Как самоорганизовать себя: Берем себя в руки: пошаговый план самоорганизации

46. Записывайте новые увлечения, которыми вы хотели бы заняться

Не тратьте время на размышления о том, что вы хотите узнать или исследовать дальше.

Держите обновленный список или доску Pinterest, полную новых хобби, чтобы попробовать 🙂

Заключение

Мне трудно поверить, что есть люди, которые не заинтересованы в организации своей жизни.

У организованной жизни так много преимуществ:

• дает вам время посвятить людям и проектам, которые вам небезразличны,
• для отдыха больше,
• и получать больше удовольствия от того, чем вы занимаетесь, потому что вам не нужно спешить 24/7 .

Организуйте свою жизнь сегодня, и вы увидите результаты ЗАВТРА.

Надеюсь, этот пост оказался для вас полезным! Если да, пожалуйста, помогите мне поделиться этим с другими 🙂

Плюс, я хотел бы знать, как вы организуете свою жизнь (если вы это делаете) или с какими проблемами вы сталкиваетесь, пытаясь исправить беспорядок!

Нравится:

Нравится Загрузка…

Как стать организованным — Трудно добытые советы по организации своей жизни

Из-за изменений, вызванных COVID-19, многим людям пришлось найти здоровые и продуктивные способы удаленной работы.

Некоторых отправили домой, и они могут продолжать выполнять свою работу оттуда, но «искусство» удаленной работы заключается не только в том, чтобы оставаться дома и стараться работать как можно более продуктивно. Существует целый ряд техник и передовых практик, которые помогут вам добиться максимальной продуктивности, не уставая и не утомляясь.

Идея этой статьи возникла, когда люди спрашивали меня, как я организовываюсь и не волнуюсь, создавая статьи и публикуя контент еженедельно (в дополнение к решению других вопросов, таких как сообщества и мероприятия).

Сначала я не понимал, в чем дело, потому что не видел этого по-другому — до тех пор, пока все больше людей не начали задавать вопросы. Так я понял, что эта тема интересна всему сообществу. Именно тогда я решил написать о том, что я делаю, в надежде помочь всем, кто это читает.

Эта статья не обязательно является исчерпывающим ресурсом, она скорее предназначена для того, чтобы представлять собой набор передовых практик и советов, которые я собирал и систематизировал за эти годы.

Примечание : В этой статье полностью на основе моего личного опыта, поэтому я могу упустить или упустить некоторые вещи, потому что я просто не жил ими.

Кроме того, все инструменты, которые я упоминаю повсюду, и мнения о них полностью мои, основанные на моем использовании и моем опыте.

Если у вас был другой опыт или другой взгляд на личную организацию, я хотел бы прочитать об этом в другой статье или в социальных сетях.

Итак, перейдем к содержанию!

Для тех, кто меня не знает, меня зовут Лукас Сантос. В настоящее время я работаю в Microsoft в качестве консультанта по облачным технологиям, но я занимаюсь технологиями и разработкой почти 9 лет.

Но зачем я вам все это рассказываю? Потому что я хочу показать, откуда пришли мои идеи о личной организации и почему я считаю их особенно важными.

За свою карьеру я занимал различные должности в различных сферах, от поддержки до руководства. И за весь свой опыт я ни разу не работал , только с разработкой.

Другими словами, моя работа никогда не была моей работой , только — я всегда был очень вовлечен в сообщества разработчиков, мероприятия, встречи, обучение программированию, написание статей, создание видео и подкастов … личная жизнь.

С детства я всегда был очень тревожным человеком.Мне всегда было очень любопытно узнать, как все работает, и я всегда хотел все контролировать. У меня было , чтобы знать весь процесс вещей, чтобы быть уверенным в том, что они делают. Это дало мне чувство безопасности, когда я знал, где я стою.

В начальной и средней школе это никогда не было проблемой. Но когда я попал на рынок труда и в колледж, это стало практически невыполнимо. Вам легко все знать в небольшой компании, но когда дела становятся большими, это выходит из-под вашего контроля.Пытаться восстановить полный контроль над всем — все равно что пытаться сдерживать движущийся поезд собственными руками.

И, конечно же, я верил, что смогу удержать поезд …

Итак, 2016 и 2017 годы были одними из самых напряженных лет в моей жизни. Мне пришлось управлять своим колледжем (в то время я учился в UFABC), а также моей работой, которая недавно переехала в место в Сан-Паулу под названием «Вила Олимпия». Это было далеко от моего дома, и добраться туда на общественном транспорте было больно.

Это был один из самых сложных тестов, который мне пришлось пройти. Мне потребовалось почти 2 часа, чтобы добраться до работы, поэтому я просыпался каждый день в 5:40 утра и сразу шел с работы в колледж, возвращаясь в 23:00.

Излишне говорить, что мне нужно было найти способ организовать все, что я должен был делать — подготовку к экзаменам, часы сна и досуг. Но я с треском провалился. В том же году у меня было несколько проблем со здоровьем и несколько приступов паники. Я все еще принимаю таблетки от тревожности каждый день.

С этого момента я начал понимать, что дело не в том, что я делал или не делал, а в том, что я о них думал.Я всегда думал, что делаю недостаточно и не добиваюсь того, чего хотел.

Вот где я понял, что проблема не во мне, а в моей неорганизованности. И с тех пор я пытался проповедовать личную организацию как можно большему количеству людей, чтобы никто не столкнулся с теми же проблемами, через которые прошел я.

Во-первых, организованность имеет значение, потому что она помогает уменьшить (если не устранить) ваше беспокойство по поводу того, как дела идут, но мы поговорим об этом немного подробнее в другом разделе.

Это здорово для вашего здоровья, потому что помогает избежать множества проблем, которые может вызвать беспокойство. Вы знаете, что можете расслабиться, потому что все запланировано, и, если вы будете следовать своему плану, все будет готово, когда должно быть.

Все в жизни требует организации и планирования, от самых маленьких вещей, таких как день рождения вашего хомяка, до больших и сложных проблем, таких как распределенные системы, использующие Kubernetes с AKS.

Вам может быть интересно — нужно ли вам организовываться, чтобы делать все в своей жизни, это обязательство? Нет, вы можете просто выполнять задачи одну за другой и выполнять их в нужном вам порядке, сохраняя все в памяти.Но в конечном итоге это будет давить на вас.

И последнее, но не менее важное: организованность — это способ делать больше за меньшее время. Так что, возможно, те 5 вещей, которые вы планировали сделать в течение недели, можно было бы решить параллельно за 2 дня. Тогда у вас будет 3 дня, чтобы заняться другими делами.

Кроме того, организация включает в себя не только организацию работы, но и личную жизнь и свободное время. Да! Свободное время так же важно, как любая статья или проект, которым вы собираетесь заниматься в своей жизни.Любой ценой в его повестке дня должно быть время. Но если вы не планируете это делать, вы всегда в конечном итоге отдадите это последнему приоритету, и тогда ваше беспокойство вернется снова.

Преимущества личной организации

Подведем итог тому, о чем мы говорили, в небольших темах. В чем преимущества личной организации?

