Матрица эйзенхауэра пример распределения дел: Матрица Эйзенхауэра – что это, как пользоваться, примеры использования

Матрица Эйзенхауэра – что это, как пользоваться, примеры использования

Почти каждый современный человек ощущает нехватку времени. Работа, домашние дела, увлечения, хобби и отдых требуют временного ресурса. А сколько всего вокруг, что хочется ещё попробовать. Статистика утверждает, что каждый человек, который так или иначе сталкивался с дедлайном, пребывал в состоянии стресса. В этом случае могут помочь техники тайм-менеджмента, а именно матрица Эйзенхаура. Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье.

Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает

Кто придумал метод Эйзенхауэра

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Использование в тайм-менеджменте

Где и как собрать матрицу – обзор сервисов

Разберем примеры

Другие похожие полезные методы

Подведем итоги

Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает

Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов. Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени. 

Пример, матрицы Эйзенхаузера

Заполненная таблица Эйзенхауэра

С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.

Также квадрат Эйзенхаузера позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.

Кто придумал метод Эйзенхауэра

Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения. Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Пример можно посмотреть на картинке ниже.

1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов. Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Их нужно выполнять в первую очередь. Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.

2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела.  

3 поле (С) – «Квадрант помех». К этому сектору можно отнести все стихийно возникающие события: незапланированное совещание, приезд родителей, срочный ремонт автомобиля и т. п. Такие дела легко можно делегировать, чтобы не тратить на них драгоценное время.

4 поле (D) – «Мусорная корзина». Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения. Если периодически этим не заниматься, то можно прийти к завалам на рабочем месте или к полному выгоранию. 

Использование в тайм-менеджменте

Практически все действующие техники тайм-менеджмента отражают три качества:

• Приоритетность (важные дела выполняются в первую очередь).
• Планирование (каждая задача требует определённого времени).
• Структура (важно контролировать выполнение каждого дела и его результат).

В методике Эйзенхауэра применяются аналогичные принципы.

С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность. Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.

Где и как собрать матрицу – обзор сервисов

Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.

Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис». Такой формат подходит для командной работы. В таблицах можно присваивать задачам статусы и контролировать ход их выполнения. Пример распределения дел в матрице Эйзенхауэра может быть таким, как на таблице.

Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности. Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов.

Сервис Cerebro подходит для компаний, работающих с визуальным контентом: дизайн-студий, графических и анимационных сервисов, архитектурных бюро. Программой можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Пример:

Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок. Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей.

Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.  

Разберем примеры

В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время.

Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности.

Другие похожие полезные методы

Рассмотрим ещё два метода планирования, которые помогут вам рационально распределить время и сделать все задуманные дела: метод Шваба и метод «Помидор».

Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.

Метод «Помидор» подходит абсолютно всем от домохозяйки до директора крупного предприятия. Он позволяет решать задачи, которые требуют методичного подхода. Как работает метод: большую задачу разбиваем на 25-минутные периоды – «помидоры», между ними делаем перерывы по 5 минут. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы. Например, женщина затеяла дома генеральную уборку. Она определяет участки в квартире, на уборку каждого отводит по 25 минут времени. В перерывах она успеет выпить кофе или просто отдохнуть в кресле.

FAQ

В чем суть матрицы Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно.

Подведем итоги

• Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования времени, которая позволяет выполнять задачи в порядке их срочности и важности.
• Методика Эйзенхауэра позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
• Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в специальных сервисах, в офисном редакторе, в ежедневнике или просто нарисовать на листе бумаги.
• Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы преуспеть в своем проекте в 2023 году (с шаблоном)

Резюме —  важность и срочность результатов. Матрица помогает менеджерам проектов эффективно управлять сроками проекта, расставлять приоритеты задач и обеспечивать рациональное распределение работы. Узнайте, как использовать Matrix в своем проекте, на бесплатном примере от ProofHub. Начните расставлять приоритеты как профессионал с ProofHub. Создайте свою матрицу решений Эйзенхауэра бесплатно для всей вашей команды. Запись на пробную версию

Президент Дуайт Д. Эйс известен не только созданием НАСА, созданием межгосударственной системы управления временем и ценными идеями в системе шоссейных дорог США, но и президентом Дуайтом Эйсом. . Именно, в виде матрицы Эйзенхауэра.

