Профессиональные коммуникации это: Профессиональная коммуникация и рефлексия

Деловая коммуникация: виды, формы, функции

У общения на работе разные формы: переписка в чате, беседа у кофемашины, презентация для клиента. Рассказываем о деловой коммуникации и её правилах.

• Что такое деловая коммуникация
• Функции делового общения
• Виды и формы коммуникации в деловой среде
• Правила эффективного делового общения
• Что такое этика в деловом общении
• Совет эксперта

Что такое деловая коммуникация

Деловая коммуникация, или деловое общение, — это обмен информацией между людьми или коллективами для решения задач, достижения целей или оптимизации процессов в компании.

Мария Рыбакова
Деловая коммуникация — не обязательно серьёзный, жёстко регламентированный обмен сообщениями. Деловым считается любой вид общения, который происходит в рабочем пространстве либо преследует профессиональные цели.

В процессе делового общения обмениваются информацией, а личная коммуникация обычно направлена на получение эмоций

Хотя большинство людей на интуитивном уровне разграничивают личное и деловое общение, можно выделить несколько особенностей деловой коммуникации:

● Обязательность профессиональной коммуникации для её участников вне зависимости от того, какие чувства они друг к другу испытывают. Например, специалист может восхищаться своим непосредственным руководителем или недолюбливать его, при этом вынужден слушать его устные распоряжения и отвечать на письма.

● У деловой коммуникации всегда есть цель, в то время как в личной беседе или переписке человек может просто болтать или коротать время.

● В профессиональных деловых коммуникациях у каждого участника есть конкретная роль, связанная с профессиональными компетенциями. Например, менеджер проекта может начать общение, чтобы поставить коллеге задачу, собрать команду на планёрку, выступить в качестве модератора мозгового штурма.

● Деловая коммуникация в организации подразумевает хотя бы минимальную подготовку: нужно собраться с мыслями, чтобы выразить их ясно, или собрать презентацию, чтобы донести свои идеи.

● Хотя бы один участник стремится к тому, чтобы профессиональная коммуникация получилась эффективной, то есть её цель была достигнута. Например, коллега понял и принял задачу, дал обратную связь или предложил решение проблемы.

В учебниках по менеджменту и деловой коммуникации часто упоминается ещё одна особенность — наличие свода правил, которые определяют, кто, когда и зачем начинает коммуникацию и по каким правилам её ведёт. На практике всё меньше деловых взаимодействий соответствуют строгой форме и жёстким правилам. Это происходит благодаря общению в мессенджерах с высокой скоростью ответа и неформальностью.

Мария Рыбакова
Во многих компаниях коммуникация лёгкая, неформальная. Например, в Яндекс Практикуме, где я работаю, обращаются друг к другу на «ты» вне зависимости от должности и статуса и не придумывают термины там, где можно обойтись понятным языком. Любому человеку в компании можно написать: «Привет, я такой-то. Можешь помочь?» — и поставить смайлик в конце.

Бывает, что из-за неформальности деловой коммуникации теряется фокус на задачах или тонкая грань между тем, что уместно или неуместно говорить. Если обычный сотрудник перейдёт эту грань, всем участникам коммуникации станет некомфортно. Если же фокус потеряет руководитель, это может навредить динамике командной работы: неуместные шутки будут отвлекать от решения задач, но не всякий сотрудник решится это открыто критиковать.

Насколько комфортным будет деловое общение и станут ли сотрудники нарушать границы друг друга, зависит от руководителя. Студенты курса «Инструменты начинающего руководителя» учатся ставить задачи, давать обратную связь и управлять коммуникацией внутри команды.

Управляйте командой без лишнего стресса

Научитесь делегировать задачи и контролировать их выполнение, не вмешиваясь в работу сотрудников.
Начните с бесплатной вводной части курса «Инструменты начинающего руководителя».

Функции делового общения

Кроме очевидной функции донесения информации, у деловой коммуникации есть и другие. К ним относятся:

● Инструментальная
Через деловое общение руководители доносят до команды важную информацию: рассказывают о целях, планах и достижениях компании, объясняют вклад каждого сотрудника в общее дело и передают задачи.

● Интегративная
Благодаря общению сотрудники компании ощущают себя частью команды. Знают, что не брошены один на один со своими задачами и всегда могут поговорить о них с коллегами: узнать мнение, спросить совета, попросить о помощи или просто обсудить, насколько сложно их выполнить.

● Представительская
В процессе деловой коммуникации участники проявляют себя с разных сторон. В зависимости от рабочей ситуации один и тот же сотрудник может, например, стать для собеседника экспертом по теме рабочей задачи, который поделится своим опытом, или эмпатичным коллегой, который поддержит в трудную минуту.

● Контролирующая
Через деловую коммуникацию руководители контролируют, закрыли ли сотрудники рабочие задачи: отправили отчёты, внесли правки, подготовили макеты.

Если руководитель передаёт ответственность за сроки выполнения самим сотрудникам, для ненавязчивого контроля он может попросить отписаться по готовности

Деловая коммуникация может быть эффективной и неэффективной. В первом случае участники коммуникации достигнут своих целей, во втором — не получат ожидаемого результата.

Например, клиент передаёт проджект-менеджеру правки к проекту, которые нужно внести как можно быстрее. Проджект-менеджер пишет в общий чат:

Материал по теме:

Как развить навыки аргументации и использовать их в работе

Виды и формы коммуникации в деловой среде

Любое общение на работе — это деловая коммуникация. Она может быть разных видов:

● вербальная и невербальная,
● устная и письменная,
● личная и публичная,
● в онлайне и офлайне.