• Снижает беспокойство и стресс, вызванные отсутствием контроля над вещами
• Создает растущую организацию мышления , которая позволяет вам распространить психологию вашей организации на другие области и других людей
• Повышает вашу эффективность, позволяя вам делать больше вещей в меньше времени
• Высвобождает время для выполнения большего количества задач и, следовательно, дает вам больше времени для себя
• Создает здоровую организацию и привычки к ведению дел, которые позволяют вам искать и находить вещи намного быстрее
• Создает ответственность
• Побуждает к самоконтролю и дисциплина

Трудности личной организации

Организоваться — непростая задача, поэтому требуется много времени.Персональная организация выходит далеко за рамки календарей и списков задач — нам нужно создавать привычки. И уже доказано, что на формирование новой привычки уходит не менее 21 дня.

Нам также необходимо воспитывать дисциплину, избегать откладывания на потом и делать много других вещей, требующих не только психических, но и физических изменений.

Многие вещи могут подорвать нашу личную организацию, которые мы даже не замечаем, например:

• Промедление, акт оставления дела на потом, когда нет наказания за невыполнение задачи
• Психическая усталость
• Физическая усталость
• Отсутствие расстановки приоритетов
• Отсутствие четкости в задачах
• Проблемы с самодисциплиной (в конце концов, не все люди могут организовать себя так, чтобы создавать дисциплину и серьезно относиться к людям)

И многое другое вещи.

Давайте сделаем это научным и посмотрим, как работает наш мозг.

Психология личной организации

Мозг — это впечатляюще сложный компьютер, полный секретов, которые нам еще предстоит открыть. Однако нам удалось провести аналогии, очень похожие на компьютеры.

Точно так же, как на вашем персональном компьютере часто одновременно выполняется ряд задач — у меня, например, теперь есть браузер, редактор, в котором я пишу эту статью, и некоторые коммуникационные приложения — вроде бы все работает в то же время.Но на самом деле процессор переключается между задачами очень быстро, то есть по сути он выполняет только одну задачу за раз.

То же самое и с нашим мозгом. Хотя кажется, что мы можем выполнять несколько задач одновременно, мозг может выполнять только две когнитивно сложные задачи одновременно.

Многие люди думают, что действие многозадачности полезно и эффективно, хотя на самом деле оно больше вредно, чем полезно. Классический пример — попытка разговаривать по телефону, набирая что-то другое.Или написать электронное письмо, разговаривая с кем-то на другую тему. Это потому, что каналы, обрабатывающие речь, одни и те же и есть только один из них.

И это объясняет, почему мы можем завязать узел или сыграть песню и петь одновременно: голос и моторные каналы, отвечающие за движение струн, разные.

Когда мы делаем это бессознательно, мы называем это переключением задач, иначе мы называем это когнитивным переключением.

Кроме того, существует понятие, называемое продолжительностью вашего внимания, которое является мерой времени, в течение которого человек остается сосредоточенным на определенной задаче.В 2015 году Microsoft Canada опубликовала исследование, в котором говорится, что среднее время, в течение которого человек остается внимательным к задаче, составляет около 8 секунд. И это очень важно для того, о чем мы будем говорить дальше.

Конечно, это может измениться в зависимости от типа задачи, которую мы выполняем. Очевидно, когда задача мотивирует или приятна, у нас может быть до 20 минут внимания.

А почему это важно? Просто потому, что теперь у нас есть ограничение по времени, в течение которого мы должны выполнять наши задачи, чтобы оставаться эффективными и организованными.То есть мы не можем создавать задачи, превышающие 20 минут.

Это заставляет нас разбивать большие задачи на более мелкие. И это само по себе заставляет нас детализировать все, что мы делаем, создавая лучшее описание того, что нам нужно делать. Это также заставляет нас избавляться от бесполезных задач или нелепых вещей, которые на первый взгляд могут показаться важными.

И это первый шаг к личной организации: Точно знайте, что вам нужно делать.

Когда у вас есть непонятная задача или задача, которая не кажется очень явной, вы просто не можете разработать ее вовремя.Итак, вам нужно создать еще одну задачу, чтобы лучше подумать об этой первой. Это означает, что у вас есть задача по планированию следующей задачи, что я и сделал, когда писал эту статью.

Я хотел написать контент о личной организации, но не знал, с чего начать. Так что в течение двух недель я наклонялся над ним и исследовал возможные темы, о которых я мог бы говорить и писать, всегда делая заметки.

Так как я бразилец, мои организационные заметки на португальском языке, но вы уловили суть…

В этой части статьи я сосредоточусь на дисциплине, которую вам следует развивать на протяжении всего этого процесса. Мы будем работать над самоорганизацией как людей, поэтому я оставлю обсуждение конкретных инструментов и методологий в следующей части.

Все, о чем я буду говорить здесь, основано на том, что я испытал на протяжении многих лет.

Избегайте полуслов и открытых контекстов. Всегда точно знаете, что нужно сделать.

Убедитесь, что ваши задачи четко определены до мельчайших деталей. «Поговорите с Джоном» — это не вполне определенная задача — вам нужно предельно четко указать все, что вам нужно сделать, как можно подробнее.

Например, «Поговорите с Джоном о страховом полисе и попросите отправить платеж 23-го числа» более конкретен и ясен.

Ваш мозг — это не жесткий диск, он ненадежен

Вы помните, что вы делали в этот момент 3 года назад? Нет? Конечно нет. Наша память ненадежна, поэтому всегда записывайте все В тот момент, когда вы об этом думаете. Не откладывайте на потом и никогда не произносите фразу «Позже я это запишу» .

Всегда записывайте все как можно подробнее где-нибудь, чтобы выбросить это из головы.

Однажды я поговорил с другом, Уильямом «PotHix» Молинари, который также является разработчиком одного из инструментов организации, которые мне нравятся больше всего. Он дал мне один из самых крутых советов:

«Ваш мозг создан для того, чтобы обрабатывать, а не запоминать, поэтому возьмите все, что вам нужно, чтобы запомнить это, и поместите это в другой, более надежный канал, например, бумагу» .

Будьте дисциплинированными

Личная организация в значительной степени определяется самодисциплиной и ответственностью, поэтому вам нужно использовать ее как часть своей работы.

Некоторым людям сложно превратить что-то личное в ответственность. Ведь в конце концов, никто не будет ссориться с вами или вырывать вам волосы из-за того, что вы пропустили или отложили выполнение личного задания. Вы сами себе менеджер.

Но это и хорошо, и плохо, главным образом потому, что вам нужно немного сурово относиться к себе, чтобы быть продуктивным и эффективным.Помните, что единственный виновник ваших неудач — это вы и никто другой.

Следовательно, ответственность за воспитание дисциплины — как для больших, так и для мелких задач — лежит на вас и только на вас. Поэтому создавайте для себя последствия, если вы не оправдаете своих ожиданий: «Я не буду смотреть сериал сегодня, потому что я не выполнил свои задачи» или «Я отключу Интернет, потому что отложил выполнение этой задачи».

ВСЕ — задача

Мы поговорим об этом позже, но все можно считать задачей, от уборки листьев в саду до работы во имя мира во всем мире.Так что запишите все, что вам нужно сделать, и максимально используйте для составления списков .

