Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать
Матрица Эйзенхауэра — это классический метод тайм-менеджмента. Он помогает правильно организовывать свои задачи и распределять время, чтобы укладываться в сроки и всё успевать.
Матрицу приоритетов Эйзенхауэра, как её называют американцы, придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы справляться со своими обязанностями и служить стране. Однако широкую известность метод получил после того, как о нём рассказал американский консультант Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
В этой статье мы разберём, как матрица Эйзенхауэра помогает планировать время, зачем её приверженцы делят тетрадный лист на четыре квадрата и как применять матрицу в работе.
Чем полезна матрица Эйзенхауэра и как ей пользоваться
Иногда задач становится слишком много, и вы уже не знаете, как с ними справиться. Собаку нужно отвести к ветеринару, заболел зуб, на работе «горит» проект, нужно забрать из садика ребёнка.
Матрица Эйзенхауэра позволяет не растеряться, правильно распределить дела и сделать всё вовремя.
В основе матрицы лежит простой принцип: важно расставить приоритеты и не делать лишнего.
Составьте список дел. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
Рассортируйте задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.
Это матрица Эйзенхауэра. Её можно начертить на простом листе. По сути, вы распределяете все дела на день на 4 квадрата: что сделать важно, что несрочно, что можно поручить коллегам и на что не стоит тратить время
Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, понять, что действительно важно и не тратить время на ерунду. Ведь хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно».
Если вы целый день носились с чужими задачами и ничего не успели из своего, это плохой тайм-менеджмент.
Квадрат 1: горящие задачи сделать первыми
Квадрат пожаров. Это место для срочных и важных дел, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Их отличительная черта — серьёзные последствия из-за срыва. Например, начальник лишил премии из-за вовремя не сданного отчёта.
На что обратить внимание. В этом квадрате всегда будут появляться дела — это неизбежно. Постоянная работа в авральном режиме приводит к хроническому стрессу и выгоранию.
Если количество «срочняков» не уменьшается, попробуйте устранить их источник. Например, договориться с руководством ставить задачи вовремя, а не в последний момент.
Квадрат 2: несрочные дела отложить на потом
Стратегический квадрат. Сюда попадают важные дела, за которые необязательно хвататься сразу — их можно сделать в течение дня. Главное — не забыть, чтобы не разгорелся новый «пожар».
На что обратить внимание. В идеале проводить в этом квадрате большую часть своего времени. Так вы будете чувствовать удовлетворение от своей работы и жизни в целом, не будете выгорать. Задачи из этого квадрата — то, что делает ваш будущий успех.
Квадрат 3: делегировать или отказаться от неважных дел
Квадрат рутины. Сюда попадают срочные задачи, которые вместо вас может сделать кто-нибудь другой. Например, коллеги, друзья или родственники.
Сюда попадает рутина, которая отнимает время, выматывает и мешает делать «настоящую работу». Принцип простой — если можете нагрузить других, сделайте это.
На что обратить внимание. Третий квадрат очень коварный, его легко перепутать с первым квадратом. Вы можете наслаждаться галочками напротив закрытых пустяковых дел и попасть в иллюзию продуктивности, но при этом чувствовать, что просто суетитесь и занимаетесь совершенно не тем. Результат — хроническая неудовлетворённость и выгорание.
Такие дела лучше максимально автоматизировать или делегировать. Например, попросите купить продукты жену или сына вынести мусор.
Квадрат 4: ограничить время на ерунду
«Квадрат — чёрная дыра». Сюда попадают задачи, которые не имеют ни ценности, ни дедлайнов и не стоят внимания. Например, полистать соцсети.
Чем больше вы заняты делами из четвёртого квадрата, тем глубже погружаетесь в «чёрную дыру». И уже не остаётся времени на важное.
На что обратить внимание. Переходите к делам из четвёртого квадрата в последнюю очередь, когда остальное сделано. Хорошая идея — наблюдать за тем, сколько времени вы находитесь в «чёрной дыре», и немного себя ограничивать. Например, смотреть только по серии «Игры престолов» в день или тратить по часу на соцсети.
