Как писать объяснительную в школу на имя директора образец: Объяснительная записка – образец 2023

образец, специфические особенности написания и рекомендации

Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.

Когда пишется объяснительная записка?

Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.

Первая и наиболее распространенная причина — оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.

Служебная записка: пример. Оформление служебной записки

О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке — докладные записки…

Руководство требует объяснительную записку: что делать?

В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору — это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.

Узнаем что делать, если начальник — самодур? Как общаться с…

По мнению примерно половины работников нашей страны, начальство – самодуры. По крайней мере, об…

Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее — все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. Как писать объяснительную директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.

Первое, о чем необходимо поговорить, — на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется правилами внутреннего распорядка. Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.

Пошаговая процедура увольнения за прогул. Узнаем как…

Сегодня нас будет интересовать пошаговая процедура увольнения за прогул. Данный процесс в реальной…

О вариантах написания объяснительной записки

Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.

Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.

Правила оформления объяснительной записки: шапка

Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.

На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: «Объяснительная записка».

Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.

Правила оформления объяснительной записки: основная часть

После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.

Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.

Дальнейшие действия с объяснительной запиской

С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.

Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную дисциплинарную ответственность. Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.

Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне — путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.

Статья 193 ТК РФ: общая характеристика

Первое, что здесь стоит указать, — это непосредственно цитату из закона: «объяснительная записка работника не может являться препятствием к возложению ответственности». Конечно же, начальник может принять во внимание те сведения, которые доносит до него работник. Однако если специалист предоставил убедительное алиби, но руководство все равно не желает его слушать, проблему так просто уже не решишь. Некоторые подают на начальство в суд, другие просто терпят. Что работнику в данном случае делать? Статья 193 содержит сведения о комиссии по разрешению трудовых споров.

Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.

О написании объяснительной записки в учебное заведение

Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.

Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.

Объяснительная записка: как писать, образец для разных случаев

. Как правильно объяснить опоздание на работу и другие обстоятельства

Обновлено 10 апреля 2023, 08:09

Shutterstock

Объяснительная записка чаще всего составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника. РБК Life выяснил, есть ли в трудовом праве понятие объяснительной записки, для чего она нужна и как ее правильно написать.

Содержание

1. Что это
2. Как написать
3. Образец
4. Можно ли не писать

Что такое объяснительная

Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.

Объяснительная помогает работнику донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее.

Дело в том, что по закону (ст. 193 ТК РФ) работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Вначале он обязан потребовать письменное объяснение — это и есть объяснительная записка. Ее нужно составить в течение двух рабочих дней [1].

При этом, отмечают юристы, просьба от руководителя написать объяснительную записку необязательно приведет к дисциплинарному взысканию. Бывает, что работодателю необходимо зафиксировать мнения сотрудников — допустим, почему не выполнен месячный план по работе.

«Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».

Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.

Shutterstock

Как написать объяснительную

1. Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
2. Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
3. Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
4. Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
5. Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.

«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

1. В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
2. В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
3. Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
4. Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».

Ирина ВолодинаЮридическая компания «Центральный округ»

Образец объяснительной

При составлении объяснительной записки можно ориентироваться на общие правила делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в нем предлагают использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, кегль 12, 13 или 14, текст выравнивать по ширине [2].

Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация:

объяснительная составляется в произвольной форме.

Например, можно использовать формулировку: «По факту моего [опоздания на работу / раннего ухода с работы (число, месяц, год) ] могу сообщить следующее: [указать причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка]. Таким образом, совершенный мной проступок носит вынужденный характер».

РБК Life

Образец объяснительной записки

РБК Life

Образец объяснительной записки

Можно ли не писать объяснительную

В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.

По правилам, если работник отказывается писать записку, спустя два дня оформляется специальный акт [1]. Он и докажет то, что работодатель потребовал объяснений о проступке, но не получил их.

«Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.

Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами».