Не стесняйтесь просить друзей прислать приглашения на это воскресное барбекю и живите по принципу: «Если этого нет в моем календаре или в моем списке дел, значит, его не существует».

Будьте проще

Мы только что говорили о том, чтобы все это записать. Но нет смысла просто ставить задачу с названием «Достичь мира во всем мире». Это слишком велико и расплывчато. Мы поговорим об этом подробнее ниже, но всегда старайтесь разбивать большие задачи на маленькие — помните, 20 минут или меньше.Таким образом, вы всегда будете знать, что делать.

У всего есть дедлайн

Я программист и ненавижу работать с дедлайном , потому что я хочу, чтобы моя система была еще более надежной и совершенной. Но, к сожалению, в нашей жизни всему нужна дата окончания.

Все создаваемые вами задачи должны иметь дату и / или время завершения. Если вы не закончите к тому времени, вы провалите свой план и вам нужно переосмыслить, как вы организуете себя.

Чтобы понять свой ритм, нужно время.Например, я человек-амеба до 9 часов утра, поэтому я знаю, что не смогу завершить что-либо очень сложное до этого времени. Поэтому я планирую самые сложные и ответственные задачи с большей познавательной нагрузкой на после полудня.

До этого я выполнял второстепенные задачи, такие как: отвечаю на электронные письма, читаю статьи, которые есть в моем списке для чтения, смотрю урок на YouTube, упорядочиваю папки и файлы и так далее.

Превзойдите страх перед будущим

Это выходит за рамки личной организации задач.Но большая проблема в том, что мы думаем, что будем использовать что-то в будущем, и в конечном итоге сохраняем это — например, у меня здесь есть папка с дискетами, которую я храню только из-за чистой ностальгии.

Но профессиональный организатор Миа Лотрингер показала в этой замечательной статье очень интересный способ организовать себя физически и виртуально с вашими файлами:

1. Преодолейте свой страх выбросить вещи или удалить файлы.
2. Поместите все, что, по вашему мнению, вам понадобится в будущем, в коробку с датой уничтожения, обычно через 6 месяцев с текущей даты.
3. Если вам нужно взять что-то оттуда и использовать до этого последнего периода, выньте эту вещь из коробки и положите в другую коробку с более длительным периодом уничтожения, например, 1 год.
4. Если вам нужно снова вынуть этот предмет из годовой коробки, то оставьте его, потому что вы используете его по-настоящему.
5. Если нет, когда наступит срок, выбросьте все в ящиках.

У вас есть место для организации ваших задач

Мы немного поговорим об инструментах и ​​программном обеспечении, но пока всегда имеет место для записи и подготовки ваших задач с датами и описаниями.Это может быть блокнот, календарь, ежедневник (которым я никогда не понимал, как пользоваться), что угодно. Самое главное не среда, а привычка .

Вы можете записывать все на бумаге для заметок, если будете смотреть на это ежедневно. То есть, пока вы создаете привычку смотреть и выполнять свои задачи каждый день, независимо от того, где вы их оставляете, это нормально. Но помните, что на формирование привычки у нас уходит не менее 21 дня.

Организуйте физически

Все, о чем я здесь говорю, похоже, связано с задачами и делами, но ваше рабочее место и ваше физическое пространство должны быть организованы.Никто не может ничего делать в очень загроможденной среде, потому что это создает много визуального загрязнения, которое в конечном итоге отвлекает ваш разум.

Сосредоточенность, сила и вера. Но в основном сосредоточьтесь.

Сделайте сосредоточенным на том, что вы делаете. Для сосредоточения я говорю: Делайте только одно дело за раз . Не пытайтесь охватить мир и делать пять дел одновременно, выберите одно задание, сделайте его до конца, а затем переходите к другому.

Небольшие задачи прямо сейчас!

Если у вас есть задача, которая занимает 2 минуты или меньше — например, отправка электронного письма, ответ человеку, запрос информации, изменение чего-либо — делайте это немедленно.Эти задачи даже не обязательно должны быть в вашем списке дел, просто выполняйте их, как только вы о них думаете.

Это исключение из предыдущего примечания, где я сказал, что все должно быть в списке. Потому что время, которое вам понадобится, чтобы написать небольшую задачу в списке, равно времени, которое вы потратите на выполнение указанной задачи.

Поскольку мы немного рассмотрели , что такое личная организация , теперь мы поговорим о , как организовать — подробно! Все дело в инструментах, которые вы выбираете, чтобы облегчить себе жизнь, и в вашей самодисциплине.

Что мне организовать?

Мы всегда говорим «А, нам нужно организовать» , но какой нужно организовать? Твоя жизнь. Хорошо … Но что составляет твою жизнь?

Это будет варьироваться от человека к человеку, но попробуйте сделать интересное упражнение на размышление: сядьте (или встаньте) и перечислите все, что вы обычно делаете в течение целого дня. После этого попробуйте перечислить, с чем вы взаимодействуете для выполнения такой задачи, например:

• Ответить на электронные письма ( взаимодействие здесь будет с адресом электронной почты )
• Исправьте календарь ( Взаимодействие здесь будет с повесткой дня )
• Оплатить счета ( В счетах будет взаимодействие )

И так далее…

Вы обнаружите, что, как правило, человеку не нужно организовывать более трех вещей: электронную почту, календарь и задачи.

Однако важно сказать, что в рамках этих элементов мы можем иметь ряд различных категорий, в которых мы можем создавать другие элементы, которые следует рассматривать по-другому.

Например, я постоянно участвую в мероприятиях, статьях, публикациях и коде, поэтому чаще всего я использую календарь, электронную почту и текстовые редакторы. Но я не могу просто категоризировать все как событие в повестке дня — у меня есть несколько категорий, к которым нужно относиться по-разному.

Таким образом, я предпочитаю сказать, что элементы, которые необходимо организовать, следующие:

Задачи

• Электронная почта
• Заметки и документы

Расписание

• Личные мероприятия
• Онлайн-события
• Внешняя работа (внештатный)
• Ежедневные задачи (личные или связанные с работой)
• Счета
• Личные обязательства
• Время отдыха (досуг, хобби)
• Нейтральное время ( свободное время )

Итак, у нас пришел к самому большому противоречию по повестке дня: следует ли нам организовывать и планировать свой досуг? Да! Это свободное время, как и любое другое, и мы поговорим о нем подробнее в следующих параграфах.Но идея состоит в том, что в вашей повестке дня не должно быть «пустых» мест. Все должно быть занято тем, чем вы хотите заниматься.

И тогда у нас есть еще один очень актуальный вопрос: Но если я планирую свой досуг, он перестанет быть досугом?

Ну с чего бы? То, что вы ставите свое свободное время в повестку дня, чтобы делать то, что вы хотите, не означает, что вы методично превращаете его в формальное рабочее время, которому нужно следовать в точности.

Видите ли, идея личной организации актуальна не только для рабочих задач — это как раз наоборот.Личная организация означает, что вы должны контролировать свое время, чтобы вы точно знали, как его использовать наилучшим образом. Все ваше время должно быть сосредоточено на методах вашей личной организации.

Вы можете контролировать свое время только в том случае, если все из него планируются, иначе у вас будут пробелы в планировании, и это повлияет на вашу жизнь.

