Профессиональная коммуникация: Профессиональная коммуникация и рефлексия

Содержание

Профессиональные коммуникации в структуре социальных коммуникаций

Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)

Версия для печати

Библиографическая запись: Профессиональные коммуникации в структуре социальных коммуникаций. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//171/professionalnye-kommunikaczii-v-strukture-soczialnyx-kommunikaczij/ (дата обращения: 10.03.2023)

Содержание

Социальные коммуникации охватывают вес аспекты человеческой жизни. Особое значение коммуникации имеют в профессиональной деятельности от их правильной организации зависит эффективность этой деятельности. Любая профессиональная деятельность сопровождается обменом информации между участниками. Люди вступают в профессиональное взаимодействие посредством профессиональной коммуникации.

Профессиональная коммуникация — коммуникация, которая осуществляется специалистами в ходе профессиональной деятельности с целью обмена профессиональной информацией.

Причины повышения роли профессиональной коммуникации в профессиональной деятельности специалиста многообразны, но наиболее существенными являются следующие;

развитие средств информации и коммуникации;
резко повысившаяся потребность в профессиональном общении;
необходимость в обмене научной и практической информацией;
осознание необходимости взаимопонимания и научного сотрудничества;
постоянно расширяющаяся система профессиональных контактов.

Посредством профессиональной коммуникации осуществляется трансфер технологий в инновационной деятельности, информационный обмен в профессиональных сообществах, управление организациями, деловое сотрудничество, реализуются информационные процессы профессиональной деятельности отдельных специалистов, осуществляется и оптимизируется профессиональная деятельность (образовательная, научная, коммерческая и т.

Основной компетенцией для осуществления профессиональной коммуникации являются знания, связанные с профессиональной деятельностью на рабочем месте.

Особенностями профессиональных коммуникации являются:

реализация коммуникации в условиях конкретной деятельности;
наличие определенного официального статуса объектов;
направленность на установление взаимовыгодных контактов и поддержку отношений между представителями организаций и профессиональных сообществ:
регламентированность, т. е. подчиненность определенным правилам и ограничениям;
предсказуемость, предварительное планирование, определение цели, содержания, возможных последствий;
творческий характер взаимоотношений, направленность их на решение конкретных деловых проблем, достижения цели;
взаимосогласованность решений и последующая организация сотрудничества партнеров;
взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование.

Профессиональное общение, опираясь на общие нормы, часто имеет индивидуальный характер и проявляется в способах общения, которые выбирает субъект в определенных коммуникативных ситуациях.

Особенным образом осуществляется формальная и неформальная профессиональная коммуникации.

Формальная профессиональная коммуникация — обмен профессиональной информацией через систему профессиональных документов (письменная коммуникация).

Неформальная профессиональная коммуникация — обмен профессиональной информацией в ходе профессионального общения (устная коммуникация).

Традиционно формальная коммуникация осуществлялась при помощи системы профессиональных документов, функционирующих в мировом сообществе. Важнейшим инструментом формальной коммуникации является система профессиональных периодических изданий.

Неформальная коммуникация осуществляется в ходе профессионального общения, традиционно — при участии в различных профессиональных мероприятиях (деловых встречах, переговорах, конференциях, семинарах и т. д.).

Преимущества и недостатки этих видов коммуникации представлены в таблице:

Свойства коммуникации	Формальная коммуникация	Неформальная коммуникация
Достоверность информации	+	—
Оперативность информации	—	+
Сохранение информации в неизменном виде	+	—
Возможность передачи во времени и пространстве	+	—
Возможность доступа в любое время	+	—
Защита авторских прав	+	—
Возможность обратной связи	—	+
Возможность изменения сообщения в процессе его восприятия	—	+

С появлением интернет-среды и развитием информационно-коммуникационных технологий границы между формальной и неформальной коммуникациями как между письменной и устной стали стираться. Значительная часть профессионального общения стала осуществляться через средства сети в письменном виде (чаты, форумы и т. д.). Поэтому на сегодняшний день ужесточаются требования к культуре письменной речи.

При переводе формальной коммуникации в сеть претерпели изменения главные свойства формальных коммуникаций — достоверность информации, которая достигается путем проведения серьезной профессиональной и редакторской экспертизы документа перед публикацией, и способность документов закреплять приоритет автора и защищать авторские права. Достоверность документа, размещенного в сети, установить крайне сложно. То же самое касается защиты авторских прав. Поэтому в профессиональной деятельности следует ориентироваться на авторитетные источники информации — цитируемые книги и журналы, обладающие высокой деловой репутацией. Необходимо отметить, что сложность защиты авторских прав в сети приводит к тому, что многие документы не имеют электронных версий и не размещаются в открытом доступе.

Каналы профессиональных коммуникаций:

Формы коммуникации	Неформальная коммуникация (профессиональное общение)	Формальная коммуникация (профессиональные документы)
Традиционные формы	Деловые встречи Деловые совещания Мозговые штурмы Дискуссии Деловые переговоры Презентации Защиты выпускных квалификационных работ и диссертаций Выставки профессиональной продукции Конференции Семинары Стажировки Прочие профессиональные мероприятия Деловая переписка	Опубликованные документы: Статьи в профессиональной периодике (газетах, журналах) Монографии Учебные пособия Научно-популярные монографии Стандарты профессиональной деятельности Неопубликованные документы: Диссертации Отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках Депонированные рукописи Непубликуемые документы: Официальные документы организаций: Организационно-распорядительная документация Конструкторская документация Технологическая документация Проектная документация и т. д.
Электронные формы	Электронная почта Программы-мессенджеры (Skype, Viber, WhatsApp, Telegram и др.) Средства конференц-связи Социальные сети Облачные сервисы для организации коллективной работы и информационного обмена (площадки для профессионального общения на базе корпоративных информационных систем управления, сервисы Google, Evernote, Nimbus и др.) Профессиональные интернет-форумы и порталы Виртуальные выставки и конференции	Электронные публикации (в электронных журналах, на профессиональных сайтах, порталах и т. д.) Электронные библиотеки Электронные документы в системах электронного документооборота организаций

При помощи системы профессиональных коммуникаций реализуются информационные процессы инновационной творческой деятельности специалистов.

