Повышение эффективности рабочего времени — основные методы
Рабочее время — это период, зафиксированный в трудовом договоре, в течение которого сотрудник выполняет рабочие обязанности. Как правило, это 8 часов дневного времени, если речь идет об офисной работе.
Человек не может оставаться одинаково продуктивным на протяжение всего дня и выполнять работу как машина. Время нужно уметь использовать. Для этого существуют методики тайм-менеджмента, а также множество инструментов.
От эффективности использования рабочего времени зависит продуктивность и стабильность работы. Эффективный сотрудник реализует свои способности, а работодатель получает качественный результат труда.
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджменту можно дать такое определение — это знание, что за чем делать, и когда отдыхать. Для этого придумано много техник и приемов, и можно быть уверенным, что они продолжат появляться. Такое разнообразие — благо. У людей разные темпераменты и работоспособность, характер и цели рабочих задач меняются.
Чем больше техник, тем с большей вероятностью человек найдет удобную для себя.
Вот пример — одна из популярнейших техник тайм-менеджмента «Помодоро», или помидор. Ее суть в разделении рабочего времени на отрезки — «помидоры». Классические помидоры длятся по 25 минут. После каждого помидора нужно устраивать перерыв на 5 минут, а после каждого четвертого — длинный перерыв на 20 – 30 минут. Есть условие — во время рабочего отрезка нельзя ни на что отвлекаться, а во время перерыва нельзя заниматься ничем, связанным с работой. Регулярно появляются исследования, называющие «самые эффективные» длительности помидоров. Но каждый может определить удобный для себя ритм.
Чтобы расходовать время эффективнее, задачи нужно приоритизировать. Здесь также много способов, но в качестве примера можно привести знаменитую матрицу Эйзенхауэра:
Это удобная система распределения приоритетов, однако есть и условность — универсальных критериев срочности и важности не существует. Понять срочность и важность задач можно только относительно плана и целей.
Лучше привести пример.
Магазин фруктов продает товара на 100 000 в месяц, но хочет продавать на 200 000. Чтобы достичь цели, владелец составляет план, в который входят следующие действия: проанализировать текущие показатели, определить самый ходовой товар, посчитать расходы, нанять еще одного продавца, посетить конференцию владельцев фруктовых магазинов, закупить сезонные ягоды и так далее.
Пункты плана становятся задачами, которые можно приоритизировать. К примеру, задачу «закупить ягоды» можно отнести к важным и срочным — товар сезонный, и делать это нужно ежедневно. А задачу «подготовить доклад на конференцию» — к важным несрочным (если конференция не завтра утром).
Инструменты повышения эффективности рабочего времени
Существуют цифровые инструменты для организации рабочего времени и контроля задач. Вот некоторые их разновидности.
Блокираторы соцсетей и отвлекающих ресурсов — инструмент борьбы с прокрастинацией. Блокируют заданные сайты на установленный период, к примеру, в будние дни с 9:00 до 18:00.
Или наоборот, позволяют пользоваться сайтами каждый день, но не более, к примеру, 45 минут. Некоторые люди решают проблему радикально — отключают интернет в рабочее время. Но далеко не для всех это повысит эффективность работы, так как наличие поисковика под рукой для многих вопрос выживания.
Тайм-трекеры и таск-менеджеры — программы, которые, как следует из названия, помогают управлять задачами и регистрируют затраченное на них время. Эти программы позволяют составлять списки задач с описаниями, назначать их на сотрудников, определять этапы выполнения и многое другое — таких программ много.
Казалось бы, как сюда вписываются DLP-системы? На самом деле предотвращение утечек информации и контроль сотрудников — это тесно связанные процессы.
В DLP-системе SecureTower есть инструменты для решения обеих задач. С одной стороны, она осуществляет DLP-контроль — помогает предотвращать утечки. С другой, система помогает вести централизованный мониторинг рабочего времени.
Реализовано это в виде отчетов, которые отражают множество параметров: какие приложения запускаются, какое время находятся в работе.
Также система отслеживает, какие посещаются ресурсы в интернете, как используются мессенджеры и многое другое.
В DLP-системе нельзя ставить задачи и автоматизировать отслеживание дедлайнов. Но она поможет видеть, идет ли работа над их выполнением. Система, условно говоря, покажет, не листал ли сотрудник полдня соцсети, вместо работы, в то время как в таск-менеджере весь день ушел на задачу.
Повышение эффективности рабочего времени — задача творческая. Наработанные приемы помогают сориентироваться и понять, в какую сторону двигаться. Однако, каждое предприятие вынуждено самостоятельно решать этот вопрос. А разнообразие методик и цифровых инструментов помогает не изобретать велосипед и составить эффективное решение из проверенных элементов.
Анализ использования рабочего времени сотрудников на предприятии.
Анализ затрат рабочего времени дает наглядный срез данных по производительности персонала предприятия. Возможность оценить трудозатраты каждого работника в организации является одним из ключевых факторов оптимизации производства.