Например, сотрудник может предложить решение задачи руководителю, а тот в ответ покачает головой и попросит поискать ещё варианты. Просьба руководителя — вербальный вид коммуникации. Его жест головой — невербальный сигнал, благодаря которому сотрудник поймёт, что его предложение не подходит.

Коллеги могут обсуждать задачи на личных встречах или в переписке, один на один или собираясь группами, в чатах, на онлайн-созвонах, в кабинетах для переговоров или у кулера. Всё это ― разные формы деловой коммуникации в организации.

При этом каждый человек может выбрать удобное для себя средство деловой коммуникации: позвонить по телефону или видеосвязи, написать на почту или в мессенджер.

Правила эффективного делового общения

Олеся год проработала в стартапе с молодыми разработчиками и креативщиками, решила сменить карьерный вектор и устроилась в отдел маркетинга корпорации. Большинство новых коллег старше Олеси на 10 лет. Они не понимают, зачем нужны стикеры в Телеграме, и очень не любят эмодзи в переписке.

В новой компании нужно быть готовым проявить гибкость и встроиться в уже существующую модель коммуникации. Вот универсальные правила, которые помогут сделать это плавно:

● Сформулировать цель коммуникации
Она должна быть понятна всем участникам в устной и письменной форме, сообщении или теме письма.

Чем больше деталей будет в сообщении, тем меньше вероятность, что кто-то поймёт его неправильно

● Выражаться ясно и конкретно
Сообщения в чате, письмах, речи, приказах или инструкциях не должны быть абстрактными. Начать сообщение нужно с главной мысли и, если понадобится, объяснить свои решения.

Информация, которую нужно передать собеседнику, должна быть максимально конкретной. Иначе он может истолковать её по-своему и сделать не то, что от него требуется

● Учитывать ожидания участников коммуникации
Например, на совещании по итогам только что завершённого проекта руководитель сообщает команде, что у компании новый проект, и предлагает сразу же устроить мозговой штурм. Но участники встречи к этому не готовы: они ещё не изучили бриф и не провели исследование. Лучше было бы просто сообщить о новом проекте и назначить новую встречу, к которой команда успела бы подготовиться.

● Учитывать формальные ограничения
К ним относятся субординация, деловой этикет и должностные роли. Обычный сотрудник не может отдавать распоряжения своему коллеге, а от SEO-оптимизатора ожидают решений по повышению позиций сайта в выдаче, а не креативов для рекламной кампании.

● Слушать и читать внимательно
Невнимательность к словам коллег и клиентов, чтение рабочих сообщений и писем мимоходом могут привести к неприятным ситуациям. Можно неверно понять суть задачи или упустить важную информацию, например, о сроках. Такие ошибки в коммуникации могут подвести команду или негативно повлиять на всю компанию.

Допустим, клиент просит доставить заказ завтра после 17:00 ― в это время он как раз придёт с работы. В ответ менеджер сообщает, что транспортная компания доставляет заказы с 10:00 до 20:00. Он уверен, что эта информация заставит клиента изменить планы. А клиент решил, что менеджер уточнит время доставки для транспортной компании: ведь 17:00 попадает в нужный интервал.

На деле водитель с грузом приезжает в 14:00, дома никого нет, у менеджера с клиентом неприятный телефонный разговор, а доставку приходится перенести.
Результат невнимательности к собеседнику: потери в логистике и недовольство клиента.

● Расширять границы постепенно

Мария Рыбакова
Любую деловую коммуникацию надо начинать на более-менее формальной ноте и постепенно «пробовать воду»: следить, насколько собеседнику комфортно, если пошутить или рассказать что-то личное о себе. Возможно, в какой-то момент участники перейдут на «ты», постепенно настроятся друг на друга. Это нужно, чтобы не ставить коллегу в неловкую ситуацию, пока нет уверенности, что его границы в общении поменялись в сторону менее формального.

● Уделять внимание невербальным сигналам
Значительную часть информации участники коммуникации сообщают не только словами, но и мимикой, жестами, позами.

Мария Рыбакова
В деловой переписке сложно до конца понять, что у коллеги на душе. То, что при личной встрече можно прочитать по выражению лица и языку тела, остаётся за пределами экранов и мессенджеров. Поэтому надо задействовать все доступные инструменты, чтобы лучше понимать друг друга: например, не стесняться включать камеры на онлайн-звонках и реагировать на эмодзи, которые используют коллеги в переписке.

Правила отдельных форм и видов коммуникации в деловом стиле

Коллеги обычно выбирают разные формы и каналы коммуникации: например, руководитель может уточнить у сотрудника на удалёнке статус задачи в мессенджере.

Скан подписанного акта об оказании услуг внештатный исполнитель отправит в бухгалтерию по электронной почте. Новости о реорганизации компании обычно сообщают на общей встрече с сотрудниками, чтобы предупредить распространение недостоверных слухов из-за нехватки информации.

Перечислим негласные правила и особенности современного делового общения:

● В почте или в инструментах постановки задач коммуникация обычно более формальная — из-за того, что передаётся больший объём информации, допустимы более длинные сообщения, чем в мессенджерах.

● На сообщения в мессенджерах обычно отвечают быстро — от нескольких минут до пары часов, а в почте отложить ответ можно на несколько часов или даже на сутки.

● В письменной коммуникации невербальные сигналы незаметны, поэтому любая формулировка звучит более категорично, иногда даже грубо.

● Телефонный звонок — только для крайних случаев, например когда коллега долго не выходит на связь по другим каналам.

● Онлайн-планёрки и живые совещания обычно запланированы, а их цель сформулирована для всех участников встречи.

● В отличие от обсуждения в мессенджерах, у встреч должна быть заранее оговорена продолжительность.

● Есть риск, что собеседники могут друг друга не понять или что к договорённостям придётся возвращаться позднее. Поэтому лучше обсудить задачи устно или письменно, а затем отправить участникам итоги встречи в мессенджере или на почту.

