Принцип эйзенхауэра: Что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять / Skillbox Media

Матрица Эйзенхауэра – что это, пример использования метода

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Это система, которая помогает вычленить из всего потока дел самые важные и срочные и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Как использовать метод Эйзенхауэра в планировании времени, в чем его недостатки и почему отдых тоже стоит включать в число первоочередных задач, — рассказывает врач-психотерапевт, клинический директор сервиса подбора психологов Alter Анастасия Афанасьева

Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Кто такой Эйзенхауэр и в чем суть его матрицы

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Кроме военных и стратегических заслуг, он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Есть мнение, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, придумал распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Однако документально это не подтверждено.

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х.

Таблица Эйзенхауэра (Рисунок Getty images)

Как использовать матрицу

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. Чаще всего по вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Таким образом, получается четыре квадрата:

1)      Важно и срочно;

2)      Важно и не срочно;

3)      Неважно и срочно;

4)      Неважно и не срочно.

Главный вопрос: как оценить и распределить задачи по важности и срочности в модели Эйзенхауэра? Давайте начнем с важности. Чтобы понять ее степень, нужно определить ваши основные цели на данный момент и понять, каким ценностям они соответствуют. Целями могут быть семейное или финансовое благополучие, карьера, здоровье и так далее. При проверке важности задавайте себе вопрос: «Эта задача имеет прямое отношение к моей текущей цели и/или ценности, или нет?» Если ответ «да» — это важно, если ответ «нет» — то нет.

Материал по теме

Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная.

Помните, что оценка важности и срочности не происходит раз и навсегда: эти параметры могут меняться. Именно поэтому стоит время от времени пересматривать матрицу и собирать ее заново.

Как работать с квадратами матрицы

Посмотрим, что же мы можем записывать в каждый квадрат Эйзенхауэра.

Квадрат А: важно и срочно

Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия. 

Если большая часть ваших дел находится в квадрате А — это сигнализирует либо о проблемах с приоритизацией, делегированием, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней.

Материал по теме

Квадрат B: важно и не срочно

Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».

Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.

Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А.

Квадрат С: неважно и срочно

«Квадрат помех», или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно. 

Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.

Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Материал по теме

Квадрат D: неважно, не срочно

Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Где можно собрать матрицу

1. Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете, компьютере. Можно также сделать себе заготовки шаблона и пользоваться ими. Для наглядности и эффективности можно выделять задачи разными цветами и пользоваться стикерами.
2. В различных приложениях в формате to-do-list: ToDo от Microsoft, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
3. В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов по работе непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
4. На канбан-доске. 

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.

• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.

• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. 

Материал по теме

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны. Пример распределения дел: человек записывает в квадрат В задачу «купить новую машину» и начинает постоянно откладывать эту цель. При детальном разборе оказывается, что на самом деле новая машина не нужна — ему нравится его текущая. Цель была внесена на основе мнения окружающих о том, что раз в два–три года машину надо менять. Получается, что в настоящий момент это и не срочная, и не важная задача для человека. Тогда это квадрат D. 

Более того, человек должен понимать, какие дела помогают ему отдыхать и восстанавливаться — и вносить их в квадрат В, а не D. У отдыха часто есть не срочность, но важность и долгосрочные последствия. Если мы постоянно откладываем отдых, не даем себе восстанавливаться, наполняться другими, нерабочими занятиями,то это приводит к выгоранию, снижению мотивации к работе, тревожным и депрессивным расстройствам. Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать

Матрица Эйзенхауэра — это классический метод тайм-менеджмента. Он помогает правильно организовывать свои задачи и распределять время, чтобы укладываться в сроки и всё успевать.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра, как её называют американцы, придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы справляться со своими обязанностями и служить стране. Однако широкую известность метод получил после того, как о нём рассказал американский консультант Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

В этой статье мы разберём, как матрица Эйзенхауэра помогает планировать время, зачем её приверженцы делят тетрадный лист на четыре квадрата и как применять матрицу в работе.

Чем полезна матрица Эйзенхауэра и как ей пользоваться

Иногда задач становится слишком много, и вы уже не знаете, как с ними справиться. Собаку нужно отвести к ветеринару, заболел зуб, на работе «горит» проект, нужно забрать из садика ребёнка. Матрица Эйзенхауэра позволяет не растеряться, правильно распределить дела и сделать всё вовремя.

В основе матрицы лежит простой принцип: важно расставить приоритеты и не делать лишнего.

Составьте список дел. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.

Рассортируйте задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.