34-й президент США прожил насыщенную, но успешную жизнь. Его достижения и влияние на историю США огромны. В дополнение к своему 8-летнему президентскому сроку он служил в вооруженных силах США в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками в Европе и в конечном итоге также попал во Всемирный зал славы гольфа.

Согласно опросу C-SPAN, проведенному в 2017 году, он входит в пятерку лучших президентов США всех времен.

Секрет его огромной производительности, как мы подозреваем, заключался в том, что он быстро принимал решения.

По его собственным словам, 

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Матрица Эйзенхауэра — это упорядоченное отражение его идей, предлагающее далеко идущие преимущества для современных руководителей проектов.

По сути, это способ определить что важно и когда это нужно сделать .

В этой статье мы рассмотрим техническую сторону матрицы, почему она заслуживает вашего внимания и как вы можете начать внедрять матрицу Эйзенхауэра для управления временем в своем проекте с помощью программного обеспечения для управления проектами ProofHub (которое по совпадению также используется командами в НАСА).

Содержание

• Что такое матрица решений Эйзенхауэра?
• Чем вам полезна матрица Эйзенхауэра?
  • Более внимательное отношение к срокам
  • Разумное распределение команды и ресурсов
• Как разделить задачи по важности и срочности?
•  Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления проектами?
• Советы по освоению матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента
• Заключительные мысли   

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод оптимального управления приоритетами задач по отношению к срочности задач для достижения желаемого уровня производительности.

Матрица состоит из четырех квадрантов, каждый из которых представляет классификацию задач. Задачи классифицируются на основе;

• Важность задачи для проекта
• Усилия, необходимые для выполнения задачи
• Время, доступное для выполнения задачи
• Влияние на проект 

Квадранты графически нанесены на оси, представляющие важность задачи по сравнению со срочностью задачи. Задачи с похожей категоризацией объединены вместе, чтобы получить четкое представление о результатах.

Четыре квадранта можно резюмировать следующим образом.

• Высокая важность, низкая срочность — Задачи, которые необходимо выполнить немедленно и которые оказывают значительное влияние на проект.

Что-то вроде подтверждения отзыва клиента об обслуживании или подготовки списка сотрудников на день. И то, и другое требует немедленного внимания, и о них следует немедленно позаботиться.

• Высокая важность, низкая срочность — Это задачи, которые имеют ключевое значение для проекта, но не являются приоритетными в данный момент.

Они сложны по своей природе, что затрудняет их выполнение за один раз. Следовательно, их планируется сделать на потом. Что-то вроде создания веб-сайта или составления годового отчета.

• Низкая важность, высокая срочность — Это второстепенные задачи, которые часто выполняются по расписанию изо дня в день.

Они не так важны для проекта, но требуют немедленного внимания, поскольку могут быть зависимости. В качестве примера вы можете представить составление отчета о ежедневном рабочем состоянии или приглашение участников на еженедельное собрание.

• Низкая важность, низкая срочность — Кроме того, есть задачи, которые не важны и не имеют графика выполнения.

Эти бесцельные задачи можно игнорировать, поскольку они не добавляют ценности проекту. Что-нибудь из слишком большого количества социальных сетей или планирования встреч без необходимости и повестки дня.

Чтобы эффективно использовать матрицу, вам необходимо сгруппировать задачи по квадрантам и создать стратегию выполнения.

Помните, что Матрица Эйзенхауэра не дает комментариев о том, как вы должны выполнять определенную задачу, а только говорит о планировании задач таким образом, чтобы сэкономить ваше время и ресурсы .

Чем вам полезна матрица Эйзенхауэра?  