В деловой коммуникации бывают препятствия: например, когда участники на разном уровне знакомы с предметом разговора или у них разный уровень квалификации. Допустим, старший разработчик знает все тонкости С++ и ставит задачу джуну, который пока владеет лишь азами. Чтобы задача была выполнена, сеньору придётся объяснить её подробно и с минимумом профессионального сленга.

Препятствием для коммуникации между редактором и SEO-оптимизатором может стать разное понимание качества текста: что для одного связный текст, то для другого «вода с избытком ключей».

Что такое этика в деловом общении

Деловая этика — это принципы и нормы поведения, которыми сотрудники компании руководствуются, когда решают задачи и общаются с коллегами. Обычно в компаниях есть документ, в котором закреплены нормы деловой этики и правила поведения сотрудников.

Например, кодекс корпоративной этики и делового поведения лежит в открытом доступе на сайте компании. Здесь описаны принципы, по которым строятся взаимоотношения в команде

Корпоративная этика регулирует поведение сотрудников компании при общении с коллегами, руководителями, партнёрами, клиентами и представителями государственных структур.

В каждой компании свои этические нормы делового общения. В одной принято обращаться к коллегам только по имени и отчеству, в другой — все друг к другу на «ты». Этика делового общения может различаться и в разных отделах одной компании: в одном коллеги не пишут друг другу после 19:00, а в другом могут созвониться в субботу утром.

Этические нормы делового общения не всегда прописаны в специальном документе, но это не значит, что их нет. В любом рабочем коллективе будут устоявшиеся нормы рабочей коммуникации, а их источником, как правило, выступает руководитель.

В рабочей атмосфере со здоровой деловой коммуникацией принято:

● уважительное отношение к коллегам,
● вежливость,
● право на собственное мнение и возможность делиться им,
● конструктивная обратная связь,
● неразглашение информации за пределами компании или коллектива.

Совет эксперта

Мария Рыбакова
Чтобы чувствовать себя комфортно на рабочем месте, важно найти компанию, в которой формат деловой коммуникации совпадает с привычными ценностями и представлениями о границах. Перестраивать то, что уже устоялось, — сложно, а иногда невозможно.

Статью подготовили:

Мария Рыбакова

Яндекс Практикум

Лид рекрутмента сопровождения

Наталья Классен

Яндекс Практикум

Редактор

Елена Дмитриева

Яндекс Практикум

Редактор

Поделиться

Читать также:

Как вести переговоры, чтобы не ругаться с командой и клиентами

Читать статью

Зачем компании ценности и как их внедрить

Читать статью

Профессиональное общение: виды, направленность коммуникации

Социальная психология рассматривает общение с трех сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Определение 1

Коммуникация — это обмен информацией, интерактив — взаимодействие общающихся сторон, перцепция — процесс восприятия взаимодействующих субъектов.

Выделение аспектов общения считается весьма условным, так как все три стороны находятся в тесной взаимосвязи. Более важно такое разделение в смысле методологии, для проведения эмпирических исследований.

В психологии труда и организационной психологии, когда речь идет о профессиональном общении в группе или организации, акцент делается на коммуникативном аспекте, то есть о способах передачи информации.

Существует несколько классификаций основных видов профессионального общения. Рассмотрим классификацию, где основой является функциональное назначение. Каждый вид предполагает решение конкретной задачи. Психолог А.А.Бодалев выделяет пять основных типов профессионального общения: приказ, беседа, совещание, отчет, переговоры. Каждый вид функционального общения используется в формальной и неформальной подсистемах организации.

Функциональное профессиональное общение

Приказ доводит управленческое решение до подчиненных. Беседа оказывает психологическое воздействие. Задача совещания предоставить дополнительную информацию для выполнения приказа. Отчет- форма контроля исполнения управленческого решения. Переговоры — принятие группового решения субъектами труда.

Другую классификацию предлагает Т.С.Кабаченко, она считает, что средствами управленческого взаимодействия являются: подражание, заражение, информирование, внушение, убеждение, предъявление требований, приказ, принуждение. Все эти процессы коммуникации можно разбить на три группы.

Если коммуникативный процесс осуществляется в неформальной подсистеме, работают подражание и эмоциональное заражение, в формальной — действует приказ. Все остальные средства относятся к управленческой разновидности общения и могут присутствовать в формальной и неформальной сферах.

Определение 2

Подражание — желание быть похожим в профессиональной деятельности на руководителя.

Этот коммуникативный процесс происходит в том случае, если руководитель является лидером группы как в формальном, так и неформальном секторе общения.

Определение 3

Эмоциональное заражение — возможность транслировать свое эмоциональное состояние подчиненным.

Эти средства взаимодействия являются дополнительными и расширяют возможности руководителя воздействовать на подчиненных. Как известно, мастерство руководителя заключается в умении сочетать средства формальной и неформальной коммуникации.

Информирование — важнейшее средство профессионального общения

Основной коммуникативной задачей организации является достижение как можно меньшей степени неопределенности. Важно не только проинформировать специалиста, но и сделать это в нужное для решения задачи время, но и донести информацию полно, объемно, с достаточной степенью сложности или простоты. Информационный контекст должен быть выбран адекватно, так как одна и та же информация может быть истолкована по-разному ее получателями. Отправителю коммуникативного сообщения следует это учитывать.

Информирование используется в формальных и неформальных подсистемах коммуникации. Примером может служить информирование по неформальным каналам с целью распространения информации среди коллектива, чтобы понять его реакцию на решение, которое готовится, либо подготовить группу к предстоящим изменениям. Такой вид информирования дает возможность корректировки решения, более успешного его внедрения.

