Проактивная работа это: Проактивное обслуживание клиентов

Проактивное обслуживание клиентов

Проактивное обслуживание клиентов

 

 

Источник: www. callcentrehelper.com (https://clck.ru/WYz3h)

 

Авторский перевод: Апекс Берг – Александра Самолюбова

Нам бы хотелось сначала определиться, что подразумевается под проактивным обслуживанием клиентов, и только после этого поделиться своими соображениями и примерами того, как вы можете применить этот подход в своей организации.

Что такое проактивное обслуживание клиентов?

Если говорить кратко, то проактивное обслуживание – это форма поддержки клиентов, при которой компания сама делает первый шаг, чтобы помочь клиенту, удерживая его от обращения в контакт-центр.

Чтобы разработать проактивную стратегию обслуживания клиентов, нам необходимо подумать о следующем:

• Что важнее всего для наших клиентов, то есть каковы их приоритеты? Мы можем понять это, только глубоко изучив потребности клиентов.
• Когда это для них наиболее важно – например, на каком этапе пути клиента мы можем дать ответ еще до того, как будет задан вопрос?
• Как мы можем это реализовать – т.е. какие каналы мы будем использовать для проактивной связи с клиентами и какое это окажет влияние на нашу организационную культуру в целом?

Хотя на первый взгляд такой подход еще требует серьезного обдумывания, важно понимать, что обращение к клиенту и решение его проблемы еще до того, как он о ней спросит или даже осознает ее существование, – это отличный способ оптимизации пути клиента и сокращения его усилий в целом. И, что немаловажно, это также помогает снизить нагрузку в контакт-центре.

Обслуживание клиентов традиционно реактивно, а не проактивно

Хотя многие контакт-центры начинают проявлять инициативу и пытаются предугадать потребности клиентов, немало остается таких, что предпочитают действовать по старинке и взаимодействовать с клиентом только тогда, когда он сам об этом попросит.

Это не самый худший подход, но и отнюдь не лучший. Эффективнее всего выбрать один из следующих трех подходов:

• Активное обслуживание – информирование клиента о проблеме, как только она возникла. Например, «У нас задержка. Чтобы свести ее к минимуму, мы предпринимаем следующие действия».
• Проактивное обслуживание – информирование клиента до того, как возникла проблема. Например, «Нам придется отключить у вас воду».
• Опережающее обслуживание – информирование клиента об изменениях, которые вы сделали в прошлом, с акцентом на то, какие преимущества клиент сможет из этого извлечь в настоящем и будущем. Например, «Мы сделали эти изменения для вашего будущего удобства».

Хотя большинство компаний, стоящих на пороге новшеств и изменений, предпочитают проактивный сервис, вы можете с успехом сочетать элементы всех трех подходов в рамках общей стратегии обслуживания клиентов.

   

Три момента, которые следует принять во внимание, прежде чем переходить к проактивному обслуживанию

Позже мы дадим несколько примеров того, как лучше всего реализовать проактивный сервис, но сначала поговорим о трех ключевых моментах, которые следует хорошо обдумать, прежде чем начинать разрабатывать свою стратегию обслуживания клиентов.

1. Готовы ли вы вести активную разъяснительную работу в компании?

Поскольку технология уже разработана, сотрудники клиентского сервиса часто хотят поскорее начать ее внедрять, не задумываясь о том, готовы ли к этому другие подразделения в их компании. Но об этом никак нельзя забывать, ибо проактивный подход повлияет на весь цикл взаимодействия с клиентом.

Поэтому надо тщательно проанализировать весь путь клиента, посмотреть, какие отделы встречаются на этом пути, понять, как планируемые изменения повлияют на их работу, и готовы ли они к этим изменениям. Этот вопрос приобретает особую важность, если среди контрагентов на клиентском пути встречаются внешние агентства.

Примечание переводчика. К числу таких внешних контрагентов может относиться, например, аутсорсинговый контакт-центр.

2. Подходит ли проактивный подход для вашей модели взаимодействия с клиентами?

Если основной «фишкой» вашей компании является решение возникающих проблем клиентов, и именно этим способом вы реально удерживаете клиентов – проактивное обслуживание может работать против вас.

Проактивное обслуживание клиентов – это отнюдь не универсальная модель, и некоторые организации предпочитают реагировать на уже возникшие запросы клиентов, считая это наиболее эффективным способом взаимодействия с клиентами.

Кроме того, если ваша организация не стремится к построению более тесных отношений с клиентами – а клиенты не обязательно хотят иметь подобные отношения с вами, – отправка большого количества упреждающих уведомлений может стать излишней и назойливой.

Но если ваша стратегия основана на долгосрочных отношениях с клиентами и повышении их лояльности, на обеспечении гладкого и эффективного клиентского пути, то проактивное обслуживание может стать именно тем, что вы ищете.

3. Готовы ли вы к культурным сдвигам в вашей компании?

Переход к проактивному сервису может оказывать сильное влияние не только на культуру контакт-центра, но и на культуру всей организации в целом, а также на то, как вы управляете данными.  

Возьмем, например, компанию в сфере коммунальных услуг: если она перейдет на интеллектуальный учет, то количество данных, которые у них появятся, сильно возрастет.

Это как раз и позволит им стать проактивными.

Например, на Темзе установлено 375 000 «умных» счетчиков. Раньше снимались всего два показания счетчика в год, соответственно и клиенты обращались по этому поводу в службу поддержки два раза в год.

Теперь, благодаря возможности передачи пяти миллиардов данных в реальном времени через интеллектуальные счетчики, данных стало гораздо больше, и можно использовать прогностические алгоритмы.

Имея больше данных, можно лучше оценивать потребности клиентов. Однако возможность не только проактивно рассылать уведомления, но и соответствующим образом взаимодействовать с клиентами – это огромное изменение, касающееся всей компании. Поэтому вы должны трезво оценить, готовы ли вы к нему.

Преимущества проактивного обслуживания клиентов

Чтобы осознанно принять решение о переходе к проактивному обслуживанию, необходимо четко понять, какие преимущества может дать этот переход как для клиентов, так и для компании.

