собой несколько папок в одном тонком компактном корпусе, что означает, что они действуют как портативный ящик для файлов, с которым вы можете работать.

Вы можете легко разделить и упорядочить все различные бумаги для своих занятий или очень важных деловых сделок, и, в отличие от старых школьных папок с жестким корешком, они расширяются или сжимаются в зависимости от того, сколько вы носите.

Необязательные расположения файлов

Трехместная система, скорее всего, будет всем, что вам нужно для подавляющего большинства ваших файлов, особенно если вы решите начать оцифровку большинства из них. Однако есть несколько потенциальных исключений. Здесь я расскажу о паре, которую вы, возможно, захотите рассмотреть.

Коробка с руководствами

Одним из типов физических «файлов», которые я почти никогда не оцифровываю, являются руководства по продуктам . У меня есть инструкции для моей газонокосилки, цифрового пианино, камеры и многих других вещей, которые я купил. Они часто довольно толстые, поэтому они заняли бы много места в моем основном ящике с файлами, если бы я попытался сохранить их там.

Вот почему у меня тоже есть «коробка с руководствами». В моем случае это просто картонная коробка в моем подвале, где я храню инструкции для вещей, которые покупаю. Это не очень организовано. Всякий раз, когда я что-то покупаю и думаю, что должен сохранить руководство, я просто бросаю его в коробку.

Конечно, вы можете упорядочить свой ящик с руководствами — на самом деле, ящик с папками моего арендодателя — это действительно гиперорганизованный ящик с руководствами. Когда у меня в конце концов появится собственный дом, я буду строить коробку с руководствами, организованную таким же образом.

На данный момент количество руководств, которыми я владею, достаточно мало, чтобы одна коробка без папок работала нормально.

Помните, иногда чрезмерная оптимизация одной крошечной части вашей жизни занимает так много времени, что ваша жизнь в целом становится менее оптимизированной.

Сейф

Для ваших очень важных документов, чувак. Сейфы можно арендовать в большинстве банков за годовую плату, которая может варьироваться от банка к банку и от места к месту.

Есть также компании, которые специализируются только на сейфовых ячейках, и вы можете найти их дешевле. Один, который я нашел здесь, в Денвере, сдает в аренду небольшие коробки за 125 долларов в год.

Лично я сейфом не пользуюсь. Для важных документов у меня есть резервные копии. Тем не менее, я также живу в доме, где я чувствую, что мои документы в достаточной безопасности.

В другие периоды моей жизни, однако, я жил в комнатах общежития с соседями по комнате, которые часто оставляли дверь незапертой или широко открытой. Если вы находитесь в такой же небезопасной жизненной ситуации, сейф может быть разумным вложением.

Организация бумажных файлов — отличный пример аналоговой производительности. Для получения дополнительных советов по аналоговой производительности ознакомьтесь с этой статьей.

Как перейти на безбумажный формат: оцифруйте свои физические файлы

В завершение этого руководства я хочу поговорить о том, что даже лучше, чем правильное хранение и организация ваших бумажных файлов; а именно, оцифровывая их и затем удаляя из своей жизни физические версии.

Правильно: пришло время вести (в основном) безбумажный образ жизни.

Оцифровка — это процесс сканирования ваших физических файлов и преобразования их в электронные изображения или PDF-файлы. Оттуда вы можете легко вставить их в красиво оформленную компьютерную систему папок, где они:

• Больше не занимают места в вашем доме или рюкзаке
• Можно создать резервную копию и сделать неуязвимыми для пожаров, хулиганов или побегов гориллы в зоопарке
• Доступны для поиска (если вы сохраните их в формате PDF или… ну, читайте дальше.)

Лично я стараюсь оцифровывать почти каждую полученную бумагу. Если я не имею дело с толстым руководством по продукту (и не могу найти PDF-файл в Интернете, чтобы заменить его), оцифровка бумаги занимает очень мало времени.