Направленность коммуникации

Направленность коммуникации может быть восходящей, нисходящей и горизонтальной. Восходящая коммуникация направлена от низшего звена к высшему в организационной иерархии. Нисходящая — от высшего звена к низшему.

Определение 4

Горизонтальный тип направленности — когда коммуникативный процесс осуществляется между равными по уровню служебного положения партнерами.

Если информация поступила снизу вверх, но был использован канал неформального общения, у руководителя имеется больше средств реагирования на ситуацию. Если такого рода информирование произошло через формальный канал, то руководителю остается реагировать только теми средствами, которые являются формальными. Неформальные каналы имеют свои плюсы в сравнении с формальными. Они являются более скоростными, селективными. Такого эффекта нельзя достичь, используя каналы формальной коммуникации.

Исследователь Б.Д.Парыгин, целью которого было изучить коммуникацию в системе «руководитель-подчиненный», сделал важные выводы.

При принятии решения руководитель ориентируется на наиболее значимые источники информации. То есть характер организации играет наименьшую роль, а зависимость от занимаемого положения большую. Наблюдается стереотипность при принятии решения.

Ориентация на ведущий источник информации зависит от уровня служебного положения. Руководитель первого звена ориентируется на своего непосредственного руководителя, управленцы второго и третьего звеньев руководствуются служебными инструкциями.

Авторитетность ведущего источника информации зависит как от типа организации, так и от уровня служебного положения. Например, на заводе (один из типов организаций), чем ниже уровень служебного положения, тем выше степень авторитетности ведущего информационного источника. А в административном учреждении ситуация ровно обратная.

Можно сделать вывод, что не только источники информирования определяют поведение руководителя, но и тип организации, и уровень служебного положения.

Замечание 1

Оптимизация профессионального общения является простым и действенным способом повысить эффективность совместной деятельности в группе.

Примером оптимизации общения может служить соревновательная деятельность (спорт высших достижений):

• предупреждение агрессивного поведения членов коллектива высокого статуса по отношению к коллегам более низкого статуса в случае неудач;
• организация «щадящего» общения для людей ранимых и чувствительных;
• повышение моментов общения между «ведомыми» и лидерами, организация совместной деятельности.

Отмечено, что особенностью оперативной оптимизации в реальных условиях жизни является то, что неадекватные формы коммуникации связаны не с отсутствием умений общаться, а с невозможностью реализовать их в определенных ситуациях или недостаточно реализовать, не сформировав при общении систему самоконтроля.

4 совета по эффективному и профессиональному общению

Хорошие коммуникативные навыки необходимы для создания позитивной рабочей атмосферы, но недостаточно просто написать «С уважением» в конце электронного письма. Эффективное профессиональное общение выходит за рамки обычной вежливости и имеет важное значение для построения команды, развития лидерских качеств и достижения общих целей. Руководители, стажеры и все, кто находится между ними, должны знать, как профессионально и эффективно общаться на рабочем месте, чтобы добиться успеха.

Мы собрали несколько советов, которые помогут вам улучшить ваше профессиональное общение в офисе, а также сделать общение более четким и лучше понять ваших коллег.

Что такое профессиональное общение?

Под профессиональным общением понимается умение говорить, слушать и писать для передачи точных и полных сообщений на работе и в других профессиональных условиях. Неважно, личное у вас рабочее место или удаленное; профессиональное общение жизненно важно для здоровья на рабочем месте и поддержания профессиональных отношений. Используете ли вы исключительно электронную почту и социальные сети или общаетесь лицом к лицу, когда вы на работе, общаетесь с клиентами и общаетесь в сети, вам следует использовать профессиональное общение для взаимодействия с другими.

Этот стиль общения направлен на взаимодействие с профессиональной аудиторией, включая руководителей, сотрудников и клиентов. Общение может осуществляться в бесчисленных формах, таких как презентации, отчеты, заметки, электронные письма и телефонные звонки.

Итак, какова цель профессионального общения? Самая важная часть отличного профессионального общения — предоставление контекста. В профессиональных условиях важно быть ясным и кратким, предоставляя все необходимые детали для полного понимания другими. Мы всегда должны минимизировать недопонимание и потенциальное недопонимание, насколько это возможно.

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое профессиональное общение, как оно выглядит, когда мы используем его на рабочем месте?

Как выглядит эффективное профессиональное общение?

Профессиональное общение включает в себя особые характеристики как личного, так и интерактивного взаимодействия в ходе продолжающегося разговора между вовлеченными сторонами.

И, конечно же, это важно для тренеров; этот стиль общения — лишь один из многих, которыми мы располагаем.

Вот несколько способов улучшить профессиональное общение:

• Станьте активным слушателем. Это особенно эффективная коммуникационная стратегия для общения лицом к лицу. Мы хотим поддерживать зрительный контакт с говорящим и следить за его языком тела, выражением лица и невербальным общением. Чтобы показать, что мы слушаем, мы можем повторить то, что они сказали, и задавать уточняющие вопросы. Мы демонстрируем хорошие коммуникативные навыки, когда отвечаем и размышляем (это также называется зеркалированием), так как это позволяет нашему собеседнику понять, что мы вовлечены.
• Подумайте о своей аудитории. Независимо от того, в какой обстановке мы находимся, мы всегда должны учитывать нашу аудиторию и подходящие способы общения. Стремясь к лучшему общению, мы должны учитывать, нужно ли нашей аудитории больше контекста. Все ли члены нашей команды имеют доступ к той же информации и деталям, что и мы? Если нет, мы должны предоставить им необходимую информацию и догнать их по скорости.
• Задавайте важные вопросы. Эта коммуникативная привычка демонстрирует говорящему, что мы активно слушаем и участвуем в разговоре, и позволяет ему делиться дополнительной информацией для разрешения любых недоразумений. Четкое общение ведет к продуктивному обмену мнениями между двумя или более сторонами, поэтому мы всегда должны уточнять и задавать вопросы.
• Правильно рассчитывайте время . Плохая коммуникация часто является результатом того, что вы говорите что-то не то в неподходящее время. Если мы постоянно перебиваем других, это означает, что нам все равно, что говорит говорящий, или мы на самом деле не слушаем, потому что больше сосредоточены на своих ответах. Мы должны оставлять вопросы до конца, когда это возможно, и признавать неподходящее время для вставок.
• Обращайте внимание на невербальные сигналы. Сообщения не работают, если мы не учитываем язык, который используем, или не даем невербальные сигналы и не отражаем наше сообщение через тон голоса. Обращая внимание на эти подсказки, мы демонстрируем эффективное общение на рабочем месте и помогаем нашей команде лучше понять нас.