Преимущества для клиентов

• Повышение информированности
• Более осознанный выбор
• Более уважительные отношения
• Возможность изменения планов в соответствии с обстоятельствами
• Создание новых возможностей
• Управление каскадными явлениями
• Учет эмоциональной реакции
• Повышение доверия к бренду

Преимущества для компании

• Снижение затрат на обслуживание
• Демонстрация эмпатии
• Снижение комплаенс-риска
• Снижение репутационного риска
• Повышение удовлетворенности
• Возможность сбора большего объема данных
• Отправка персонализированных сообщений
• Повышение доверия к бренду

Четыре ошибки, которых следует избегать при внедрении проактивного обслуживания

Опыт внедрения проактивного обслуживания показывает, что бренды, стремясь поскорее получить названные выше преимущества, совершают следующие типичные ошибки.

1. Не показывают клиентам преимущества, которые они получают

Необходимо дать понять клиентам, какие преимущества они могут извлечь из наших действий. Мы же помним, что клиенты уйдут, если не будут видеть ценности того, что получают от компании.

Возьмем классический пример выбоины на дороге. Если мы просто накроем ее досками, все будет хорошо, потому что пользователи смогут видеть, какие именно действия мы предприняли, какое положительный эффект эти действия оказали, и им будет легко понять, какую пользу они могут извлечь из этого.

Но если эту дорогу ремонтировать постепенно, пользователи не смогут увидеть, что там была выбоина и оценить усилия, которые были затрачены на ее ремонт.

2. Не поддерживать данные в актуальном состоянии

При проактивном обслуживании мы часто посылаем уведомления клиентам, когда они достигают определенной части своего клиентского пути. Эти уведомления формируются прогностическими алгоритмами на основе множества данных, поэтому очень важно поддерживать эти данные в актуальном состоянии, консолидировать их и, по возможности автоматизировать, как показано на рисунке ниже.

 

3. Отсутствие координации проактивных сообщений

Отличным примером использования проактивных сообщений может быть уведомление клиента, когда продукт, который он просматривал несколько раз в интернете, находится в специальном предложении.

Это может быть хорошим способом увеличить доход и вовлеченность, но только если делать это правильно. Если вы закидываете клиента сообщениями, если он одновременно получает уведомления о предстоящей доставке, опросе клиентов и обновлении учетной записи – он не будет испытывать ничего, кроме раздражения.

Если клиент получает три или четыре всплывающих сообщения от вашего бренда в неделю, он может устать от вас и отправить сообщения в спам. Тогда вы потеряете хороший канал связи с клиентом.

Поэтому при выборе стратегии проактивности убедитесь, что вы включили в процесс все соответствующие отделы, чтобы не быть назойливыми и не перегружать клиентов и чтобы они получали только самые полезные оповещения.

 

 

4. Отправка оповещений недовольным клиентам

В предыдущем примере мы обсудили, как увеличить прибыль, заранее уведомляя клиентов о соответствующих специальных предложениях. Но можем ли мы быть уверены, что эти сообщения по-прежнему актуальны для этих клиентов?

Ведь некоторые из них уже могут быть недовольны нашим брендом, и «надоедливое» всплывающее окно может быть последней каплей, которая заставит их перейти к конкурентам. Возможно, для таких клиентов было бы более подходящим сообщение другого типа, например, с предложением скидки.

Поэтому при выборе нашей проактивной стратегии необходимо разделять клиентов на недоброжелателей, пассивных сторонников и промоутеров или на аналогичные группы в зависимости от уровня их удовлетворенности.

3 хороших примера проактивного обслуживания клиентов

Несмотря на то, что ошибки при переходе к проактивному обслуживанию неизбежны, многие компании сумели добиться успеха на этом пути.

Вот три направления, где прекрасно используется проактивный подход.

1. Проактивные оповещения

Когда мы думаем о проактивности, то первая мысль, которая приходит в голову, — это всплывающие сообщения, которые появляются на нашем телефоне.

Эти уведомления часто инициируются приложениями для обслуживания клиентов, SMS-сообщениями и электронной почтой и касаются целого ряда тем – от времени прибытия курьера до выписок по банковским счетам.

2. Проактивное самообслуживание

Примечание переводчика. Самообслуживание – не совсем точный термин. В оригинале заголовок выглядит так: «DIY Proactive Service». DIY – это аббревеатура «Сделай это сам» (Do It Yourself). Пока нет устоявшегося перевода термина на русский язык.

Не будем забывать, что некоторые из проактивных инструментов можно легко купить на Амазоне за 20 фунтов стерлингов.

Например, клиент может купить счетчик воды, прикрепить его к трубе, и его телефон сообщит ему, есть ли утечка. Вот вам проактивное обслуживание, вернее, самообслуживание клиентов.

А компания, увидев изменение обычного напора воды, может разослать всем заинтересованным лицам сообщения, чтобы заранее уведомить их, что вода будет отключена или что в этом районе есть утечка.

Такие превентивные меры могут избавить клиентов от неприятностей, связанных с уже возникшими поломками и длительным ремонтом.

3. Аэропорт Эйндховена

Аэропорт Эйндховена может служить отличным примером эффективного использования проактивного обслуживания. Вот, как они это делают.

 

Этап 1 – «Информирование»

После анализа предпочтений пассажиров аэропорт может порекомендовать им рейсы в те места, где они никогда раньше не были.

Этап 2 – «Координация»

Если вылет рейса задерживается, то время прибытия маршрутного такси или арендованной машины (каршеринг) будет скорректировано автоматически.

Этап 3 – «Оптимизация»

Предположим, клиент сидит в аэропорту, и ему сообщили, что его рейс задерживается на 35 минут.

Через приложение самообслуживания клиенты получат различные предложения, которыми они могут воспользоваться в течение этой 35-минутной задержки. Предположим, клиент захотел перекусить в ресторане. В этом случае ресторан автоматически начинает готовить его заказ. В результате, когда клиент садится за столик, заказанные блюда уже ждут его.

 

Итак, готовы ли инвестировать в проактивное обслуживание?

Как уже говорилось выше, для получения максимальной отдачи от проактивного обслуживания клиентов требуются серьезные культурные изменения во всей организации в целом. Поэтому вам нужно тщательно обдумать, какую ценность представляют для вас клиенты.