Артем ВасильевАдвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский»

«Отказываться от написания объяснительной не всегда целесообразно. При наличии объективных причин совершенного проступка, например работник опоздал из-за затопления квартиры, грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их».

Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Поделиться

Материалы к статье

Авторы

Теги

Олеся Роженцова

Вас может заинтересовать

Формат служебной записки и пояснение

Формат служебной записки и пояснение

В этом документе приводится краткое описание одного из способов составления служебной записки. Формат и структура могут несколько отличаться от адвокатского бюро к адвокатскому бюро (а здесь, в юридической школе, от профессора к профессору). После того, как вы попрактикуетесь, вы можете настроить формат в соответствии с требованиями вашего офиса.

Вы пишете это для другого юриста, который попросил вас ответить на конкретный вопрос и ожидает ответа на этот вопрос. Ваш читатель может быть знаком с законом, который вы обсуждаете, но может быть не знаком с конкретными случаями (или, если применимо, с законодательными положениями), которые, по вашему мнению, имеют отношение к анализу. Поэтому, когда вы пишете, постоянно спрашивайте себя: сможет ли читатель проследить мой анализ? Организовал ли я свой анализ так, чтобы отслеживать все шаги в парадигме «CRRACC» (вывод — формулировка правила — объяснение правила — применение — контраргумент — заключение)? Если в вашем организационном плане пропущены какие-либо этапы вашего мыслительного процесса (например, если вы переходите непосредственно от простого утверждения правила к его применению к вашим фактам, без предварительного более подробного обсуждения случаев, из которых выведено правило), ваш читатель не сможет следить за вашим анализом и, в конечном счете, не сочтет вашу работу полезной. Не забывайте учитывать потребности и ожидания вашей аудитории (в данном случае — читателя с юридическим образованием).

Последнее, но важное напоминание: служебный меморандум — это прогностическое изложение закона. Вы пишете не для того, чтобы убедить суд, а для того, чтобы предсказать, как суд применит закон к фактам вашей ситуации. Поэтому вам нужно сохранять объективный тон и не забывать рассматривать любые контраргументы.

Стандартный служебный меморандум обычно содержит следующие разделы:

1. ЗАГОЛОВОК
2. ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ ВОПРОС
3. КРАТКИЙ ОТВЕТ
4. ФАКТЫ
5. ОБСУЖДЕНИЕ
6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАГОЛОВОК ИЛИ ПОДПИСЬ

Начните первую страницу следующим образом:

МЕМОРАНДУМ

КОМУ: Имя лица, поручившего исследовательский проект
RE: Имя клиента и краткое описание предмета меморандума

Поместите название каждого последующего раздела вашего меморандума в начало этого раздела, заглавными буквами и по центру.

ПРЕДСТАВЛЕН ВОПРОС

Темой докладной является вопрос: Как соответствующий закон применяется к ключевым фактам исследовательской проблемы? Таким образом, представленный вопрос аналогичен проблеме или вопросу, представленному в кратком изложении дела. Представленный вопрос должен быть достаточно узким и должен быть объективным. Обычно это одно предложение, и часто оно начинается со слов «Будь то…». или «Делает ли…». Вопрос включает в себя юридически значимые факты, а также соответствующее правило. Хотя вопросы обычно формулируются таким образом, что на них можно ответить «да» или «нет» (или, вероятно, да или, вероятно, нет), иногда это невозможно (например, «Согласно законодательству Нью-Йорка, сделал ли розничный продавец обязательное предложение, когда…?»). Всегда указывайте название соответствующей юрисдикции, например, Нью-Йорк, Второй округ.

КРАТКИЙ ОТВЕТ

Краткий ответ должен четко и полно отвечать на заданный вопрос. Начните с вашего вывода: да, нет, вероятно, да и т. д., если на вопрос можно ответить таким образом. Затем дайте краткое (обычно не более четырех-пяти предложений) самостоятельное объяснение причин вашего вывода. Обобщите для вашего читателя, как соответствующий закон применяется к вашим существенным фактам. Как правило, не включайте цитаты.