01.05.2020, 8846 просмотров.

Профессиональная коммуникация и деловое общение

В статье мы расскажем:

Понятие профессиональной коммуникации
Этапы и задачи профессиональной коммуникации
Формы и виды профессиональной коммуникации
Главные принципы профессиональной коммуникации
5 правил профессиональной коммуникации
Как преодолеть сложности профессиональной коммуникации

Профессиональная коммуникация помогает наладить качественные связи между сотрудниками компании. Именно она позволяет эффективно взаимодействовать на самых разных уровнях. Скорость и доступность передачи информации в конечном итоге определяют темп и качество работы всего предприятия. Значит, от профессиональной коммуникации опосредованно зависит и прибыль.

Нельзя не отметить, что она также входит в понятие этики делового общения. И потому на отраслевом уровне рынка тоже используется профессиональная коммуникация. Общение с конкурентами, поставщиками и потенциальными инвесторами порой выглядит как искусная игра, где каждый шаг может обернуться как успехом, так и провалом. О других возможностях эффективной профессиональной коммуникации расскажем далее.

Понятие профессиональной коммуникации

Для начала дадим определение профессиональной коммуникации. Это официальное общение, которое происходит в деловой сфере. Цель такого взаимодействия — решение задач, достижение результатов или оптимизация какой-либо деятельности. У сторон такой коммуникации есть статусы, например, начальник, партнер, сотрудник, работник, коллега и т. д.

Субординационное взаимодействие возникает при контакте двух людей, которые занимают разные ступени общественного положения (начальник и подчиненный). Тут прослеживается вертикаль отношений. Если же партнеры находятся на одинаковом уровне, то они осуществляют горизонтальную коммуникацию.

Профессиональное общение — неотъемлемая часть нашей жизни. С ним мы сталкиваемся в учебных и официальных учреждениях, а также на работе. Это общение, которое происходит между лекторами и студентами, коллегами, конкурентами, директорами и работниками. И для эффективной профессиональной коммуникации важно соблюдать принципы, условия и быть знакомым со средствами передачи информации. Собеседникам нужно в буквальном и переносном смысле говорить на одном языке, понимать друг друга.

Этапы и задачи профессиональной коммуникации

Условно деловые переговоры можно разделить на 5 этапов:

Ознакомление. Партнеры представляются друг другу, происходит обмен любезностями.
Ориентация в ситуации. На этом этапе собеседники устанавливают задачи, стремятся понять, что необходимо оппоненту, диктуют условия.
Обсуждение. Деловые проблемы, вопросы детализируются и тщательно обговариваются.
Решение задач. Происходит поиск компромисса, ищут те варианты взаимодействия, которые были бы выгодны обеим сторонам.
Завершение контакта. Коммуникация прекращается, стороны расходятся.

Участники диалога не затрагивают цель. А вот средства для ее достижения обговариваются и планируются. Учитываются потребности и интересы всех собеседников.

Плодотворное и результативное сотрудничество является основной задачей профессиональной коммуникации. Она состоит из 3 процессов:

социальная перцепция, или стремление понять и воспринять партнера;
коммуникация — передача информации;
интеракция — совершение действий.

Деловой этикет и профессиональная коммуникация неразрывно связаны.

Формы и виды профессиональной коммуникации

Формы бизнес-общения:

Совещания.
Консультации.
Собрания.
Беседы.
Интервью.
Отчеты.
Презентации.
Деловые переписки.
Переговоры.
Конференции.

#THREE_STEPS#

Это лишь некоторые примеры профессиональной коммуникации. Каждому специалисту в своей области нужно знать язык делового общения и его правила, уметь грамотно строить диалог с партнерами. Для достижения успеха необходимо взаимодействовать не только лично, но и при помощи технических средств (телефон, почта, факс, программы).

Также профессиональная коммуникация набирает все большую популярность и в Интернете. IT-технологии увеличивают скорость обработки и передачи данных, устраняют ошибки, вызванные человеческим фактором.

Есть 3 основных вида делового общения:

Административно-канцелярский.
Дипломатический.
Законодательный.

Особенности профессиональной коммуникации в каждом из этих случаев свои, равно как и специфика. Все три вида требуют использования точных формулировок, фактов, исключают яркое выражение эмоций. Деловое общение сейчас подразумевает не только рабочие отношения, но и любой разговор формальной направленности.

Главные принципы профессиональной коммуникации

Официальность и вежливость. Деловой стиль является основой профессиональной коммуникации.
Межличностность. В диалоге у каждого человека есть своя точка зрения и вариант решения проблемы. Это нужно учитывать и стараться не конфликтовать с чужими интересами.
Многоплановость. Результат зависит не только от сути передаваемого сообщения, но также и от манеры, и от тона речи. Важно применять разные инструменты и стараться в диалоге использовать как можно больше их.
Целеполагание. Диалог должен быть направленным. И помимо главной задачи нужно поставить еще несколько дополнительных. Их можно и не озвучивать, их наличие должно подразумеваться как само собой разумеющееся.