Если клиенты для вас – не более чем транзакции и цифры, то вряд ли вы получите большие преимущества от внедрения проактивного сервиса. Только если вам важны долгосрочные отношения с клиентами, проактивное обслуживание может принести вам дивиденды.

решение проблемы загруженности. Блог ManGO! Games

Безусловно, лидерство – многогранно. Все успеть – это даже не самое главное. Важно своевременно принимать верные решения. В процессе часто что-то идет не так, невозможно предусмотреть все с самого начала, но для руководителей это обычная ежедневная работа – разбираться в сложных ситуациях и решать проблемы. Поэтому работать со сложностями руководителям не так трудно, как рядовым сотрудникам. Для руководителей проблемы не являются неожиданностью. Зная, что проблемы могут возникнуть на любом этапе проекта, они всегда готовы к их решению. В этом помогает проактивное управление – инструмент, призванный сводить «на нет» количество неблагоприятных ситуаций и обеспечивать их успешное разрешение.

Оценка рисков и своевременная реакция – чуть ли не самые сложные составляющие лидерства. Существует много инструментов, помогающих решать такие задачи. К примеру, чтобы взять под контроль неизвестное, проводится деловая оценочная игра, для укрепления духа и освоения руководителями важных навыков организуют бизнес тим билдинги, а для управления рисками внедряют современные методы мониторинга ситуации.

Чем выше уровень овладения проактивным управлением, тем больше у руководителя появляется инструментов для решения возникающих проблем и резервов для развития компании.

Сложности управления проектами

Управление проектами включает в себя планирование, расчет бюджета, управление ресурсами. Но как ни планируй, результат отличается от плана примерно на 60%. Менеджеру приходится модернизировать план практически сразу после принятия. Только так можно избежать несоответствий в конце проекта, управлять процессом и не позволять изменениям негативно воздействовать на работу команды.

Со сложностями можно и нужно бороться разносторонне. Как? К примеру, в такой ситуации чрезвычайно важны управленческие навыки. Рекомендуем пройти тренинг «Вдохновляющее лидерство», чтобы команда стала для вас надежной поддержкой. Лояльность персонала важно формировать и подкреплять комплексом мероприятий для развития корпоративной культуры, а также заниматься развитием коллег, периодически проводя оценку компетентности и подготовку персонала к новым типам задач. Это пример проактивного подхода к управлению. Перечисленные меры помогут обеспечить менеджера надежным тылом и высвободить силы для работы с внешними рисками.

Проактивное управление – это управление рисками путем применения предупредительных мер для снижения количества проблем и оперативного их решения в случае возникновения. Обратный тип управления – реактивное.

Приведем пример. Работник каждый день попадает на работу одним и тем же способом. Он выходит из дома, заводит машину, едет по выбранному маршруту и через 40 минут оказывается в офисе. Перечисленные действия при проактивном и реактивном подходах выполнялись бы по-разному.

Проактивный подход. Прежде чем выехать, сотрудник смотрит прогноз погоды и уточняет степень загруженности дорог. Это помогает избежать пробок, простояв в которых можно подвести коллег или клиентов. Далее уточняет, не перекрыты ли улицы, нет ли по пути ремонта. Уточнив все это, наш вымышленный работник корректирует время и маршрут, чтобы избежать неблагоприятных ситуаций.

Реактивный подход. При реактивном подходе сотрудник рассчитывает на то, что его изначальный план будет работать идеально и без сбоев. У такого работника больше рисков сорвать срок и не попасть на работу через 40 минут.

Как мы выигрываем с проактивным управлением

Реактивно управлять проектами опасно – это может уронить репутацию компании и порой довести проект до состояния, когда легче начать с самого начала. Проактивное управление обеспечивает нас целым рядом преимуществ:

• Возможность устанавливать приоритеты и выполнять важное в первую очередь.
• Возможность рассчитать ресурсы и заблаговременно подготовить участников различных мероприятий в рамках проекта.
• Возможность корректировать план уже после запуска работ. 
• Возможность добавлять новые задачи, которые появляются по ходу.
• Возможность располагать дополнительным временем, анализировать текущие результаты и качество работ.
• Возможность планировать и вести контроль таким образом, чтобы решать возникающие проблемы на этапе их зарождения.
• Дополнительное время на укрепление команды.

Почему проактивный – значит успешный

Существует связь между загруженностью и уровнем освоения менеджером проактивного подхода. Чем меньше освоено проактивное управление, тем меньше проектов менеджер может вести одновременно. При увеличении количества проектов до определенного объема эффективный ранее менеджер уже становится неэффективным.

Дело в том, что чем выше уровень освоения проективного менеджмента – тем ниже нагрузка на менеджера. Вот почему один и тот же объем некоторые менеджеры обслуживают без сбоев, а некоторые «не тянут».

Инструменты проактивности

К инструментам проактивности можно отнести все, что позволяет предупредить возможную проблему и справиться с ней быстрее в случае возникновения.

Сюда входят навыки менеджера:

• Тайм-менеджмент.
• Методы организации.
• Прогнозирование.
• Экспертиза в своей области.

Не менее важен для проактивного управления состав команды. Команда должна быть лояльна при внесении изменений в правила работы и корректировках плана работы.

Как развивать проактивность

Для развития проактивности важно осознать необходимость в предупреждении непредвиденных ситуаций. Подробный план и организация работы таким образом, чтобы малейшее отклонение было обнаружено, поможет держать ситуацию под пристальным контролем. Управление собственным временем позволит справляться с запланированными задачами в установленный срок и больше успевать. Умение устанавливать приоритеты даст уверенность, что самое основное будет выполнено в срок, а под риском окажутся менее критичные задачи. Управление изменениями не должно забирать много времени и должно обеспечивать полную согласованность в документации.  

Эффективность наступает при постоянной проработке навыков, связанных в перечисленными выше процессами. Для этого нужно постоянно учиться – читать книги, посещать тренинги, участвовать в вебинарах.

Полезными будут книги:

• «Цель. Процесс непрерывного улучшения», Элияху Голдратт.
• «Менеджмент по Суворову. Наука побеждать», Вячеслав Летуновский.
• «Fast-менеджмент. Управлять — это просто, если знаешь как», Федор Нестеров.
• «Искусство системного мышления. Необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем», Иан Макдермотт‎ и ‎Джозеф О’Коннор.
• «7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», Стивен Кови.