Матрица Эйзенхауэра поможет вам решить, на что следует обратить внимание.

Вы можете подумать: «Что в этом особенного?» Но если вы сделаете одно правильное решение в своем ежедневном наборе задач, вы сможете существенно повысить производительность своего проекта. Вот как.

   Лучшее произвольное сосредоточение

Мы практикуем добровольное сосредоточение, когда целенаправленно работаем над задачей, основанной на цели, опираясь на свой прошлый опыт.

Это то, чему мы решаем уделить внимание, а не то, что нам навязывают. Состояние ума, когда вы полностью погружены в задачу.

Примеры включают анализ статистики для получения выводов или подготовку отчета SWAT для просмотра клиентом.

Произвольный фокус, как правило, труднее практиковать , чем его аналог — фокус, управляемый стимулом, , который начинает действовать в тот момент, когда мы видим уведомление или слышим внезапный шум.

Наш мозг не может не автоматически переключаться на стимул, когда мы отвлекаемся. Это отвлечение убивает нашу сосредоточенность на цели, что приводит к потере производительности, а также к ухудшению качества работы.

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете свести к минимуму количество задач, которые мешают вам делать самое важное, и выбрать важные задачи, требующие полной концентрации и навыков, чтобы оставаться продуктивным. Все остальное либо откладывается, либо делегируется, либо удаляется.

Сфокусируйте свою командную работу и согласуйте ее с расписанием ProofHub на основе приоритетов. Бесплатная пробная версия .  

Внимательность к дедлайнам

Кому нравится срывать дедлайны? Тем не менее, многие из нас в конечном итоге делают это!

Подход Эйзенхауэра инстинктивно учитывает срочность задачи, помогая вам управлять временными приоритетами.

Самый простой способ уложиться в срок — это помнить о том, сколько времени у вас есть.

Матрица основана на философии умного планирования. Он просит вас складывать свои задачи таким образом, чтобы они соответствовали срокам, не тратя впустую ваше внимание.

Допустим, Задача А должна быть выполнена срочно в течение дня, но это не важно. Задача Б очень важна, но ее нужно выполнить не раньше следующей недели.  

Идеальным подходом для многих было бы сосредоточиться на задаче А, потому что она срочная, и вам нужно быстро ее убрать.

Но согласно матрице,  

Задача A – Высокая срочность, низкая важность

Задача B – Низкая срочность, высокая важность

Задача A должна быть делегирована тому, для кого это наиболее актуально и может включить его в свое расписание, не пропуская крайний срок. Ваш нынешний фокус не ухудшится.

Задача B должна быть выполнена как можно скорее , потому что она важна и займет у вас больше времени. Сосредоточив внимание на Задаче Б, вы можете быть уверены, что недельный крайний срок не будет пропущен.

Более разумное распределение команды и ресурсов

В командной среде, когда вы не знаете, какую задачу и когда выполнять, вы, как правило, не знаете, кому ее поручить.

Вы рискуете снизить эффективность использования времени вашей командой. Ваши участники могут просто сидеть без дела над важными проектами и продолжать бороться со срочными, несущественными задачами.

 Зная о приоритетах задач и общем распределении времени, вы лучше распределяете ресурсы. Члены вашей команды знают, что важно, а задачи распределены по достижимым приоритетам.

Результаты для вашей команды — повышение производительности команды, результаты для вас — повышение управленческого мастерства.

Как разделить задачи по важности и срочности?

Это самая сложная, но и самая важная часть матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента — четко классифицировать задачи как важные и/или срочные.

Правильное решение, очевидно, исходит из вашего естественного суждения и нескольких скрытых факторов, таких как сопутствующие расходы, трудности, доступные сотрудники и т. д. Но если у вас есть быстрая формула для определения приоритетов задач, это поможет в 9из 10 случаев.

Итак, вот алгоритмический взгляд на матрицу Эйзенхауэра. Вы подходите к каждой задаче на основе заданного набора утверждений, чтобы составить пары важности и срочности.

