Поглотители времени и способы борьбы с ними: Что такое поглотители времени и как с ними бороться

Что такое поглотители времени и как с ними бороться

Колонки 02 сентября 2016

Колонки 02 сентября 2016

Светлана Зыкова

Главный редактор RB.RU

Светлана Зыкова

Вот бы добавить в сутки еще часов 5-6, иначе невозможно успеть все. Знакомое чувство?

На самом деле времени достаточно, мы просто не умеем им распоряжаться. Те самые часы, которых не хватает на выполнение дел в течение рабочего дня, частенько съедают хронофаги — или поглотители времени. Что это такое и как вернуть время, «съеденное» хронофагами? Бесплатный онлайн-курс «Тайм-менеджмент» на «Универсариуме» поможет ответить на эти вопросы, а мы публикуем самое интересное из него.

Светлана Зыкова

Не отвлекайтесь, или хронофаг №1

Первый тип поглотителей времени – так называемые прерывающие события. Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента… И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Что делать?

• Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните.
• Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
• Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.
• Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает «я занят, подойдите через 15 минут». Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьезного повода.
• Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу.

Не тратьте время впустую, или хронофаг №2

Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, «для галочки». Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей.

Что делать?

• Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо.
• Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег.
• Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет.
• Выделите специальные часы для общения с коллегами.

Контролируйте хаос, или хронофаг №3

Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться. 

Что делать?

• Составляйте планы на день, на неделю, на месяц.
• Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил.
• Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить.
• Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
• Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно.
• Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования.

Не беспокойтесь, или хронофаг №4

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания.

Что делать?

• Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
• Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
• Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться.
• Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

Разделяйте ответственность, или хронофаг №5

Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берем на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Что делать?

• Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ).
  Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива).
• Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь.
• Совершенствуйте ваши управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или индивидуальной работы с коучем.

 

Самый эффективный метод борьбы с хронофагами, пожирающими ваше время — узнать их в лицо, то есть понять, на что именно уходит ваше время и как его оптимизировать. 

---

Материалы по теме:

10 лайфхаков по тайм-менеджементу

Как не спать всю ночь и оставаться здоровым

Я совмещаю работу и постоянные тренировки. У вас тоже получится

Как успевать больше?

Почему фитнес-гаджеты не гарантируют здоровый сон

• Образ жизни
• Колонки

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

1. 1 Бизнес-тиндер: где предпринимателю найти возможности для нетворкинга
2. 2 Специалист «Пакета» от X5 дал пять советов, как оптимизировать траты
3. 3 Что такое банки еды и кому они помогают
4. 4 Как я законно вернул деньги за билет авиакомпании «Победа» — кейс
5. 5 Рабочее пространство влияет на продуктивность — вот как изменить его в свою пользу

ВОЗМОЖНОСТИ

19 апреля 2023

M4M OC2 Innovation Support Individual

20 апреля 2023

DatsArt Space

20 апреля 2023

К. О.Д. Кастинг креативных проектов

Все ВОЗМОЖНОСТИ

Новости

«Лэтуаль» запустила собственную линейку духов с запахами России

Новости

Сгенерированная нейросетью картинка победила на международном конкурсе фотографии

Аналитика

Нейросеть ChatGPT: новый бесплатный чат-бот с искусственным интеллектом

Колонки

Как законно уволиться без отработки?

Списки и рейтинги

Самые интересные нейросети: топ-14 сервисов для раскрашивания изображений, генерации текста и не только

Как избавиться от пожирателей времени и успевать больше

В течение дня нам встречается немало пожирателей времени: то приходит письмо со срочным вопросом от клиента или очередное уведомление из соцсети, то всех собирают на внезапное совещание, то нужная бумажка все никак не отыщется на рабочем столе, а коллега уже в который раз зовет выйти покурить.

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга бизнес-тренера, эксперта в области HR и личной эффективности Владимира Якубы «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь». T&P публикуют отрывок, посвященный хронофагам и борьбе с ними.

Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

Владимир Якуба

Манн, Иванов и Фербер. 2019

Как по-вашему, сколько часов в день вы тратите впустую?