Теперь мы разберем эти самые важные темы.

Расписание

Повестка дня — ваш лучший друг в личной организации.Помните самый большой девиз организации:

Если его нет в повестке дня, значит, его не существует

Вы просто не можете забыть добавить что-то в повестку дня, потому что в противном случае у вас будет все больше вещей, которые «не» не существует », и вы часто будете забывать о вещах.

Это создаст ощущение, что используемая вами методология не работает, но это не так. Все дело в привычках, о которых мы поговорим позже.

Инструменты

Ваша работа так же хороша, как и инструменты, которые у вас есть, поэтому давайте немного поговорим об имеющихся у нас инструментах планирования:

• Календарь Google: это мой выбор ради удобства.Календарь уже интегрирован с учетными записями электронной почты Gmail (которые я использую в качестве основной), поэтому очень удобно использовать
• Календарь Outlook: то же самое, что и Google Calendar для пользователей Outlook, в качестве основной учетной записи электронной почты
• Apple Calendar: Опять же, то же самое для пользователей учетных записей Apple в качестве основных учетных записей электронной почты

Для этих инструментов я действительно рекомендую вам придерживаться одного из этих трех по нескольким причинам:

• Все они связаны с учетной записью электронной почты, что делает управление Полегче.Помните: всегда старайтесь использовать как можно меньшее количество инструментов ().
• Все они синхронизируются в облаке, поэтому вам очень сложно потерять какие-либо данные. Кроме того, гораздо проще перейти с одного устройства на другое.
• У всех есть веб-клиенты.

А теперь мы подошли к самому важному моменту: Все календари поддерживают импорт внешних календарей . Это важно, потому что в большинстве случаев у вас будет личная повестка дня и график работы.Я также рекомендую иметь план для каждого типа задач, которые вы выполняете.

Это означает, что важно сосредоточить все свои расписания в одном месте. Это упрощает управление, если расписания синхронизированы. Это означает, что если я изменяю, например, свой рабочий график из личного расписания, изменение распространяется на исходное расписание.

Звучит сложно? Давайте посмотрим на пример:

Допустим, я изменяю событие в моем рабочем графике из моего личного расписания.Например, в моем личном расписании я меняю свой ответ с «да» на «нет» для рабочей встречи. Это изменение должно быть распространено на рабочую повестку дня, где на мероприятии должно быть сказано, что я больше не буду присутствовать.

Это возможно, потому что большинство календарей используют протокол CalDAV, который является стандартным протоколом связи для удаленных календарей.

Если вас не устраивают представления выбранного календаря по умолчанию, вы всегда можете загрузить клиент, который можно изменить. Вы даже можете включить другие параметры и функции.

Например, если вам не нравится доступ через Интернет, в Outlook есть отличный PWA (см. Как это сделать здесь). С помощью веб-приложений Chrome также можно превратить любой веб-сайт в настольное приложение.

Организация повестки дня

Организация вашей повестки дня очень важна, так как именно оттуда вы получите всю свою личную организацию. Поэтому повестка дня — это главный пункт всей нашей «теории».

Разное расписание для каждого действия

Когда мы создаем календарь с помощью любого из описанных выше инструментов, мы автоматически получаем календарь под названием «Календарь».Однако это не означает, что мы должны придерживаться единого календаря в рамках одной и той же повестки дня, и мы не должны этого делать.

Хорошей практикой является создание нового календаря — или новой повестки дня, в зависимости от вашей платформы — для каждого типа деятельности, в которой вы участвуете. Посмотрите, как I организуют мои повестки дня:

Поскольку календарь на португальском языке, я помещу переведенные имена в список, а исходные имена в скобках:

• Личный (песоал): Это стандартный календарь, который я переименован в мой личный календарь.В нем я отмечаю все свои личные обязательства и те, которые не вписываются ни в какую другую повестку дня.
• подтвержденных событий (Eventos confirmados): В этом календаре я отмечаю события, в которых я уверен, что буду участвовать, такие как встречи, лекции, конференции, вебинары, подкасты …
• неподтвержденные события (Eventos não confirmados ): Вот «Сохраните дату» для мероприятий, в которых я подал предложения о проведении лекций или в которых я собираюсь участвовать, но еще не полностью подтверждены.
• События SP (Eventos SP) : В этом календаре я отмечаю другие события, в которых я буду участвовать, но не как докладчик или персонал, а как слушатель. Это общая повестка дня нескольких людей, которые организуют мероприятия в Сан-Паулу, поэтому она служит скорее руководством, чтобы не планировать мероприятия в одни и те же дни.
• Семья (Família): Это повестка дня, которой я делюсь со своими родителями и другими членами моей семьи, чтобы мы могли знать дни, когда все заняты.
• Внештатный сотрудник (Freelas): Вот повестка дня для планирования сроков поставки для сторонних проектов, а также важных встреч с клиентами.
• Задачи (Тарефас) : Это, несомненно, самая важная повестка дня, поскольку именно здесь я синхронизирую свои задачи со своим списком дел.

Добавьте немного цвета

Когда вы добавляете цвет в свои календари и задачи, гораздо проще определить и проверить, что происходит. Таким образом можно гораздо яснее увидеть, что отнимает у вас больше времени.

Через цвета моих календарей можно увидеть, что к какой категории относится:

Обратите внимание, что есть задачи слева от других задач — это потому, что это элементы, изначально добавленные в календарь, которые имеют цвет этого категория.Вы можете видеть, что те элементы, которые имеют серую рамку, были добавлены в календарь «задач». Но я сам раскрасил его другим цветом. Я обычно раскрашиваю каждый из этих предметов по категориям, поэтому сразу знаю, что мне нужно делать в определенные дни.

Кроме того, раскрашивание элементов в календаре помогает понять, где вы проводите больше всего времени. Например, светло-зеленые пункты, которые очень часто встречаются в календаре, являются частью моей повестки дня на рабочих встречах (так что вы можете видеть, что мои дни почти все пронизаны собраниями).

Outlook также позволяет добавлять значки к событиям, чтобы их было еще проще найти.

Выйдите за рамки задачи

Планирование задач в вашем календаре включает не только создание элемента и его размещение в вашем календаре. Есть и другие факторы, которые необходимо учитывать:

• Время в пути
• Непредвиденное
• Легкость доступа к месту
• Расстояние

Все это необходимо учитывать, чтобы ваше планирование было эффективным.Вот несколько важных тем о том, как мыслить не только о том, что вам нужно делать:

• Измерение времени в пути: В некоторых календарях (например, Apple iCalendar) есть возможность добавлять время в пути, поэтому событие заполняется немного дополнительного времени, которое составляет время в пути до места. Если у вас нет этого в вашем расписании, составьте другой график поездок или постарайтесь всегда учитывать, что все задачи, которые находятся за пределами вашего дома, требуют некоторого времени, пока вы не доберетесь до места.
• Используйте адрес: По возможности указывайте адрес, где будет проходить мероприятие.Таким образом, большинство расписаний уже могут заранее сообщить вам, сколько времени потребуется, чтобы прибыть на место.
• Правило 15 минут: Всегда отмечайте в календаре элементы, которые начинаются примерно за 15 минут до фактического времени начала, чтобы вы никогда не опоздали на встречу.
• Использовать уведомления: Добавляйте уведомления, когда приближается событие, и всегда более одного! Это можно настроить по расписанию по умолчанию и по событию.