Профессиональное общение не всегда легко, но мы должны сосредоточиться на том, чтобы быть активными участниками разговоров, независимо от того, говорим мы или слушаем. Улучшая наше общение на рабочем месте, мы с большей вероятностью добьемся успеха, улучшим свои навыки работы в команде и добьемся дальнейшего профессионального развития.

Почему важно профессиональное общение?

Работа в среде, которая ценит и практикует эффективное профессиональное общение, имеет много преимуществ. Например, это может поощрять:

• Более высокая вовлеченность. Когда эффективные коммуникативные навыки выдвигаются на первый план, командная работа улучшается благодаря лучшему пониманию. Это чрезвычайно полезно для вовлечения сотрудников во время вебинаров и групповых собраний, чтобы гарантировать, что все присутствуют и находятся на одной странице с одинаковыми целями.
• Доверие и прозрачность. Когда инструменты коммуникации широко доступны и легкодоступны, недопонимание уменьшается, и сотрудники с большей вероятностью высказывают свои вопросы, опасения и мнения. Это создает благоприятную рабочую среду, в которой люди чувствуют себя услышанными.
• Объективное и эффективное решение проблем. Для любой инициативы, требующей сотрудничества и командной работы, открытые каналы связи имеют первостепенное значение для успеха команды.
• Лучшая командная работа. Когда отличные коммуникативные навыки являются нормой, сотрудники с большей вероятностью будут вносить ключевой вклад и стремиться к достижению целей компании.
• Более честные и частые отзывы. Обратная связь бесценна для построения команды и создания культуры конструктивной взаимной критики. Это, в свою очередь, укрепляет доверие и желание команды общаться друг с другом.

Понимание ценности профессионального общения — это первый шаг к его внедрению в нашу профессиональную жизнь. Как мы можем использовать этот стиль общения в наших офисах?

{{mid-cta}}

4 совета по развитию профессионального общения

Как и в случае с любым другим навыком, ключом к овладению эффективным профессиональным общением является практика. Вот четыре совета по профессиональному общению на рабочем месте:

1. Будьте активны на собраниях

Нет ничего хуже, чем излить душу во время выступления перед аудиторией, полной людей, и не получить никакой обратной связи или ответа. Мы можем бороться с такими неловкими офисными ситуациями, проявляя инициативу и говоря каждый раз, когда микрофон открыт. Активное слушание других позволяет нам реагировать точно и обдуманно.

Ведя беседы, мы можем вдохновить наших более робких и замкнутых коллег сделать то же самое. Если наша офисная среда обычно не поощряет сотрудников высказываться, мы можем попросить и пригласить других сделать это, если мы уже предпринимаем шаги для улучшения нашего профессионального общения.

2. Обращайте внимание на язык тела

Невербальные сигналы и выражения лица — отличные индикаторы для лучшего понимания мыслей и чувств собеседника. Они дают нам подсказки о том, подходящее ли время для поднятия сложных тем или же стоит отложить конструктивную критику на потом.

Точно так же мы можем способствовать лучшему общению, сохраняя язык тела открытым, дружелюбным и приглашающим. Вместо того, чтобы скрестить руки и отвернуться от коллеги, мы можем улыбнуться, поддерживать зрительный контакт и повернуться к нему, чтобы показать, что мы заняты.

3. Спросите об обратной связи

В профессиональной среде обратная связь является одним из лучших инструментов для развития самосознания, постановки профессиональных целей и улучшения нашей работы. Когда коллега сделал что-то хорошо, не бойтесь поздравить его. Когда кто-то ошибся, мы также должны быть честными и сообщить, что пошло не так, сохраняя при этом действенный и конструктивный отзыв, а не прибегая к личным нападкам.

4. Общайтесь с товарищами по команде и коллегами по офису

Мы проводим большую часть нашей недели с нашими коллегами, поэтому мы должны стараться наладить с ними хорошие отношения даже вне работы. Когда у нас есть время для перерыва, мы можем поговорить на более повседневные темы или взять на себя инициативу по планированию общественных мероприятий. Этот тип непринужденной беседы поможет нам узнать о членах нашей команды как о людях, а не только о коллегах. Более здоровые межличностные рабочие отношения мотивируют нас сотрудничать, общаться и работать лучше.

Улучшите свое профессиональное общение с Практикой

Сотрудники всех уровней компании выигрывают от улучшения своих профессиональных навыков общения. Хорошая коммуникация способствует позитивной корпоративной культуре и профессиональному развитию. Создаем ли мы презентацию, пишем деловой документ или даже просто болтаем с коллегой, хорошее общение может создать или разрушить опыт.

Мы в практике знаем, что общение может быть трудным, и мы здесь, чтобы помочь. Попробуйте наше комплексное приложение для управления взаимоотношениями с клиентами уже сегодня, чтобы оптимизировать отношения с клиентами.