Проактивное управление проблемами

Существует проактивное управление ресурсами, изменениями, продажами и т.д. В каждом случае актуальны свои инструменты, но цель одна – предупредить сбои, эффективно справиться с задачами, выполнить обязательства.

Рассмотрим подробнее процесс проактивного управления проблемами.

Процесс состоит из двух операций:

• Анализ тенденций.
• Планирование превентивных действий.

Анализ тенденций предполагает наблюдение за инфраструктурой и выявление нетипичных событий. Ему предшествует процесс определения норм. Отклонения анализируются на признаки ошибок и уязвимостей, в связи с которыми планируются предупреждающие меры.

Сбор информации должен проводиться с установленной регулярностью, информация должна быть максимально полной и охватывающей всю инфраструктуру.

Информация должна быть максимально структурирована и легко поддаваться анализу. Чем грамотнее организован мониторинг, тем меньше надобности в профессиональном аналитике. Обычно определить тенденции удается опытным менеджерам, обладающим профессиональной интуицией, которой невозможно научиться.

Планирование предупреждающих мер предполагает действия по устранению найденных отклонений и предупреждению их появления. Всегда будут находиться более и менее критичные отклонения. Меры планируются после определения критичности обнаруженных проблем и применяются по мере решения более важных.

Корректирующие действия требуют ряда операций, включающих инициацию устранения проблемы, тестирование результата, организацию обучения, работы по улучшению действующих процедур.

Проактивный подход к развитию персонала

Внедрение проактивного подхода в разные сферы подобно выше описанной схеме, но имеет свои различия. Начав применять принципы проактивного подхода, можно сделать немало открытий.

Вот пример. Неожиданные выводы ждали руководителей отделов продаж, которые решили быть проактивными. При анализе ситуации оказалось, что они уделяют слишком много своего времени слабым «продажникам», а денег в компанию больше всего приносят сильные менеджеры по продажам. Чтобы получить хоть каплю внимания руководителя смекалистые сильные менеджеры иногда даже изображали из себя слабых специалистов. Но помогать слабым руководителю намного приятнее, тогда как вопросы сильных заставляют много чего переосмыслить.

Выводы привели к решению учить и еще больше укреплять сильных, а на слабых не тратить столько ценного времени руководителя, организовав им поддержку другим образом. Это высвободило у руководителей много времени, которого раньше никогда не хватало для работы с сильными сотрудниками, приносящими основные заказы в компанию.

Проактивная компания

Если применять принципы в масштабах всей структуры, то получим проактивную компанию – которая умеет держать свою деятельность и ее результаты под контролем. Проактивной называют компанию, способную изучать себя и окружающую среду, и меняться для обеспечения опережающей реакции на возможные риски.

Такая компания руководствуется принципами «предусмотреть и предотвратить».

Проактивная компания обычно имеет четкие цели, взвешенную миссию, работающие принципы и гибкую организационную структуру. Проактивное управление предполагает признание и анализ ошибок, их устранение по результатам анализа. В такой компании ценится свобода выбора и способность к самообучению. В ней царит сильный корпоративный дух и развито обучение персонала.

Суть проактивного управления

Суть проактивного подхода – в постоянной оптимизации процессов на основе актуальных данных, что повышает вероятность успеха.

В проактивном управлении используют известное «правило Парето»: 20% скрытых угроз способны вызвать 80% критических ситуаций, наносящих вред компании.

Менеджер обязан держать ситуацию под контролем, что можно перефразировать так: «менеджер обязан быть проактивным».

Почему важно быть активным и как быть активным на работе

Проактивность — один из лучших способов улучшить свою работу. Но как на самом деле этого добиться? В этой статье мы рассмотрим, что означает проактивность, почему так важно быть проактивным, и приведем несколько примеров того, как быть проактивным на работе.

Хотите получить максимальную отдачу от своего времени?

Попробуйте DeskTime бесплатно!

Попробуйте бесплатно в течение 14 дней · Кредитная карта не требуется.

Что значит быть активным?

Чтобы лучше понять значение проактивности , нам также придется поговорить о ее противоположности — реактивности. В любом контексте быть проактивным означает инициировать действие в ожидании будущих результатов. Напротив, быть реактивным означает иметь дело с последствиями ситуации после нее.

Проактивность по сравнению с реактивностью считается лучшим способом принятия решений во многих аспектах жизни. Например, многие люди проявляют активный подход к своему здоровью, соблюдая сбалансированную диету, регулярно занимаясь спортом или высыпаясь, чтобы избежать проблем со здоровьем. Реактивный подход к здоровью будет заключаться в принятии этих решений после того, как некоторые проблемы со здоровьем уже появились в попытке справиться с симптомами болезни.

Почему проактивность на работе имеет значение

Проактивность на работе способствует готовности и уверенности, чтобы взять под контроль ожидаемую ситуацию. Мы не можем, конечно, предсказать будущее и всегда знать, какие обстоятельства произойдут, но мы можем, тем не менее, предпринять активные действия, чтобы избежать нежелательного исхода.

Даже если случается что-то неприятное, проактивная позиция позволяет нам принимать решения осознанно, хорошо информированно и развиваться на основе полученного опыта, а не пытаться потушить неожиданный пожар.

Более того, проактивные люди обладают целеустремленным мышлением, которое фокусируется на действиях, полезных в долгосрочной перспективе. Таким образом, трудовая жизнь может быть менее напряженной и с меньшей вероятностью способствовать выгоранию сотрудников.

20 идей о том, как проявлять инициативу на работе

Мы собрали двадцать примеров того, как реализовать инициативу на работе, которые помогут вам повысить производительность на работе. Давайте взглянем:

1. Отвечайте быстро

Входящие письма, заполненные неотвеченными электронными письмами, ожидающими вашего внимания, — это верный путь к катастрофе по множеству причин. Своевременные ответы на электронные письма укрепляют долгосрочное доверие между людьми, работающими вместе, и дают им понять, что вы цените и уважаете их время.