Персонал, достигающий KPI, премируют, а «слабые звенья» штрафуют. Это базовый уровень повышения трудовой производительности, позволяющий увеличить эффективность специалистов. Подобное невозможно без понимания методов анализа использования рабочего времени на предприятии и применения соответствующего софта.
Что такое анализ затрат рабочего времени
Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.
Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным.
Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.
Какие задачи позволяет решать проведение анализа эффективности трудозатрат
Анализ показателей использования рабочего времени – это не просто сумма расчетов и некий числовой вывод по соотношению численности кадров и их производительности в течение трудового дня, а также по часам в соответствие с табелем и планом. Такие данные по работникам можно получать год за годом и никак не использовать их на предприятии. Реально анализ затрат рабочего времени – это комплексный метод, который позволяет понять следующее:
Основные показатели анализа фонда рабочего времени при традиционном подходе
Анализ структуры рабочего времени персонала можно проводить, используя типовые методы. Традиционно показатели берутся из табеля работников и трудового плана, затем числовые данные вносятся в таблицу.
При таком подходе в анализе эффективности использования рабочего времени учитывается число работников, число отработанных часов и дней за отчетный год, продолжительность рабочего дня. Отдельно считают сверхурочные часы и суммирующий показатель, который называется фонд.
Эти данные сами по себе не отражают эффективность использования работниками часов во время трудового дня. Поэтому требуется составление дополнительной таблицы, в которую вводится прочая отчетность согласно табелям кадров и трудовым планам.
Здесь для отчетного года учитывается количество календарных дней, рабочих дней, праздничных дней и выходных дней. Для персонала предприятия вводятся простои, прогулы, болезни, отпуск (включая за свой счет), дни явки и продолжительность смен работников в часах.
Суммируя сведения, можно получить комплексное представление по основным показателям организации: сколько у вас работников, сколько полных рабочих дней они отработали, а сколько пропустили и по каким причинам.
Данные расчетов, соотнесенные с табелем работников, покажут, какова производительность того или иного сотрудника.
У табличного отображения баланса рабочего времени на предприятии есть две проблемы. Во-первых, вы не получаете всеобъемлющих результатов. К примеру, вы не можете знать, почему у одного работника трудовая производительность выше, чем у другого, хотя они отработали одинаковое время. При этом нет данных о выпущенной продукции, ресурсах и факторах производства кроме сухих цифр. Во-вторых, табличная методика не унифицирована. Каждая компания использует свой подход. Точнее – использовала, потому что сегодня всё чаще применяют автоматизированные программные решения.
Как проводится анализ трудозатрат кадров на предприятии
Первый шаг – сбор необходимой документации. Это всевозможные табели, например, о явке на работу, отчеты по выполнению кадрами планов и по потерям ресурсов (если таковые есть). В сборе статистических сведений для отображения баланса рабочего времени на предприятии с целью комплексного анализа хорошо помогают вышеупомянутые тайм-трекеры и расширенный софт, о котором речь пойдет ниже.
Дело в том, что без наглядных срезов вроде отображения рабочего времени кадров, оценить их реальную производительность невозможно.
Второй шаг – деление персонала на группы. Обычно их две – сотрудники, задействованные в производстве напрямую, и так называемые непроизводственные кадры. Такое деление важно для анализа рабочего времени на любом предприятии, потому что невозможно под одни критерии подвести персонал, задействованный в ключевых и вторичных бизнес-процессах. Потеря численных параметров в одном сегменте сказывается на учете рабочего времени более явно, чем в другом.
Натуральный подход
Основной показатель – выработка продукции за единицу рабочего времени. Проще всего реализовать этот подход в компании, которая выпускает один вид продукта (или одну группу продуктов). Учет рабочего времени можно проводить для работника, рабочей бригады, цеха, отдела и т.д. Учитывается лишь конечный результат, причем технически это не только реализованный продукт (предоставленная услуга), но также, например, оформленная заявка или звонок в колл-центр.
Преимущество метода в том, что аналитик всегда работает с конкретными показателями, поэтому ресурсы и резервы предприятия четко прослеживаются, если нужно – в динамике. Недостаток – вы можете провести анализ результата выработанного рабочего времени, но не анализ самого рабочего времени. То есть вы по-прежнему не знаете, чем ваш персонал занимается в тот или иной момент, и почему результирующие сведения могут отличаются у специалистов одного отдела.
Трудовой подход
Основной показатель – выполненные задачи. Анализ ресурсов рабочего времени представляет собой соотношение плана и результата в числовом эквиваленте, например, за год. Так можно посчитать потери, связанные с человеческим фактором, выявить спад и повышение эффективного использования персоналом рабочего времени. Это тот самый табличный подход, который мы рассмотрели выше (хотя таблицы составляются для наглядности и при натуральном подходе).
Преимущество такого анализа актуальной эффективности рабочего времени специалистов в том, что можно анализировать компанию, занимающуюся выпуском сколько угодно широкого спектра товаров.