Это , особенно , правда сейчас, когда почти у каждого есть встроенная в телефон камера сверхвысокого разрешения. В прошлом единственным простым способом оцифровки документов было либо купить сканер, либо пойти в Kinko’s или Staples и отсканировать там документы.

Теперь вы можете просто использовать свой телефон — это означает, что вы можете оцифровывать раздаточные материалы, квитанции и другие документы, где бы вы ни находились.

Кроме того, если вы используете правильное приложение, вы можете автоматически отправлять сканы в вашу файловую систему.

Вот как я оцифровываю свои файлы. Во-первых, отмечу, что по большей части я предпочитаю отправлять все свои сканы в свою учетную запись Evernote, а не в свою настоящую файловую систему. Если вы прошли мой курс по системам продуктивности (бесплатно по этой ссылке), то, возможно, знаете, что я использую Evernote как второй мозг.

Отсканированный документ в Evernote. Здесь текст доступен для поиска, и весь документ может быть помечен и аннотирован.

Все мои исследования статей, заметки к книгам, рецепты, записи в журналах и другие идеи помещаются в Evernote. (Обратите внимание, что есть и другие варианты — ознакомьтесь с нашим списком 10 лучших приложений для создания заметок в 2020 году, чтобы увидеть лучшие из них.)

Поскольку пользовательский интерфейс Evernote позволяет мне видеть содержимое отдельной заметки рядом со всеми моими заметками. и блокноты (вместо того, чтобы заставлять меня открывать что-то в отдельной программе), я считаю, что это гораздо более эффективное место для хранения идей. Вот почему я также решил отправить сканы туда.

Однако есть и другая причина: Evernote делает ваши сканы доступными для поиска, даже если это изображения .

Я обычно загружаю свои сканы в формате PDF, но вы также можете добавлять изображения в Evernote, и его алгоритм оптического распознавания символов позволит вам искать в них любой текст (даже если это рукописный текст).

Лучшее бесплатное приложение для сканирования документов

Учитывая все вышесказанное, я на самом деле не использую встроенный в Evernote инструмент сканирования для оцифровки получаемых документов.

Вместо этого я использую приложение Scanbot (iOS | Android).

Scanbot отлично справляется с автоматическим определением краев большинства документов.

Я обнаружил, что способность Scanbot быстро определять края листа бумаги (или визитной карточки, или квитанции, или карты Magic: The Gathering ) намного лучше, чем у Evernote, и вы также можете сканировать несколько страниц одновременно — когда вы закончите, приложение может объединить их в один PDF-файл.

Эти функции значительно ускоряют сканирование, но есть еще одна причина, по которой мне так нравится Scanbot: функция автоматической загрузки .

В настройках приложения вы можете выбрать место назначения, куда будут автоматически загружаться все новые сканы. Цели включают в себя:

• Evernote (тот, который я использую)
• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive
• OneNote
• Многое другое, включая FTP и WebDAV
• Более того, вы можете выбрать конкретную папку

  1,900 ноутбук

  для большинства направлений. В Evernote я установил блокнот под названием 9.0009 !INBOX , это также место, где я создаю большинство новых текстовых заметок (я назвал его символом «!», поэтому он находится вверху списка моих блокнотов).

  У Scanbot есть один существенный недостаток: версия Pro в последние месяцы стала довольно дорогой.

  В результате я планирую протестировать другие приложения для сканирования в ближайшем будущем и обновить это руководство новым рекомендуемым выбором. А пока ознакомьтесь с этим списком для некоторых альтернатив.

  Примечание. Если вы используете приложение для сканирования документов, которое отправляет сканы в Evernote, Google Drive, Dropbox или какое-либо другое приложение, синхронизируемое с облаком, ваши оцифрованные файлы будут в разумных пределах резервироваться. Тем не менее, вы должны сделать уверен что да. Если ваши сканы существуют только на одном жестком диске компьютера, они могут быть потеряны в одно мгновение, если этот жесткий диск выйдет из строя.