ФАКТЫ

Дайте формальное и объективное описание юридически значимых фактов в вашей исследовательской проблеме. Юридически значимые факты – это факты, имеющие отношение к ответу на поставленный юридический вопрос. Например, в вопросе о том, может ли несовершеннолетний отказаться от контракта, юридически значимым фактом будет характер предмета или услуги, на которые был заключен контракт (одежда, еда, жилье, связанные со здравоохранением и т. несовершеннолетний имел доступ к предмету в любом случае, не будучи обязанным платить за него по договору. Описание должно быть точным и полным. Представляйте факты логически последовательным образом, что может повлечь за собой хронологический порядок. Включите юридически значимые факты — факты, от которых зависит решение представленного юридического вопроса, независимо от того, благоприятны они или нет для клиента, для которого вы пишете, — и включите фоновые факты, которые прояснят контекст проблемы. В этом разделе не комментируйте факты и не обсуждайте, как закон будет применяться к фактам. Вся фактическая информация, которая позже появляется в разделе обсуждения меморандума, должна быть описана в разделе фактов.

ОБСУЖДЕНИЕ

Это сердце записки. Здесь вам нужно рассказать читателю о применимых правовых принципах, проиллюстрировать, как эти принципы применяются к соответствующим фактам, и изучить любые возможные контраргументы основной линии анализа, которую вы представляете.

Многие юридические конторы ожидают, что вы начнете с короткого тезисного абзаца, в котором кратко определяется проблема и применимое правило (без уточнения), а также повторяется краткий ответ. Затем следует вводный раздел, который представляет собой карту или основу для обсуждения в целом. Вступительный раздел должен обобщать и обобщать правило, излагая все его части и поясняя, как они соотносятся друг с другом. Когда синтезированное правило выводится из прецедентного права, обсуждение дел должно быть сосредоточено на общих принципах, на критериях, которые суды используют для описания правила, а не на конкретных фактах и ​​обосновании дел. Во вступительном разделе вы также можете упомянуть, если это применимо, информацию о процедурном статусе дела, о бремени и стандартах доказывания, а также о правилах толкования, относящихся к применяемому вами праву. Вы должны определить любые бесспорные вопросы и объяснить, почему они не являются спорными. Затем укажите порядок, в котором будут обсуждаться оставшиеся вопросы или части вопроса. Полезное обсуждение вводного раздела см. на стр. 111–114 в Linda H. Edwards, 9.0049 Юридическое письмо и анализ (Аспен, 2003 г.).

Вам следует использовать «CRRACC» в качестве руководства по созданию раздела обсуждения. Используйте отдельный «CRRACC» для каждой проблемы или подпроблемы.

После изложения вывода и правила вы должны объяснить правило, предоставив подробное обсуждение случаев, из которых выведено правило. Ваше обсуждение дел должно быть конкретным в отношении их фактов и рассуждений.

В разделе вашего заявления вы должны сравнить факты и аргументацию дел с фактами ситуации вашего клиента. Вам нужно провести аналогию и различать случаи — показать, почему они похожи на обстоятельства вашего клиента или отличаются от них. Обязательно приведите любые контраргументы, которые могут быть выдвинуты, но покажите, почему вы считаете, что они не возобладают.

В конечном итоге по каждому вопросу или подвопросу вы должны сделать вывод о том, как, по вашему мнению, суд вынесет решение по вашим фактам.