Метод оптимален для всех типов бизнес-процессов, результат которых выражается в цифрах. Анализировать потери и повышение результативности можно за любой период – квартал, год, несколько лет. Минус тот же, что у натурального подхода, – нет детализации и наглядности результата.
Стоимостный подход
Основной показатель – отношение стоимости произведенной продукции к численности персонала. Здесь нужно использовать дополнительные сводные данные, например, бюджет рабочего времени – это среднее количество часов, использованных работником за отчетный период. Тут уже затраты выражаются в денежном эквиваленте.
Такой анализ с расчетом эффективности рабочего времени позволяет увидеть затраты предприятия на одного специалиста, представленные в заработной плате, и прибыль, полученную от его деятельности. Преимущество метода в том, что мы узнаем реальные статистические данные о каждом работнике, отделе, филиале и т.д. за любой период – год, иной срок. Подход универсален и хорошо работает для любого сегмента, но его использование не позволяет детализировано отслеживать активность кадров на рабочем месте.
Вне зависимости от того, какой выбран метод анализа использования специалистами рабочего времени, ответственному аналитику (или руководителю) необходимо работать с таблицами. Их можно рисовать, что называется, по старинке, карандашом на бумаге. Можно использовать специализированный софт – от MS Excel до всевозможных диаграммных визуализаторов. Главная проблема заключается в том, что всё это требует колоссальных затрат по времени – сбор, систематизация, интерпретация данных и их сопоставление.
Отчасти задача успешно решается применением автоматизированных программ. Например, тот же Excel позволяет сводить табличные данные по формулам практически любой сложности, включая вычисление среднесписочных параметров. Контроль рабочего времени сотрудников через специализированный софт часто позволяет в прикладном ключе формировать требуемую отчетность. Тут численность и специфика производства не имеют значения. Такие решения универсальны, отличаются гибкостью и адаптивностью.
Что еще учесть
Оценка кадрового состава позволяет выявить предпосылки изменений в темпах роста выпуска продукции, скорости и качества.
Так как всё это напрямую определяет прибыль фирмы, получать оценку критически важно. Например, у вас по бумагам 240 человек, а фактически задействовано 217. Процент отклонения 9.6 существенно скорректирует любую статистику.
Вне зависимости от применяемой методики анализа использования персоналом рабочего времени требуется оценка квалификации. Более квалифицированный работник всегда принесет предприятию больше пользы в абсолютном показателе типа «здесь и сейчас». Но совсем не обязательно это будет справедливо в потенциале. Тут нужно рассчитать затраты на обучение этого специалиста и на обучение нового, оценить их прогрессию. В случае с квалифицированным специалистом – ретроспективно, в случае с новым – на основании прогнозов. Результаты расчета производительности не всегда очевидны.
Это помогает делению по профессиям, категориям и выявление рентабельности специалистов. Рентабельность можно определять разными способами. Например, учитывать или не учитывать амортизацию оборудования.
Главный параметр здесь – полнота использования рабочего времени.
Пример реального анализа трудозатрат
Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.
Таблица с показателями трудозатрат
Программы для анализа продуктивности (системы учета рабочего времени на примере Bitcop)
Мы подошли к вопросу о том, как сегодня оптимально вести расчет трудовой производительности в аспекте затрат рабочего времени с учетом потерь и в количестве и в результате. Точные цифры тоже жизненно необходимы бизнесу. Но не менее важно отслеживать тех специалистов, которые вместо исполнения должностных обязанностей переписывается с друзьями в Telegram или смотрит видео Вконтакте.
Многие руководители, стремясь к формализации отчетов, забывают их суть. Какие бы среднесуточные параметры вы не высчитали, они не покажут, насколько специалист мотивирован, компетентен и нацелен на результат. Это можно понять только в том случае, если вы отслеживаете его рабочее время за корпоративным ПК на протяжении всего дня.
Тут не нужна статистика за год и не важно, какой метод вы применяете. Специализированный софт с показателями анализа рабочего времени предоставляет следующие возможности:
В качестве примера анализа и оценки рабочего времени на предприятии мы взяли конкретное решение – Bitcop. Это не тайм-трекер, не DLP-система, не CRM. Это комплексный софт, который ориентирован на тотальное отслеживание активности специалистов на местах и удаленно. Программу можно интегрировать с теми же DLP и CRM, она частично перенимает их функции. Bitcop не заменяет специфическое решение для предотвращения утечек информации, но успешно дополняет его.
У программы есть и другие возможности, которые позволяют легко и удобно определять временны́е затраты персонала на решение тех или иных задач и выявлять любые деструктивные предпосылки, снижающие его результативность (включая поведенческие). Численность работников не важна, как и численность любых других переменных, включая количество и типы выпускаемой продукции.
Это универсальное решение, которое подойдет для любого бизнеса.
Вывод
Существует много методов и практик по анализу рабочего времени специалистов в компании. Конечная цель любого подхода в том, чтобы понять, почему происходит снижение выработки продукции или наоборот – повышение ее количества, в проекции на работоспособность, профессионализм и квалификации отдельных специалистов, бригад, цехов, компании как таковой.