  Создайте папку «Входящие» на своем компьютере

  Я хочу сделать одно последнее замечание по поводу оцифровки: если вы решите загружать оцифрованные файлы в собственную систему папок вашего компьютера, а не в приложение, такое как Evernote, то это может быть Хорошая идея для вас создать папку «Входящие» на вашем компьютере.

  Некоторые люди фактически используют цифровую папку «Входящие» так же, как физическую папку «Входящие», сохраняя в нее все новые файлы, а затем перемещая их позже. Я не делаю этого по нескольким причинам:

  1. Большинство моих часто используемых папок закреплены на боковой панели быстрого доступа, поэтому их открытие не занимает много времени.
  2. Большая часть моей работы связана с редактированием видео, а видеопроекты полны отснятого материала, изображений, музыки и других документов. Изменение расположения файлов для этих активов может привести к поломке проекта.

  Однако использование папки «Входящие» для автоматических загрузок отсканированных документов — действительно хорошая идея, , потому что это позволяет сканировать документ за считанные секунды и продолжать жить дальше. Вы не хотите стоять в продуктовом магазине, копаясь в папках на Google Диске, чтобы найти подходящую для той квитанции, которую вы только что отсканировали.

  Вместо этого раз в неделю сядьте и обработайте папку «Входящие», как если бы вы делали это с физическим почтовым ящиком. Это именно то, что я делаю со своей записной книжкой !INBOX в Evernote.

  Когда вы работаете таким образом, вы эффективно группируете все свои задачи по сортировке, устраняя как можно больше трений из-за нескольких раз в течение недели, когда вы можете отсканировать документ.

  Уничтожение конфиденциальных документов

  Теперь, когда вы оцифровали документ, вы, вероятно, захотите избавиться от бумажной версии. У вас есть несколько вариантов сделать это:

  • Переработайте — это лучший вариант для большинства вещей.
  • Выбрось — если хочешь доказать, что парень «Конец близок» прав, и навредить планете.
  • Сожгите его — ознакомьтесь с местными законами о пожарной безопасности и действующими запретами и не сжигайте глянцевые вещи! Вот руководство, если вы действительно хотите это сделать.
  • Съешь это — если ты козел, ты уже сделал это.

  Тем не менее, вы должны знать, что некоторые сомнительные персонажи, как известно, копаются в мусоре и корзинах в поисках бумаги, содержащей личную информацию, которую они могут украсть. Не позволяй ваши личные данные попадут в руки этих недобросовестных авантюристов.

  Всякий раз, когда вы оцифровываете что-либо, содержащее номера счетов, ваш номер социального страхования, финансовые данные или другую личную информацию, притворитесь злодеем из черепашек-ниндзя, а затем уничтожьте это.

  Я использую уничтожитель для поперечной резки, который более безопасен, чем обычный уничтожитель для полос, поскольку он режет бумагу на мелкие кусочки, а не на длинные полоски, которые можно легко склеить (посольство США в Тегеране узнало об этом на жестком еще в 1970-х и 80-х годов).

  Это не слишком дорого, и вы можете держать его в своего рода постоянно включенном режиме, чтобы он мгновенно начинал уничтожать, как только вы подаете лист бумаги. И это определенно меньше работы, чем иметь дело с кражей вашей информации! Говоря об этом, вы также можете послушать наш выпуск подкаста о методах цифровой безопасности.

  Организация — это долгосрочный процесс

  Как вы, наверное, знаете, недостаточно просто настроить систему для организации ваших файлов:  вы должны использовать его.

  После того, как вы закончите реализацию всего из этого руководства, убедитесь, что вы действительно уделяете время правильной организации новых документов при их получении. Немедленно поместите их в папку «Входящие» или переносимую файловую систему, а затем регулярно обрабатывайте их.

  Кроме того, может быть полезно запланировать задачу — скажем, раз в 3–4 месяца — для проверки файловой системы и проверки ее работоспособности. Если что-то не на месте, верните это на место.

  Этот процесс поможет предотвратить проникновение «энтропии» (или хаоса) в вашу файловую систему, гарантируя, что вы всегда будете знать, где что находится.