5 правил профессиональной коммуникации

Отношение окружающих зависит от грамотного поведения человека в сфере бизнеса:

1. Нацеленность на взаимопонимание.

Поиск компромисса — основная цель делового общения. Ценится открытость, готовность воспринимать информацию и обмениваться ею с собеседником. Не соответствует нормам избегание контакта или враждебное отношение. Уважение и внимание выражают жестами, взглядом, а также активным слушанием до конца.

2. Речь должна быть четкой, разборчивой, неторопливой и немонотонной.

Любые крайности неприемлемы. Тяжело слушать человека, который что-то бормочет себе под нос, выражается невнятно, говорит чересчур медленно или быстро. Такого субъекта становится даже неприятно воспринимать.

А вот громкость, четкость и конкретность формируют отношение у партнеров как к зрелой, цельной и уверенной в себе личности.

3. Продуманность речи.

Свой монолог лучше не только составить, но и записать. Все бизнесмены до того, как начать разговор, обдумывают темы для обсуждения, а также вопросы. Любое публичное выступление или речь подразумевает следование плану, состоящему из вступления, основной части, заключения и выводов.

4. Умение задавать как открытые, так и закрытые вопросы.

От того, как прозвучал вопрос, зависит ответ. Закрытый, подразумевающий четкие да или нет, не дает возможности собеседнику высказаться, выразить свое мнение, он вынужден говорить кратко и просто. Важно избегать нетактичных, прямолинейных расспросов.

5.

Эффективность устной профессиональной коммуникации определяется скоростью и емкостью изложения.

Хотя соблюдение всех вышеприведенных правил и принципов может представляться сложным, но постоянное совершенствование своей личности решит эту задачу. Чем больше опыта делового сотрудничества, тем успешнее будет общение в сфере бизнеса.

Как преодолеть сложности профессиональной коммуникации

Для достижения успеха в бизнесе важно быть искусным жонглером слова, умело доносить свои идеи так, чтобы их не только понимали, но и принимали. Такое требование хотя и возникло недавно, но уже успело пустить корни в деловых кругах. Как письменная профессиональная коммуникация, так и речевая одинаково требуют соблюдения официального стиля. Хотя допустимо разбавление неформальными фразами, но не часто и без перегибов. Только тогда достижим успех в бизнесе или продвижение по карьерной лестнице.

Профессиональное общение

Эта страница основана на обсуждениях на семинаре по геонаукам в 2013 году на семинаре 21 ^st Century Workforce, а также на работах Роджера Бездека (президента Службы управленческой информации), Дэна Вона (Винсеннский университет), Петры Декенс (Санкт-Петербург). Государственный университет Франциско) и Дэйв Дуглас (Городской колледж Пасадены).

Перейти вниз: Рассмотрите свою аудиторию | Улучшить навыки письма | Улучшение навыков презентации

Коммуникация является важным навыком для рабочей силы, независимо от области, в которой вы работаете. Практически все рабочие места требуют передачи информации широкому кругу аудиторий как в вашей области, так и за ее пределами. Эффективная коммуникация способствует решению проблем и может стать движущей силой для изменения неустойчивых привычек и вовлечения сообщества в изменение ситуации.

Произведите впечатление на будущих работодателей, улучшив свои коммуникативные навыки. Общайтесь профессионально, будучи ясным, точным и кратким. Помните, что общение бывает как письменным, так и устным, и оно может быть как неформальным, как электронное письмо или введение, так и формальным, как письменный отчет или интервью. Также имейте в виду, что аудитория важна, и общение должно быть адаптировано к вашей аудитории. Подробнее о том, как отточить свои коммуникативные навыки, чтобы общаться более эффективно, читайте ниже.

Учитывайте свою аудиторию

Как профессионал, вы будете взаимодействовать с самыми разными людьми на работе и вне ее. Самые эффективные сотрудники умеют общаться с коллегами с аналогичным опытом, а также с коллегами из других дисциплин. Часто профессионалам также необходимо общаться с другими людьми, которые полагаются на них как на «экспертов» в определенной области или теме, включая клиентов, СМИ, политиков и широкую общественность. Таким образом, важно иметь эффективные коммуникативные навыки для различных аудиторий.

Это включает в себя определение подходящего уровня общения и последующую адаптацию презентаций – письменных или устных – соответственно. Некоторые из этих аудиторий будут иметь обширную научную базу, а другие не будут иметь никакой. Например, консультант по вопросам окружающей среды начального уровня может регулярно общаться со следующими аудиториями: коллеги на своем уровне (, например, , другие гидрологи), коллеги из других дисциплин (, например, , химики), руководители проектов, руководители, клиенты, технические специалисты, бурильщики/торговцы, владельцы/менеджеры площадок, регулирующие органы и заинтересованные стороны ( напр. общественных групп, родители, охрана природы).

Способы попрактиковаться в общении с разными аудиториями:

Сравните литературу, написанную для разных аудиторий, например, статьи из Science и Scientific American , и посетите доклады и лекции для разных типов аудитории, чтобы получить примеры того, как общаться с другими внутри или вне наук.
Практикуйтесь в неформальном общении с непрофессиональной аудиторией (например, сообществом), рассказывая о своей школьной работе, исследованиях и/или работе с членами семьи или друзьями, не относящимися к вашей специальности. повторно общаются со слишком большим количеством жаргона, недостаточно объясняют жаргонные термины или иным образом общаются на слишком продвинутом уровне.