Наибольшую результативность демонстрирует программный вариант – когда руководство использует специализированные решения. Выше мы привели возможности таких решений на примере Bitcop. Это позволяет подойти к вопросу отслеживания активности специалистов комплексно, не оставляя белых пятен, а также контекстов и сегментов, которые ранее находились вне поля зрения руководителя.
10 лучших стратегий повышения эффективности работы
Вы когда-нибудь смотрели на часы в конце рабочего дня и чувствовали, что сделали недостаточно? Вы работаете сверхурочно по ночам и в выходные дни и все еще не достигаете намеченного результата? Почему вы еще не открыли, как повысить эффективность на работе?
Разработка более упорядоченного и эффективного способа управления рабочими задачами не только повышает вашу продуктивность, но и оставляет вам больше свободного времени, которое вы можете проводить по своему усмотрению, совершенствуя себя или отдыхая.
Откройте новый уровень концентрации внимания с помощью упражнения Тони на подготовку
Узнайте о подготовкеЧто такое эффективность работы?
Эффективность работы — это способность получать максимальную отдачу при наименьших затратах. Это означает делать больше с меньшими затратами. Работать умнее, а не больше. Когда вы повышаете эффективность, вы можете получить больший результат при том же количестве входных данных или даже меньше. Для сотрудников это означает возможность сделать больше за ограниченный промежуток времени: рабочий день.
Вы можете рассчитать эффективность работы по этой формуле: выход / вход = эффективность. Результатом формулы является стандартное рабочее время. Входные данные — это фактическое количество часов, отработанных вами или вашими сотрудниками. Затем умножьте его на 100, чтобы получить процент. Это эффективность вашей работы.
Мифы об эффективности работы
Наши представления о производительности и эффективности работы на самом деле могут удерживать нас от достижения наших целей.
Чтобы повысить эффективность, перестаньте верить в эти три распространенных мифа.
Наше общество представляет собой «культ занятости», приучивший нас думать, что мы продуктивны, если постоянно над чем-то работаем. Но быть погребенным под кучей задач, которые не собираются сдаваться, — это не способ повысить эффективность. Перестаньте принимать движение за достижение и начните расставлять приоритеты. Настоящая продуктивность — это достижение желаемых результатов с меньшими усилиями и временем.
Многозадачность обязательнаМногозадачность не обязательна — это миф. Правда в том, что если вы делаете все сразу, вы на самом деле ничего не делаете. «Куда направлено внимание, туда течет энергия» — и многозадачные перерывы, которые фокусируются так, что ваша энергия течет во всех направлениях. Гораздо эффективнее полностью сосредоточиться на одной задаче за раз в порядке приоритета.
Работа на дому менее эффективна Работа на дому становится все более популярной, и некоторые сотрудники чувствуют себя более рассеянными и менее продуктивными.
В долгосрочной перспективе отказ от жестких 9График работы от 5 до 5 и длительные поездки на работу приведут к большей, а не к меньшей эффективности работы. Ключевым моментом здесь является создание среды с минимальным количеством отвлекающих факторов и избавление от вредных привычек, снижающих вашу продуктивность.
Как повысить эффективность на работе
Для реализации любого плана самосовершенствования требуется время и самоотверженность, и обучение эффективной работе не исключение. По сути, вы формируете новые привычки, которые будут способствовать вашей продуктивности, а не снижать ее. Вот несколько стратегий, которые помогут вам начать:
1. Ставьте разумные цели
Постановка целей имеет решающее значение для успеха. Мы можем ставить цели, которые помогают формировать наши пути — это может быть эффективным способом повышения эффективности работы. К сожалению, мы, возможно, не установили реалистичные сроки для достижения этих целей или, возможно, достигли слишком высоких сроков.
Убедительные цели важны, но вам также необходимо оценить, сколько времени и ресурсов требует ваша цель (цели). Мы часто думаем, что можем пропустить шаг от А до Я, чтобы достичь нашей цели, когда на самом деле между ними есть много шагов, которые необходимо учитывать. Помните о своей конечной цели (Z), но не переоценивайте важность шагов B, C, D и так далее.
Постановка разумных целей также помогает сосредоточиться на самой цели и желаемом результате. Когда ваша цель слишком высока для достижения или не определена, вы не можете прояснить ее или должным образом сосредоточить на ней свой разум и усилия.
2. Измените свои методы тайм-менеджмента
Если вы чувствуете, что погрязли в работе, перескакиваете с задачи на задачу без четкой стратегии или боретесь с эффективностью работы, возможно, вам нужно усовершенствовать свои навыки тайм-менеджмента. Ознакомьтесь с такими процессами, как разбивка задач на группы по результатам, чтобы вы чувствовали себя менее перегруженными и более организованными.
Например, если вы используете разбиение на фрагменты для организации своего дня, поместите такие задачи, как ответы на электронные письма и телефонные звонки, в начало, когда вы более свежие, и переместите поручения, не требующие особых размышлений, например собирая корм для домашних животных, ближе к концу.