Заявления для важности

• Это важно для клиента

• Это не связано с проектом

• Заявления о срочности
  

  • Срок подачи завтра
  • Давайте сделаем крайний срок для этого
  • Не нуждайтесь в ближайшее время

  . Заказ поступили в соответствии с цифрами в соответствии с указаниями. Вы назначаете наиболее подходящие заявления о важности и срочности задаче, чтобы составить числовую пару.
  

  Если задача резонирует с «Это очень важно для клиента» и «Крайний срок сдачи завтра», то числовая пара состоит из 1 и 4. Это означает, что она одновременно срочная и важная, следовательно, ее нужно выполнить сразу.

  Пара чисел говорит вам, что делать с задачей. Это весело, но просто. Я подготовил небольшой пример с матрицей Эйзенхауэра, чтобы прояснить эту концепцию. Вы можете изменить его в соответствии с вашим пониманием.

   

  Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления проектами?

  Говоря языком управления проектами, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы отслеживать сроки и назначать задачи на основе приоритета для вашей команды.

  Для того, чтобы снять с концепции какую-либо сложность, я разработал более простую и немного смягченную версию матрицы Эйзенхауэра. Это больше перекликается с матрицей приоритетов Стивена Кови, но основная идея та же.

  Цель состоит в том, чтобы быстро определить задачи, относящиеся к одному из четырех квадрантов, и соответствующим образом запланировать их выполнение.

  Я использую функции ProofHub на основе матрицы Эйзенхауэра для управления временем.

  Зарегистрируйтесь в ProofHub и создайте бесплатную матрицу Эйзенхауэра для своей команды. Ваш первый проект бесплатный.    

  Еще раз повторим четыре квадранта:

  1. Высокая важность, минимальные усилия – Простое дело, сделай это.
  2. Высокая важность, большие усилия – Сложный вопрос, планируйте.
  3. Низкая важность, небольшие усилия – Роботизированная задача, автоматизируйте ее.
  4. Низкая важность, высокие усилия –  Недостойный, бросьте его.

  Quadrant 1

  Quadrant 2

  Quadrant 3

  4 9003

  Шаг 1   – Составьте основной список задач 

  Запишите все, что необходимо сделать, независимо от приоритетов, назовите это основным списком. У вас должен быть список предметов, над которыми нужно работать, прежде чем вы начнете упорядочивать их в соответствии с потребностями расписания.

  Шаг 2. Создайте списки на основе того, как вы планируете выполнять задачи

  В ProofHub вы можете создавать рабочие процессы, представляющие 4 квадранта. Каждый рабочий процесс в основном представляет собой список, содержащий все задачи, четко разделенные на основе приоритетов.

  Рабочие процессы также имеют этапы, которые можно использовать для отслеживания хода выполнения задачи в вашей команде.

  Я создал 4 списка, каждый из которых представляет квадрант, пытаясь создать шаблон матрицы Эйзенхауэра.

  Квадрант	Список задач
  Простая вещь, сделайте это.	Сегодняшние задачи
  Сложный вопрос, планируйте.	Запланированные задачи
  Роботизированная задача, автоматизируйте ее.	Делегированные задачи
  Недостойный, бросьте его.	Отклоненные задачи

  Шаг 3. Добавьте задачи в отдельные списки с рабочими процессами

  Откройте список «Сегодняшние задачи» и начните добавлять задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас.

  Списку был назначен базовый рабочий процесс Канбан, который имеет этапы «Делать», «Проверить» и «Готово». Вы можете легко переносить задачи с одного этапа на другой по мере их выполнения.

  Каждый раз, когда вы переключаете задачу из «Списка дел» в «Проверить», все исполнители получат уведомление о ходе выполнения задачи. То же самое происходит с «Обзор» на «Готово».

  Таким же образом вы можете продолжать добавлять задачи в список Запланированные задачи для задач, требующих тщательного планирования. Этот список имеет тщательно продуманный рабочий процесс, который поможет вам учесть неопределенности.