Происходят непредвиденные события

Всегда будьте готовы пересмотреть свое расписание, чтобы ежедневно реорганизовывать свои задачи.Происходят непредвиденные события, планы меняются, поэтому повестку дня невозможно высечь на камне. Вам нужна определенная гибкость во всем, что вы можете делать.

Это не недостаток планирования, чтобы изменить вашу повестку дня. Напротив, способность адаптироваться к происходящему свидетельствует об удивительно высоком уровне личной организованности.

Взгляд в будущее

Не следует планировать только события, которые произойдут на следующей неделе. Планируйте и запланируйте ВСЕ событий, которые произойдут и для которых уже есть дата, включая события, которые произойдут в следующем году.

Нет плохого расписания

Нет задачи, которую нельзя запланировать. Всегда включайте ВСЕ из них в свою повестку дня, от самых нелюбимых до самых крупных конференций. Помните: «Если этого нет в повестке дня, значит, его не существует»

Планируйте свое свободное время

Как мы уже говорили, очень важно выделить время, которое у вас есть для вас. Так что наслаждайтесь и планируйте свободное время, чтобы не выделять на него другие дела.

Кроме того, всегда планируйте время обеда в личном и корпоративном календаре.Таким образом, другие люди (и даже вы сами) не могут планировать дела в это время.

Будьте осмотрительны с расписанием

Эта встреча никогда не начинается ровно в 10 утра … Какое разочарование. Всегда сложно работать с другими людьми и расписаниями, поэтому старайтесь изо всех сил придерживаться запланированного вами времени .

Но всегда старайтесь выделять себе время между задачами, чтобы вас не перегружали.

Время фокусировки

Каждый день старайтесь выделить какое-то время, чтобы сосредоточиться.В это время посвящайте себя только тому, что запланировано. То есть не отвечайте на сообщения, не отвечайте на электронные письма (если, конечно, это ваши основные задачи).

Outlook имеет расширение под названием Insights, которое, помимо прочего, позволяет планировать время фокусировки еженедельно. В дополнение к нему существуют другие программы, такие как RescueTime, которые позволяют анализировать вашу ежедневную продуктивность:

И это подводит нас к другой важной теме.

Ищите инструменты, которые помогут вам

Самая важная мантра, которую я воплощаю в жизнь, — это то, что мы должны сохранять простоту.Это означает, что мы должны использовать лишь небольшое, но эффективное количество инструментов.

В течение нескольких месяцев я искал и тестировал несколько инструментов, некоторые из которых не принесли мне особой пользы. Но я нашел другие, такие как Insights и RescueTime, которые показали мне очень интересные вещи.

Понять свое время

Помимо понимания, очень важно видеть более широкую картину. Другие инструменты, такие как WakaTime, позволяют вам точно контролировать, что вы делаете и где проводите большую часть своего времени (и что вы делаете в это время).

Подобные инструменты могут помочь вам получить идеи о том, как улучшить вашу личную организацию самостоятельно.

В случае RescueTime у него есть расширения для вашего компьютера, мобильного телефона и планшета, которые анализируют типы ваших действий и классифицируют их как продуктивное время или нет.

Все это настраивается и может показать, например, сколько раз вы брали свой мобильный телефон, чтобы посмотреть на него в течение дня. Это также поможет вам установить цели, которые вы можете стремиться достичь в течение недели.

Важно отметить, что эти инструменты работают на основе данных, поэтому вам нужно использовать их в течение длительного времени (не менее двух месяцев), прежде чем решить, действительно ли они работают или нет. Итак, дайте им время приспособиться.

Электронная почта

Один из великих злодеев личной организации? Электронные письма. За последние 20 лет электронная почта стала одной из самых популярных форм общения. Однако они также заполняют не только ваш почтовый ящик, но и ваше время. В конце концов, их много …

Время и необходимость побудили нас разработать методологию работы с электронной почтой, называемой нулевым почтовым ящиком, в дополнение к другим важным методам.

Inbox Zero

Все электронные письма — это задачи, требующие действий. Писатель и подкастер Мерлин Манн давно создал модель нулевого почтового ящика, и по сей день это один из наиболее эффективных способов работы с электронной почтой.

Цель этой методологии проста: обнулять ваш почтовый ящик каждый день, чтобы у вас не было нерешенных проблем.

Для этого вся электронная почта может иметь четыре действия:

• Исключить: Вы ничего не можете сделать? Вас это не касается? Вам больше никогда не придется возвращаться к этому электронному письму? Удалите или заархивируйте его — всегда помните, что никогда не оставляйте письмо прочитанным в вашем почтовом ящике.
• Делегат: Если письмо пришло к вам, но вы не лучший человек для решения проблемы, перешлите это письмо другому лицу, которое сможет его решить. Это не значит, что вы автоматически становитесь менеджером. В этой статье 2016 года персональный органайзер Миа Лотрингер говорит, что особенно важно передать мяч соседу, насколько это возможно, чтобы избежать нерешенных проблем.
• Отправить / Запланировать: Отсрочка — или, как я люблю называть, планирование — электронной почты — одна из самых крутых функций, которые существовали в старом (но золотом) почтовом ящике Google, в котором идеально применялась методика inbox zero ! Если для ответа на электронное письмо требуется более двух минут, лучше всего отложить его до определенной даты, когда вы сможете спокойно ответить и забрать все предметы, необходимые для достойного ответа.Сегодня и Gmail, и новый Outlook имеют функцию отсрочки электронной почты. Однако мне нравится идти глубже — помимо откладывания электронного письма я также добавляю для него задачу в моей любимой системе задач (как Gmail, так и Outlook Web).
• Do: В противном случае, если ответ на электронное письмо занимает менее двух минут или на него можно ответить сразу, не тратьте время на его перемещение, просто ответьте и отправьте.

Запланируйте обнуление почтового ящика

Как и любая задача, обнуление почтового ящика — это ежедневное действие, которое необходимо выполнять.Но у большинства людей есть привычка проверять электронную почту несколько раз в течение дня. Исследователи из Колумбийского университета доказали, что проверка электронной почты всего три раза в день может значительно снизить уровень стресса.

В моем случае я обычно проверяю электронную почту один раз в девять утра, когда начинаю работать. Весь процесс занимает не более 30 минут, поэтому в 9:30 я уже свободен. После этого я проверяю еще раз после обеда, около 13:00 и, наконец, ближе к вечеру в 17:30, прежде чем отмечать день как завершенный.

Письма — это задачи

Не забывайте, что каждое письмо требует действия. Это действие может быть быстрым или трудоемким. Если действие требует времени, оно становится задачей, которая должна быть запланирована в вашей системе задач, и должен быть помещен в вашу повестку дня .

Задачи

Теперь мы подошли к тому месту, где все думают, что проблема: список задач! Есть несколько очень хорошо проверенных методологий, которые помогут вам заставить вашу личную организацию работать.

Изначально мы можем сказать, что списки задач очень необходимы, потому что люди лучше адаптируются, когда у нас есть список объективных и конкретных вещей, которые нам нужно сделать.Таким образом нам не всегда нужно думать.