Когда вы повышаете эффективность с помощью навыков тайм-менеджмента, вы снижаете стресс, а также выполняете больше дел, создавая цикл, который позволяет вам выполнять еще больше.
3. Откажитесь от цифровых устройств
Большую часть дня мы проводим, глядя на какой-то экран. В то время как интенсивное использование компьютера может быть частью вашей работы, цифровые устройства могут сильно отвлекать, а платформы социальных сетей могут даже нанести вред вашему здоровью. Повысьте эффективность своей работы, отойдя от смартфона или компьютера. Делайте письменные заметки во время встречи и посмотрите, будут ли ваши мысли течь более свободно.
В цифровых устройствах нет ничего плохого по своей сути, но если вы немного отвлечетесь от своих обычных процессов, ваш разум сможет работать по-новому и продуктивно.
Вы можете обнаружить, что ваша память улучшается, когда вы записываете что-то от руки, а не печатаете.
Если вас отвлекают социальные сети или другие сайты, но вам по-прежнему нужен компьютер для работы, отключитесь от Интернета или рассмотрите возможность загрузки приложения для повышения производительности для своего браузера, которое разрешает доступ только к сайтам, связанным с работой. Когда вы не можете легко перейти на Facebook или другой отвлекающий сайт, вы можете сосредоточиться на текущей задаче и значительно повысить эффективность. Убрать телефон с глаз долой и перевести его в беззвучный режим во время работы над проектом — это еще один способ повысить эффективность работы. Подумайте обо всем, что вы можете сделать, не прокручивая мобильные приложения и не желая обсуждать планы на выходные с друзьями и близкими.
4. Научитесь говорить «Нет»
Будь то из-за давления со стороны самих себя или окружающих, мы иногда беремся за задачи, которые нам не нужны.
Мы настолько настроены на то, чтобы доказать, что способны работать в режиме многозадачности, что беремся за задачи, которые могли бы так же легко делегировать другим. Мы ассоциируем слово «нет» с упущенными возможностями или неудачей, но это совсем не так.
Узнайте, как сказать нет, когда ваша тарелка уже полна или вам неинтересно выполнять задание. Если вы можете делегировать более мелкие задачи окружающим, делайте это. Освобождение вашего графика позволит вам больше сосредоточиться на действительно важных для вас задачах и поможет вам повысить эффективность работы.
5. Делайте перерывы
Застряли на идее? Чувствуете, что у вас так много работы, что вы не знаете, с чего начать? Беспокойство о том, что у вас слишком много дел, может создать своего рода умственный барьер. Прежде чем вы это узнаете, вы проведете день в мучениях над тем, что сделать в первую очередь или как это сделать. Это быстрый способ сделать ничего .
Если ваше внимание сосредоточено на проекте, в котором вы не можете продвинуться вперед, ваша энергия блокируется, а эффективность работы снижается.
Сделайте перерыв. Сделайте что-то совершенно не связанное с поставленной задачей. Отправляйтесь на прогулку. Займитесь йогой. Слушать музыку. Изменение вашего фокуса может помочь вам изменить свое состояние, поэтому, когда вы вернетесь к работе, вы почувствуете себя отдохнувшим и готовым заняться своим проектом новыми глазами. Сделайте несколько перерывов в течение рабочего дня, чтобы дать себе время расслабиться и перегруппироваться, и вы обнаружите, что эффективность работы естественным образом возрастает.
6. Создайте свой любимый распорядок дня
Люди, которые знают, как быть более эффективными на работе и последовательно достигать своих целей, делают это, вырабатывая устойчивые привычки. Разработайте распорядок, который приведет вас в наилучшее состояние для продуктивной работы. Распорядок у всех разный, так что найдите тот, который заставляет вас чувствовать себя лучше. Вы можете проводить час в тренажерном зале каждое утро или долго гулять во время обеда, чтобы снять стресс.
Одной из привычек Тони является утренняя зарядка, когда он настраивает свои мысли и эмоции на день.
Понимание связи между разумом и телом может помочь вам увидеть, что осознанное упражнение не только помогает вам повысить эффективность, но также может помочь вам открыть для себя необыкновенную жизнь. Когда вы создаете рутину, которая заставляет вас чувствовать себя счастливым, здоровым и ясным, ваша эффективность работы резко возрастает.
7. Отпустите совершенство
Совершенство — это иллюзия, которая вызывает стресс и может привести к ограничивающим убеждениям, которые мешают вашему уровню успеха. Понимание и принятие того, что ничего никогда не будет сделано идеально, поможет вам выполнять задачи, не нарушая ожиданий. Это также поможет вам принять неудачи как опыт обучения; когда вы перестанете бояться неудачи, вы будете менее склонны откладывать дела на потом, поскольку мы часто откладываем дела, чтобы избежать неудачи.
Чтобы обуздать свой перфекционизм, слушайте и изменяйте свой внутренний диалог.