Где составлять матрицу Эйзенхауэра
Эйзенхауэр планировал дела в ежедневнике. Сейчас не забыть о важном также помогают специальные программы и приложения.
Блокнот.
Начертите четыре отдельных квадрата и разлинуйте их для записи задач. Для наглядности можно использовать разные цвета.
Матрицу Эйзенхауэра можно начертить в простом блокноте
Компьютер. Для планирования задача подойдёт Word или Excel. Чтобы сделать таблицу нагляднее, можно выделить ячейки цветом по степени важности.
Матрица Эйзенхауэра в Excel
Приложения формата to-do list. Они созданы под смартфоны, поэтому список дел всегда будет под рукой. Здесь есть готовые шаблоны и напоминания о задачах, чтобы ничего не забыть.
Матрица Эйзенхауэра в Evernote. Приложение для смартфонов и компьютеров с возможностью бесплатной подписки. Есть готовый шаблон для планирования задач
Матрица Эйзенхауэра в 4.Do. Бесплатное мобильное приложение на Android с матрицей на русском языке. Главный плюс — можно добавлять напоминания о задачах
Матрица Эйзенхауэра в Focus Matrix. Бесплатное мобильное приложение для iOS на английском языке.
Можно создать напоминания и отчёты по выполненным задачам
Матрица Эйзенхауэра в «Матрице задач» из Microsoft Store. Бесплатное приложение для Windows на английском языке. Удобно добавлять задачи в нужные квадраты —- достаточно при создании отметить их важность или срочность
Матрица Эйзенхауэра в Notion. Доступна на компьюте и сматрфоне. Создавать метки и квадраты самому необязательно. Можно использовать готовый шаблон на сайте Notion
Как планировать дела: метод Эйзенхауэра
- Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
- Суть метода — сортировать задачи в зависимости от важности на четыре категории: сделать сразу, приступить позже, делегировать и не тратить время.
- Посвящайте день только срочным делам и проектам, в которых без вас не обойтись. Остальное подождёт.
- Если задачу может сделать кто-нибудь другой, делегируйте. Останется больше времени на по-настоящему важное.
Как успевать вдвое больше за то же время — онлайн-курсы от Академии iSpring
Матрица Эйзенхауэра — лишь один из инструментов тайм-менеджмента, который помогает не жить в огне.
Другие способы управлять временем, людьми и собой — в библиотеке онлайн-курсов Академии iSpring. Курсы для руководителей и личной эффективности помогут научиться правильно планировать проекты, управлять командой, проводить совещания и давать обратную связь подчинённым, чтобы зарядить их на результат и принести пользу бизнесу.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра — Dropbox
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры.
И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.
Понимание матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.
Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.
Как работает коробка Эйзенхауэра?
Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.
- Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
- Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок).
- Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
- Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.
Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности.
Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.
Как различить срочность и важность?
Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.
Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?
Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы.
В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.
Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?
С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.
Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой
Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.
Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации.
С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.
Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения.
Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.
Заключительные соображения
Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.
Расставьте приоритеты в работе с помощью шаблона матрицы Эйзенхауэра [бесплатно] [2022] • Asana
Перегружены списком дел? Узнайте, как создать шаблон матрицы Эйзенхауэра в Asana, чтобы расставлять приоритеты и сортировать задачи в зависимости от их срочности и важности.
Создайте свой шаблон
ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ФУНКЦИИ
значок мультидомаМульти-домашний значок добавления поляНастраиваемый значок списка полейПросмотр списказначок звездочкиДаты началаРекомендуемые приложения
GmailOutlookGoogle WorkspaceSlack Иногда вы не можете сделать все это — и это нормально.