2. Держите других в курсе

Но что делать, если вы не можете сразу дать правильный ответ? Даже если вы не можете ответить сразу, важно держать людей в курсе того, что происходит с вашей стороны. Ожидание ответа может быть стрессом для многих людей, поэтому другие чувствуют себя вовлеченными в процесс и могут лучше планировать свое расписание, ожидая вашего ответа.

3. Планируйте регистрацию 

Возможно, вы человек, который всегда отвечает вовремя, но успешная коммуникация идет в обе стороны, и вы должны быть активны в ее отсутствие.

Если наступил важный срок и вы можете внести изменения, запланируйте проверку других и убедитесь, что они выполняют свои задачи вовремя. Например, вместо того, чтобы расстраиваться из-за того, что другие не получают обновлений о прогрессе и могут не уложиться в срок, зарегистрируйтесь и убедитесь, что у того, кого вы ждете, не слишком много задач, и они все еще способны предоставить результаты. Если они это сделают, вы можете действовать упреждающе и переназначить задачи тому, у кого может быть больше времени или ресурсов.

4. Предвидьте необходимость дополнительного времени перед крайним сроком

Дни, предшествующие крайнему сроку, могут быть утомительны, поэтому упреждающий способ подготовиться к этому периоду — запланировать дополнительное время для выполнения задач в последнюю минуту. Еще одна вещь, которую вы можете сделать, это сообщить другим, когда вы не будете так доступны или отзывчивы, как обычно. Ваше будущее «я» поблагодарит вас за то, что вы заблокировали свой календарь, чтобы уложиться в сроки.

5. Запросить отзыв

Большинство людей хотят получить глубокую обратную связь, но требуется гораздо больше, чтобы попросить об этом. Когда вы получаете непредвиденные отзывы, это может обескураживать и заставлять вас сомневаться в эффективности своей работы. Проактивный способ получения обратной связи — это на самом деле попросить об этом и показать, что вы стремитесь к улучшению и готовы внести необходимые изменения.

6. Стремитесь улучшить свой рабочий процесс

Говоря об улучшении, еще один способ быть более активным на работе — искать способы улучшить свой рабочий процесс. Важно понимать, как вы проводите свое время на работе, и находить способы максимизировать свои ресурсы. Однако измерить его вручную может быть сложно, поэтому вам пригодятся приложения для отслеживания времени, такие как DeskTime.

7.

Участвуйте и задавайте вопросы

Постоянное информирование и участие в работе вашей компании может способствовать вашему долгосрочному успеху. Если вы хотите быть более активным, не бойтесь активно участвовать в собраниях, делиться идеями и задавать вопросы.

8.

Установите распорядок дня

Хороший распорядок поможет минимизировать стресс и структурировать рабочий день. Хотя вы не можете избежать неопределенных ситуаций, четко установленный распорядок может быть полезным способом контролировать хотя бы некоторые части вашего дня и повышать эффективность выполнения менее важных задач.

9. Управляйте своей энергией и временем

Упреждающее управление своей энергией и временем будет полезной стратегией для создания эффективной рутины. Определение того, когда нужно заняться задачами, требующими глубокой работы, или поиск ритуалов, которые помогут вам оставаться энергичными, изменит правила игры.

10. Ставьте долгосрочные цели

Проактивность заключается в долгосрочных инвестициях, включая постановку целей. Искусство постановки достижимых долгосрочных целей заключается в том, чтобы определить, как измерять успех, отслеживать прогресс и разбивать их на несколько краткосрочных целей.

11. Составьте реалистичный список дел.

Достижение долгосрочных целей было бы ничем, если бы не разбить их на мелкие кусочки. Привычка начинать свой день с создания списка дел или заканчивать его составлением списка на следующий день поможет вам предвидеть, что впереди, и четко визуализировать свои задачи.

12. Приоритизация задач

Когда у вас есть список дел, определение приоритетности задач, которые являются более срочными, чем другие, поможет вам еще больше структурировать свой рабочий день и в первую очередь добраться до самых важных задач. И чем больше вы это делаете, тем лучше вы будете оценивать, сколько времени занимают определенные задачи.

13. Управляйте своим календарем

Подобно списку дел, цифровой календарь может служить инструментом для более активной работы. Использование календаря в качестве средства эффективного планирования — отличный способ увидеть все ваши встречи и мероприятия в одном месте и свести к минимуму хаос.

14. Сведите к минимуму тривиальные решения

Размышление о том, что съесть на обед, который предстоит через несколько часов, или о том, что надеть в течение дня, может значительно повлиять на вашу способность сосредоточиться на неотложных задачах. Слишком много тривиальных решений может привести к усталости от принятия решений и отнять драгоценное время от того, что важнее в данный момент.

15. Осознайте себя

Задайте себе следующие вопросы: каковы мои сильные стороны и как я могу использовать эти навыки еще более эффективно? Каковы мои слабые стороны и как мне их улучшить и как я работаю? Осознание того, в чем вы, естественно, хороши, и поиск способов исправить свои недостатки могут быть полезными, когда дело доходит до принятия упреждающих шагов на пути к лучшей жизни на работе.

16. Будьте открыты для вызовов

Берясь за пугающие проекты или проекты, в которых у вас мало опыта, вы сможете повысить свою гибкость и способность справляться с изменениями. Это также может дать вам возможность развить новые навыки, которые помогут вам продвигаться вперед и быть более подготовленными к решению различных проблем.

17. Готовьтесь к проблемам

Суть проактивности заключается в ожидании проблем и их решении как можно раньше. Таким образом, подготовка к решению проблем и определение стратегий смягчения их последствий заранее может иметь большое значение.

18. Знайте свои пределы 

Знайте о своих способностях и о том, какой объем работы вы можете выполнить. Принятие на себя обязательств, превышающих ваши возможности, может привести к срыву сроков и негативно сказаться на производительности вашей работы. Сообщите о своих способностях своим руководителям, если вам поручают слишком много работы, иначе наличие слишком большого количества обязательств негативно повлияет на вашу способность проявлять инициативу.

19. Узнайте о других

Не все в вашей команде будут работать одинаково, поэтому обучение тому, как общаться с другими на индивидуальном уровне, действительно может повысить вашу проактивность. Если вы понимаете, как другие работают над задачами, соблюдают сроки или решают проблемы, становится намного проще понять, как преодолевать препятствия.