Относитесь к себе с добротой и дайте себе послабление, если в некоторых случаях вы не соответствуете своим высоким стандартам. Когда вы избавитесь от перфекционизма и вместо этого начнете сосредотачиваться на прогрессе, вы повысите эффективность и общее самочувствие.
8. Улучшите свое окружение
Комфортная рабочая среда всегда была важна для продуктивности. Теперь, когда некоторые отрасли ожидают, что процент постоянных удаленных сотрудников удвоится в 2021 году, сотрудники все чаще должны улучшать этот аспект эффективности работы. Во-первых, убедитесь, что у вас есть все инструменты, необходимые для качественной работы: несколько мониторов, эргономичные кресла, принтер или сканер и так далее.
Затем посмотрите, насколько приятно и вдохновляюще выглядит ваше пространство. На вашем столе чисто или захламлено? У вас играет музыка, которая пробуждает ваше творчество? Есть ли на стенах картины, которые настраивают вас на позитивный лад? Для повышения эффективности вашей работы требуется офисная установка, которая позволяет это сделать.
Если вы не знаете, как сделать свой офис более удобным для работы, подумайте о том, чтобы обратиться за советом к дизайнеру интерьера или консультанту по функциональному офису.
9. Используйте все свое время
Сколько времени вы тратите на задачи, не связанные с работой? Поездка туда и обратно, уборка дома или поход в магазин за продуктами — все это необходимые части вашего дня, но они также являются важными частями времени, которые вы могли бы потратить на работу для себя.
У Тони есть стратегия, которую он называет «Без дополнительного времени» (N.E.T.) для выполнения небольших задач, таких как прослушивание подкастов, чтение важных рабочих документов или прохождение онлайн-курсов. У вас может быть всего несколько минут на задачу, пока вы убираете кухню или едете по улице, но со временем эти моменты складываются, позволяя вам сделать многое за то, что вы в противном случае считали бы простоем.
10. Соединитесь со своей целью
Мы часто не достигаем наших целей не потому, что мы ленивы или неэффективны, а потому, что нас не вдохновляют дела, которые мы должны делать каждый день.
Чтобы преодолеть это препятствие, свяжите свои повседневные задачи с конечной целью или задачами в жизни. Хотя бы раз в день проверяйте себя и убедитесь, что задачи, над которыми вы работаете, действительно важны.
У всех нас по-прежнему будут рутинные дела, которые мы не любим, но это необходимо сделать. Сначала сделайте это, а затем вознаградите себя работой над тем, что вам нравится. Или разделите свои задачи между неотложными делами (например, закончить статью в срок) и делами, которые могут подождать до следующего дня (например, ответить на электронное письмо). Обучение тому, как работать эффективно, всегда связано с расстановкой приоритетов.
Вы можете повысить эффективность работы, поставив перед собой убедительные цели, научившись управлять своим временем и выработав полезные привычки. Чтобы узнать больше о достижении профессионального успеха и дальнейшем повышении эффективности работы, посетите Business Mastery. Многодневное мероприятие научит вас, как найти личное удовлетворение, добиваясь профессиональных успехов.
Учитывайте все свои решения
Не принимайте других важных решений, пока не выслушаете 4 Правила принятия решений Тони Роббинс. Убедитесь, что каждый ваш выбор — это шаг к достижению ваших конечных целей.
СКАЧАТЬ
Этот веб-сайт использует файлы cookie для персонализации вашего опыта и целевой рекламы. Продолжая использовать наш веб-сайт, вы принимаете условия наших обновленных политик
10 проверенных способов повышения эффективности работы
От самого маленького стартапа до крупнейшей корпорации, большинство предприятий имеют одну общую цель: улучшить свои результаты. Для этого им необходимо сосредоточиться на эффективности на рабочем месте.
В сущности, повышение эффективности на рабочем месте — это примерно помощь сотрудникам работать умнее, а не усерднее . Выяснение того, как работать эффективно, может повысить производительность, рост и прибыль с использованием тех же ресурсов.
Существует несколько факторов, влияющих на эффективность и производительность труда сотрудников на рабочем месте, таких как рабочая среда, удовлетворенность работой, обучение и культура. С помощью всего лишь нескольких простых настроек и приемов в вашей повседневной культуре вы можете начать видеть более счастливых и эффективных сотрудников, а это означает более качественную работу и увеличение прибыли!
Читайте дальше, чтобы узнать о 10 лучших способах, которыми HR-специалисты могут помочь повысить эффективность на рабочем месте и повысить производительность на долгие годы.
1. Понимание управления личным временем
Управление временем является краеугольным камнем повышения эффективности и производительности на рабочем месте. В конце концов, если мы неправильно распоряжаемся своим временем, то мы, безусловно, неправильно справляемся со своими задачами. Однако мы живем в век цифрового отвлечения внимания. Благодаря доступным сегодня технологическим инструментам сотрудники могут получить доступ к большему количеству информации, чем когда-либо прежде.
