Матрицу эйзенхауэра: Что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять / Skillbox Media

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.

В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote.

Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Шаблон матрицы Эйзенхауэра для команд (бесплатный и простой в использовании)

О шаблоне матрицы Эйзенхауэра

Мы все были там: вы садитесь, чтобы начать свой день, и вы так перегружены задачами вам нужно завершить, что вы не знаете, с чего начать. Электронные письма накапливаются, у вас есть поручения… Как вы разбираетесь в этом хаосе? Познакомьтесь с матрицей Эйзенхауэра, системой принятия решений, разработанной бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о матрице Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Вместо того, чтобы пытаться понять, в каком порядке вы должны выполнять свои задачи; решить, какие из них являются срочными, какие можно делегировать, а какие необязательны.

Как следует из названия, матрица Эйзенхауэра основана на принципах, созданных президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Известно, что Эйзенхауэр расставлял приоритеты на основе срочности и важности. Это простое, но мощное эмпирическое правило позже было систематизировано в виде матрицы.

Когда использовать матрицу Эйзенхауэра

В начале дня вам может быть полезно построить две матрицы Эйзенхауэра, одну для личных задач и одну для профессиональных задач. Ограничьте себя не более чем восемью задачами на квадрант, и прежде чем добавлять еще одну, подумайте, стоит ли вам сначала выполнять начальные.

Обновляйте свои матрицы в течение дня. Но будьте осторожны и не тратьте на них слишком много времени. Все виноваты в том, что прокрастинируют, составляя списки дел! Выделите определенное количество времени для вашей матрицы, может быть, пять или десять минут утром и еще пять или десять минут в обед, чтобы не переусердствовать.

Создайте собственную матрицу Эйзенхауэра

Создать собственную матрицу Эйзенхауэра очень просто. Виртуальная платформа для совместной работы Miro — идеальное полотно для ее создания и обмена. Начните с выбора шаблона матрицы Эйзенхауэра, а затем выполните следующие шаги, чтобы создать свой собственный шаблон.

Шаг 1: Заполните первый квадрант «Выполнить»

Задачи в верхнем левом квадранте являются наиболее важными. Их нужно сделать сегодня. Например, ответьте на срочное электронное письмо от своего начальника или запишитесь на прием к врачу.

Шаг 2: Заполните квадрант расписания

Задачи в правом верхнем квадранте важны, но не требуют срочности. Это вещи, которые вы можете запланировать на будущее и которые вам нужно внести в свой календарь. Встреча с другом или встреча с коллегой по несрочной теме может попасть в эту категорию. Основная часть ваших задач должна попадать в этот квадрант.

Шаг 3: Заполните квадрант делегата

Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не так важны, как срочные задачи, но все же должны быть выполнены быстро. Обязательно следите за делегированными задачами, чтобы убедиться, что они выполняются должным образом. Например, если кто-то зовет вас на собрание, вы можете делегировать задачу, попросив вместо этого товарища по команде принять участие в собрании.

Шаг 4. Заполните квадрант «Не делать»

Нижний правый квадрант предназначен для задач, которые вам вообще не нужно выполнять. Подумайте о задачах, которые позволяют вам откладывать дела на потом и мешают вам их выполнить. В эту категорию могут попасть такие вещи, как прокрутка социальных сетей.

Шаг 5. Пересматривайте свою матрицу в течение дня.

Повторяйте матрицу по мере необходимости. Ваши приоритеты могут меняться в течение дня; так что не стесняйтесь использовать шаблон, чтобы быстро добавлять, перемещать или изменять задачи по мере развития вашего расписания.

Матрица Эйзенхауэра: простое управление временем и задачами

Матрица Эйзенхауэра — это ответ на проблемы с управлением временем и задачами, вызванные плохой расстановкой приоритетов.

Изобретатель принципа

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — генерала американской армии и государственного деятеля, занимавшего пост 34-го президента США с 1953 по 1961 год. Во время Второй мировой войны он был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил Верховным главнокомандующим, подготовившим стратегию вторжения союзников в Европу.

Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. В конце концов это привело его к изобретению всемирно известного метода Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
Благодаря принципам Эйзенхауэра планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления графиков вы начнете видеть, что нужно делать, чтобы достичь своих целей и быть более продуктивным.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (иногда называемая матрицей Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять задачами и своим временем.

Это система, которая в основном заставляет вас разделять все ваши действия на четыре уровня приоритета, один из которых (Неважно/Несрочно) немедленно отбрасывается. Так что на самом деле есть только три категории задач, заслуживающих внимания (см. рисунок ниже).

СКАЧАТЬ бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра сейчас

1. «Важные» и «Срочные» задачи.  Они получают наивысший уровень приоритета, и вам следует сосредоточиться на том, чтобы выполнить их как можно скорее (чаще всего в тот же день).
2. «Важные», но «Несрочные» задачи.  Это долгосрочные цели и задачи, которые важны, но для которых еще нет четкого срока. Вы должны планировать их своевременно, выполняя самые срочные сразу после того, как закончите все из квадранта «Выполнить».
3. «Не важные», но «срочные» задачи.  Эти задачи вы можете делегировать другим специалистам или назначить для выполнения самостоятельно, если необходимо, но только после того, как ваши задачи первого и второго квадрантов будут выполнены.
4. «Неважные» и «Несрочные» задачи.  Задачи помещены в квадрант «Удалить», потому что вам следует исключить их выполнение. Это может варьироваться в зависимости от восприятия срочности и важности, но в основном эти задачи даже не нужно выполнять, и большинство людей сочтет их пустой тратой времени.