Это матрица Эйзенхауэра. Её можно начертить на простом листе. По сути, вы распределяете все дела на день на 4 квадрата: что сделать важно, что несрочно, что можно поручить коллегам и на что не стоит тратить время

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, понять, что действительно важно и не тратить время на ерунду. Ведь хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно». Если вы целый день носились с чужими задачами и ничего не успели из своего, это плохой тайм-менеджмент.

Квадрат 1: горящие задачи сделать первыми

Квадрат пожаров. Это место для срочных и важных дел, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Их отличительная черта — серьёзные последствия из-за срыва. Например, начальник лишил премии из-за вовремя не сданного отчёта.

На что обратить внимание. В этом квадрате всегда будут появляться дела — это неизбежно. Постоянная работа в авральном режиме приводит к хроническому стрессу и выгоранию. 

Если количество «срочняков» не уменьшается, попробуйте устранить их источник. Например, договориться с руководством ставить задачи вовремя, а не в последний момент.

Квадрат 2: несрочные дела отложить на потом

Стратегический квадрат. Сюда попадают важные дела, за которые необязательно хвататься сразу — их можно сделать в течение дня. Главное — не забыть, чтобы не разгорелся новый «пожар». 

На что обратить внимание. В идеале проводить в этом квадрате большую часть своего времени. Так вы будете чувствовать удовлетворение от своей работы и жизни в целом, не будете выгорать. Задачи из этого квадрата — то, что делает ваш будущий успех.

Квадрат 3: делегировать или отказаться от неважных дел

Квадрат рутины. Сюда попадают срочные задачи, которые вместо вас может сделать кто-нибудь другой. Например, коллеги, друзья или родственники.

Сюда попадает рутина, которая отнимает время, выматывает и мешает делать «настоящую работу». Принцип простой — если можете нагрузить других, сделайте это.

На что обратить внимание. Третий квадрат очень коварный, его легко перепутать с первым квадратом. Вы можете наслаждаться галочками напротив закрытых пустяковых дел и попасть в иллюзию продуктивности, но при этом чувствовать, что просто суетитесь и занимаетесь совершенно не тем. Результат — хроническая неудовлетворённость и выгорание.

Такие дела лучше максимально автоматизировать или делегировать. Например, попросите купить продукты жену или сына вынести мусор.

Квадрат 4: ограничить время на ерунду

«Квадрат — чёрная дыра». Сюда попадают задачи, которые не имеют ни ценности, ни дедлайнов и не стоят внимания. Например, полистать соцсети. 

Чем больше вы заняты делами из четвёртого квадрата, тем глубже погружаетесь в «чёрную дыру». И уже не остаётся времени на важное.

На что обратить внимание. Переходите к делам из четвёртого квадрата в последнюю очередь, когда остальное сделано. Хорошая идея — наблюдать за тем, сколько времени вы находитесь в «чёрной дыре», и немного себя ограничивать. Например, смотреть только по серии «Игры престолов» в день или тратить по часу на соцсети.

Где составлять матрицу Эйзенхауэра

Эйзенхауэр планировал дела в ежедневнике. Сейчас не забыть о важном также помогают специальные программы и приложения.

Блокнот. Начертите четыре отдельных квадрата и разлинуйте их для записи задач. Для наглядности можно использовать разные цвета.

Матрицу Эйзенхауэра можно начертить в простом блокноте

Компьютер. Для планирования задача подойдёт Word или Excel. Чтобы сделать таблицу нагляднее, можно выделить ячейки цветом по степени важности.

Матрица Эйзенхауэра в Excel

Приложения формата to-do list. Они созданы под смартфоны, поэтому список дел всегда будет под рукой. Здесь есть готовые шаблоны и напоминания о задачах, чтобы ничего не забыть.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote. Приложение для смартфонов и компьютеров с возможностью бесплатной подписки. Есть готовый шаблон для планирования задач

Матрица Эйзенхауэра в 4.Do. Бесплатное мобильное приложение на Android с матрицей на русском языке. Главный плюс — можно добавлять напоминания о задачах

Матрица Эйзенхауэра в Focus Matrix. Бесплатное мобильное приложение для iOS на английском языке. Можно создать напоминания и отчёты по выполненным задачам

Как планировать дела: метод Эйзенхауэра

1. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
2. Суть метода — сортировать задачи в зависимости от важности на четыре категории: сделать сразу, приступить позже, делегировать и не тратить время.
3. Посвящайте день только срочным делам и проектам, в которых без вас не обойтись. Остальное подождёт.
4. Если задачу может сделать кто-нибудь другой, делегируйте. Останется больше времени на по-настоящему важное.