12 советов по эффективному общению на рабочем месте [2023] • Асана

Сегодня мы почти постоянно общаемся с нашими коллегами. Вы можете не задумываться о том, чтобы сказать «привет» своему коллеге, выпить виртуальный кофе с удаленным членом команды или отправить своей команде гифку с котом в пижаме — и это нормально. Даже если вы общаетесь на работе, между этими типами сообщений и общением на рабочем месте есть разница.

Общение на рабочем месте относится к общению на работе по поводу работы. Знание того, когда и как эффективно общаться на работе, может помочь вам уменьшить недопонимание, повысить уровень счастья в команде, укрепить сотрудничество и укрепить доверие. Команды, которые знают, как эффективно общаться о работе, лучше подготовлены к трудным ситуациям. Но выработка хороших коммуникативных привычек требует времени и усилий, и именно здесь мы приходим на помощь. Вот 12 способов вывести свои навыки общения на рабочем месте на новый уровень.

Что означает «коммуникация на рабочем месте»?

Общение на рабочем месте — это любой тип общения на работе по поводу работы. Это включает в себя такие вещи, как сообщение об отдельных задачах, обмен обновлениями статуса проекта или предоставление отзывов менеджерам или сотрудникам. Знание того, как общаться на рабочем месте, является ключевой частью эффективного сотрудничества, потому что, если вы не можете четко общаться, вы рискуете недопониманием, путаницей или даже непреднамеренно ранить чьи-то чувства.

Общение на рабочем месте может происходить лицом к лицу, в письменной форме, через платформу для видеоконференций или на групповом собрании. Это также может происходить в режиме реального времени или асинхронно, что происходит, когда вы общаетесь о работе по электронной почте, с помощью записанного видео или на платформе, такой как инструмент управления проектами. Некоторые примеры общения на рабочем месте включают:

• Встречи группы

• Сеансы обратной связи 1:1

• Получение информации

• Общение о статусе или прогрессе проекта

• Совместная работа над межфункциональными задачами

• Невербальное общение

Отчет о совместной работе : Как сотрудничают самые эффективные команды в мире

Изучите ключевые черты, которые сделали самые эффективные команды в мире успешны: их стратегии, методы и советы для совместной работы.

Получить информацию

Что делает общение хорошим?

Теперь, когда вы знаете, какой тип общения можно включить в общение на рабочем месте, как вам начать совершенствоваться? Есть несколько ключевых принципов хорошего общения, которые вы можете использовать независимо от типа общения. В частности, хорошее общение:

• Стремится к ясности. Отправляете ли вы сообщение Slack, составляете ли черновик электронного письма или даете импровизированный ответ, стремитесь четко передать свое сообщение.

• Стремится решать конфликты, а не создавать их. Причина, по которой вы общаетесь, состоит в том, чтобы решить проблему или способствовать эффективному сотрудничеству в проекте или задаче. Хорошее общение на рабочем месте может выявить блокираторы или обеспечить обратную связь, но убедитесь, что цель состоит в том, чтобы стать лучше, чем то, где вы сейчас находитесь.

• В обе стороны. Каждое общение на рабочем месте представляет собой обмен информацией, даже если один человек общается только невербально.

Читайте: Как дать эффективную обратную связь по проекту за 7 шагов

Повышение производительности

Создание здоровой рабочей среды и организационной культуры

Снижение конфликтов

Повышение удержания

Прочтите: Что такое матричная организация и как она работает?

7 советов по более эффективному общению на рабочем месте

Эффективное общение на рабочем месте зависит от того, где, как и когда вы общаетесь. Попробуйте эти семь советов, чтобы стать более сильным коммуникатором.

1. Знайте, где общаться — и о чем

Общение происходит в самых разных формах — лицом к лицу, по электронной почте, через мгновенные сообщения и на платформах управления работой. Чтобы быть максимально эффективным, убедитесь, что вы следуете рекомендациям по общению и делитесь сообщениями о нужных вещах в нужных местах.

Иногда знать, где общаться, — это полдела. В вашей компании могут быть разные инструменты коммуникации, поэтому важно знать, какой из них использовать. Какой инструмент подходит для вашего вопроса или комментария? Вам нужно общаться в режиме реального времени или можно отправить асинхронное сообщение? Если вы не уверены, спросите члена команды или менеджера, куда вы должны отправлять различные типы сообщений. Важно, чтобы все были на одной волне. Например, в Asana мы используем:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

Читать : Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

2.

Развивайте навыки совместной работы

Сотрудничество — основа эффективного командная работа. Чтобы выработать сильные навыки совместной работы в команде, вам необходимо практиковать открытое и честное общение. Это не обязательно означает всегда соглашаться с вещами — знание того, как не соглашаться и преодолевать эти разногласия, также является ключевой частью сотрудничества.

Навыки сотрудничества и общения — это своего рода сценарий «курицы и яйца». Вы можете построить хорошее сотрудничество, эффективно общаясь, но знание того, как сотрудничать, является ключевым компонентом эффективного общения. По сути, это просто означает, что вам придется со временем практиковаться в улучшении навыков совместной работы и общения. По мере улучшения взаимодействия в команде вы научитесь лучше передавать информацию и мнения в рабочей среде, и, как следствие, честное общение сделает совместную работу более легкой.

Отчет о сотрудничестве: как сотрудничают самые эффективные команды в мире

Узнайте о ключевых чертах, которые сделали самые эффективные команды в мире успешными: их стратегии, методы и советы по совместной работе.

Получите информацию

3. Говорите лицом к лицу, когда можете

Возможно, самый проверенный и надежный способ избежать недопонимания — это поговорить лицом к лицу. Если ваша команда виртуальная, общение через видеоконференцсвязь также работает. Общение лицом к лицу особенно важно, если вы знаете, что разговор будет трудным. Тон может быть трудно передать через письмо, поэтому в идеале вы хотите, чтобы член вашей команды мог видеть ваше выражение лица и язык тела.