Достижение успеха — это скорее расстановка приоритетов, чем выполнение каждой отдельной задачи в вашем списке дел. Используя правильные методы расстановки приоритетов, вы можете сначала решить самые важные задачи, запланировать другие на потом, а затем делегировать и удалить остальные. Это беспроигрышный вариант — важные дела все еще выполняются, но вы не сжигаете себя в процессе.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра упрощает управление временем. Вы можете использовать его каждый день, каждую неделю или всякий раз, когда ваш список дел выходит из-под контроля.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент расстановки приоритетов, помогающий упорядочивать задачи по срочности и важности. В нем описываются конкретные действия, которые необходимо предпринять в зависимости от того, в каком квадранте матрицы приоритетов находится задача:
Срочно и важно: Выполнить
Срочно, но не важно: Делегировать
Не срочно, но важно: Расписание
Несрочные и неважные: Удалить
Когда ваш список дел кажется слишком большим, матрица Эйзенхауэра показывает, над какими задачами нужно работать в первую очередь, а также как разделять и властвовать над всем остальным.
Что такое шаблон матрицы Эйзенхауэра?
Шаблон матрицы Эйзенхауэра — это многоразовое руководство, позволяющее быстро создать матрицу Эйзенхауэра всякий раз, когда вам нужно расставить приоритеты в списке задач. Если вы хотите создавать матрицу каждое утро или в начале каждой недели, не проблема — просто скопируйте шаблон, добавьте свои задачи и начните расставлять приоритеты. Наличие готового шаблона означает, что вам не нужно тратить время на настройку матрицы Эйзенхауэра снова и снова. Вместо этого вы можете просто заполнить пробелы и следовать заранее определенному рабочему процессу, чтобы расставить приоритеты для каждой задачи.
Преимущества цифрового шаблона матрицы Эйзенхауэра
Предполагается, что матрица Эйзенхауэра упрощает управление задачами, а не создает дополнительную работу для вас. Но, к счастью, создание вашей матрицы в цифровой форме означает, что вам не нужно возиться с электронными таблицами или каждый раз вручную копировать список задач. Вместо этого вы можете просто добавить свои задачи в матрицу, выбрать их срочность и важность и перетащить их в нужный раздел. И если позже приоритеты изменятся, вы можете легко обновить свою матрицу в режиме реального времени, вместо того, чтобы заново копировать ее целиком.
С помощью цифрового шаблона матрицы Эйзенхауэра вы можете:
Упростить процесс принятия решений, следуя предварительно заданному процессу определения приоритетов задач.
Быстро добавляйте задачи в шаблон матрицы Эйзенхауэра вместо того, чтобы копировать список дел снова.
Единый источник достоверной информации для каждой задачи — задачи в вашей матрице не дублируются, они находятся в вашем списке задач и в вашей матрице одновременно.
Добавляйте контекстную информацию, документы, изображения или видео к каждой задаче.
Поделитесь своей матрицей с заинтересованными сторонами проекта, чтобы проиллюстрировать, как вы расставляете приоритеты в работе.
Установите сроки выполнения задач, которые вы делегируете или откладываете на потом.
Перетаскивайте задачи в разные разделы матрицы.
Легко обновляйте свою матрицу, если позже приоритеты изменятся.
Как создать цифровой шаблон матрицы Эйзенхауэра
По сути, ваш шаблон матрицы Эйзенхауэра должен иметь место для отслеживания следующей информации о каждой задаче:
Срочно: Срочно или не срочно
Важность: Важно или не важно
Рекомендуемое действие: 90 023 Делать, делегировать, планировать, удалять
Лучший способ сделать это заключается в добавлении в шаблон двух настраиваемых тегов — одного для срочности и одного для важности. Это позволяет быстро выбирать и видеть срочность и важность каждой задачи. Затем создайте в своем шаблоне разделы для каждого рекомендуемого действия: выполнить, делегировать, запланировать или удалить.
Выбрав срочность и важность каждой задачи, вы можете перетащить ее в нужный раздел.