Как успевать вдвое больше за то же время — онлайн-курсы от Академии iSpring

Матрица Эйзенхауэра — лишь один из инструментов тайм-менеджмента, который помогает не жить в огне.

Другие способы управлять временем, людьми и собой — в библиотеке онлайн-курсов Академии iSpring. Курсы для руководителей и личной эффективности помогут научиться правильно планировать проекты, управлять командой, проводить совещания и давать обратную связь подчинённым, чтобы зарядить их на результат и принести пользу бизнесу.

Срочный/важный принцип Эйзенхауэра – Навыки тайм-менеджмента

Эффективное, а не просто эффективное использование времени

©GettyImages
LittleBee80

Что действительно требует вашего внимания прямо сейчас?

Представьте, что ваш босс попросил вас подготовить важную презентацию для следующего заседания совета директоров.

У вас есть всего несколько дней, чтобы собрать его воедино, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел. Из-за этого вы нервничаете, не можете сосредоточиться, и все вас как будто отвлекает.

Факторы стресса, связанные со временем, являются одними из самых распространенных источников стресса на рабочем месте, и они возникают из-за слишком большого количества дел за слишком короткое время. Итак, как вы можете победить этот стресс и сделать то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам подумать о своих приоритетах и ​​определить, какие из ваших дел важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В речи 1954 года на Второй ассамблее Всемирного совета церквей бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочное и важное.

Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» объясняет, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он осознал, что правильное управление временем означает не только результативность, но и эффективность. Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс из-за слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понять это различие:

• Важная деятельность имеет результат, который приводит к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные Действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чужих целей. Мы часто концентрируемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия бездействия с ними немедленны.

Когда мы знаем, какие дела важны, а какие срочные, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных срочных делах, чтобы у нас было достаточно времени, чтобы сделать то, что необходимо для нашего успеха. Так мы переходим от «тушения пожаров» к позиции, в которой мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все действия и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить. Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или программы действий, вы уже сделали это.)

Затем подумайте о каждом деле и отнесите его к одной из четырех категорий, как показано на рис.

Рис. 1. Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно»

 

Затем используйте стратегии, описанные ниже, для планирования своей деятельности.

1. Важные и срочные

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы отложили до последней минуты.

Вы можете избавиться от дел в последнюю минуту, планируя заранее и избегая прокрастинации.

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — оставить некоторое время в своем расписании для решения непредвиденных проблем и незапланированных важных дел. (Если возникнет серьезный кризис, вам нужно будет перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли бы предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные дела заранее, чтобы они не стали срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы сделать эти вещи должным образом, чтобы они не стали срочными. Кроме того, не забудьте оставить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это максимизирует ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать стресса от работы, которая становится более срочной, чем необходимо.

3. Не важные, но срочные

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Распространенным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно. (В этом поможет наша статья «Да человеку, «нет» задаче».)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Тайм-менеджмент рабочая тетрадь, бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

В качестве альтернативы старайтесь выделять время, когда вы свободны, чтобы люди знали, что в это время они могут с вами поговорить. Хороший способ сделать это — организовать регулярные встречи с теми, кто часто вас прерывает, чтобы вы могли сразу решить все их проблемы. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают вас — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению желаемых вами результатов. Снова вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди увидят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они часто не будут просить вас выполнять «неважные» дела в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам быстро определить, на каких действиях следует сосредоточиться, а какие следует игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно срочные вопросы, одновременно работая над достижением важных, долгосрочных целей.

Чтобы использовать этот инструмент, перечислите все свои задачи и действия и распределите их по одной из следующих категорий:

• Важные и срочные.
• Важно, но не срочно.
• Неважно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем планируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику по принципу срочности/важности Эйзенхауэра инфографику:

Избегайте «ловушки срочности» с помощью матрицы Эйзенхауэра в ближайщем будущем! В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, 1961 г. Адрес ассоциации Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — генерал с пятью звездами во время Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов — был продуктивным парнем.

За два срока своего пребывания на посту президента Соединенных Штатов он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный закон о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союзе и сумел сохранить холодную войну с Россией холодной.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр не менее двенадцати раз становился самым уважаемым человеком года по версии Гэллапа.