Хотя на первый взгляд это может быть полезно для повышения эффективности работы, это также может затруднить выполнение сотрудниками своих задач. Вы хотите пользоваться преимуществами технологий, не отвлекаясь на трату времени в сети и не ограничивая приятную и гибкую рабочую среду.
Каждое онлайн-микроотвлечение требует больше времени, чем несколько секунд, которые требуются для проверки социальных сетей или ретвита мема: одно исследование, проведенное Калифорнийским университетом в Ирвине, показало, что для возвращения к работе после одного отвлечения требовалось до 20 минут.
Если ваши сотрудники собираются продолжать эффективно управлять своим временем, не оглядываясь им через плечо, они должны владеть процессом и иметь возможность гибкости на рабочем месте. Вместо того, чтобы контролировать своих сотрудников и создавать угнетающее рабочее место для борьбы с этими отвлекающими факторами, обучайте их эффективным стратегиям управления временем — от внедрения программного обеспечения для отслеживания времени до создания письменного руководства по расстановке приоритетов, разбиению на части и другим методам управления временем.
Тратить минуты на отслеживание часов.
Воспользуйтесь преимуществами отмеченного наградами программного обеспечения для управления персоналом для учета рабочего времени ваших сотрудников, менеджеров и отдела расчета заработной платы.
2. Развитие эффективного сотрудничества
Иногда повышение эффективности работы может быть таким же простым, как улучшение способа нашего сотрудничества. Сотрудники могут предпочесть быть одинокими белками или кооперативной колонией амбициозных муравьев — в любом случае каждый из нас может оптимизировать наши стили сотрудничества.
Вот как эффективность на рабочем месте и сплочение команды идут рука об руку. Коллега, который просит помочь с чем-то, может прервать рабочий процесс человека так же, как и текстовое сообщение, и это может быть еще сложнее, когда вы пытаетесь сотрудничать удаленно. Управление ожиданиями и ценить время друг друга жизненно важны для эффективного и продуктивного офиса.
Если руководство не сообщает об этих ожиданиях в полной мере, у сотрудников не остается иного выбора, кроме как учиться на собственном опыте, реагировать соответствующим образом и надеяться на лучшее.
Вместо того, чтобы реагировать, проявите инициативу, помогая своим командам научиться работать более плавно. Важно делегировать полномочия внутри команд и понимать, какое влияние это может оказать на эффективность работы.
Поощряйте своих сотрудников уделять несколько минут в начале каждого дня анализу своей рабочей нагрузки. Все, что может потребовать дополнительной пары рук, может быть отмечено в первую очередь, что позволит каждому вписать время совместной работы в свое расписание так, как ему удобно. Нахождение правильного баланса между независимостью и командной работой может значительно повысить как удовлетворенность работой, так и эффективность на рабочем месте.
3. Работайте на опережение с эффективностью
Если первой половиной развития культуры доверия является понимание, то второй половиной является подотчетность. Развитие этой ответственности ведет к третьему упреждающему шагу к повышению эффективности на рабочем месте: регулярному управлению производительностью.
Что эффективнее: предоставление подробной обратной связи раз в год или регулярное выявление проблем и реагирование на них в течение года? Раз в год график может быть эффективным для пересмотра вознаграждения, но чем дольше вы откладываете признание и отзыв, тем дольше вы допускаете, чтобы небольшие ежедневные неэффективности продолжались.
Регулярная оценка и информирование о производительности помогают решить проблемы, которые мешают сотрудникам применять принципы тайм-менеджмента и совместной работы.
Еще раз, разговор о том, как повысить эффективность на рабочем месте, должен быть сосредоточен на истинной движущей силе улучшения: развитии способностей и навыков ваших сотрудников. Это помогает правильно оценить затраты времени и ресурсов на управление эффективностью — как инвестиции в ваших сотрудников, а не как неэффективное использование средств.
Управление эффективностью стало проще
Вдохновляйте, мотивируйте и развивайте своих сотрудников с помощью BambooHR.
Наше комплексное и гибкое решение для управления эффективностью помогает автоматизировать циклы проверки, собирать всесторонние отзывы и отслеживать цели роста.
4. Ставьте достижимые цели
Какой смысл повышать эффективность работы, если у вас нет конечной цели? Цели — это источник жизненной силы любого честолюбивого бизнеса и амбициозного сотрудника — они дают всем вам нечто реальное, к чему можно стремиться.
Постановка реалистичных целей может помочь сохранить мотивацию, вдохновить на новые способы работы и создать в целом более эффективное рабочее место. С другой стороны, необоснованные цели с невыполнимыми сроками могут заставить людей чувствовать себя вялыми, разочарованными и непродуктивными.
Убедитесь, что поставленные вами цели достижимы в установленные вами сроки, будь то для себя или своих сотрудников, чтобы поддерживать высокий моральный дух и эффективность на рабочем месте.
» Скачать бесплатно: 5 способов ставить цели, которые приносят результаты
5.
Научитесь говорить «нет»Трудно сказать «нет». Мы не хотим разочаровывать начальство, коллег или самих себя. Однако перегрузка себя работой — яркий пример того, что нужно работать усерднее, а не умнее. Если мы хотим понять, как работать эффективно, мы должны изучить силу этого маленького слова.