  Затем идет список делегированных задач, который содержит все задачи, которые необходимо передать кому-то другому.

  Вы можете легко добавлять исполнителей для этих задач и получать обновления по мере их выполнения.

  Наконец, вы можете заблаговременно перемещать задачи с низким приоритетом, которые могут занять слишком много времени, в список отклоненных задач. Это полностью удалит эти нежелательные задачи из представления, и вы сможете вернуться к ним позже, если вам нужно.

  Шаг 4. Легко отслеживайте свой прогресс

  Просматривайте отчеты по проектам в ProofHub, чтобы следить за тем, сколько задач выполняет ваша команда и выполняются ли приоритетные задачи в первую очередь.

  Раздел «Отчеты» дает четкое представление о производительности команды, позволяя вам освоить матрицу Эйзенхауэра как в числовом, так и в визуальном виде.

  Советы по освоению матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента

  Хотя все идет к лучшему, матрица Эйзенхауэра может потребовать от вас изменить стиль управления проектами. Если не целиком, то по частям.

  Это сразу же кажется отвратительным, потому что каждый менеджер планирует и делегирует свои полномочия по-своему. Это то, что делает их хорошими в своей работе.

  Чтобы избежать подобных противоречий и наилучшим образом использовать концепцию, вот несколько советов.

  • Потребуется время на освоение — После недели использования матрицы можно подумать «а она реально работает?». Это вполне вероятно, потому что потребуется как минимум месяц или даже больше, чтобы увидеть реальные признаки производительности. Итак, делайте это медленно и продолжайте использовать матрицу, и не отказывайтесь от нее слишком часто.
  • Будьте проворны в подходе – Не обязательно сверх строго следовать матрице. Вы можете гибко сочетать свой собственный опыт с рекомендациями Эйзенхауэра. Цель состоит в том, чтобы лучше управлять временем и задачами, а не превосходить матрицу.
  • Используйте инструмент управления проектами — Гораздо лучше следовать матрице с помощью программного инструмента, который сократит вашу канцелярскую работу. Вы можете создавать, назначать и определять время задач в несколько кликов, в то время как вся ваша команда следует за вами.
  Заключительные мысли    

  Президент Эйзенхауэр оставил нам неустаревающий совет для бесконечного стремления к продуктивности. Когда я натолкнулся на эту идею, я был глубоко впечатлен и лично использовал ее для управления своей разросшейся командой.

  Никто не откажется от повышения производительности на рабочем месте, особенно менеджеры. Нет никаких сомнений в том, что молодые предприниматели и даже опытные менеджеры хотят постоянно улучшать свою игру.

  Матрица Эйзенхауэра станет настоящим подспорьем для всех, кто хочет разумно и экономно использовать свои 24 часа. Не подвергая сомнению ваш опыт или навыки, я рекомендую использовать плоды мудрости, которые дает матрица.

  Вы уже использовали его? Каков был ваш опыт? Свяжитесь со мной в LinkedIn, чтобы обсудить это подробнее и узнать больше о способах повышения производительности на рабочем месте.

  Сандип Кашьяп

  Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один из тех, кто всегда в поиске новаторских идей по заполнению пробелов в общении между группами, командами и организациями. Вы увидите, как он говорит: «Поехали!» вместо «Иди!» много раз в день. Именно это заставляет его писать о лидерстве так, как люди вдохновляются мечтать о большем, узнавать больше, делать больше и становиться лучше.

  
  

  Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

  Почему все, что вы знаете о продуктивности, неверно
  

  Описанная выше ситуация также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы склонны браться за задачи с более короткими сроками и меньшими окнами выполнения. Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее уложить одного в постель. Мы предпочитаем их менее срочным задачам, даже если менее срочные более важны и приносят больше вознаграждения.

  Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужной сверхурочной работы.

  Рори Ваден, писатель и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы тайм-менеджмента слишком много внимания уделяют эффективности. Большинство методов повышения производительности направлены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени в течение дня для более краткосрочного принятия решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с матрицей Эйзенхауэра.
  