Основная структура раздела обсуждения может выглядеть следующим образом:

Краткий тезис: = C

Кратко переформулируйте вопрос и ваш ответ

Вводный абзац: = R

Предоставьте карту или основу для обсуждения в целом, включая формулировку синтезированного правила
Предоставьте информацию об общем правиле
Объясните причины политики, лежащие в основе правила
Объясните любые исключения из правила
Объясните причины политики, лежащие в основе исключений

Подробное объяснение правила = R

Проиллюстрируйте, как правило применялись в других случаях

Применение закона к фактам = A

Сравните и отличите другие случаи от вашего дела

Контраргумент = C

Обсудите и разрешите любые контраргументы в пользу основного направления анализа

Заключение = C

Ответьте на поставленный вопрос

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подведите итоги вашего анализа и заключения по представленному вопросу. Определите уровень уверенности, с которой вы делаете вывод по каждому вопросу или подвопросу, но обязательно делайте вывод даже по более близким вопросам. Не давайте цитат. Заключение должно быть ограничено одним абзацем, а в некоторых случаях, когда речь идет только об одном коротком вопросе, заключение может вообще не понадобиться.

Как написать письмо в приемную комиссию колледжа: Советы

Причины обратиться в приемную комиссию колледжаЭлектронная почта и письмаКак форматировать письмоОбразцы писем и электронных писем в приемную комиссию колледжа

---

Проверено:

Мэри Бэнкс

Бывший член приемной комиссии Колумбийского университета

Отзыв: 11.04.22

‍

Написание письма в приемную комиссию колледжа поначалу может показаться пугающим. Вы спросите, как произвести хорошее впечатление? Что является подходящей причиной для отправки письма в приемную комиссию колледжа? Как мне показать, что мне действительно небезразлична эта школа? Как лучше всего обратиться за помощью в приложении?

Если вы задаете эти вопросы о написании письма в приемную комиссию колледжа, вы попали по адресу. Прочтите ответы на эти вопросы, а также другие советы о том, как связаться с приемной комиссией колледжа.

Забронируйте бесплатный 30-минутный звонок по телефону

Причины для обращения в приемную комиссию колледжа

Существует несколько причин для обращения в приемную комиссию колледжа или к консультанту, и многие из них могут частично совпадать. Тем не менее, две основные причины — продемонстрировать интерес к школе и получить помощь в подаче заявления.

Продемонстрированный интерес — это то, как колледжи измеряют заинтересованность учащегося в конкретной школе. Не каждая школа учитывает это в процессе приема, но многие учитывают, и обращение в приемную комиссию колледжа может быть одним из способов демонстрации заинтересованности.

Исследование, проведенное Национальной ассоциацией консультирования по поступлению в колледжи в 2019 году, показало, что 16,1% школ считают проявленный интерес важным в процессе приема, 23,9% считают его умеренным, 38,0% ограниченным и 32,1% считают его неважным. значение в процессе поступления.

Итак, 78,0% колледжей и университетов учитывают проявленный интерес в процессе приема — по крайней мере, в какой-то степени. Колледжи хотят знать, что вы заботитесь об уникальных возможностях, которые они могут предложить, а не только о том, что вы хотите учиться в колледже в целом.

Согласно Forbes, «обратиться в школу, чтобы задать разумные вопросы, чтобы определить, подходит ли она, — хорошая идея. Вы также можете использовать электронную почту, чтобы объяснить, почему вы не можете посетить кампус, и спросить, какие есть альтернативы». Делая это, вы покажете школе, что вам не все равно, и лучше поймете, подходит ли вам эта школа.

Не злоупотребляйте электронной почтой для этой цели, так как вы не хотите бомбардировать сотрудников приемной комиссии или казаться беспомощными. Итак, убедитесь, что вы вдумчивы и осторожны в отношении того, какие электронные письма вы отправляете сотрудникам приемной комиссии, демонстрируя интерес к школе.

Еще одна причина, по которой вы можете обратиться в приемную комиссию колледжа, связана с вашим заявлением. Если приближается крайний срок, и вам нужно подтвердить, что колледж получил определенную информацию, такую ​​как стенограмма или рекомендательное письмо, вы можете связаться и спросить, получил ли офис эту часть вашего заявления.

Если вы отправляете письмо сотруднику приемной комиссии колледжа по поводу вашего заявления, убедитесь, что вы не запрашиваете информацию, размещенную где-либо еще. Если вы зададите вопрос, на который на платформе приложения есть четкий ответ, это может негативно повлиять на ваше приложение.