Поощряйте своих сотрудников уважительно говорить «нет» друг другу. Независимо от того, справляются ли они с напряженной неделей или им просто нужно выделить время для личного развития, нет ничего плохого в том, чтобы отказаться от возможностей, если они не помогают. Это не только поможет с расстановкой приоритетов и тайм-менеджментом, но и с большей вероятностью справится с работой, с которой уже имеет дело, если не будет брать на себя ничего лишнего.
6. Дайте себе передышку
Выгорание на рабочем месте было названо McKinsey «великим истощением» и представляет реальную угрозу удовлетворенности работой и эффективности на рабочем месте. На самом деле, недавний опрос Gallup показал, что сотрудники, испытывающие выгорание, на 63% чаще берут больничный и более чем в два раза чаще ищут новую работу.
Не очень хорошие новости для повышения эффективности на рабочем месте.
Вот почему так важно дать себе передышку и позволить своим сотрудникам сделать то же самое. Может быть, вы напряженно работали в течение нескольких часов и выдыхаетесь, или, может быть, вы просто совершенно не знаете, как приступить к следующей задаче. Сидеть и копаться в этом не даст ни спокойствия, ни стоящих результатов. Сделайте шаг назад и на секунду очистите свой разум.
Существует множество советов по предотвращению эмоционального выгорания. Весь фокус в том, чтобы найти тот, который подходит именно вам. Займитесь йогой, прогуляйтесь и купите себе угощение в пекарне. От джеминга до гимна накачки до чтения следующей главы вашей книги вы обнаружите, что ваш мозг стал намного чище после небольшого перерыва.
7. Разработайте распорядок дня, который работает на вас
Эффективность на рабочем месте существует не только в офисе — ваш распорядок дня может оказать огромное влияние на то, как вы работаете.
Удаленные работники, гибридные работники и офисные работники должны иметь хороший распорядок дня, который вдохновляет на продуктивность. Один из способов поощрения этого — введение гибкого рабочего места, чтобы ваши сотрудники могли найти правильный баланс между собой и своей работой.
Ваша утренняя рутина состоит не только из того, чтобы выпить кофе, почистить зубы и вылететь за дверь, но и создать устойчивые привычки, которые настраивают вас на весь день. Так ты не жаворонок? Разложите свои вещи накануне вечером, чтобы вы могли насладиться дополнительными 5 минутами в постели, прежде чем погрузиться в продуктивный день. Может быть, вам нравится начинать свое утро бодро — быстрая пробежка перед утренним душем, раннее утреннее занятие в тренажерном зале или зарядка йогой могут укрепить вашу связь между разумом и телом перед тем, как вы отправитесь в офис.
Прогулка во время обеда, послеобеденный кофе-брейк и подкаст о поездке на работу — все это может принести вам радость в личной жизни и повысить эффективность на рабочем месте.
8. Создайте среду, которая работает на вас
Невозможно сосредоточиться в грязной комнате — мы все усвоили это на собственном горьком опыте во время пандемии. По данным Forbes, количество людей, работающих из дома, будет только увеличиваться по мере того, как предприятия адаптируются к условиям работы после COVID. Если удаленная работа останется, сотрудники будут иметь полную автономию в своем рабочем пространстве.
Чтобы поддерживать хороший уровень эффективности работы и продуктивности вне офиса, вам необходимо убедиться, что в вашем помещении есть все, что вам нужно. Помимо предоставления вашим сотрудникам предметов первой необходимости, таких как компьютер, розетки для зарядки, удобное кресло и письменный стол, поощряйте их к созданию домашнего офиса, который вдохновляет спокойствие, творчество и комфорт.
Уменьшение беспорядка — один из способов сосредоточиться на текущей задаче. Не только это, но и создание среды, которая сводит к минимуму отвлекающие факторы и оптимизирует вдохновение, может дать вашему выступлению новую жизнь.
От идеального звукового сопровождения до правильного освещения и цветовой схемы — вам нужно создать пространство, которое работает на вас, а не наоборот.
9. Не стремись к совершенству
Все стремятся к совершенству, но никто никогда не достигает его. Одна из самых важных вещей, которую следует помнить, пытаясь повысить эффективность и производительность на рабочем месте, заключается в том, что ничто не может быть совершенным. Принуждение себя и своих сотрудников к недостижимым стандартам деморализует, вызывает стресс и непрактично.
Часть рабочего мира принимает неудачи и проблемы, не позволяя им ошеломить вас. Если сотрудники постоянно стремятся к совершенству, у них никогда не будет здорового понимания успеха, и поэтому они будут бороться с эффективностью своей работы. Прогресс гораздо важнее совершенства. Принимайте отзывы от своих коллег и помогайте им делать то же самое. Без груза перфекционизма на нашей шее у нас гораздо меньше шансов откладывать дела на потом и гораздо больше шансов достичь чего-то великого.