Улучшите свои навыки письма

Навыки письма необходимы на рабочем месте. Профессиональное письмо должно быть ясным и кратким и адресовано соответствующей целевой аудитории. Сопроводительные письма и резюме часто используются для оценки навыков письменного общения и могут быть возможностью «продать себя» потенциальным работодателям.

Навыки письма используются при общении по электронной почте, а также при написании профессиональных отчетов, которые широко распространены на рабочем месте. Работодатели, как правило, предпочитают четкие, основанные на здравом смысле тексты, которые доносят суть, а не многословные отчеты, перегруженные жаргоном. Независимо от того, что вы пишете, есть три правила, которым вы всегда должны следовать: знай свою аудиторию , будь ясным, и помни о цели .

Если вы пишете электронное письмо или отчет, вот несколько общих советов по написанию:

знайте свою аудиторию
будьте профессиональны – не используйте сленговые термины и текстовые сокращения
быть ясным и кратким
сосредоточиться на сообщении на вынос

Ресурсы

Модуль «На переднем крае », посвященный оценке обучения студентов, содержит несколько полезных советов о том, как преподаватели оценивают письменные отчеты. Взгляните на руководящие принципы и рубрики, связанные с хорошим письмом, чтобы получить идеи.

Улучшите свои навыки презентации

Устное общение преобладает в рабочей силе, начиная с первоначального контакта с потенциальным работодателем через процесс собеседования и заканчивая опытом работы. Практика выступлений в любом масштабе и для разных типов аудитории — отличный способ подготовиться к устным/визуальным презентациям, с которыми вы столкнетесь на работе. Вы можете начать практиковать эти навыки, выступая со своими сверстниками в рамках проектов студенческого класса. Общение науки с широкой общественностью путем участия в отчетах сообщества по обучению служению или добровольного неофициального преподавания в местной школе или участия во внешкольных программах или летних лагерях имеет неоценимое значение для получения опыта общения. Вы также можете отточить свои профессиональные навыки общения, представляя свои исследования на местных, региональных или национальных конференциях. Обратитесь в центр карьеры или отдел вашего кампуса, чтобы узнать о возможностях подготовки к карьере посредством неформальных собеседований или практических занятий, во время которых вы можете попрактиковаться в коротких беседах в лифте о своих исследованиях или ответах на вопросы на практических собеседованиях.

Разговор в лифте

Разговор в лифте — это короткая 1-2-минутная техника начала разговора, которую можно использовать, чтобы представить и «продать» себя и свою работу потенциальным будущим работодателям или сотрудникам. Хотя это краткое введение, вам будет полезно попрактиковаться в нем с коллегами и наставниками. Выступление в лифте должно быть профессиональным, кратким и адаптированным к аудитории, то есть будьте осторожны, чтобы не увязнуть в жаргоне, который затрудняет понимание вашей аудитории. Узнайте больше о переговорах в лифте.

Короткие и длинные выступления

Как и речь в лифте, речь должна быть нацелена на соответствующий уровень аудитории, быть ясной и не содержать лишнего жаргона. Некоторые советы по презентации включают:

использовать четкие и не слишком сложные визуальные материалы, такие как изображения и графики, для иллюстрации пунктов
держитесь подальше от странных шрифтов
свести анимацию к минимуму
юмор, как правило, хорошо воспринимается, но будьте осторожны, переступая границы юмора
потренируйтесь несколько раз перед выступлением; это может помочь с таймингом, темпом и общим комфортом выступления.

Общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы уделить 1 минуту каждому слайду и оставить время для некоторых вопросов в конце выступления; важно уложиться в отведенное время. Выступающие должны подумать и предвидеть, как они будут отвечать на вопросы, которые они получат после выступления (практика перед сверстниками и коллегами может помочь определить некоторые из этих вопросов). Можно сказать, что вы не знаете ответа на определенные вопросы, но делайте это изящно.

Связанные ресурсы

Веб-семинар «Эффективное информирование о ваших исследованиях: от разговоров в лифте до презентаций на собеседовании» содержит много полезных советов, особенно для тех, кто интересуется академической карьерой.
Если вы делаете постерную презентацию на профессиональной конференции, узнайте о некоторых стратегиях создания запоминающейся постерной презентации, представленных в этой статье GSA Today.
Учитесь на оценках: модуль On the Cutting Edge , посвященный оценке обучения учащихся, содержит несколько полезных советов по оцениванию устных докладов и постерных презентаций, которые вы можете использовать для получения советов и рекомендаций по проведению презентаций.

Руководство для начинающих по профессиональному общению

Рэнсом Паттерсон Последнее обновление: 1 мая 2020 г.

К.И.Г. частично поддерживается его читателями. Если вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем заработать партнерскую комиссию.
Подробнее здесь.

В этом блоге мы много писали о том, как улучшить письмо в классе. Будь то, как писать статьи лучше, как писать статьи более эффективно или как проводить исследования, лежащие в основе статей, мы обеспечим все это. Однако одна область, которую мы не затронули, — это письмо, которое вам нужно делать вне класса. И нет, я не говорю о вашем профиле в Tinder или биографии в Twitter. я говорю о профессиональное общение .

Если вы учитесь в колледже первые пару лет, профессиональный мир может показаться вам далеким, но он наступит раньше, чем вы об этом узнаете, тем более что вы собираетесь следовать нашим гидам и попасть на убийственную стажировку летом работу или внештатную работу до того, как большинство ваших одноклассников даже напишут свое первое резюме.