Если ваша команда удаленная или распределенная, общение по телефону вместо видеоконференции также может работать. Усталость от видеоконференций реальна, и это может сделать совместную работу и общение особенно трудными для удаленных команд. Общение по телефону снижает зрительную нагрузку, но при этом дает вам возможность слышать голос и тон члена вашей команды.

4. Следите за своим языком тела и тоном голоса

Общение зависит не только от того, что вы говорите, но и от того, как вы это говорите. Убедитесь, что вы не скрещиваете руки и не говорите резко. Часто ваш язык тела может не иметь ничего общего с текущей ситуацией — возможно, вы устали или чем-то обеспокоены в своей личной жизни. Но члены вашей команды, у которых может не быть такого контекста, могут увидеть ваши действия и предположить, что вы чем-то рассержены или расстроены. В частности, во время тяжелых разговоров постарайтесь расслабить язык тела и выражение лица, чтобы избежать непреднамеренных сигналов.

5. Отдайте предпочтение двустороннему общению

Умение слушать так же важно для общения на рабочем месте, как и разговор. Часть того, чтобы быть членом совместной команды, заключается в том, чтобы слушать идеи других людей, а не просто пытаться изложить свои собственные идеи.

Существует два распространенных типа слушания: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ответ, вы сосредотачиваетесь на том, что собираетесь сказать дальше, а не на том, что говорит другой человек. При таком способе выслушивания вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить то, что только что сказал другой человек.

Вместо этого старайтесь слушать, чтобы понять, то есть слушайте, что говорит другой человек, не думая о том, что вы собираетесь ответить. Если вы думаете о чем-то, что хотите сказать, запишите это, чтобы вы могли снова слушать, чтобы понять, вместо того, чтобы пытаться запомнить то, что вы хотите сказать дальше.

6. Придерживайтесь фактов, а не историй

«Факты против историй» — это метод, рекомендованный соучредителем группы сознательного лидерства Дайаной Чепмен. В данном случае «факты» — это то, что действительно произошло, то есть то, с чем легко согласятся все в комнате. С другой стороны, «история» — это ваша интерпретация ситуации.

Например, предположим, что ваш менеджер дает вам обратную связь в режиме реального времени во время небольшого собрания команды. Это факт. Вы не ожидали отзывов, и вам кажется, что ваш руководитель поделился отзывом — вместо того, чтобы сохранить его для личного общения — потому что он недоволен вашей работой. Это «история», потому что у вас нет возможности узнать, правда это или нет.

Истории неизбежны — мы все создаем истории из фактов. Но постарайтесь отделить истории от фактов и не действуйте на основе историй, пока не сможете их подтвердить. Например, в этом случае вы можете поговорить со своим менеджером во время следующей личной встречи и спросить, почему они поделились отзывами на собрании команды.

Прочтите: Как написать служебную записку для эффективного общения (с шаблоном)

7. Убедитесь, что вы разговариваете с нужным человеком

Эффективное общение на рабочем месте зависит как от того, с кем вы разговариваете, так и от того, что вы делаете. повторяю. Плохая коммуникация часто возникает, когда вы разговариваете не с теми людьми или пытаетесь поделиться информацией в неправильной обстановке.

Чтобы избежать этого, убедитесь, что нужные люди находятся в комнате или получают сообщение. Если вы не уверены, кто это будет, выполните упражнение, чтобы определить любых важных заинтересованных сторон проекта, которые могут отсутствовать.

Прочтите: Что такое анализ заинтересованных сторон проекта и почему он важен?

5 советов по формированию навыков лидерского общения

Если вы руководитель, у вас есть возможность устанавливать и устанавливать правила общения в своей команде. Тесное общение может создать здоровую корпоративную культуру, доверие между вашими сотрудниками и разрушить разрозненность между межфункциональными командами. Вот как это сделать:

1. Устраните все базовые изменения

Прежде чем приступить к улучшению коммуникативных навыков вашей команды, убедитесь, что нет основных проблем, которые мешают всем честно общаться. Все ли чувствуют себя комфортно, говоря открыто? Есть ли что-то, что может заставить члена команды чувствовать, что он не может быть самим собой?

Одна из самых ценных вещей, которую вы можете сделать как руководитель, — это сделать так, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, приходя на работу полностью (или в той мере, в какой они хотят). Будь то озвучивание разногласий, обсуждение своих увлечений вне работы или честное высказывание о том, какой тип общения лучше всего подходит для них, — убедитесь, что понимаете потребности каждого члена команды и обеспечиваете их удовлетворение в командной среде.

Одна из тем, которая постоянно поднималась в наших опросах вовлеченности сотрудников, заключалась в том, что мы могли бы улучшить обмен информацией и общение в организации, поэтому мы искали способ сделать это».

— Усама Хан, финансовый директор организации Islamic Relief Canada

Прочтите: Организация Islamic Relief Canada увеличивает свое влияние на 75% с помощью Asana

2. Часто запрашивайте отзывы

может никогда не получить. Несмотря на то, что общение на рабочем месте влияет на любое другое взаимодействие, члены команды могут не сразу подумать об этом как о чем-то, о чем нужно давать обратную связь. Попросив своих сотрудников оставить отзыв о вашем стиле общения, вы можете продолжать улучшать и разрабатывать четкие стратегии общения для своей команды.

3. Понимание стилей общения в команде

Еще один эффективный способ общения с вашей командой — спросить их, как они хотят общаться. Коммуникационные предпочтения не должны быть секретом или игрой в угадайку, и знание того, что члены вашей команды предпочитают видеоконференции или телефонные звонки, ранние утренние встречи или дневные джем-сейшны, может помочь вам создать среду, в которой они могут процветать.