Задумайтесь. Можете даже записать эту цифру. У участников моих тренингов по этой теме, людей образованных, занимающих высокие должности, эта цифра доходила до 2–2,5 часов в день. Меня всегда удивляла такая самокритичность.

Некоторые участники, правда, писали «пять минут» и считали, что все у них в порядке, однако лучше осознавать наличие «убийц» времени и преувеличивать их количество, нежели не видеть их совсем.

Статистика говорит о том, что главный враг рабочего времени — процесс выполнения работы за других людей, по просьбе коллег или приказу начальства.

В группу «временны́х киллеров» входят также неожиданные распоряжения, совещания, общение с коллегами не по делу, просмотр сайтов, ответы на электронные письма и так далее.

Если говорить о типовых «пожирателях времени», то я бы назвал как минимум пять наиболее ярких представителей.

Тайм-киллер № 1. Прерывающие события

Представьте: вы чем-то заняты, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос, звонит телефон или приходит письмо со срочным вопросом от клиента… Каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Приходится тратить время на консультацию, ответ, извинения. После этого вернуться к прежней сосредоточенности на задаче очень трудно. В результате дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Как бороться с прерывающими событиями?

— Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время для того, чтобы перезвонить по пропущенным звонкам.

— Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.

— Переложите часть прерывающих событий на подчиненных, если у вас есть такая возможность. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.

— Ставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами — когда он появляется

на столе, это означает: «Я занят, подойдите через пятнадцать минут».

— Тренируйте концентрацию, учитесь не отвлекаться.

Тайм-киллер № 2. Бестолковая трата времени

Очень опасные «поглотители времени» — мероприятия или события, не отвечающие вашим задачам. К этому типу хронофагов относят корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».

К ним же можно причислить ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает, бесцельную болтовню с коллегами, постоянные перекуры, просмотр социальных сетей.

Как бороться с бестолковой тратой времени?

— Бросьте курить.

— Договоритесь с коллегами или начальством, что вы поприсутствуете только на той части совещания, где нужны лично.

— Если вам не нужно участвовать в обсуждении, договоритесь о возможности заниматься своими делами, не отвлекая коллег.

— Всегда берите с собой гаджет или блокнот, чтобы с пользой провести время возможного ожидания.

Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.

Тайм-киллер № 3. Хаос

Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.

Как бороться с хаосом?

— Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.

— Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.

— В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.

— Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.

— Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.

— Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.

С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых принципа:

1. Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.

Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы держали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.

Угадайте, кто был более продуктивен?

Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.

Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.

2. Постоянно проводите «чистку» в голове.

Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать.

Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.

Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.

И еще несколько советов:

— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая книгами.

Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.

— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.

Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.

— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.

От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.

Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.

Источник: gorodenkoff / istockphoto.com

Тайм-киллер № 4. Беспокойство

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препятствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.

Даже если вы уверены, что не беспокоитесь, в любой момент вы можете ощутить волнение, непонятную тревогу, падение настроения. Как с этим бороться?

— Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.

— Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.

— Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы начать ее решать.

— Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

— Добавьте физические нагрузки, разнообразные фитнес-тренировки.

— Сформируйте приятный круг общения и становитесь ближе с теми, с кем вам приятно быть рядом или беседовать.

Тайм-киллер № 5. Сверхзагрузка

Зачастую мы ничего не успеваем потому, что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, и не умеем вовремя

проконтролировать результат работы других и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Как бороться со сверхзагрузкой?

1. Освойте технологию конструктивного отказа. Его формула выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива)». […]

2. Избавьтесь от чувства вины, возникающего, если вы не можете помочь. Совершенствуйте управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или работы по моей индивидуальной программе.

Пора дать бой «пожирателям времени»! Самый эффективный метод борьбы с хронофагами — своевременно их заметить и удалить.

В рубрике «Открытое чтение» мы публикуем отрывки из книг в том виде, в котором их предоставляют издатели. Незначительные сокращения обозначены многоточием в квадратных скобках.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.

20 советов по сокращению потерь времени — The Happy Manager

20 советов по сокращению потерь времени

Пожиратели времени часто являются источником разочарования для большинства из нас. Когда мы их узнаем!