20. Будьте уверены в себе

Наконец, верьте в свою способность активно действовать в ситуациях. Вы можете попытаться использовать все описанные выше стратегии, но большого успеха не будет, если вы не будете уверены в себе.

Бережно относитесь к своему времени!

Используйте DeskTime для управления временем и всегда будьте в курсе своей статистики эффективности.

Попробуйте бесплатно

Неудача дает возможность для роста

Не всегда будет возможность действовать на опережение, а иногда лучше решать проблемы реактивным путем. Хотя все согласны с тем, что проактивный подход является наиболее разумным, рабочая жизнь часто может быть непредсказуемой. Если происходит неудача, не паникуйте, рассматривайте ее как возможность извлечь из нее уроки и соответствующим образом изменить свое поведение.

Была ли эта статья полезной для вас? Дайте ему хлопок!

152

Псс! Можно хлопать не один раз, если очень понравилось 🙂

15 эффективных советов, как быть активным на работе

Не случайно жизнь некоторых людей всегда организована. Это те, кто, когда вы обратитесь к ним за запасной ручкой, дополнительной маской или английской булавкой, всегда вам помогут.

О, и мы упоминали, что они всегда пунктуальны и редко имеют незаконченную работу?

Так в чем их секрет? Разве не здорово было бы научиться предвидеть и всегда быть готовым к тому, что грядет?

В этом посте мы объясним, что значит быть активным. Мы проведем вас через весь процесс того, как быть активным на работе и в жизни.

Давайте приступим!

Что значит быть активным?

Неудивительно, что инициативные сотрудники пользуются большим спросом в организациях. Это те, кого часто выбирают для управления проектами, руководства командой и обучения менеджменту, среди других руководящих должностей.

Но что они делают такого, чего не делают другие? Ну, им не нужно говорить, чтобы они проявляли инициативу. Это такая черта, которая ставит их на первое место.

Простое и точное отслеживание времени

Попробуйте бесплатно

Проактивность — это способность предвидеть будущие проблемы, позволяя к ним подготовиться. Это противоположность реактивности, когда рабочие проблемы застают вас врасплох и заставляют бегать вверх и вниз, пытаясь их исправить.

Как быть активным на работе

Быть активным означает уметь выявлять и решать важные проблемы на рабочем месте. Проактивный подход включает в себя поиск возможностей, их использование и попытки внести изменения, улучшая себя и окружающих.

Однако это еще не все.

Проактивность выходит за рамки прогнозирования будущих событий на работе. Вам также нужно научиться использовать эту черту в жизни. Это связано со способностью играть активную роль, думать наперед и принимать решения в рамках более крупного долгосрочного плана.

Вы тоже можете стать самым ценным сотрудником, если будете постоянно быть в курсе дел, активно вовлекаться и достигать целей.

Ознакомьтесь со списком из 15 вещей, которые вы можете сделать, чтобы проявить инициативу на работе, а затем углубитесь в детали.

1. Приоритизация задач

Понятно, что вы не можете сделать все, и мы слишком хорошо знаем, что многозадачность обычно приводит к пустой трате времени. Вот почему вы всегда должны расставлять приоритеты для своих задач, чтобы вы могли сосредоточиться на своей работе в порядке приоритета.

Лучший способ добиться этого — составить список дел. Просто запишите все задачи, которые вам нужно выполнить, и ранжируйте их по степени срочности или важности. Распланируйте свой день, назначив крайние сроки для каждого пункта, чтобы помочь вам сосредоточиться на их выполнении.

При оценке времени, необходимого для выполнения каждой задачи, не забудьте оставить время для незапланированных событий. Например, ваш начальник может попросить вас проверить некоторые вещи для него, или коллега может попросить помощи по определенным вопросам. Полезно помнить, что всегда будет появляться что-то неожиданное, и предвидение этого гарантирует, что ваш день не будет испорчен.

Самое главное, сообщайте своему работодателю, клиенту или членам команды о своих обязательствах, чтобы они не перегружали вас работой.

2. Создавайте контрольные списки

Говоря о приоритизации задач, контрольные списки гарантируют, что вы ничего не пропустите. Записывая все, что вы хотите сделать каждый день, вы будете лучше концентрироваться и работать более эффективно.

Отслеживание продуктивности и производительности команды

Попробуйте бесплатно

Рекомендуется создать свой контрольный список в конце рабочего дня. Таким образом, вы можете просмотреть, что вы уже сделали и какие задачи еще не завершены.

Затем вы можете перенести их на следующий день. Не забывайте обновлять свой контрольный список после каждого мероприятия, чтобы не отставать. Обязательно добавляйте новые задачи в свой список дел, чтобы получить общую картину всего, над чем вы должны работать.

3. Network/Connect

По возможности старайтесь прислушиваться к обсуждениям вокруг вас, даже если они не имеют отношения к вашей работе. Это лучший способ узнать мнение людей, которых вы считаете образцом для подражания, а также коллег.

Вы можете кое-что узнать об их методах лидерства и определить возможности для извлечения выгоды. Дайте понять, что вы хотите быть более вовлеченным и создать свой собственный репертуар.

Кроме того, не стоит недооценивать силу светской беседы. Всегда есть чему поучиться у менеджеров и других членов команды. Общайтесь с людьми по всей организации, когда это возможно. Найдите лидеров, которым вы можете подражать, и свяжитесь с ними.

Например, если вы хотите получить повышение, вы можете узнать, как они этого добились, и выяснить, как продвигаться вверх.

Нетворкинг поможет вам выделиться, и вас с большей вероятностью запомнят, когда представится возможность.

4. Спрашивайте отзывы и реагируйте на них

Активный сотрудник активно ищет отзывы у руководства и коллег. Это не только показывает желание учиться и совершенствоваться, но и дает вашим работодателям новый ориентир для роста.

В отличие от прежних дней, когда работники оценивались исключительно руководством, сегодня организации внедряют метод оценки эффективности на 360 градусов. Это более инклюзивно и позволяет коллегам по работе оставлять отзывы о работе своего товарища по команде.

Ваша проактивность может отрицательно сказаться на других командах, и отзывы помогут указать на это. Этот метод дает ценную информацию о том, как ваша производительность влияет на других.