Интегрированные функции
Добавление задач в несколько проектов. Характер работы кросс-функциональный. Команды должны иметь возможность эффективно работать между отделами. Но если у каждого отдела есть своя собственная система документации, работа застопорится и разрознится. Asana упрощает отслеживание и управление задачами в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирующую работу и повышает видимость между командами. Это также помогает вашей команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.
Пользовательские поля. Пользовательские поля — лучший способ пометить, отсортировать и отфильтровать работу. Создавайте уникальные настраиваемые поля для любой информации, которую вам нужно отслеживать — от приоритета и статуса до электронной почты или номера телефона. Используйте настраиваемые поля для сортировки и планирования задач, чтобы вы знали, над чем работать в первую очередь.
Кроме того, делитесь настраиваемыми полями между задачами и проектами, чтобы обеспечить согласованность в вашей организации.Список. Представление в виде списка — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о вашем проекте с первого взгляда. Подобно списку дел или электронной таблице, представление списка отображает все ваши задачи одновременно, поэтому вы можете не только видеть названия задач и сроки выполнения, но также просматривать любые соответствующие настраиваемые поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте совместную работу без усилий, предоставив всей вашей команде представление о том, кто чем занимается и когда.
Даты начала. Иногда вам нужно не просто отслеживать, когда нужно выполнить задачу, — вам также нужно знать, когда вы должны начать над ней работать. Время и даты начала дают членам вашей команды четкое представление о том, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, чтобы согласовывать цели вашей команды и предотвращать провал зависимостей.
Рекомендуемые приложения
Gmail. Благодаря интеграции Asana с Gmail вы можете создавать задачи Asana прямо из почтового ящика Gmail. Любые задачи, которые вы создаете в Gmail, будут автоматически включать контекст из вашей электронной почты, так что вы никогда не пропустите ни одной детали. Нужно сослаться на задачу Asana при составлении электронного письма? Вместо того, чтобы открывать Asana, используйте надстройку Asana для Gmail, чтобы просто найти эту задачу прямо в папке «Входящие» Gmail.
Outlook. По мере поступления действий по электронной почте, таких как проверка работы вашего агентства или запрос ресурсов дизайна от партнера, теперь вы можете создавать для них задачи в Asana прямо из Outlook. Затем вы можете назначить новую задачу себе или товарищу по команде, установить срок выполнения и добавить ее в проект, чтобы она была связана с другой соответствующей работой.
Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Google Workplace, встроенного в панель задач Asana.
Легко прикрепите любой файл My Drive всего несколькими щелчками мыши.Слабый. Превратите идеи, рабочие запросы и действия из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и действий к задачам с исполнителями и сроками выполнения. Легко фиксируйте работу, чтобы запросы и задачи не терялись в Slack.
Легко прикрепите любой файл My Drive всего несколькими щелчками мыши.Как пользоваться шаблоном матрицы Эйзенхауэра
После создания шаблона пользоваться им очень просто. Вот как:
Сделайте копию своего шаблона матрицы Эйзенхауэра.
Добавьте каждую задачу из списка дел в шаблон.
Выберите срочность и важность каждой задачи. Если вы не знаете, как отличить срочные задачи от важных, ознакомьтесь с нашей статьей о матрице Эйзенхауэра.
Перетащите каждую задачу в соответствующий раздел: выполнить, делегировать, запланировать или удалить.
Обновите дату выполнения и исполнителя каждой задачи в соответствии с выбранным вами действием.
Часто задаваемые вопросы
Откуда взялось название «Матрица Эйзенхауэра»?
Матрица решений Эйзенхауэра получила свое название от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Много десятилетий спустя Стивен Кови, автор книг по самосовершенствованию, взял слова бывшего президента и использовал их для разработки популярного инструмента тайм-менеджмента, которым мы пользуемся сегодня.
Нужен ли мне шаблон матрицы Эйзенхауэра?