Вот несколько советов, которые помогут вам выявить пожирателей времени. Плюс несколько быстрых действий, чтобы уменьшить трату времени и ее влияние на вашу работу. Прочтите наши советы по сокращению малоценных занятий, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, приносящих значимые результаты!

Хочешь узнать, как сократить количество пожирателей времени за минуту? Это одна из наших страниц «Управление за минуту». Они содержат важные советы по основным темам управления. Никакой суеты и отговорок, они сразу переходят к делу.

Здесь, в серии маркированных списков, которые можно прочитать за минуту (да!), приведены некоторые основные способы устранения действий, которые тратят ваше время.

5 советов перед началом работы!

Прежде чем начать, задайте себе пять простых вопросов:

1. Зачем мы это делаем?
   Делайте что-то только в том случае, если это необходимо сделать, соответствует вашим целям и может быть оправдано четкими результатами, которые приносят пользу.
2. Являются ли наши цели УМНЫМИ? Конкретный, Измеримый, Достижимый, Актуальный, Ограниченный по времени.
3. Понятно ли, какие действия приносят результаты? В связи с нашими целями. Помните правило 80/20.
4. Регулярно ли пересматривается эта деятельность? Все, чем управляют люди, будет усложняться. Сокращение потерь времени — это постоянная работа.
5. Не путаем ли мы активность с продуктивностью? Или позволять другим делать это.

5 способов сократить время, которое вы тратите впустую

Вот несколько простых шагов, которые помогут вам сократить свою расточительную деятельность. Занятым менеджерам легко отвлечься на малоценные действия и задачи. Вещи, которые на самом деле не обеспечивают оптимального использования вашего драгоценного времени. Что вы должны сделать?

1. Спросите себя: зачем я это делаю . Лучший и наиболее эффективный способ борьбы с пожирателями времени — не выполнять задачу.
2. Попросите кого-нибудь сделать это . Если это необходимо сделать, найдите кого-нибудь, кто сделает это. Не бойтесь и не отказывайтесь от делегирования. Работайте над своими сильными сторонами и повесткой дня.
3. Сделай это быстро! Незначительные действия обычно могут быть выполнены в соответствии с приемлемыми стандартами довольно быстро. Не тратьте драгоценное время на вещи, которые на самом деле не имеют значения.
4. Упростить, а затем автоматизировать . Если действие необходимо выполнить, максимально упростите его, а затем автоматизируйте. Разработайте и внедрите простые стандартные процедуры.
5. Занимайтесь малоценными делами, когда у вас мало энергии . Планируйте свою наиболее значимую работу на время, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным.

5 способов уменьшить потерю времени персоналом

Независимо от того, звонят ли они вам, приходят в офис или останавливают вас в холле, убедитесь, что вы следите за тем, чтобы не терять время, когда имеете дело с вашими людьми.

1. Смотреть на часы. Не их, твое! Помните, что они отнимают ваше время, поэтому следите за течением времени.
2. Распределить время. Независимо от того, является ли встреча неофициальной или формальной, укажите, сколько времени вы можете выделить, и придерживайтесь ее!
3. К делу. Как можно быстрее резюмируйте цель обсуждения и решите, требует ли оно немедленных или отсроченных действий. Желательно свои!
4. Спросите, почему? Красиво и часто, особенно если вас о чем-то просят. Остерегайтесь «высокой делегации».
5. Скажи нет! Одно из наименее используемых, но наиболее эффективных слов для менеджеров, которым не хватает времени. Говорите это красиво, но часто, так часто, как это необходимо, чтобы держать свое время под контролем.

5 способов сократить время, которое тратит ваш босс

Во-первых, вашему боссу понадобится ваше время, и это законно. Что не является законным, так это чрезмерная загрузка или трата вашего времени. Итак, что вы можете сделать и на что вам нужно обратить внимание? Сообщите своему боссу, когда вы достигнете точки насыщения.