Получив отзыв, тщательно обдумайте его и примите меры для реализации предложений. Не принимайте рекомендации и комментарии на свой счет. Самое важное, что нужно сделать, — это приветствовать конструктивную обратную связь, чтобы вы могли работать лучше и эффективнее.

Помните, что обратная связь выгодна обеим сторонам. Так что, если вы хотите получать обратную связь, рассмотрите возможность предоставления ее другим. Просто убедитесь, что ваш отзыв своевременный, действенный и конкретный.

Давая отзыв, очень важно помнить о словах, которые вы используете, чтобы избежать трения между коллегами или между работником и его начальником.

5. Будьте открыты для идей

Проактивность означает, что вы открыты для изменений и новых идей, направленных на самосовершенствование. Допустим, ваш начальник или компания только что получили новый интересующий вас проект, и вы узнали, что они ищут сотрудников.

Не бойтесь просить о назначении. Это может быть просто открытие, которого вы ждали, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Не падайте духом, если на этот раз у вас не получится. Тот факт, что вы проявили инициативу, ставит вас в более выгодное положение, когда в следующий раз представится такая возможность.

То же самое происходит, если в вашей организации открывается другая роль. Идите и подайте заявку на это. Скорее всего, вы могли бы просто получить его. Наем — дорогостоящий процесс, и руководство предпочло бы поручить эту роль внутреннему сотруднику, которого они уже знают.

Открытость к идеям тесно связана с получением обратной связи и реакцией на нее. Прислушайтесь к тому, что другие говорят о вас, и используйте эту информацию.

6. Учитесь быть спокойным, вежливым и внимательным

Быть активным означает хорошо работать с другими. Это включает в себя развитие дружеского отношения к своим коллегам по работе, поддержку их проектов и уважительное отношение к ним. Хороший член команды прислушивается к коллегам и помогает, когда может.

Прикосновение к коллегам по работе является реактивным. Поэтому избегайте немедленного реагирования на проблемы и принимайте объективные и обдуманные решения. Быть иррациональным не понравится вашим работодателям и членам команды. Это может создать напряжение на рабочем месте и в конечном итоге повлиять на производительность.

Общение с коллегами улучшает отношения на рабочем месте и позволяет вам сотрудничать более конструктивно. Помните, что добро возвращается добром.

7. Будь организованным

Оставаться организованным — еще один эффективный совет, как проявлять инициативу на работе. Вместо того, чтобы тратить время на реагирование на события по мере их возникновения, развитие организационных навыков обеспечивает эффективное управление временем. Когда вы организованы, вы будете знать, что нужно сделать и когда. Вы сможете создать больше баланса на работе и не чувствовать себя заваленным, поскольку у вас все будет под контролем.

Более того, вы будете знать, каким задачам расставить приоритеты, поэтому вы будете редко пропускать сроки. Быть организованным означает, что вы можете правильно планировать свое время и знать, как его потратить. Вы можете использовать один из нескольких планировщиков или цифровых приложений, которые помогут вам организовать свою работу.

Создание контрольного списка, например, позволяет определить, какие задачи исключить, объединить или сократить. Вы также сможете просмотреть свои результаты в конце рабочего дня и попытаться установить, почему вы не достигли своих целей.

Организованность включает в себя несколько аспектов, таких как ответы на электронные письма и звонки, автоматизация маркетинга по электронной почте и эффективное управление встречами и собраниями. Это также включает в себя организацию ваших файлов, знание того, когда делегировать задачи, и соответствующее планирование вашего дня.

8. Разработайте рутину

Работа с рутиной упрощает работу над вашими задачами. Было показано, что рутины повышают производительность, поскольку вы уже знаете, какие задачи следуют после того, как вы закончите текущую.

Рутина создает знакомый путь, по которому легко следовать. Выполняя это на повторе, вы получаете возможность совершенствоваться каждый день и лучше управлять временем. Вы сможете определить вещи, которые сбивают вас с курса, и постараетесь их решить. Таким образом, вы легко вернетесь на курс.

Самое главное, не забывайте делать короткие перерывы в течение дня. Вы не хотите страдать от выгорания или болей в спине. В конце концов, перерывы позволяют вам размяться и зарядиться энергией, прежде чем вернуться к работе, что настоятельно рекомендуют эксперты в области здравоохранения.

Поиск подходящей для вас рутины может занять время, но как только вы это сделаете, у вас будет меньше поводов для жалоб.

9. Используйте технику 80/20

Применение правила 80/20 или принципа Парето — один из самых эффективных способов добиться успеха в жизни и на работе. Проще говоря, это означает настроить себя таким образом, чтобы 20 процентов вашего вклада отвечали за 80 процентов ваших результатов.

Думайте об этом, как о том, чтобы работать умнее, а не усерднее. Правило 80/20 заключается в том, чтобы сосредоточиться на вещах, которые дают вам больше всего в вашей жизни, но при этом отнимают мало вашего времени. Этот принцип учит, что работа сверхурочно не означает повышения производительности.

Обычно наш разум имеет предел, когда дело доходит до концентрации, и когда вы достигаете этой нижней точки, вы добавляете меньше «мощности» своим задачам. Вот почему так важно расставлять приоритеты в задачах. Классифицируйте задачи по срочности и важности, а остальные делайте быстрее.

10. Тщательно планируйте

Реактивные люди склонны к краткосрочному мышлению. В то время как краткосрочные цели необходимы, долгосрочные цели помогут вам избежать недостатков, связанных с неспособностью планировать. Успешные сотрудники понимают ценность долгосрочного мышления, помогающего им продвигаться по карьерной лестнице и добиваться желаемого повышения.

Планирование позволяет вам понять общую картину и понять, чего вы хотите достичь. Частью хорошей подготовки является понимание того, когда вы наиболее сосредоточены и энергичны. Распланируйте свой день так, чтобы в это время вы выполняли наиболее интеллектуальную работу.

Эффективный счетчик времени, такой как Traqq, может пригодиться в таких ситуациях:

• Он записывает время, затраченное на работу, и предоставляет данные, которые могут помочь вам узнать о своей производительности и продуктивности.
• Помимо отслеживания своего прогресса, вы узнаете время дня, когда вы наиболее активны, проверяя уровень своей активности.
• Вы также можете создавать отчеты для анализа эффективности своей работы и соответствующим образом корректировать свой график.