Важные вопросы, которые следует задать, включают:

• Они ранняя пташка или сова?

• Нравятся ли им структурированные встречи или им нравятся свободные мозговые штурмы?

• Лучше всего они думают вслух, на месте или на бумаге?

• К какому типу личности они относятся: интроверту, экстраверту или амбиверту?

• Чувствуют ли они, что знают членов своей команды, или они предпочли бы больше командных мероприятий?

• Какие встречи или задания вызывают у них наибольшую энергию?

Прочтите: Руководство по стилям общения для менеджера

4.

Найдите время для создания команды или ледокола

Знакомство с вашей командой является важной частью умения общаться с ними. Особенно важно найти время, чтобы познакомиться со своей командой за пределами рабочего места. Вопросы ледокола могут помочь привнести элемент индивидуальности и веселья в каждую встречу, поэтому подумайте о том, чтобы начать с легкого разговора, прежде чем углубляться в повестку дня встречи.

Читайте: 110+ лучших вопросов для тимбилдинга

5. Задайте тон

Помните: то, как вы общаетесь и сотрудничаете, повлияет на всю вашу команду. Вы должны установить стандарт открытого и четкого общения на рабочем месте. Как только вы установите и сообщите об этом стандарте, ваша команда последует его примеру.

Каждые несколько месяцев проверяйте, как все относятся к командному общению. Есть ли какие-нибудь привычки, появившиеся за последние несколько месяцев, от которых вы хотите отказаться или поощрять их? Регулярные размышления о том, как общается ваша команда, вместо того, чтобы «установить и забыть» о методах вашей команды, могут помочь вам более целенаправленно подходить к своим методам общения.

По мере роста организации связь становится узким местом. В Hope for Haiti мы видели, как эта неэффективность причиняла нам вред: когда мы не можем работать как хорошо смазанная машина, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и наша обязанность исправить это».

— Скайлер Баденох, генеральный директор Hope for Haiti

Прочтите: Hope for Haiti улучшает жизнь большего числа гаитян с помощью Asana

Дополнительные виды общения на рабочем месте

Большинство дискуссий об общении на рабочем месте предполагают, что «рабочее место» — это личное общение. Но существует множество способов общения в разных местах — от глобальных офисов до удаленных команд. Большинство рекомендаций по общению по-прежнему применимы к командам любого типа, но есть несколько дополнительных соображений и рекомендаций, которые вы можете использовать, чтобы помочь членам команды по-настоящему общаться.

Распределенные команды

Распределенные команды работают в нескольких национальных или глобальных офисах. Эти команды могут работать в разных часовых поясах и на разных языках, и у каждого офиса своя культура и привычки. Не ожидайте, что каждая распределенная команда будет общаться одинаково — на самом деле, одно из преимуществ распределенных команд — разнообразие мыслей, с которыми вы сталкиваетесь, работая с товарищами по команде со всего мира.

Если вы работаете в распределенной команде, очень важно поддерживать чрезмерную связь, чтобы члены команды, находящиеся в разных часовых поясах и офисах, оставались в курсе событий. Обязательно документируйте все в центральном источнике достоверной информации, к которому члены команды могут получить доступ, когда они онлайн, и ищите инструмент, который обновляется в режиме реального времени, чтобы никому не приходилось замедляться из-за задержки информации.

Имейте в виду, что часовые пояса могут влиять на то, как люди подходят к разговору. Попробуйте запланировать встречи, когда все будут доступны, или предлагайте записи и заметки, если члены команды не могут прийти. Также очень важно перепроверить, что нужные люди участвуют в процессе, и что они не просто исключены из-за того, что находятся в другом офисе, чем большая часть вашей команды.

Читайте: Воссоединение и процветание в распределенном мире с Asana

Онлайн-коллеги

Если вы работаете с виртуальной командой, очень важно определить, где вы собираетесь общаться и как часто. Точное знание того, для чего следует использовать каждый инструмент коммуникации, может помочь членам команды чувствовать связь, даже когда они удалены.

Работая удаленно, нам пришлось заново учиться общаться разными способами. Slack, Asana и интеграция между этими инструментами заменили или дополнили многие способы личного общения, которые мы использовали».

— Кейси Джеймс, руководитель отдела творческих операций, JKR Global

Прочтите: Jones Knowles Ritchie разрабатывает бренды для масштабирования, прорыва и пользы с помощью Asana

Удаленные члены команды могут чувствовать себя разрозненными и оторванными друг от друга, поэтому подумайте о том, чтобы выполнить упражнение вместе со своим всю команду о предпочтительных коммуникативных привычках. Некоторым членам команды могут понравиться холодные звонки, в то время как другие могут предпочесть запланированные встречи с четкой повесткой дня. Поскольку у членов команды меньше шансов взаимодействовать лично, очень важно установить эти предпочтения в команде, чтобы вы могли держать каналы связи открытыми.

Наконец, не забудьте регулярно приглашать членов команды на мероприятия, объединяющие команду. Независимо от того, проводите ли вы ледокольные мероприятия в начале каждой встречи или планируете некоторое время, чтобы просто пообщаться в конце каждой недели, выделенное командное время может помочь членам команды наладить связь независимо от того, откуда они звонят.

Прочтите: 3 руководящих принципа для успешного управления недавно удаленной командой

Вишенка на вершине эффективного общения на рабочем месте

Последний компонент четкого общения — наличие центрального источника достоверной информации для всего вашего общения и рабочей информации. Использование централизованной системы, такой как инструмент управления работой, может помочь вам координировать работу на всех уровнях вашей команды.