Однако, если вы не можете найти ответ на вопрос, не стесняйтесь обращаться к нему. Если информация, которую вы ищете, недоступна на веб-сайте школы, вы можете обратиться по этому поводу в приемную комиссию колледжа.

Электронная почта против писем

В цифровом мире может быть трудно понять, какую коммуникационную платформу использовать. Онлайн-платформы обычно более удобны, чем физические письма, но отправка письма все же имеет свои преимущества.

Если вы задаете конкретный вопрос, касающийся вашего заявления, лучшим вариантом будет электронное письмо. Это удобнее для вас и приемной комиссии колледжа, и вы, вероятно, получите гораздо более быстрый ответ, особенно если вы задаете срочный вопрос.

Однако, если вы хотите узнать о конкретных аспектах школы, вы можете подумать о написании физического письма. Многие люди считают физическое письмо более личным, особенно в эпоху цифровых технологий, поэтому это может быть хорошим способом выделиться в процессе подачи заявки.

В общем, важно сначала подумать, почему вы связываетесь с приемной комиссией колледжа, прежде чем решать, писать ли письмо по электронной почте или письмо. Электронная почта более удобна и обычно приводит к гораздо более быстрому ответу, но письмо может показаться более личным.

Как отформатировать письмо

Вам может быть интересно, как написать письмо в приемную комиссию колледжа. Сначала мы рассмотрим несколько советов по этикету, а затем расскажем, как писать каждую часть электронного письма. В Princeton Review есть несколько отличных советов по написанию писем или электронных писем в приемные комиссии колледжей.

«Будь краток!»

Хотя вы хотите произвести хорошее первое впечатление своим электронным письмом, важно не использовать его для хвастовства собой. Задавая умные вопросы, на которые веб-сайт школы еще не дает ответов, вы проявите амбиции и интеллект, поэтому нет необходимости указывать другие подробности о себе. Говорите кратко и по делу.

«Представься».

Хотя вы хотите, чтобы ваша электронная почта была короткой, вы также хотите, чтобы приемная комиссия колледжа знала, кто вы. Укажите свое имя, год окончания средней школы, название средней школы и домашний адрес в первой части электронного письма. Это особенно важно, если вы задаете вопрос о своем заявлении — вы не хотите, чтобы сотруднику приемной комиссии приходилось искать вашу информацию. Кроме того, если ваша электронная почта производит хорошее впечатление, им будет легче вас запомнить.

«Проверить на наличие орфографических и грамматических ошибок».

Трудно переоценить, насколько это важно. Если в вашем электронном письме или письме есть какие-либо орфографические или грамматические ошибки, ваше электронное письмо будет казаться гораздо менее формальным и зрелым. Обеспечение того, чтобы ваше письмо или электронная почта не содержали опечаток, свидетельствует о большой заботе, и это то, что приемные комиссии колледжей хотят видеть от вас.

Один из способов приблизиться к этому — сначала ввести адрес электронной почты в документе. Вы можете прочитать его вслух, чтобы найти грамматические ошибки. Вы также можете поместить его в другой шрифт и цвет, чтобы проверить на наличие орфографических и грамматических ошибок, потому что изменение внешнего вида помогает вашему мозгу уловить любые ошибки.

«Будь профессионалом».

Чтобы быть профессионалом, вы должны оценивать больше, чем просто содержание электронной почты или письма. Вы должны учитывать свою тему, введение, подпись и даже адрес электронной почты.

Не используйте сленг. Если ваш адрес электронной почты содержит сленг, прозвища или что-то еще, кроме формы вашего имени, рассмотрите возможность создания новой учетной записи электронной почты для связи с колледжами.

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые общие советы, которые следует учитывать при переписке с приемной комиссией колледжа, давайте рассмотрим каждый отдельный фрагмент вашего письма или электронной почты.