Ваши задачи должны быть:

• Простые
• Краткие
• Простые

Выбор инструмента

Вот ряд инструментов, которые существуют для организации задач. Как я сказал ранее, секрет эффективности состоит в том, чтобы использовать как можно меньше инструментов, которые вы используете правильно. И эта эффективность достигается за счет интеграции ваших инструментов, так что все они работают как одно целое.

Начнем с нативных инструментов календарных систем, о которых мы упоминали ранее.

• Первый — это Microsoft To Do, который уже интегрирован с Outlook и, следовательно, с календарем. У него также есть мобильные приложения, помимо хорошей интеграции с Insights.
• Затем у нас есть Google Tasks, который также интегрирован с Gmail и Google Calendar и имеет мобильные приложения.
• Наконец, у нас есть напоминания Apple, которые выполняют те же функции. Хотя он не интегрирован напрямую с календарем, он синхронизирован и встроен для всех устройств Apple.

Эти три инструмента представляют собой простейшую интеграцию, которую только можно сделать, поскольку они встроены в сами платформы. Если вы новичок (или даже какое-то время занимаетесь организацией), я рекомендую начать здесь.

Есть и другие варианты для тех, кто хочет следовать модели, более похожей на Канбан, например Trello. Проверить это.

Однако, когда я только начал работать над личной организацией, этих приложений еще не было. В итоге я перешел к другому инструменту, который до сих пор остается одним из самых любимых: Todoist .

Для меня Todoist был правильным выбором, потому что это довольно просто. Это просто список задач, который позволяет вам включать некоторые типы тегов и создавать несколько категорий, которые называются проектами:

Я искал систему, в которой я мог бы записывать все свои задачи, а также устанавливать сроки и напоминать о них их. Todoist дал мне гораздо больше, чем мне нужно.

Помимо отличных приложений для Интернета, настольных компьютеров и мобильных устройств, он также имеет интеграцию с Календарем Google.Это означает, что все события, которые я создаю в личном календаре, становятся задачами в Todoist, а все задачи в Todoist становятся элементами моего календаря.

Кроме того, он позволяет помечать задачи, чтобы впоследствии их было легче найти. Кроме того, если вы работаете над проектом с несколькими людьми, можно поделиться одним или несколькими проектами с другими пользователями, чтобы каждый мог их использовать.

Вот несколько небольших советов, которые я усвоил при использовании различных приложений для управления задачами.

У вас есть ограничение

У всех нас есть ограничение на количество задач, которые мы можем выполнять каждый день, будь то ограничение по времени или когнитивное.Мы не можем заставить себя выполнять слишком много сложных задач одновременно за один день.

И этот лимит определяет каждый из нас, магического числа нет. Не пытайтесь включить двадцать пять задач в один день, так как вы не выполните их все. Это создаст у вас ложное впечатление, что вы не организовали себя должным образом.

Чтобы попытаться выяснить, каков ваш дневной лимит, попробуйте применить технику точки Scrum, применяя теги к каждой задаче в соответствии с их сложностью.В конце недели подсчитайте баллы за полных задания и запишите их. В конце месяца вычислите среднее количество набранных вами баллов, и вы получите свое примерное количество.

Измерьте время

Одна из самых полезных вещей, которые мы можем сделать для нашей личной организации, — это измерить количество времени, которое мы тратим на каждую задачу. Мы можем сделать это с помощью таких инструментов, как Toggl — у которого, кстати, есть блог, полный замечательных комиксов — и точно измерить, сколько времени мы тратим на каждую из выполняемых нами задач.Вы также можете интегрировать инструмент с Todoist или другими.

Однако, с моей точки зрения, измерение времени слишком экстремально, когда мы занимаемся личной организацией. Это потому, что, по крайней мере, для меня, это не дало мне никаких интересных идей, и я часто забывал запустить таймер.

Чем детальнее, тем лучше

Как мы уже говорили, ваши задачи должны быть простыми, но в то же время лаконичными. Так что постарайтесь сделать названия ваших дел очень информативными, но не писать слишком много.Затем вы можете прокомментировать задачи и приложить все необходимое для их выполнения.

Я не могу много сказать о других инструментах управления задачами, так как я никогда не использовал их часто, но Todoist позволяет нам добавлять комментарии и прикреплять файлы к нашим задачам.

Итак, создавая задачу, опишите ее кратким и лаконичным заголовком, но оставьте комментарий как можно более подробно. Также прикрепите любых файлов, которые необходимы, даже если эти файлы уже находятся в другом месте.

Давайте перейдем к одному примеру: я получил электронное письмо о документе, который мне нужно было просмотреть и вернуть отправителю. Но мне нужно было попросить кого-нибудь еще просмотреть документ после моей проверки. Итак, каков был бы поток моих задач?

1. Создать задачу «Анализировать документы из электронной почты X» с запланированной датой и временем
2. Я бы добавил задачу в проект в Todoist
3. Я бы закомментировал контекст для задачи — таким образом я могу вернуться к ней в любое время, и я буду знать, что происходит и каков контекст, которому я должен следовать.
4. Прикрепите документ и электронное письмо к задаче
5. Создайте еще одну задачу «Отправить документ Y» и прокомментируйте контекст этой задачи, записав электронное письмо и человека, которому я должен отправить ответ в этом же комментарии

Разделяй и властвуй

Как мы видели в начале, продолжительность человеческого внимания составляет примерно 20 минут, поэтому мы не можем создавать слишком длинные задачи.Чтобы помочь в этом, большинство инструментов предлагают нам систему подзадач, в которую мы можем включить более крупную задачу и несколько небольших задач.

Давайте возьмем предыдущий пример и сделаем это более организованно:

1. Создайте задачу «Анализировать документы из электронного письма X» с запланированной датой и временем
2. Я бы добавил задачу в проект Todoist
3. I прокомментировал бы контекст для задачи, таким образом, я мог бы вернуться к нему в любое время, я буду знать, что происходит и каков контекст, которому я должен следовать
4. Вложение электронное письмо в задаче
5. , которую я создаю подзадача «Анализировать документ Z»
6. Прикрепить документ к задаче
7. Я создаю еще одну подзадачу «Отправить документ Y» и комментирую контекст этой задачи, написав электронное письмо и имя человека, которого я должен отправить ответ на этот же комментарий

Мы могли бы создать еще одну подзадачу, чтобы связаться с человеком через определенное время, или даже еще одну для повторного анализа и ответа.Все с запланированной датой и временем включены в один проект.

Заметки и все остальное

Помимо того, что мы должны делать, важно знать, что мы делаем в настоящее время, и делать записи. И, что еще важнее, чем делать заметки, мы должны хранить эти записи просто и эффективно, чтобы мы могли вернуться к ним позже.

В этом разделе я просто оставлю список инструментов, которые я использовал, но вам нужно будет выбрать то, что лучше всего подходит для вас.

Github

Если у вас есть заметки об исследованиях или что-то общедоступное или даже частное, вы можете хранить их в репозитории GitHub — как это делаю я — и они будут безопасными и версионированными.