Как Эйзенхауэру удалось добиться такого количества достижений, которые оказали такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным. В речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Более 30 лет спустя в своем бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переформулировал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица тайм-менеджмента, Эйзенхауэра). Бокс, метод Эйзенхауэра и матрица «срочно-важно»). Эта структура для расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять траты времени в вашей жизни и создавать больше мысленного пространства для продвижения к вашим целям.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы…

• Обнаружите, что целый день тушите пожары (образно говоря)

• Вы заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• Имеют долгосрочные цели, но не имеют ни времени, ни энергии для их достижения

• Им трудно делегировать полномочия и/или говорить «нет»

• Хотите стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать Срочное и Важное, как Матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к масштабным проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы плохо расставляем приоритеты

Как мы решаем, какой задаче уделить внимание в данный момент? Не очень хорошо, оказывается.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, было посвящено изучению того, как люди решают, над чем работать, когда сталкиваются с задачами, имеющими смешанную срочность и важность. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекали срочные задачи, а не менее срочные9.0162 даже если менее срочное задание предлагает большую награду . Эта психологическая особенность, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо справляемся с задачами и тайм-менеджментом. Мы с большей вероятностью отдадим приоритет задачам с крайним сроком, а не задачам без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что люди, считающие себя занятыми, с большей вероятностью выбирали срочные задачи с меньшими выплатами, потому что они уже были зациклены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые заставляют вас сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено подумать о последствиях своего выбора во время выбора, они значительно чаще выбирали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлечениям и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Здесь на помощь приходит матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — Срочное и Важное

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас максимально эффективным, а не только продуктивным. Это поможет вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочных/важных. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадают в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи/проекты, которые необходимо выполнить немедленно

• Несрочные и неважные задачи/проекты для внесения в календарь

• Срочные и неважные задачи/проекты для делегирования кому-то другому

• Несрочные и неважные задачи/проекты для удаления

6

В реальном мире разница между срочным/несрочным, важным/неважным намного более размыта, чем в экспериментальных условиях. Вот как это объясняет Стивен Кови:

Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела сопровождаются явными последствиями невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но трата слишком большого количества времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к эмоциональному выгоранию.

Важные дела , с другой стороны, это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и вдумчивых действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. То, что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже представлен подробный обзор каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочные и важные

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрых действий. Эти элементы обычно имеют видимые сроки и последствия задержек с принятием мер. Чаще всего это либо вещи, наброшенные на вас извне, либо вещи, которые вы откладываете до наступления крайнего срока. В любом случае, они требуют реагирования в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Автомобильные стоянки на шоссе

• Протекают пружины раковины, и ваша кухня залита водой на два фута 9002

  7 90 с насущной проблемой

• Вам назначен крайний срок в последнюю минуту

Квадрант 1 задачи неизбежны. Даже если вы никогда не откладывали на потом (а это невозможно), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных или ограниченных сроками задачах, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени, потраченное на задачи Квадранта 1, может привести к повышенному стрессу, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Если вы потратите весь день на тушение пожара, это быстро лишит вас энергии и страсти к работе, и вам будет легче погрузиться в бездумный эскапизм, характерный для Квадранта 4.

Квадрант 2: Несрочные и важные

Несрочные, но важные задачи деятельность, которая поможет вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Тем не менее, эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы по дому или ремонтные работы

• Профессиональное общение и построение личных отношений с помощью текущих исследований, обучения новым навыкам,

  4 своей области, посещая образовательные мероприятия

• Упражнения и обычные медицинские услуги

Кови говорит, что Квадрант 2 — это золотая середина личного тайм-менеджмента. Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в Q1), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени свободны от отвлекающих факторов.

Постоянно занимаясь Q2, вы уменьшаете количество неотложных проблем, возникающих в Q1. Жизнь в Q2 означает, что вы можете составить план завершения проектов и избежать возможных проблем. Например, если вы постоянно откладываете плановое техническое обслуживание автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваш автомобиль заглохнет.

Управляете ли вы другими людьми?

Копать глубже

Управляете ли вы другими людьми? Узнайте, как вы можете помочь своей команде проводить больше времени в квадранте 2.

Квадрант 3: Срочные и неважные

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как занятую работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Бесполезные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда она отключается

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях 6

  027

• Использование купонов или предложений с ограниченным сроком действия

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности. Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы берете на себя задачи, которые на самом деле не имеют для вас смысла. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени, проведенное в этом квадрате, может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах Q3 может заставить вас чувствовать, что вы не достигаете своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач Q3. Можете ли вы, чтобы кто-то еще сделал эти заметки о встрече? Можно ли заказать доставку продуктов вместо похода в магазин? Можете ли вы научить своих детей мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли в вашей жизни что-то, что вы можете автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключайте уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Обсудите с другими, сколько времени вы можете потратить на данную задачу

• Сохраняйте задачи Q3 на время, когда у вас очень мало энергии, а не ставьте их первым делом с утра

• Обсудите свои рабочая нагрузка с вашим начальником

• Потренируйтесь говорить «нет»

Копните глубже

Дополнительные советы о том, как выйти из Q3, узнайте, как избавиться от загруженности и уделять больше времени тому, что важно.