И как только вы получите свою первую работу, вам обязательно понадобятся эти навыки. Итак, сегодня мы разбираем все формы общения, с которыми вы можете столкнуться в профессиональной среде. На письменном фронте мы покроем:

Электронная почта
Текстовые сообщения
Чат-приложения
Приложения для управления проектами

Что касается разговорной стороны, мы поддержим вас, когда дело доходит до:

Телефонные звонки (включая ужасную конференц-связь)
Видеовызовы
Лично

Мы разберем конкретные протоколы для каждого из этих способов связи, объясним, как поступать в типичных сценариях, возникающих при каждом из них, и приведем примеры того, как (и как) вместо ) для связи.

По словам мастера игры на банджо Белы Флек, «общение — единственный способ».

Итак, приступим!

Письменное общение

Начнем с доминирующей формы общения в современном бизнесе: текстовой коммуникации. Эта форма становится все более распространенной, поскольку все больше и больше компаний переходят на удаленную работу.

Если вы откроете обычный учебник по деловому общению/письму, вы увидите ссылки на устаревшие формы общения, такие как факсы, служебные записки и письма. Пока они не исчезли полностью из современной бизнес-среды, они уходят. Более того, большинство этих форм общения на самом деле не исчезли — они просто приобрели новые формы в мире электронной почты и других текстовых коммуникаций.

Я должен прояснить одну вещь, прежде чем мы начнем: этот раздел посвящен краткому общению, обычному в деловой обстановке . Я не буду подробно рассказывать, как составлять предложения клиентов, заявления об увольнении, служебные записки, сопроводительные письма, резюме или что-то в этом роде.

Первая пара тем выходит за рамки этого блога, а две вторые заслуживают отдельных руководств (скоро). Теперь, когда мы с этим разобрались, давайте поговорим о первой (и наиболее неправильно понимаемой) форме письменного профессионального общения: электронной почте .

Электронная почта

Люди продолжают говорить о том, что электронная почта мертва, но спустя более 45 лет она по-прежнему является доминирующим методом связи в офисах по всему миру. Вы могли бы подумать, что с такой длинной историей мы все стали бы профессионалами в области электронной почты. Но даже спустя столько времени большинство людей плохо разбираются в электронной почте.

Почему это? Потому что в школе вас не учат писать деловые электронные письма. По крайней мере, ни в одной школе, которую я когда-либо посещал.

Конечно, мы узнали, как отправить электронное письмо, но это все равно, что предположить, что кто-то может написать письмо только потому, что он может лизнуть марку. В школе нас учат писать сочинения, и мы изучаем протокол текстовых сообщений от наших друзей и СМИ, но электронные письма остаются в пыли.

Так почему же большинство электронных писем отстой? Большинство электронных писем имеют одну (или несколько) из следующих проблем:

Слишком длинный/слишком короткий
Неприемлемый тон
Отсутствие четкого вопроса
Отсутствие элемента действия/следующего шага
Отсутствие корректуры

Это не единственные проблемы, но их избегание продвинет вас на вперед. Чтобы показать вам, как это выглядит, я написал электронное письмо, в котором объединены все вышеперечисленные ошибки. Такое электронное письмо редко встречается в реальной жизни, но это не , что далеко от некоторых электронных писем, которые я получил от людей, которые хотят работать со мной.

В вымышленном мире этого письма студент связывается с профессором Фрэнком, чтобы попросить помощи с заданием. Вот электронная почта:

эй фрэмк,
Мне просто интересно, не могли бы вы помочь мне с моим заданием, которое нужно сделать завтра. Я ничего не понимаю, и я действительно запутался. Типа, кажется, я вроде как понял, но я просто не уверен, понимаете? Было бы очень здорово, если бы ты помог мне с этим, потому что я потерялся.

Так что да, это крайний пример. И я сомневаюсь, что вы когда-нибудь напишете что-то настолько плохое, если будете читать этот блог. Но давайте учиться на ошибках нашего вымышленного ученика.

Во-первых, приветствие (это первая строка сообщения) слишком неформально. Насколько формальным вы должны быть, зависит от ваших отношений с профессором. Когда я отправлял электронное письмо своему консультанту, которого знал с первого курса, я мог использовать такие слова, как «Привет» или «Привет».

Но в целом следует придерживаться более формального тона. Вы должны всегда используйте «Профессор», если профессор не говорит вам, что можно поступить иначе. Что касается того, что использовать в электронном письме, «Уважаемый профессор [ИМЯ]» всегда безопасно или просто «Профессор [ИМЯ]». Общие любезности, такие как «Доброе утро», также подойдут.

Продолжая тему тона, письмо в целом слишком неформальное. Опять же, это зависит от того, какой у вас профессор. Но использование сленга в профессиональных электронных письмах редко бывает хорошей идеей. Схватки в порядке ( нет, не может, не будет, и т. д.), но убедитесь, что вы правильно пишете их (не используйте вместо , когда вы имеете в виду , например, ).

Далее вы заметите, что письмо изобилует опечатками. Первая строка даже не написана с заглавной буквы (обычная черта спам-писем), а есть и другие, демонстрирующие отсутствие корректуры, самая вопиющая из которых — неправильное написание имени профессора. Если вы не можете потрудиться проверить свои электронные письма хотя бы один раз или использовать такой сервис, как Grammarly, чтобы обнаружить ошибки, тогда складывается впечатление, что ты ленивый . Это так просто.

Что касается длины, это электронное письмо слишком короткое на . Но более глубокая проблема заключается в том, что он бормочет несколько предложений, ни разу не объяснив, в чем ученику нужна помощь. Они ссылаются на расплывчатое задание, которое нужно выполнить на следующий день, но не дают никакой дополнительной информации. Даже если вы идете в школу с небольшими классами, ваш типичный профессор все равно должен иметь дело с именами 45-100 студентов в данный момент времени.