Если вам нужен эффективный способ организации и выполнения вашего списка дел , вам может помочь шаблон матрицы Эйзенхауэра. Шаблон позволяет легко решить, как поступить с каждой задачей, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Это дает вам логический процесс и дорожную карту, которой нужно следовать, когда у вас есть длинный список задач и вам нужно расставить приоритеты в своем списке дел.
Как часто следует использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра?
Вы можете использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра всякий раз, когда хотите расставить приоритеты в своем списке дел. Выбранная вами частота зависит от того, как часто появляются новые задачи. Например, если вы получаете много новых заданий каждый день, вы можете создавать матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Если вы получаете задания реже, один раз в неделю может работать лучше.
Кому я должен поделиться своим шаблоном матрицы Эйзенхауэра?
Если вы менеджер, поделитесь своим шаблоном матрицы Эйзенхауэра с членами вашей команды, чтобы помочь им разделять и решать свои задачи. Таким образом, все могут следовать одному и тому же процессу расстановки приоритетов, а вы можете быть уверены, что ваша команда работает максимально эффективно. Плюс, расстановка приоритетов — отличный способ избежать переутомления и выгорания в вашей команде.
Связанные шаблоны
Шаблон списка дел на неделю
Ясность не должна быть сложной.
С помощью шаблона еженедельного списка дел вы можете создавать новый список задач за считанные секунды каждый понедельник.
Шаблон временной шкалы проекта
Узнайте, как следить за ходом проекта и обеспечить его успех, создав шаблон временной шкалы проекта.
Создайте свой шаблонОтчет о состоянии
Следите за состоянием проекта и мгновенно предоставляйте ключевым заинтересованным сторонам обновления о ходе выполнения с помощью шаблона отчета о состоянии проекта.
Создайте свой шаблонУправление каскадным проектом
Стандартизируйте процесс проекта с помощью шаблона каскадного управления проектом. Разбейте свой проект на последовательные этапы, соответствующие вашей конечной цели.
Создайте свой шаблонПроцесс запроса предложений
Используйте наш шаблон для подготовки запроса предложений, а затем систематизируйте и оцените ответы — все в одном месте — чтобы выбрать лучшего поставщика для работы.
Создайте свой шаблонШаблон управления бизнес-процессами
Узнайте, как шаблон управления бизнес-процессами может помочь улучшить ваши бизнес-процессы.
Оценка проекта
Создайте шаблон оценки проекта, чтобы точно определить объем ресурсов проекта и привести его в соответствие с ожиданиями проекта.
Создайте свой шаблонПлан коммуникации
Держите всех на одной странице и четко сообщайте важную информацию заинтересованным сторонам, создав шаблон плана коммуникации в Asana.
Создайте свой шаблонШаблон рабочего журнала
Узнайте, где вы теряете время, и повысьте свою производительность, создав шаблон рабочего журнала в Asana.
Создайте свой шаблонГрафик проекта
Сложная работа, упрощенная. Организуйте задачи проекта, результаты и вехи в единое расписание. Узнайте, как создать индивидуальный шаблон расписания проекта в Asana.
Создайте свой шаблонМатрица приоритизации
Избавьтесь от догадок при приоритизации задач, создав шаблон матрицы приоритизации. Расставьте приоритеты в своей работе по влиянию на бизнес и требуемым усилиям.
План ИТ-проекта
Организуйте свою ИТ-работу в одном месте. Управляйте развертыванием, заказывайте оборудование и объединяйте команды без ущерба для безопасности.
Создайте свой шаблонШаблон реестра рисков
Создайте шаблон реестра рисков, чтобы заблаговременно выявлять и устранять потенциальные препятствия, прежде чем они станут более серьезной проблемой.
Создайте свой шаблонШаблон ежедневного планировщика
Организовать свой день — это больше, чем просто составить список ежедневных дел. Узнайте, как создать шаблон ежедневного планировщика в Asana.