Кроме того, с помощью приложения для онлайн-мониторинга вы можете проанализировать, сколько времени в среднем вам требуется для выполнения каждой задачи. Это позволяет вам работать над тем, чтобы стать более эффективным, чтобы вы могли достичь ожидаемых результатов за меньшее время.

11. Последующие действия

Последующие действия — это хорошая практика на рабочем месте, которая показывает руководству вашу активность. Это устраняет потери времени и ставит вас впереди вещей. Например, важно следить за тем, состоится ли запланированная встреча.

Это позволит вам быть в курсе любых изменений, которые могут произойти. Кроме того, вы можете следить за приглашениями, заявлениями о приеме на работу и электронными письмами.

Отслеживание клиентов показывает, что вы заинтересованы в том, что они думают, и в их общем опыте. Это не должно быть что-то сложное. Вы можете просто поблагодарить их за выбор сотрудничества с вами, покупку вашего продукта или подписку.

Вы можете получить отзыв или важную информацию о тех областях, которые вам необходимо улучшить, или если требуются дополнительные действия. Используйте такие платформы, как телефонные звонки, электронные письма, текстовые сообщения, социальные сети и т. д., чтобы следить за новостями.

12. Работа с целями

Постановка целей для себя настраивает вас на достижение совершенства. Цели помогают вам оставаться на правильном пути к тому, чего вы хотите достичь в жизни и на работе. Не всегда легко держать курс.

Однако стремление к достижению желаемых результатов приближает вас к достижению ваших целей.

Секрет в том, чтобы быть увлеченным своим делом и отдаваться ему полностью. Не забывайте отмечать свои успехи, большие или маленькие, каждый раз, когда вы достигаете своих целей. Думайте об этом как о самоуважении.

13. Задавайте вопросы

Вы не можете проявить инициативу, если стесняетесь задавать вопросы. Задавая вопросы, вы можете учиться у других и собирать полезную информацию, которая может повлиять на принятие вами решений.

Например, если вы хотите получить повышение, вы можете задать конкретные вопросы тому, кто уже был там, чтобы понять, как все работает. Это демонстрирует то, что вы хотите улучшить. Это показывает, что вы хотите расширить свои возможности и стремиться к постоянному совершенствованию.

Вы также сможете учиться на прошлых ошибках и развивать свои навыки. Компании стремятся вовлекать сотрудников в программы обучения и развития в качестве одного из стимулов для удержания работников.

Кто знает, задавая правильные вопросы, вы можете открыть возможности, о которых даже не подозревали.

14. Активно участвуйте в работе

Активный сотрудник – это активный участник обсуждений в компании. Не сидите в стороне, просто наблюдая и слушая предложения коллег. Принимайте активное участие и действуйте, будь то предоставление информации во время встреч или разработка планов на предстоящий семейный праздник компании.

Другие способы стать активными участниками включают волонтерство, участие в корпоративных мероприятиях, высказывание своего мнения и помощь другим в улучшении их самих.

15. Общайтесь своевременно

Мы не можем еще раз повторить важность общения в любой деловой обстановке. Это то, что устраняет недоразумения, растрату ресурсов и потенциальные потери.

Когда вы работаете над проектами и чувствуете, что вам нужно больше времени, постарайтесь своевременно предоставлять своему руководителю обновленную информацию. Если вы работаете в команде и вам нужна помощь, не стесняйтесь обращаться к своим товарищам по команде.

То, что кажется невозможным, может оказаться очень простым, если посмотреть на него с другой точки зрения.

При общении с начальником, коллегами, клиентами или заказчиками обязательно выбирайте подходящее средство связи. Возможно, не все могут быстро получить доступ к электронной почте или не все есть в социальных сетях.

Некоторые детали можно быстро передать с помощью текстового сообщения. Между тем, другие требуют дальнейшего обсуждения, что делает телефонный звонок более подходящим. Использование надлежащих каналов связи гарантирует, что ваше сообщение будет получено всеми заинтересованными сторонами.

Характеристики проактивности

Хотите знать, проактивны ли вы? Вот пять основных характеристик активного профессионала:

• Дальновидный человек. Вы сосредотачиваетесь на текущей ситуации, но думаете о долгосрочной перспективе.
• Определение. Небольшие неудачи не мешают вам двигаться к достижению ваших целей.
• Непоколебимый фокус. Вы всегда сосредоточены на том, что можете контролировать, и не позволяете отвлекающим факторам и помехам на работе или дома мешать вам.
• Последовательный ученик. Вы всегда стремитесь улучшить свою базу знаний, чтобы стать лучше в том, что вы делаете.
• Автостартер. Вы не ждете возможности раскрыться перед вами. Вы их создаете. Кроме того, вы полностью участвуете в делах компании и открыто выражаете свое мнение.

Как проявлять инициативу в жизни

За пределами рабочего места быть активным означает решать проблемы по мере их возникновения, а не заметать их под ковер. Вы общаетесь четко и даете людям знать о своих чувствах. Более того, вы знаете, когда сказать «НЕТ», чтобы люди не злоупотребляли вашим временем.

Быть активным в жизни также означает:

• Понимать важность здорового образа жизни и находить время для тренировок.
• Стремление к сбалансированному питанию и регулярное обследование. Реактивные люди обращаются к врачу в крайнем случае.
• Выполнение всей работы по дому и еще остается время для чтения любимой книги или просмотра любимого шоу.

Все дело в том, чтобы оставаться организованным, что бы вы ни делали. В свою очередь, ваша жизнь становится менее сложной, и вы можете проводить больше времени с семьей.

Заключительные мысли…

Активность на работе и в жизни окупается. Эти советы о том, как быть более активным, могут потребовать некоторой практики и стойкости. Начните с мелочей на работе или дома, например, убедитесь, что все остается организованным.

Разработайте распорядок дня и составьте контрольный список задач, которые вы будете выполнять в первую очередь на следующий день. Помните, прокрастинация не имеет места, когда речь идет о проактивности. Каждое решение — это звено в цепи событий, и одна ошибка может нарушить весь процесс.

Наконец, активные люди работают с таймером, чтобы следить за своим временем и ходом работы.