Таблица эйзенхауэра пример: что это, как применять, примеры

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц. сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные».
   Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

• ВКонтакте:   Получить гид бесплатно →
  или
• На e-mail: введите ниже свою почту:

* Подписываясь, вы даете раз­реше­ние на полу­че­ние от меня писем и на обра­бот­ку пер­со­наль­ных дан­ных сог­лас­но Поли­ти­ке кон­фи­ден­ци­аль­но­сти

плюсы и минусы, примеры использования

Многие из нас заинтересованы в увеличении личной продуктивности и эффективности, чтобы как можно больше успевать за рабочий день. Увеличить продуктивность помогают технологии тайм-менеджмента. На сегодняшний день таких целое множество, но одна из самых проверенных— это Матрица Эйзенхауэра.

Содержание статьи:

• 1 Что это, как устроена, история создания
• 2 Что значит каждый квадрант
  • 2.1 Блок A
  • 2.2 Блок B
  • 2.3 Блок C
  • 2.4 Блок D
• 3 Где можно создать эту матрицу
  • 3.1 Excel таблицы
  • 3.2 Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)
  • 3.3 Приложения типа «ToDoList»
• 4 Как ей пользоваться
• 5 Плюсы и минусы матрицы
• 6 Заключение

Что это, как устроена, история создания

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая позволяет правильно расставлять  приоритеты при помощи оценки важности задачи. Она подразумевает сначала выполнение важных и срочных дел, а потом переход к менее важным и несрочным. Технология подойдет для людей, которым не хватает личного и рабочего времени, а также научит правильному планированию график.

Эту матрицу изобрел 34-й президент США — Дуайт Эйзенхауэр, он был лидером страны с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается наиболее продуктивным президентом Соединенных Штатов за всю историю.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра визуализируют как четыре равных квадранта, которые разделены на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные дела.

Метод подвергался множеству исследований, и каждое подтверждало его эффективность. В 2018 году проводилось исследование, где большинство участников выбирали, какие задачи выполнять первыми. Занятые люди преимущественно выбирали список из срочных дел, но потом их просили подумать о последствиях выбора, и приоритет сменялся на более важные.

Что значит каждый квадрант

Технология имеет две оси: одну по горизонтали, другую по вертикали. Горизонтальная ось отвечает за срочность, а вертикальная за важность предстоящего дела. Оси при пересечении образуют блоки, например, первым будет блок важно и срочно. Для удобства дадим каждому условное обозначение:

• A — важно и срочно;
• B — важно и не срочно;
• С — не важно и срочно;
• D — не срочно и не важно.

По итогу получается, что каждый квадрант имеет свои отличительные показатели. Каждый из них содержит свои уникальные задачи, поэтому очень просто понять, что нужно выполнить в текущий момент, что можно отложить, а от чего вообще можно отказаться.

Блок A

Если правильно использовать тайм-менеджмент матрицу Эйзенхауэра, то в данном квадранте ничего не должно быть, поскольку важные и срочные дела — это показатель неорганизованности.

Подавляющее большинство людей прибегают к заполнению именно этой части из-за нежелания выполнять задачи в оптимальные сроки. Конечно, у каждого человека может возникнуть дело, которое не может ждать, но если это происходит регулярно, то нужно серьезно пересмотреть подход к тайм-менеджменту.

Если вкратце — необходимо избегать появления задач в этом квадранте. Достаточно своевременно решать дела из других блоков. В квадрант важно и срочно рекомендуется вписывать следующее:

• задачи, угрожающие основной цели, если их вовремя не решить,
• дела, которые необходимо выполнить, чтобы не осложнять жизнь;
• все, что связано со здоровьем.

У по-настоящему продуктивных людей квадрант A практически всегда пустует. Задачи просто не успевают дойти до дедлайна. На практике для неподготовленного человека это не всегда возможно, но к этому стоит стремиться.

Блок B

Тут находятся дела, которые имеют особое значение, но и не горят по срокам. Грамотная работа с B квадратном — это прямой путь к высокой продуктивности. Задачи не являются срочными, и их можно выполнять с оптимальной скоростью, без паники. Главное не затягивать, так как дела отсюда могут запросто перейти в блок A.