Создайте свой шаблонПлан продвижения мероприятия
Используйте шаблон маркетингового плана мероприятий Asana, чтобы повысить осведомленность о мероприятии, вызвать волнение и привлечь аудиторию.
Создайте свой шаблонПлан маркетингового проекта
Наш шаблон поможет вам ознакомиться с передовыми методами управления проектами для маркетинговых групп, чтобы вы могли перейти от стратегии к тактике и к результатам.
План проекта отдела кадров
Независимо от проекта отдел кадров может использовать наш шаблон для установки приоритетов, отслеживания хода выполнения и оптимизации повторяющейся работы.
Создайте свой шаблонПлан дизайнерского проекта
В чем секрет более продуктивного дизайна и творческих проектов? Плавный творческий процесс.
Создайте свой шаблонДокументация по проекту
Для большинства людей поиск документов — это гигантская трата времени, и именно здесь начинается процесс документирования проекта. Узнайте, как создать шаблон проектной документации, чтобы вы всегда знали, где находятся документы — для каждого проект, в масштабах компании.
Создайте свой шаблонШаблон плана управления рисками
Начинать проект без учета рисков — это большой риск. Предотвратите возникновение серьезных проблем в вашем проекте с помощью шаблона плана управления рисками.
Создайте свой шаблонПлан управления содержанием проекта
Масштаб проекта так же важен, как его бюджет или сроки.
Расставьте приоритеты в этой важной части управления проектом, создав шаблон плана управления содержанием проекта.
Матрица RACI
Принятие командных решений может быть трудным делом — шаблон матрицы RACI упрощает его. Определите роль каждой задачи проекта, чтобы мгновенно повысить ясность для всех заинтересованных сторон.
Создайте свой шаблонДокумент об инициировании проекта
Шаблон документа об инициировании проекта — это полезный способ стандартизировать информацию, которой вы делитесь со своей командой до начала проекта.
Создайте свой шаблонПредварительный анализ проекта
Предварительный анализ — это тактика мозгового штурма, которую ваша команда использует для того, чтобы предвидеть различные варианты провала проекта. Узнайте, как использовать предварительный шаблон для минимизации рисков проекта.
Создайте свой шаблонПлан внедрения
Создайте шаблон плана внедрения, чтобы разбить ваши бизнес-цели на управляемые и достижимые шаги.
Шаблон Устава проекта
Хотите представить свой следующий проект? Создайте шаблон устава проекта и укажите все, что вам нужно для утверждения вашей следующей инициативы.
Создайте свой шаблонПлан по связям с общественностью
Создавайте сфокусированные, целенаправленные и организованные PR-кампании — независимо от того, кто их планирует — с помощью шаблона плана по связям с общественностью.
Создайте свой шаблонПлан продаж
Шаблон плана продаж может помочь вашей команде организовать структуру, необходимую им для постановки целей продаж. Узнайте, как вы можете сделать это с Asana.
Создайте свой шаблонШаблон плана операционного проекта
Операционные группы стремятся оптимизировать и повысить эффективность бизнеса и могут сделать то же самое для своих собственных проектов с помощью нашего шаблона.
Создайте свой шаблонШаблон веб-производства
Позвольте нашему шаблону помочь вам скоординировать график веб-производства, даже если производители и веб-разработчики работают с разными инструментами.
Шаблон действий
Какими бы ни были ваши самые лучшие намерения, вам нужно нечто большее, чем просто мотивация, чтобы выполнять свои задачи. Шаблон элемента действия, в котором вы решаете, кто, что и когда выполняет каждую задачу, может помочь вам организовать рабочие процессы и сделать больше.
Создайте свой шаблонЖурнал RAID
Узнайте, как создание шаблона журнала RAID в Asana может помочь вам заблаговременно выявлять и снижать риски проекта.
Создайте свой шаблонИзменить шаблон плана управления
В вашей организации происходят большие изменения? Создайте шаблон плана управления изменениями, чтобы упростить процесс.