1. Сообщите своему боссу о последствиях. Если она/он попытается перегрузить вас, попробуйте сказать: «Да, я мог бы сделать это к тому времени, но это задержит это…»
2. Не соглашайся на все твой босс просит тебя сделать, договаривайся!
3. Попросите своего босса расставить приоритеты для , когда она даст вам список задач.
4. Когда вас попросят сделать что-нибудь : узнайте подробности и, если возможно, скажите, что вернетесь к ней или взглянете на нее.
5. Затем: выяснить, в чем заключается работа; подумать, как лучше решить задачу; вернуться с ответом – «вот что я могу сделать».

Если у вас есть время, чтобы прочитать больше по этой теме, следите за полным обсуждением в нашей статье: Управляйте своим боссом. Или посмотрите другие подробные обсуждения в некоторых из наших статей по тайм-менеджменту.

Инструменты для борьбы с пожирателями времени

Если вам нужны практические советы и инструменты для борьбы с пожирателями времени, обратитесь к нашему руководству «Управление временем и приоритетами». Руководство расширяет советы из этой статьи и включает несколько отличных инструментов, которые помогут вам избавиться от пожирателей времени. Это поможет вам:

• Оценивать свои временные приоритеты и управлять своими действиями.
• Разработайте стратегии выживания, чтобы избежать ограничений «занятости».
• Управляйте влиянием требований других людей на ваше время.
• Разработайте подходы к «достижению цели».
• Применяйте практические инструменты для управления приоритетами и временем, чтобы делать правильные вещи.
• Помогите другим управлять своим временем.

Инструменты:

Инструмент 1: Сводка обязательств
Инструмент 2: Журнал времени
Инструмент 3: Анализ времени
Инструмент 4: Планирование времени с фильтрами задач
Инструмент 5: Приоритеты задач

Как бороться с обычными пожирателями времени на рабочем месте?

getty

Приблизительно 31% сотрудников тратят впустую около 30 минут в день. С разговорами о кулере, социальными сетями и Интернетом легко сбиться с пути в течение рабочего дня. И есть также некоторые скрытые траты времени, на которые вам и вашему бизнесу нужно обратить внимание. Но что это за так называемые пожиратели времени? И как вы справляетесь с ними, пока они не вышли из-под контроля?

Все мы знаем, что на рабочем месте существуют пожиратели времени. Но знаете ли вы, что они из себя представляют? Выявление самых трудоемких задач может помочь вам вообще избежать их (и сэкономить время, чтобы сосредоточиться на более важных вещах). Итак, каковы самые большие потери времени в бизнесе, которые лишают вас продуктивности? Позвольте мне разбить первую семерку.

1. Ненужные встречи

Посмотрим правде в глаза: не все встречи продуктивны. На самом деле, некоторые из них могут быть совершенно ненужными и пустой тратой времени. И если ваш бизнес похож на многие другие, возможно, вы тоже тратите драгоценное время на встречи.

Согласно одному исследованию, 67% сотрудников утверждают, что слишком много времени, проведенное на совещаниях, мешает им быть продуктивными на работе. И колоссальные 92% сотрудников обнаруживают, что во время этих совещаний они выполняют несколько задач одновременно. Можно ли сказать, что время отстой?

Ненужные встречи не только тратят время, но и могут привести к тому, что ваша команда потеряет концентрацию на своей работе и станет непродуктивной. Не говоря уже о том, что это может стоить вашей компании денег (а этого никто не хочет). Решение? Ну, есть несколько.

БОЛЬШЕ ОТ FORBES ADVISOR

Вместо непродуктивных совещаний вы и ваша команда можете:

• Планировать совещания заранее и иметь темы для обсуждения
• Совещаться только в случае крайней необходимости
• Установить ограничения по времени для совещаний
• Попросите свою команду подготовить темы для обсуждения
• Планировать более короткие встречи
• Сосредоточьтесь на теме

2. Многозадачность

Может показаться, что перескакивание с задачи на задачу сэкономит вам время в долгосрочной перспективе. Но знаете что? Этого не будет. Многозадачность на самом деле является одной из самых больших проблем для бизнеса: только 2,5% людей могут эффективно работать в многозадачном режиме.

Многозадачность может привести к ошибкам, снижению качества работы и подавлению творчества. Не говоря уже о том, что это может быть главной причиной выгорания.