Строка темы

Это может показаться неважной частью вашего электронного письма, но убедитесь, что ваша строка темы также прямая, по существу и профессиональна, как и остальная часть вашей корреспонденции. Постарайтесь передать именно то, о чем вы спрашиваете, в как можно меньшем количестве слов.

Предположим, вы хотите спросить об инициативах по разнообразию в Университете Дьюка. Вы могли бы озаглавить свое электронное письмо «Вопрос об инициативах по разнообразию в Университете Дьюка», но это ужасно длинное название. Кроме того, если вы отправляете электронное письмо в приемную комиссию Duke, они знают, что вы спрашиваете об их школе, поэтому нет необходимости включать это в строку темы. Вместо этого стремитесь к чему-то большему, например, «Вопрос об инициативах разнообразия».

Знакомство

Помимо вашей темы, ваше представление — это ваша первая возможность показать, что вы зрелый и умный. Это может показаться большим давлением для первых нескольких слов, но есть огромная разница между словами «Привет, кого это может касаться» и «Доброе утро, миссис Браун».

Сначала поговорим о вашем приветствии. Будьте формальными, правильными и добрыми. Не используйте тот же язык, который вы бы использовали, когда переписываетесь со своими друзьями. Например, вы не хотели бы начинать со слов «привет» или «привет», но уместно сказать «Привет» или «Доброе утро».

В идеале, используйте имя сотрудника приемной комиссии в начале своего имени вместо более общего «кого это может касаться». Это не всегда доступно на веб-сайте колледжа или университета, но к тому времени, когда вы заканчиваете среднюю школу, вы, вероятно, связываетесь с колледжами, в которые хотите подать заявление. Обычно с вами связывается сотрудник приемной комиссии конкретного колледжа. Вы можете попытаться найти их имя из соответствий, подобных этим.

Итак, с этими двумя частями ваше введение должно выглядеть примерно так:

«Здравствуйте, мистер Миллер»,

«Добрый день, мисс Мари»,

Тело

Здесь будет находиться основная часть вашего электронного письма. Первое, что вам нужно сделать, это представиться сотруднику приемной комиссии, даже если вы уже переписывались раньше. Члены приемной комиссии получают сотни электронных писем в день, поэтому полезно указать основную информацию в самом начале.

После того, как вы представитесь, сразу переходите к вопросу. Если это вопрос, касающийся вашего заявления, объясните путаницу или проблему и укажите дату выполнения, если это зависит от времени. Если вы хотите подтвердить, что университет получил определенную часть вашего заявления, вы можете сформулировать это примерно так:

«При доработке моего заявления я заметил, что не было подтверждено получение моих рекомендательных писем. Чтобы убедиться, что я представил все аспекты своего заявления до крайнего срока 1 января, можете ли вы каким-либо образом подтвердить, получила ли школа мои рекомендательные письма? Большое спасибо за вашу помощь, я ценю это».

Целью вашего электронного письма или письма может быть не подтверждение информации о вашем заявлении. Вместо этого вы можете захотеть продемонстрировать интерес к школе, спросив о конкретном аспекте школы, о котором вы хотите узнать больше, или о какой-то их комбинации. Что тогда?

Самое главное при написании электронного или подобного письма — это заранее изучить вопрос. Если вы зададите общие вопросы, ответы на которые уже есть на веб-сайте школы, вы не произведете очень хорошего впечатления.

Вот список тем, о которых не следует спрашивать при обращении в приемную комиссию колледжа (хотя это не исчерпывающий список):

• Что колледж ищет в абитуриентах
• Стоимость обучения
• Уровень приема
• Списки предлагаемых специальностей и несовершеннолетних

По сути, вы хотите задать конкретные вопросы, показывающие ваши амбиции, а также то, что вы провели адекватное исследование школы. Вы можете спросить о конкретных возможностях в рамках определенных специальностей или программ, подробностях студенческой жизни, которых еще нет в списке, и многом другом.