Квадрант 4: Несрочные и неважные

Несрочные и неважные задачи — это пустая трата времени, которую следует безжалостно сокращать. Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но в конечном итоге могут занять много времени.

Примеры:

• Часы просмотра телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Избегание таких действий, как сортировка и систематизация электронной почты вместо ответа на нее

• Чрезмерное количество покупок или просмотров в Интернете

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет у вас чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно свободное время. Сам Эйзенхауэр был известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до дня «Д» — и подвергался критике за свои многочисленные поездки в гольф во время пребывания в должности. Суть в том, что эта деятельность была балансом для многих стрессовых аспектов жизни политического лидера. Однако, если вы не делаете это намеренно, то, как вы проводите свободное время, может на самом деле истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, сильно влияет на то, сколько энергии и позитива они проявят на следующий рабочий день. Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, занимались физическими упражнениями или занимались волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, подходили к рабочему дню более спокойно.

Сотрудники, которые занимались отвлекающими действиями, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, слишком много смотрели телевизор, на следующий рабочий день продемонстрировали новый позитивный настрой. Однако из-за постоянного использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались в течение недели. Другими словами, отвлечение в умеренных количествах было нормальным, но обычное отвлечение приводило к снижению общего удовлетворения от работы.

Копнуть глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не работают? Попробуйте эти идеи

Как сбалансировать свои квадранты

По словам Стивена Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Именно здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить свое текущее положение в матрице, начните отслеживать свое время и задачи. Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:0006

1. Было ли это срочно для меня?

2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы определяете эти критерии только на основе ваших желаемых результатов, а не чьих-либо еще.

После того, как ваши задачи рассортированы по соответствующим квадрантам, проверьте, на что в настоящее время уходит ваше время. Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы тратите много времени на Q1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Следующий шаг: Составьте недельный или даже месячный план на основе ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, выработайте стратегию, как вы можете лучше спланировать и предвидеть их. Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим начальником о перераспределении чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы тратите свое время на Q3, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

• Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги по тому, как вы будете ограничить эти задачи. Можете ли вы делегировать их? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач в один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «бесполезную работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в Q4, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

• Следующий шаг: Используйте отслеживание времени, чтобы определить самые большие потери времени и выработать стратегию как их избежать или ограничить. Разработайте план преодоления прокрастинации до того, как у вас возникнет соблазн прокрастинировать. Помните, иногда можно просто расслабиться, но деятельность в этом квадранте имеет убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

Перемещая свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.

Как внедрить Матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist для разделения задач на четыре срочных/важных квадранта двумя разными способами: метками или уровнями приоритета. Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

• @срочно

• @важно

Совет Todoist

Вы можете изменить цвет метки и добавить эмодзи, чтобы она выделялась в вашем списке.

Получив два ярлыка, просмотрите свои задачи и присвойте каждому соответствующий ярлык:

• Добавьте @срочно и @важно к задачам, которые необходимо выполнить немедленно и лично

• Добавить @важный к задачам, которые имеют срок выполнения и выполняются лично

• Добавляйте @срочно к задачам, которые можно делегировать или понижать до

• Не добавляйте ярлыки к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро присвоить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.

Появится список ваших текущих меток для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

Совет Todoist

Если у вас много задач, вы можете быстро назначить ярлыки нескольким задачам одновременно.

После того, как все ваши срочные и/или важные задачи будут помечены, создайте четыре новых фильтра для каждого квадранта:

• Срочные и важные с запросом фильтра: @срочные и @важные

• Важные и Несрочно с фильтрующим запросом: @важно и !@срочно

• Срочно и неважно с фильтрующим запросом: @срочно и !@важно

• Неважно и несрочно с запросом фильтра: !@important & !@urgent

• И/или объединить их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@ важно, !@важно и !@срочно

Теперь вы сможете проверить каждый вид фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вы должны либо делегировать, либо выполнять в часы низкой энергии; и какие задачи вы должны просто удалить.

Совет Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно и важно» и «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части меню навигации для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

• Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

• Не срочный и важный = приоритет 2 (оранжевый)

• Срочный и не важный = приоритет 3 (синий)

• = не важен. = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав нужный уровень приоритета. Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету среди всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Ваши задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого списка дел на день в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи со сроком и временем выполнения будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 & !#Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «показать мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».