Итак, что же делать владельцу бизнеса? Вместо того, чтобы пытаться выполнить все сразу в несколько задач, вы и ваша команда можете сосредоточиться на поставленной задаче. Поверьте мне, вы сделаете гораздо больше, если сосредоточитесь на одной задаче, прежде чем переходить к другой.

3. Микроуправление сотрудниками

Микроуправление может показаться заманчивым, особенно когда ваш бизнес — это ваш ребенок, и вы отвечаете за его успех. Но микроуправление может принести больше вреда, чем пользы, тратя ваше время впустую.

Конечно, вы, наверное, хотите, чтобы в вашем бизнесе дела шли определенным образом — я понимаю. Но вы наняли свою команду по определенной причине: делегировать определенные задачи и добиваться цели. Вы нанимали сотрудников не для того, чтобы дышать им через плечо и следить за каждым их шагом.

Микроменеджмент отнимает не только ваше время, но и время вашей команды. Вместо того, чтобы колебаться, установите четкие ожидания и цели, обеспечивайте обратную связь, общайтесь открыто и развивайте ответственность сотрудников. Да, и еще одно: не бойтесь спрашивать у сотрудников предложения. Вы никогда не знаете, какие у них могут быть идеи для оптимизации процессов и улучшения вашего бизнеса.

4. Дезорганизация

Вы когда-нибудь пытались найти очень важный документ перед важной встречей? Или у вас были проблемы с поиском записи или файла, который вы «знаете, что только что видели?» Если да, то вы стали жертвой неорганизованности, которая (сюрприз, сюрприз) в деловом мире является основной тратой времени.

Никто не хочет тратить время на просмотр документов и файлов. Кроме того, неорганизованность — это стресс и разочарование для всех, а не только для вас. Чтобы избежать этой траты времени и сделать свое рабочее место более эффективным, подумайте:

• Настройка организационной системы (например, файлы, папки, цифровое хранилище и т. д.)
• Расхламление рабочих мест
• Ведение расписания и контрольного списка

5. Нерелевантные электронные письма

Электронная почта стала важной частью общения на работе. Но они также могут быть пустой тратой времени, если их не использовать должным образом.

В течение дня легко заблудиться в кроличьей норе электронных писем, особенно если вы владелец бизнеса. Бизнес-лидеры тратят 3,4 часа каждую неделю на чтение электронных писем, которые не приносят пользы их бизнесу. Это примерно 177 часов в год (примерно целая неделя!) потраченного впустую времени — ага.

Конечно, избавиться от электронной почты на самом деле не вариант. Итак, какие у вас есть варианты, чтобы не тратить время на просмотр электронных писем? Вот некоторые из них:

• Выберите телефон, видеозвонок или личный разговор
• Не проверяйте электронную почту первым делом с утра
• Проверяйте электронную почту только несколько раз в день через заданные промежутки времени

Чем меньше времени вы тратите на просмотр электронной почты, тем больше времени вы сэкономите для более важных задач в своем бизнесе.

6. Отсутствие делегирования

Я упоминал о делегировании ранее и собираюсь упомянуть его снова. Почему? Потому что это , что важно. Ах да, и потому что отсутствие делегирования может привести к тому, что вы будете тратить драгоценное время в течение рабочего дня.

Если вы тратите слишком много времени на крошечные задачи, которые отвлекают вас от вашего бизнеса, вам нужно научиться отпускать и делегировать задачи своей команде. В противном случае вы потратите впустую время и энергию вместо того, чтобы развивать свой бизнес.

Итак, как вы справляетесь с этой тратой времени? Просто: начните делегировать. Позвольте сотрудникам снимать проекты с вашей тарелки, чтобы вы могли вернуться к делу.

7. Отвлечения в сети

Когда большая часть работы в настоящее время выполняется с использованием компьютера (особенно если ваша команда работает из дома, как моя), можно легко отвлечься. Небольшие отвлекающие факторы, такие как просмотр социальных сетей в течение нескольких минут или быстрый поиск в Google, могут легко накапливаться и отнимать время.