А в большом университете — забудьте. Если даже профессор помнит, кто вы (обратите внимание, что электронное письмо не содержит подписи или какой-либо подписи), маловероятно, что они узнают, о каком задании вы говорите.

Если ваш класс выглядит так, то профессор никоим образом не узнает вас только по электронной почте.
И даже если каким-то чудом они это сделали, студент даже не объяснил , с чем им нужна помощь. Говорят не понимают, а что именно не понимают? Если они не могут даже сформулировать элементарный вопрос, как им дальше может помочь профессор?
Наконец, электронная почта страдает от одного из самых распространенных грехов в среде электронной почты: отсутствие предмета действия . Студент говорит, что хочет встретиться, но не говорит, когда и где. Предположительно, они хотят встретиться до того, как будет назначено фантомное задание, но они не дают профессору возможности помочь им организовать встречу.
Неизбежно последует (при условии, что профессор даже ответит на такой бессвязный беспорядок) обмен по крайней мере 5 электронными письмами, чтобы выбрать время, удобное для обеих сторон. Чего студент мог бы легко избежать, если бы он предложил удобное для него время встреч (или, вы знаете, просто проверил учебный план, чтобы узнать часы работы профессора).
Итак, как бы выглядело выдуманное электронное письмо, если бы мы исправили все вышеперечисленные ошибки? Что-то вроде этого:
Профессор Франк,
Надеюсь, у вас приятный день. Я работаю над заданием по сочинению, которое нужно выполнить в среду на уроке американской литературы до 1865 года, и у меня возникли проблемы с формулировкой тезисов.
Я вижу, что ваш рабочий день по четвергам с 10:00 до 12:00, но наш класс собирается в среду в 9:00. Есть ли время, когда вы могли бы встретиться перед нашим следующим занятием, чтобы дать мне несколько советов по формулированию четкого тезиса? У меня уже есть черновик, который я с радостью отправлю вам перед нашей встречей.
Время, которое мне подходит в течение следующих нескольких дней, включает следующее:
Понедельник: в любое время до полудня и в любое время после 14:00
Вторник: с полудня до 16:00
Конечно, я буду рад подстроиться под ваше расписание и надеюсь, что мы скоро встретимся.
Спасибо,
Рэнсом Паттерсон ’17
Это письмо похоже на десятки писем, которые я отправил, будучи студентом колледжа. Вот почему это удается:
Этого достаточно, чтобы объяснить, зачем вам нужно встретиться, и показать, что вы пытались решить проблему самостоятельно.
Это достаточно официально, но все же дружелюбно.
Он дает некоторые рекомендуемые временные интервалы, но оставляет открытой возможность того, что профессор предложит другое время (если вы думаете, что студенческая жизнь насыщена, вы никогда не работали на профессора).
Наконец, он заканчивается лучшим из всех подписей «Спасибо», а также включает полное имя учащегося и год выпуска.
Следуйте общим принципам, изложенным в этом разделе, и вы будете создавать электронные письма, которые ни к чему. Что, в конце концов, и есть суть профессионального общения.
Текстовые сообщения
Двигаясь дальше, давайте рассмотрим текстовые сообщения. На некоторых рабочих местах вы никогда не сможете отправить текст, связанный с работой. Но это становится все более распространенным, поэтому вам нужно знать, как с этим бороться.
Применяются почти все те же правила электронной почты. Основные отличия заключаются в том, что у вас меньше места (т. е. краткость еще важнее) и количество текстовых сообщений имеет тенденцию быть менее формальным, чем электронная почта.
Подумайте о людях, которым вы регулярно переписываетесь: друзья, родители, вторая половинка и, возможно, парочка странных чат-ботов. Ваше деловое общение должно быть похоже на текстовые сообщения этим людям, , за исключением того, что они более формальные и связаны с бизнесом.
Действительно, самое важное, что нужно знать об обмене текстовыми сообщениями по рабочим вопросам, это то, что вы должны делать это только в случае необходимости. Когда вы пишете кому-то сообщение, это подразумевает одну из следующих вещей:
Вам нужен быстрый ответ
Дело срочное
Вам не удалось связаться с человеком с помощью других средств, таких как электронная почта или приложения чата
Если он не соответствует ни одному из вышеперечисленных критериев, то вам, вероятно, не следует отправлять текстовое сообщение. Зарезервируйте текстовые сообщения для ситуаций, в которых вам нужен ответ сейчас . Или когда телефонный звонок будет неуместным или отнимет слишком много времени. И не пишите людям в нерабочее время (если только в вашей компании нет какой-то странной культуры, где это допустимо).
О, и полегче со смайликами.
Чат-приложения
К счастью, бумажные записки остались в прошлом. Но они живут в чат-приложениях, потомках первых приложений для обмена мгновенными сообщениями, которые нам всегда советовали не использовать, когда мы учились в средней школе (я родился в 1994 году, поэтому прошу прощения, если что-то из этого звучит устаревшим).
Существует множество чат-приложений, но я говорю о тех, которые предназначены для делового общения. У меня больше всего опыта работы с Slack (который мы используем для общения в команде College Info Geek), но есть и другие, которые, я уверен, замечательны и имеют ту же базовую функциональность.
Эти программы обещают устранить электронную почту. Хотя этого не произошло, они упростили обсуждение вопросов, связанных с работой, с помощью таких функций, как каналы, простой обмен мультимедиа и вложения файлов и, конечно же, смайлики.