При написании таких вопросов помните наш предыдущий совет: говорите профессионально и по делу, но пусть ваш голос сияет, чтобы вы не звучали как робот. Ваша естественная личность произведет отличное первое впечатление.

В конце основной части вашей корреспонденции очень важно поблагодарить вашего сотрудника приемной комиссии за то, что он нашел время, чтобы помочь вам и ответить на ваши вопросы. Это добрый поступок, и он отражается на вас как на добром человеке.

Подпись

Как и ваше введение, ваша подпись может показаться несущественной частью вашей корреспонденции. Но так же, как и ваше введение, это неправда. Ваша подпись может отражать профессионализм и зрелость, как и остальная часть вашего электронного письма или письма. Используйте соответствующую подпись, например «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «С уважением», и подпишитесь своим именем. Вы также можете добавить альтернативную контактную информацию (например, номер телефона) после своего имени на тот случай, если школе понадобится другой способ связаться с вами.

Образцы писем и электронных писем в приемные комиссии колледжей

Эти образцы писем должны дать вам отличное представление о том, как форматировать ваши собственные письма.

Пример письма № 1:

«Здравствуйте, мистер Уайт,

Меня зовут Джек Хаммер, я учусь в старшей школе Эмити. Я надеюсь получить специальность инженера-эколога в Массачусетском технологическом институте осенью 2023 года и работаю над полировкой своего заявления до 7 января.

Я был в восторге, увидев все исследовательские возможности для инженеров-экологов, и мне было интересно, есть ли какие-либо специальные исследовательские возможности для первокурсников этой программы?

Я также хотел бы получить двойную специальность в области инженерии окружающей среды и антропологии; возможно ли это через четыре года?

Большое спасибо за помощь!

С уважением,

Джек Хаммер»

Пример письма № 2:

«Уважаемая мисс Смит,

Меня зовут Сара Дилл, и весной 2022 года я закончу среднюю школу Такомы. Я планирую изучать лингвистику в Принстонский университет, и я надеялся, что вы ответите мне на несколько вопросов.

Меня особенно интересовал аспект полевых методов программы «Лингвистика». Как учащиеся связаны с носителями языка, который они выбрали для изучения? Предлагаются ли только определенные языки?

Кроме того, меня интересует программа подготовки учителей. Эта программа работает с вашей специальностью в течение четырех лет или это более короткая программа, которую вы проходите отдельно?

Я очень ценю ваше время и помощь. Спасибо.

Лучший,

Сара Дилл»

Пример электронного письма № 1:

«Добрый день, мисс Льюис,

4 Меня зовут Энтони Кинг. Весной я закончу подготовительную школу Shorecrest Preparatory School и заканчиваю подачу заявления в Колумбийский университет до крайнего срока раннего принятия решения 1 ноября.

Я заметил, что университет не подтвердил получение одного из моих рекомендательных писем от моего преподавателя г-на Вебера. Насколько мне известно, он отправил свое письмо через портал приложений. Не могли бы вы подтвердить, было ли получено это рекомендательное письмо по моему заявлению?

Большое спасибо за ваше время и помощь.

С уважением,

Энтони Кинг»

Пример электронного письма № 2:

«Доброе утро, мистер Тил,

Меня зовут Макстон Моррисон, я учусь в старшей школе Ренессанс. Я подаю заявление в Северо-Западный университет, и я надеялся, что вы ответите мне на один вопрос.

Я дорабатывала свое заявление на дату сдачи 1 декабря, но заметила, что не было подтверждено, что школа получила мои баллы ACT за апрель 2020 года. Не могли бы вы подтвердить для меня, получила ли школа эти баллы еще?

Спасибо за помощь в этом вопросе.

С уважением,

Макстон Моррисон»

Заключение

Обращение в приемную комиссию колледжа может быть полезным по множеству причин, независимо от того, нужна ли вам помощь с подачей заявления или вы просто хотите узнать больше и продемонстрировать интерес к школе.