Квадрант «Делать»

Первый квадрант мы называем «Делать » , так как эти задачи очень важны и их просто необходимо выполнить желательно в тот же день и не позднее следующего дня . Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Примерами квадранта «Делать» могут быть кризисы, дедлайны и неотложные проблемы.

Обычно это самые трудоемкие и энергозатратные задачи дня. Вы знаете — те, которые вы действительно не хотите начинать из-за количества энергии, которое вам придется вкладывать в них…

• Вы должны использовать первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для таких задач. Это работает, потому что вы, скорее всего, получите удовольствие от выполнения следующего пункта в вашем списке после того, как вы завершили первый. Кроме того, это отличный способ дисциплинировать себя и повысить самоуважение, когда вы признаете выполнение самого сложного дела.

Задачи в квадранте «Делать» в конце концов важны и срочны, поэтому начните с них, и вы увидите, насколько легко все остальное будет выполняться после их выполнения.

• Отличный способ убедиться, что вы выполняете эти задачи, — использовать технику Помидора , которая поможет вам сосредоточиться на задаче более продуктивно. Подробнее о технике Помидора читайте здесь .

 

• Чтобы мудрое планирование стало привычкой, вы должны выделить одно место, где вы будете регулярно записывать свои задачи «Выполнить». В любом планировщике можно ежедневно и ежемесячно выделять место для определения важных и срочных задач и даже разбивать их на действия.

•  

Квадрант «Решение»

Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем  » Решить » . Эти задачи важны, но менее срочные .
Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте. Это снижает стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.

Помните: только то, что они не считаются срочными, не означает, что вы не должны устанавливать реалистичные сроки. Не забудьте установить себе справедливую оценку времени.

• Вы должны систематизировать и планировать подобные задачи в своих ежедневных/еженедельных списках дел.  Постарайтесь следовать советам, доступным в этой статье , чтобы составить наиболее эффективные списки дел для такого рода задач.

•  

Квадрант «Делегат»

Мы называем третий квадрант так, потому что задачи менее важны для вас, чем для других, но все же достаточно срочные . Именно здесь наличие командного духа имеет решающее значение в культуре любой компании.

Это задачи, которые технически вы могли бы выполнить самостоятельно, но предложение лучшего человека для этой работы означает улучшение командной работы. А также больше времени для выполнения задач из первых двух квадрантов.

• Вы должны отслеживать делегированные задачи по телефону, электронной почте или на собрании, чтобы проверить их прогресс позже. Делегировать без возможности отслеживания так же бесполезно, как и вообще не выполнять задачу, потому что в итоге никто не может быть привлечен к ответственности. И ни один бизнес не нуждается в накоплении задач, о которых никто не позаботится.

 

• В настоящее время существует множество инструментов управления задачами и временем , которые могут помочь вам отслеживать прогресс. Мы уверены, что вы сможете найти тот, который подходит конкретно для вашей работы, в нашем руководстве по инструментам для максимальной производительности.

Квадрант «Удалить»

Последний квадрант называется «Удалить», потому что он заставляет вас подумать о вещах, которые вы вообще не должны делать, и «удалить» их из вашей повседневной/еженедельной рутины.

Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, которые по сути являются пустой тратой времени и не делают вас продуктивнее. Это пожиратели времени, такие как беспричинный серфинг в Интернете или трата времени на неважные и не относящиеся к делу электронные письма.

• Используйте планировщик , чтобы записывать задачи «Удалить» в специально отведенной ежемесячной области «Не-Дела».

 

• Укажите определенное время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту , отвечать на телефонные звонки или любую другую входящую корреспонденцию (если вы не работаете в службе поддержки клиентов, где эти задачи относятся к категории «Выполнение»). . И не выполняйте ни одну из этих задач вне установленного времени.

 

• Используйте один из инструментов блокировки социальных сетей , доступный в нашем Руководстве по совершенным инструментам повышения производительности, чтобы позволить им ограничить ваш доступ к таким отвлекающим факторам в рабочее время.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

• Составление списков дел . Это освобождает ваш разум от постоянного запоминания. Кроме того, таким образом вы будете нести ответственность за задачи, которые вы расставили по приоритетам.

 

• Установите лимит задач, которые вы можете включить в один квадрант . Мы любим работать с формулой не более 8 задач на квадрант.

 

• Всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь. Используйте первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для задач из квадрантов «Выполнить» и «Решить». Если вы сначала съедите лягушку, это даст вам огромную энергию и импульс.

 

•  Используйте технику Помидора , чтобы максимально использовать свой рабочий день. Сосредоточьтесь на одной задаче только в течение одного сеанса Pomodoro.

 

• Планируйте заранее вечером и анализируйте рано утром, затем работайте над своими делами.

 

• Устраните отвлекающие факторы. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.   Хорошие наушники могут блокировать окружающий шум. Если ваши коллеги игнорируют индикаторы состояния границ, поскольку Luxafor может помешать им беспокоить вас в часы пиковой производительности.