Создайте свой шаблонШаблон метода критического пути
Задержки проекта мешают вам? Создайте шаблон метода критического пути, чтобы визуализировать все, что необходимо сделать для достижения конечной цели.
Создайте свой шаблонСпецификация
Узнайте, как шаблон спецификации помогает вам организовать работу, предоставляя всю информацию, необходимую для успешного завершения вашего проекта.
Шаблон краткосрочных целей
Узнайте, как повторно используемые шаблоны краткосрочных целей могут превратить ваши цели из видения в реальность.
Создайте свой шаблонШаблон диаграммы вех
Диаграммы вех подчеркивают важные моменты вашего рабочего процесса. Узнайте, почему это важно и как создать его для себя.
Создайте свой шаблонСоздайте шаблоны с помощью Asana
Узнайте, как создать настраиваемый шаблон в Asana с помощью бесплатной пробной версии Premium сегодня.
Начало работы
Изучите принцип Парето (правило 80/20) [2023] • Асана
Резюме
Принцип Парето (также известный как правило 80/20) — это явление, согласно которому примерно 80% результаты исходят из 20% причин. В этой статье мы расскажем, как вы можете использовать этот принцип, чтобы расставить приоритеты в задачах и деловых усилиях.
Когда вы приходите утром в офис, что вы делаете в первую очередь? Большинство людей берут свой любимый напиток с кофеином, проверяют электронную почту и расставляют приоритеты в своих задачах на день.
Но какие методы вы используете, чтобы определить, что нужно сделать в первую очередь?
Один из распространенных методов называется принципом Парето, также известным как правило 80/20. Этот метод может помочь вам определить и расставить приоритеты для наиболее важных задач, повышая вашу продуктивность в течение дня.
Что такое принцип Парето?
Принцип Парето гласит, что для многих исходов примерно 80 % последствий возникают из 20 % причин. Другими словами, небольшой процент причин имеет огромное влияние. Эту концепцию важно понимать, потому что она может помочь вам определить, какие инициативы должны быть приоритетными, чтобы вы могли оказать наибольшее влияние.
Откуда взялся принцип Парето?
Принцип Парето был разработан итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1896 году. Парето заметил, что 80% земли в Италии принадлежит только 20% населения. Он также был свидетелем того, как это происходило с растениями в его саду: 20% его растений приносили 80% плодов.
Эту связь лучше всего математически описать как распределение по степенному закону между двумя величинами, в котором изменение одной величины приводит к соответствующему изменению другой величины.
Это явление также имеет несколько разных названий:
Принцип Парето
Правило 80/20 (наиболее распространенное)
Закон немногих жизненно важных
Принцип разреженности факторов
Правило 80/20 — это не формальное математическое уравнение, а скорее обобщенное явление, которое можно наблюдать в экономике, бизнесе, тайм-менеджменте и даже спорте.
Общие примеры принципа Парето:
20% растения содержит 80% фруктов
80% прибыли компании приходится на 20% клиентов
20% игроков дают 80 % набранных баллов
Создание шаблона матрицы приоритетов
Как можно использовать правило 80/20
Хотя правило 80/20 применимо почти ко всем отраслям, принцип Парето обычно используется в бизнесе и экономике.
Это потому, что правило 80/20 помогает определить, на чем вы можете сосредоточить свои усилия, чтобы максимизировать свою отдачу.
Основа принципа Парето гласит, что 20% действий дают 80% результатов. Если у вас есть какая-либо работа, которую можно разделить на более мелкие части, принцип Парето может помочь вам определить, какая часть этой работы является наиболее влиятельной.
Вот несколько примеров использования этого инструмента на практике.
Производительность
Вы можете использовать правило 80/20, чтобы определить приоритетность задач, которые вам необходимо выполнить в течение дня.
Идея состоит в том, что из всего вашего списка задач выполнение 20% этих задач приведет к 80% эффекта, который вы можете произвести за этот день. Поэтому, чтобы добиться наибольшего эффекта, определите, какие задачи имеют наибольшее значение для вашей команды, и сосредоточьтесь на них в течение дня.