Если вы когда-либо отправляли текстовые сообщения или использовали Facebook Messenger или WhatsApp, то вы знаете большую часть того, что вам нужно для использования приложения для рабочего чата. Они напоминают комбинацию групповых сообщений и более персонализированного Reddit.
То, как вы в них общаетесь, зависит от индивидуальности вашей компании. Публикация мемов и смайликов ракетных кораблей может быть уместной в рамках повседневного общения. Если вы новичок, просто посмотрите, что делают все остальные, чтобы понять, как вы должны писать свои сообщения.
Ищете лучшее приложение для чата для своего следующего проекта? Ознакомьтесь с этим руководством.
Приложения для управления проектами
Скриншот одной из моих досок в приложении для управления проектами Trello.
Последними в нашем обзоре форм письменного общения являются приложения для управления проектами. Эти приложения позволяют выполнять те же действия, что и диспетчер задач, такой как Todoist, только в гораздо большем масштабе. Вы можете использовать их, чтобы отслеживать ход выполнения проекта, назначать сроки выполнения и в целом координировать работу десятков людей над несколькими сложными проектами. Общее программное обеспечение для управления проектами включает в себя:
Трелло
Asana (которую мы используем для управления проектами CIG)
Базовый лагерь
Как и многие другие, потому что идеального программного обеспечения для управления проектами не существует
Особенности общения в приложениях для управления проектами зависят от вашей компании и используемого программного обеспечения. Но большинство из них позволяют вам оставлять комментарии к задачам или контрольным спискам, что обычно происходит при любом письменном общении.
Когда дело доходит до этих комментариев, ваше МО должно быть «кратким и ясным». Не пишите эссе — если вам есть что сказать, отправьте сообщение в Slack или электронное письмо. Просто запишите, что вы сделали, а затем либо выполните задание, либо передайте его кому-то другому.
Например, вот комментарий, который я оставил по недавней задаче CIG, которая является частью большого проекта по обновлению контента сайта.
Разговорное и личное общение
В то время как большая часть современного бизнеса осуществляется посредством письменного общения, устное общение по-прежнему является его неотъемлемой частью. Все чаще это означает видеочат, такой как Skype или Zoom, но также включает традиционные телефонные звонки и, конечно же, личные встречи. Начнем с телефонных звонков.
Телефонные звонки
Послушайте, я знаю, что в эпоху Snapchat, Kik, iMessage, Messenger, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts и Skype телефонные звонки могут казаться устаревшими. Но на данный момент они не исчезают.
В профессиональной среде вы можете столкнуться с несколькими распространенными ситуациями телефонных звонков:
Общая рабочая связь
Звонки с клиентами и покупателями
Конференц-связь
Телефонные интервью
Во-первых, давайте рассмотрим общее рабочее общение. Именно здесь будет происходить большая часть ваших профессиональных телефонных разговоров. Мне нравится думать об этих сообщениях как о текстовых сообщениях, но даже более срочных.
Если вам кто-то звонит (или вы звоните кому-то другому), значит тема действительно не может ждать. Телефонные звонки также обеспечивают более широкий диапазон общения, чем это было бы возможно в текстовом сообщении, поэтому они хороши для обсуждения сложных или деликатных тем, тонкости которых могут быть потеряны в тексте.
Телефонные звонки также носят более личный характер, что делает их хорошим способом познакомиться с кем-то, с кем вы только начали работать. Вот почему так популярны телефонные интервью: они более личные и интерактивные, чем набор проверочных вопросов, но менее затратны и требуют меньше времени, чем личные интервью.
Вот несколько общих принципов, которые следует учитывать при ведении бизнеса по телефону:
Больше слушайте, чем говорите. Это хороший совет для любого личного общения (если, конечно, вы не выступаете с речью или лекцией).
Пауза. Это связано с прослушиванием. Когда вы разговариваете с кем-то лично, у вас есть визуальные подсказки, которые помогают вам определить, собирается ли он что-то сказать. По телефону у вас просто более низкокачественная версия их голоса. Когда кто-то отвечает на вопрос или что-то говорит вам, после этого сделайте небольшую паузу. Это дает им возможность добавить что-то дополнительное, не прерывая их.
Избегайте долгих пауз. С другой стороны, не позволяйте долгому молчанию зависать. Другой человек может подумать, что вы повесили трубку или не слушаете. Это уравновешивание.
Не бойтесь просить разъяснений. На телефоне могут теряться детали речи. Если вы не поняли цифры, имя или что-то еще, что сказал этот человек, вежливо попросите его повторить или написать по буквам. Лучше один раз спросить, чем получить неверную информацию — это только всех затормозит.
Назовите себя, а затем спросите, с кем вы разговариваете. Это общий телефонный этикет. Начинайте каждый деловой телефонный звонок со слов: Здравствуйте, это [ВАШЕ ПОЛНОЕ ИМЯ] из [ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И/ИЛИ ДОЛЖНОСТИ]. Это [ИМЯ И ДОЛЖНОСТЬ ЧЕЛОВЕКА]? Если вы не знаете, кто этот другой человек, вы можете спросить С кем я говорю? Помимо того, что он вежлив, он обеспечивает эффективное начало вызова и позволяет избежать неловкой паузы в начале.
Делайте заметки. Когда я разговариваю по телефону, у меня открыты Evernote или Google Docs, чтобы делать заметки о важных деталях звонка. Таким образом, у вас будет информация на случай, если вам понадобится связаться с человеком по электронной почте или другим способом.