Google Keep

Keep — отличный инструмент для организации заметок на макете постера — и он даже поддерживает задачи! Я лично использовал его довольно долго, прежде чем перейти на другой инструмент, который мне больше подошел.

На мой взгляд, Keep — это баланс между функциональностью и простотой. Проблема в том, что он немного тяжелый и не имеет такого большого количества функций.

Notion

Я использовал Google Keep много лет, пока не открыл для себя Notion.По сути, это инструмент, который включает в себя всего. Вы можете делать таблицы, календари, планировать проекты и все такое. Это действительно отличный инструмент, и сегодня я предпочитаю все, что мне нужно сохранить. И у него есть приложения для любой платформы.

Я использую это приложение сегодня, чтобы организовать свой список контента, который я пишу (включая эту статью), а также то, что я напишу в будущем. Я храню списки выступлений и идеи для выступлений, которые у меня есть, трансляции, песни, которые я хочу разучить, другие важные заметки и так далее.

Нет, к сожалению, эта статья не спонсируется Notion?

Еще одна приятная особенность Notion заключается в том, что вы можете напрямую импортировать контент из других инструментов, и вы также можете рассчитывать на серию шаблонов для создания того, что вы хотите, не слишком много думать:

Он также имеет множество форм настройки, включая фильтры динамической организации:

Да, я задержал публикацию этой статьи … Но непредвиденные события случаются, и к ним нужно быть готовым.

Стандартные заметки

Вы также можете использовать собственное приложение Notes на своем компьютере / мобильном телефоне. В случае Apple мы говорим о Notes, но все мобильные телефоны имеют собственное приложение для заметок.

Теперь, когда мы поговорили об инструментах, лучших практиках, советах и ​​приемах, давайте перейдем к методам самоорганизации.

Методология — это изучение метода или изучение способов достижения конечной цели. Методологии помогают нам идти по пути более организованным и конкретным путем, а не методом проб и ошибок.В конце концов, они как раз и являются исследованием этих попыток.

Важно сказать, что если методология полностью соответствует тому, что вы делаете, то вы, вероятно, делаете это неправильно. Это потому, что методологии были созданы, чтобы дать нам руководство о том, как себя вести, а не диктовать, как мы должны выполнять наши задачи. В большинстве случаев методологию необходимо будет адаптировать или даже изменить в соответствии с вашими потребностями.

Зачем использовать методологию?

На протяжении всех лет я пытался организовать себя, я пытался создать методы и действия, которые сделали бы меня более эффективным в личной организации.Но это не всегда лучший способ — мы часто обнаруживаем очень эффективные методы, но непрактичные, и наоборот.

Через некоторое время я обнаружил, что у других людей были те же проблемы, что и у меня, и у них были разные идеи, как их лечить. Итак, я начал узнавать немного больше о методологиях.

Методы организации

В общем, любой, кто занимается разработкой программного обеспечения, достаточно привык к гибкому методу разработки, Agile, Scrum, Kanban и другим известным методологиям.И эти методы Agile также могут сделать вашу жизнь очень, ну … гибкой.

Вот почему во многих случаях личная организация «заимствует» методы продуктивности из этих методов, которые были созданы, чтобы помочь людям добиться многого за короткое время. Я считаю, что наиболее успешными методами являются:

Однако со временем люди начали использовать Agile-методы, которые изначально создавались для полных команд, и превращать их в индивидуальные методологии для управления задачами и их выполнения. Отсюда и возникли другие методологии, самая известная из которых — GTD ( Get Things Done ).

Кроме того, было разработано несколько методов, таких как использование часов Pomodoro, которые можно комбинировать с методиками для получения еще более эффективного результата.

Давайте немного поговорим о каждом из них и о том, как их можно применить.

Scrum в личной организации

Scrum — это гибкая методология непрерывной обратной связи. В нем владелец продукта, мастер Scrum и команда разработчиков выполняют эволюционные итерации продукта, чтобы он разрабатывался вместе с участием клиента в каждом процессе.Это не похоже на более старую модель водопада , которая была основана на пошаговом процессе.

Команда разбита на спринты, которые могут длиться 7, 14 и более дней. В этих спринтах уже описаны все задачи, которые должны быть выполнены в течение периода , и ничего больше нельзя изменить до следующего спринта.

Каждый день команда проводит 15-минутный стендап , ежедневный стендап , а в конце спринта команда проводит обзор и ретроспективу.

Конечно, у нас нет возможности включить командные собрания в нашу методологию личной организации, если у вас нет таланта обсуждать вещи с самим собой.Но модель спринта широко используется (с некоторыми упрощениями), чтобы помочь нам еще больше улучшить то, как мы можем организовать свое время.

Ниже приведены некоторые моменты, о которых мы можем подумать при разработке нашей методологии:

• Используйте 7-дневные спринты. Это означает, что планируйте всю неделю на воскресенье.
• Используйте очки спринта (о которых мы говорили в предыдущих параграфах), чтобы измерить количество задач, которые вы выполняете за спринт. Таким образом, вы будете знать, когда превысите свой лимит.
• Помните: Произойдут непредвиденные события , поэтому ослабьте правило ничего не менять в спринте, чтобы разрешить добавления и удаления в течение недели.
• При желании в конце спринта проведите ретроспективную проверку того, что вы сделали хорошо или нет на этой неделе, чтобы не повторить ошибку на следующей неделе.

Канбан в личной организации

Канбан — еще одна интересная модель, которую часто смешивают со Scrum. В этой модели визуализация является ключевым моментом, поэтому у нас есть так называемые доски Канбан , а именно:

Вся методология Канбан основана на управлении потоком. Таким образом, вместо того, чтобы кто-то говорил вам, что делать, люди помещают свои потребности в бэклог, а команда возьмет на себя и выполнит задачи по мере наличия свободных мест.

Это связано с тем, что в Канбане у нас есть предел работы, которую можно выполнять одновременно, и обычно один человек не может выполнять более двух задач одновременно.

Вот зачем нужна плата. Представление о том, что заблокировано, что делается и что необходимо сделать, дает интересную информацию для тех, кто управляет проектом.

Опять же, если это только вы, вы не работаете в команде, поэтому некоторые части методологии, например, когда кто-то производит и запрашивает задачи, которые добавляются в список невыполненных задач, должны выполняться вручную.Итак, вот еще несколько советов:

• Используйте доску для организации ваших задач
• Составьте список всего, что необходимо сделать, и добавьте задачи по мере их поступления
• Измените приоритетность невыполненной работы при добавлении новой задачи
• Используйте работу ограничение на фокус

GTD (Get Things Done) был создан Дэвидом Алленом, американцем, посвятившим свою работу поиску способов повышения производительности. На мой взгляд, GTD в сочетании с другими методами может быть чрезвычайно эффективным способом заставить вещи действительно происходить.

GTD разделен на несколько этапов:

1. Capture : Получите задачу или действие, которое необходимо выполнить, и запишите его более надежным способом, как мы говорили в предыдущих параграфах.
2. Уточнить : время, которое вы тратите на определение и описание всех задач.
3. Упорядочить : Держите список всегда организованным и легкодоступным
4. Отражайте : Обзор задач и установка приоритетов
5. Вовлечение : Приступайте к работе

Вам не нужно выполнять все шаги, письмо.У меня, например, нет момента в моем дне, когда я проясняю все задачи, потому что я никогда не запомню все. Итак, я фиксирую и уточняю одновременно. Организация и размышление также выполняются в тот момент, когда я добавляю задачу в список (что-то, что я позаимствовал из Канбана).