  Что такое матрица Эйзенхауэра?
  

  Эта стратегия основана на цитате Дуайта Д. Эйзенхауэра:  

  ‍«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

  Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочные. Как сказал Вейдер, сосредоточься на: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтрашний день? »

  Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы. Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.
  

  Примите свою слабость
  

  Прежде чем разбирать матрицу Эйзенхауэра, мы считаем необходимым подчеркнуть:

  Не будьте слишком строги к себе.  

  Как и в случае с любым новым методом повышения производительности, который вы хотите внедрить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует множества проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев. Загружайте справочные материалы, получайте журналы пуль или полагайтесь на приложение учета рабочего времени, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свои успехи.

  Если вы управляете командой, спланируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице, когда речь заходит о приоритетах.

  Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход максимально плавным. Мы все учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка. Даже хваленый метод Agile требует более года или двух, чтобы быть реализованным должным образом.
  

  Как работает матрица Эйзенхауэра

  
  

  Как резюмирует Джон Грин с популярного канала Youtube Vlog Brothers :  

  «Производительность не обязательно должна быть связана с работой, максимизацией результатов или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивным. Для меня продуктивность — это прежде всего признание того, что время — это то, что у нас есть».

  Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели. Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важные и срочные.  

  Важно. Один из способов отличить важные задачи от неважных — задать вопрос: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если от их завершения зависит работа других или она оказывает серьезное влияние на проект, задачу нельзя пропускать.  

  Срочное — Срочное внимание уделяется времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Является ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего графика и цели проекта также играют роль.

  Как только вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач на четыре группы в соответствии со следующим:
  

  • ВАЖНОЕ и СРОЧНОЕ (ДЕЛАТЬ)
    Грин проиллюстрировал это на простом примере вашего дома. находясь в огне. Это то, что вам НУЖНО сделать прямо сейчас. Менее катастрофически говоря, эти задачи, как правило, те, которые мы откладываем на последний момент или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
    ‍
    
  • ВАЖНОЕ, но НЕ СРОЧНОЕ (РЕШИТЬ)
    Другим простым примером могут быть долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или занятия спортом (если нет серьезной проблемы со здоровьем, в этом случае необходимо срочно ). Общее правило для этой группы — запланировать время для работы над этими задачами. Откладывая их, вы просто увеличиваете их количество до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не будут рассмотрены.
    ‍
    
  • НЕВАЖНОЕ, НО СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
    Это могут быть мелкие, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или просмотр электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение встречи по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же осведомленного для проведения собрания поможет в долгосрочной перспективе.
    ‍
    
  • НЕВАЖНОЕ И НЕСРОЧНОЕ (УДАЛИТЬ)
    Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
    

  Для тех из вас, кто является визуальным типом, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в виде простой рамки.
  

  Важно помнить, что фильтр важного/срочного меняется в зависимости от ваших проектов и целей. Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избегания ловушки простой срочности, в которую неизбежно попадает каждый проект.

  Магия «НЕТ»
  

  Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам придется освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор начинающего стартапа, то ваши руки будут заняты проектами и задачами, связанными с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы помочь познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

  Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не является ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, или тратить часы на переписку по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, скорее вы создаете очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что на данный момент вы не можете помочь, так как у вас слишком много дел.

  Отклонение — важная часть процесса фильтрации. Действия, попадающие в четвертую группу Эйзенхауэра, скорее всего, будут отброшены (например, удаление нежелательной почты вместо ее сортировки). И если вы продолжаете перемещать задачу в четвертую группу неделю за неделей, значит, с самого начала она не была важной или срочной.

  По мере продвижения задач вверх и вниз по лестнице приоритетов не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.
  

  В заключение
  

  После освоения Матрица Эйзенхауэра становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они, кажется, никогда не достигают, потому что в сутках не хватает часов. С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь концентрироваться на том, что важно, а не на поддельной срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с работой над проектами.