Для этого составьте список всего, что вам нужно сделать в этот день.
Затем определите, какие из этих задач имеют наибольшее влияние. Любая из ваших задач связана с сотрудничеством с другими товарищами по команде? Есть ли у вас задачи, которые мешают продвижению проектов? Эти задачи могут быть простыми в выполнении, но они могут оказать большое влияние на остальную часть команды, позволяя процессу продолжаться.
Принятие решений
Принцип Парето поможет вам принимать оптимальные решения в процессе решения проблем. Когда у одной проблемы много разных причин, принцип Парето может помочь вам определить приоритеты решений. Вот несколько шагов, как это работает:
Определите проблемы, с которыми сталкивается ваша команда. Это проблемы, решение которых вы пытаетесь найти в рамках этого процесса принятия решений.
Определите причины этих проблем. Используя такой инструмент, как процесс «5 почему», найдите все причины проблем, которые вы пытаетесь решить.
Разделите свои проблемы на похожие группы. Если некоторые причины проблем, которые вы пытаетесь решить, относятся к схожим категориям, используйте это как возможность сгруппировать их вместе. Это может помочь вам решить, может ли одно решение решить несколько проблем.
Присвойте значение каждой из этих проблем в зависимости от их влияния на бизнес. Значение может быть простым числом от 1 до 10 или фактическим значением в денежном выражении для обозначения важности.
Разработайте план, чтобы сосредоточиться на основных 20% проблем, влияющих на бизнес. Идея состоит в том, что одно решение может решить несколько проблем. Основываясь на значениях, которые вы присвоили каждой проблеме, подсчитайте, какие из них входят в первые 20%. После того, как вы определили основную проблему, разработайте план создания решения, которое может привести к 80% результатов с использованием стратегий решения проблем.
Пример использования правила 80/20 для принятия решений:
Представьте, что вы работаете в компании, занимающейся электронной торговлей.
Вы просматриваете 100 своих последних жалоб на обслуживание клиентов и замечаете, что основная часть жалоб связана с тем, что клиенты получают поврежденные продукты. Ваша команда подсчитывает сумму возмещения средств за поврежденные продукты и обнаруживает, что примерно 80 % возмещений приходится на поврежденные продукты. Ваша компания хочет избежать возврата денег за бракованные товары, поэтому вы делаете эту проблему приоритетным решением.
Ваша группа решает обновить упаковку для защиты ваших продуктов во время транспортировки, что решает проблему получения покупателями поврежденных продуктов.
Создание шаблона матрицы приоритетов
Контроль качества
Анализ Парето и диаграмма Парето являются ключевыми инструментами, используемыми в методологии контроля качества «Шесть сигм».
В методологии «Шесть сигм» использование диаграммы Парето может помочь вам визуализировать ваши данные, чтобы определить, как расставить приоритеты действий.
Основная цель «Шести сигм» — уменьшить количество вариаций в процессе с целью увеличения объема производства. Диаграммы Парето распространены в методологии «Шесть сигм», потому что вы можете быстро определить, каково большинство изменений в процессе.
Преимущества использования принципа Парето
Самое большое преимущество использования принципа Парето заключается в том, что вы можете создать максимальное воздействие с наименьшим объемом работы. Это может позволить вашей команде работать более эффективно и сосредоточиться на конкретных инициативах.
Правило 80/20 может помочь увеличить ваши показатели за меньшее время, просто расставив приоритеты в правильном порядке.
Другие преимущества использования принципа Парето:
Четкие приоритеты для вас и вашей команды
Повышение ежедневной производительности
Возможность разделить работу на управляемые сегменты
Более целенаправленная стратегия
9 0025
Недостатки использования правила 80/20
Существует распространенное неверное толкование принципа Парето, согласно которому, приложив 20% усилий, можно достичь 80% результатов.