Вся методология хорошо поясняется следующей диаграммой:

Мы постоянно получаем информацию из окружающей среды, как новые задачи, так и повседневные предметы. Как только мы получаем один из этих входных данных, мы должны думать: «Могу ли я что-нибудь с этим сделать?». Если ответ «нет», у вас есть три варианта:

• Выкинуть : Вы будете никогда не используйте это (спам-письмо или что-то в этом роде)
• Напоминание : Вы, вероятно, воспользуетесь этим в какой-то момент и уже знаете дату.Таким образом, вы можете отложить выполнение этой задачи до того момента, когда, по вашему мнению, вы собираетесь его использовать.
• Ссылка : Если вы считаете, что этот элемент будет справочным материалом (документом, сертификатом), сохраните его в очень хорошо организованном месте, чтобы вы можете найти это очень быстро.

Если у вас есть действие, которое можно выполнить с задачей, вернемся к предыдущей статье, где мы можем выполнить три типа действий с этой задачей:

• Если это занимает менее 2 минут, сделайте это !
• Делегат : И, как только вы делегируете, создайте еще одну последующую задачу на будущую дату
• Отложите : когда нам не нужно предпринимать немедленные действия, но мы знаем, что они нам понадобятся в будущем

Посмотрите, что мы применяем технику нулевой входящей почты, которую мы видели в начале с методами этой методологии.То есть мы адаптируем методы каждого из них, чтобы они работали лучше в целом.

Еще одно интересное понятие GTD — это понятие «проекты». Любая задача, для выполнения которой требуется более одного шага, называется проектом. Эти проекты представляют собой группы задач, которые должны иметь под рукой всю необходимую информацию.

Наконец, мы не будем говорить о методологии, а о технике. Pomodoro был создан Франческо Чирило в 80-х годах.

Это несколько радикальный метод: он требует, чтобы вы выполняли свои задачи в течение 25 минут каждая.То есть для выполнения каждого задания нужно как минимум 25 минут полностью не отвлекаться. Этот таймфрейм называется pomodoro .

После помидора сделайте пятиминутный перерыв. А после четырех помидоров — 30-минутный перерыв. Этот метод можно комбинировать с любой из предыдущих методик для повышения продуктивности, поскольку он позволяет избежать откладывания на потом.

Каждый раз, когда вы заканчиваете задание, записывайте, сколько помидоров вы приняли, и вычеркивайте его из списка. Со временем это помогает понять, сколько времени у вас уходит на выполнение задач.

Однако, как и у любой методики, у нее есть свои плюсы и минусы. Один из самых больших минусов заключается в том, что если вы находитесь в состоянии «потока», когда все идет потоком и вы производите непрерывно, таймер может закончиться прямо в середине вашей продуктивности. Тогда вам может потребоваться больше времени, чтобы вернуться туда, где вы были, или даже полностью потерять идею.

В этих случаях идеальным вариантом является увеличение продолжительности помидора, чтобы вы могли сконцентрироваться без перерыва.

Как было ясно с самого начала этой статьи, привычки очень важны.Нет смысла иметь лучшую организационную методологию, но не иметь привычки просматривать списки.

На создание привычки уходит около 21 дня, и ее нельзя удалить, просто заменив другой привычкой. Итак, чтобы сформировать привычки, мы можем использовать свою силу воли и заставлять себя делать то же самое, что мы хотим сохранить, в течение 21 дня подряд, без перерывов. Но это очень сложно для всех, поэтому нам всем может понадобиться небольшая помощь.

Есть несколько инструментов, которые могут помочь нам сформировать привычки, одним из которых является Habitica, которая превращает вашу жизнь в приключение в жанре ролевой игры.

В нем также есть доска, которая позволяет вам определять свои привычки, задачи, а также то, чем вы хотите заниматься ежедневно:

В конце концов, все сводится к созданию вашего собственного образа работы. Не беспокойтесь о строгом следовании идеям всех методологий, потому что это не сработает. В идеале вы адаптируете каждый из них и ищите части, которые помогут вам лучше организовать и улучшить самочувствие, когда вы примените свою собственную методологию.

В моем случае я стараюсь следовать методике GTD.Поэтому, когда я работаю над чем-то очень важным, я выключаю все электронные устройства и сосредотачиваюсь, пока не закончу задание. Это более или менее похоже на pomodoro, но без таймера — потому что я использовал эту технику и не очень хорошо адаптировался к перерывам.

Всякий раз, когда у меня появляется новая задача или новое электронное письмо, я прохожу процесс, описанный в инфографике, но у меня нет «инкубатора» для задач. Я могу просто делать это или не делать, а невыполненные задачи уходят в мусорное ведро.

Кроме того, для всех моих задач установлены время и дата — я никогда не ставил задачу «как можно скорее». Если задача срочная, ее нужно делать сразу после нее или прямо сейчас.

Чтобы организовать себя, я обычно постоянно корректирую свой календарь, чтобы приспособиться к любым изменениям, и я всегда работаю над его улучшением. В последнее время это было не очень продуктивно, поэтому я собираюсь внести изменения, чтобы я мог применять количественную оценку (например, баллы за спринт) еженедельно и пересматривать ее каждое воскресенье, когда я планирую следующий спринт.

Мне не нравятся «проекты» в GTD, потому что они не имеют для меня большого смысла. Итак, в Todoist я использую проекты как категории, чтобы определить, какой работе я посвящаю, например: исследования, личные, статьи и т. Д.

Наконец, мне нравится сохранять идею Канбана, поэтому я собираю все задачи в одном «почтовом ящике», который будет моим невыполненным делом. После этого я ищу и беру задачи одну за другой и распределяю их по категориям до тех пор, пока в поле не появится новая задача.

Кроме того, я не планирую ни одной недели за раз. Я стараюсь организовать задания так, чтобы они занимали минимум две-три недели. Я всегда добавляю краткое описание и выразительный заголовок, которые помогают мне помнить, что мне нужно делать в каждый момент.

Не существует лучшей методологии, потому что лучшая — это та, которая вам подходит. Попробуйте смешать каждый из них, чтобы создать то, что работает лучше всего, и не бойтесь тестировать и делать ошибки. В конце концов, все в ваших руках.

Когда вы достигнете идеального уровня личной организованности, вы поймете, что вся ваша жизнь организована.И, несмотря ни на что, пока вы выполняете свои задачи, вы будете знать, что все получится, потому что вы это спланировали! Это конечная цель.

Надеюсь, мой рассказ и советы помогли некоторым из вас собраться. Если у вас есть другие советы, дайте мне знать. Давайте вместе создадим лучшую методологию! : D

У меня также есть личный блог, в котором я размещаю много материалов о разработке и своих мыслях. Если вы хотите поговорить со мной, вы можете посетить этот или мой сайт, на котором есть ссылки на все мои социальные сети.Не стесняйтесь следовать и протягивать руку помощи.

Увидимся!