При звонках клиентам и покупателям следуйте всем вышеперечисленным принципам и любым, которые реализует ваша компания. Если вы собираетесь общаться с клиентами по телефону, у вашей компании будут свои протоколы и программа обучения, поэтому я не буду больше об этом говорить.
Я скажу, что работа в кампусе, требующая, чтобы вы отвечали или совершали телефонные звонки (например, в справочной службе ИТ, RA или Office of Advancement), — это отличный способ отточить свои навыки работы с телефоном и заработать дополнительные деньги.
Что касается конференц-связи, просто постарайтесь избежать ситуации, показанной на видео ниже.
А если серьезно, то большинство общих принципов телефонии применимы и к конференц-связи. Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить:
Идентифицируйте себя, когда присоединяетесь к вызову. Как видно из приведенного выше видео, большинство систем конференц-связи запрашивают ваше имя при присоединении.
Не монополизируйте разговор. Как и при личных встречах, чем короче звонок, тем лучше. Скажите, что вам нужно сказать (при условии, что вам вообще нужно что-то сказать), а затем заткнитесь, чтобы все могли закончить разговор как можно быстрее.
Не ешьте во время вызова. Это может быть сложно, особенно если это один из тех трехчасовых звонков, о которых я слышал (но, к счастью, мне никогда не приходилось участвовать). Но в целом, кушать во время разговора по телефону неприлично. Пить воду можно, если не глотать и не причмокивать.
Будьте вовремя. Как также видно из видео, худшая часть конференц-связи — это когда кто-то опаздывает, и говорящему приходится повторять все, что он уже сказал. Не будь таким человеком. Наберите на несколько минут раньше, чтобы у вас было время на устранение технических проблем. И если вы разговариваете по мобильному телефону, убедитесь, что он заряжен.
Чтобы взять интервью по телефону, послушайте эпизод подкаста Томаса и Мартина «Искусство интервью по телефону». Они охватывают все, что вам нужно знать.
Видеозвонки
Видеозвонки — это странный гибрид телефонного звонка и личной встречи. Вы, вероятно, использовали один из многих сервисов видеозвонков, чтобы поговорить с друзьями или семьей, поэтому я не буду вдаваться в технические подробности. Вместо этого давайте сосредоточимся на некоторых бизнес-аспектах видеозвонков.
Применяются все те же правила этикета для телефонных звонков с некоторыми дополнениями:
Отключайте микрофон, когда не говорите. Если это только вы и еще один человек, это не нужно. Но если вы участвуете в разговоре с несколькими людьми, это позволяет избежать какофонии, которая может возникнуть из-за фонового шума, кашля и прочищения горла семи человек.
Оденьтесь профессионально. Что это означает, зависит от того, где вы работаете, но вы должны одеться точно так же, как и для личной встречи.
Не делайте других вещей на компьютере во время разговора. Делать заметки можно, но не заходите на Facebook и не пользуйтесь Интернетом. Люди могут говорить, и это грубо.
Принимайте видеозвонки в уединенном месте. Не пытайтесь позвонить по скайпу в кафе. Я видел, как люди это делают, и, хотя меня это не беспокоило, это может отвлекать других людей в заведении. Что еще более важно, это может отвлекать других участников разговора. Идите туда, где вы можете закрыть дверь и иметь относительную тишину.
Убедитесь, что у вас стабильный интернет. У меня было слишком много звонков, по которым ни один из нас не мог вставить ни слова из-за проблем с подключением или скоростью интернета. Это не всегда зависит от вас (@collegewifi), но найдите наилучшее подключение, чтобы избежать зависания, «роботизированной» речи или потери сигнала.
Теперь, когда мы рассмотрели видеозвонки, давайте перейдем к нашему последнему разделу: личному общению .
Лично
Личные встречи по-прежнему являются важной частью бизнеса. В идеале большинство из них на самом деле не «встречи», а просто личное общение о бизнесе. Если вы можете вести вежливую беседу с человеком, значит, у вас есть большинство навыков, необходимых для общения в деловой обстановке. Тем не менее, вот несколько конкретных вещей, о которых следует помнить:
Активно слушайте. Не позволяйте своему разуму блуждать и не повторяйте бездумно то, что говорит другой человек. Задавайте вопросы и взаимодействуйте с ними. Как и по телефону, больше слушайте, чем говорите. Но когда вы говорите, делайте это вдумчиво и взвешенно.
Помедленнее. Найдите минутку, чтобы собраться с мыслями, прежде чем что-то сказать. Говорите медленнее, чем вы думаете, что должны. Этот классический совет о публичных выступлениях применим и в повседневной деловой жизни.
Сосредоточьтесь на всем. Не играйте на телефоне и не открывайте ноутбук, когда разговариваете с кем-то. Установите зрительный контакт и используйте «открытый» язык тела. Не скрещивайте руки и не касайтесь лица. Положите руки на стол (если вы сидите) и постарайтесь не переворачиваться из стороны в сторону, не шагать и не постукивать пальцами. Такое поведение заставляет вас выглядеть скучающим или нервным (даже если это не так).
Если ничего не помогает, просто сделайте противоположное тому, что делает Дуайт в видео в начале этого раздела. 🙂
Заключение
У нас два уха и один рот, так что мы можем слушать в два раза больше, чем говорить.
– Эпиктет
Профессиональное общение — обширная тема, и вы столкнетесь с ней в той или иной форме, где бы вы ни работали. Мы надеемся, что приведенное выше руководство послужило вам отправной точкой для эффективного общения во время стажировки, работы или повседневной академической жизни.