Блок C

Эти задачи вряд ли помогут приблизиться к глобальным целям, по сути это помеха на пути к чему-то действительно важному. Они съедают время, продуктивность и изматывают морально.

Однако, здесь бывают и дела, которые необходимо осуществлять для сторонних проектов. Но если они не важные, то их можно делегировать на другого человека.

Блок D

Странный квадрант, в котором находятся задачи:

• любимые, но не продвигающие к целям;
• не приносящие даже малейшей пользы.

Такая работа не требует активной работы мозга. Это может быть проверка почты или социальных сетей, серфинг в интернете, а может даже просмотр телешоу. Конечно, мало кто такое записывает в матрицу Эйзенхауэра, но это происходит само собой, ведь можно совместить работу и отдых одновременно. Однако, такие коллаборации сильно снижают личную продуктивность.

Где можно создать эту матрицу

Не так  важно где составлять матрицу Эйзенхауэра, принцип везде единый. Можно найти онлайн сервисы, которые позиционируют свою деятельность именно на организации продуктивности и работе с этой техникой.

Однако, есть как минимум 3 наиболее удобных способа.

Excel таблицы

Там можно очень гибко подстроить размеры и дизайн под себя, а также очень просто добавить дополнительное место для появившихся задач. Можно найти уже существующий Матрица Эйзенхауэра шаблон на любой вкус.

Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)

Первый вариант будет удобнее, поскольку обычно в таких приложения, например, Google Keep есть возможность использования галочек, чтобы отмечать выполненные задачи. В идеале разметить квадраты разными цветами и шрифтами, чтобы не путаться между ними.

Приложения типа «ToDoList»

В них нет возможности создавать конкретные блоки, но можно помечать определенными группами и цветами, а также они имеют собственные шаблоны.

Получится не совсем квадрант, однако суть не меняется. К примеру, можно пометить блок A красным, B — оранжевым и так далее.

Никто не мешает пользоваться даже графическими редакторами. Это личный выбор каждого, зачастую люди выбирают наиболее близкий инструмент, и строят на нем свою матрицу.

Как ей пользоваться

Несмотря на то, что матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов используют уже давно, люди, которые впервые о ней слышат, могут не сразу понять ее смысл.

Перед тем, как начать работать с технологией, лучше устроить небольшой эксперимент, и в течение пары дней понаблюдать за выполнением в повседневном режиме.

Когда несколько дней пройдут, следует составить небольшой список из задач, выполненных за это время, а после задать каждой три вопроса:

• это важно?
• это срочно?
• я мог это делегировать?

Эти вопросы помогут составить первый план на прошедших делах, научиться разделять задачи по квадрантам и осуществлять оптимизацию в будущем. Также рекомендуется не добавлять новые задачи, пока не будут выполнены уже имеющиеся. В идеале держать не более восьми активных задач в каждом квадранте, а следующие добавлять, если есть свободное место.

Применение данной технологии позволяет сбалансировать нагрузку, ведь основной целью матрицы Эйзенхауэра является наладить процесс приоритезации, а не загрузить массой задач.

Матрица Эйзенхауэра пример распределения дел для студента. Кратко разберем пример на учащемся в университете студенте.

У него есть три основные задачи:

• посещение учебного процесса;
• выполнение домашнего задания;
• подготовка к итоговым работам.

Все эти задачи при ответственном подходе можно поместить в квадрант B — важно и не срочно. То есть их можно выполнять в удобном ритме, но если случится непредвиденная ситуация, например, студент заболеет, то все 3 задачи перейдут в квадрант A. И чтобы снова вернуться в квадрант B, ему придется наверстать упущенное.

Плюсы и минусы матрицы

Сегодня люди больше сосредоточены на решении чужих задач, а на свои практически не остается времени. Главное преимущество матрицы Эйзенхауэра — это помощь в организации дел. Техника способна не только помочь разобраться с повседневными задачами, но и снизить эмоциональный стресс, вызванный завалом на работе или в других сферах жизни.

Как и любая техника тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра имеет как свои неоспоримые преимущества, так и недостатки. К преимуществам относится.

• Простота разбивки. Все задачи можно распределить по 4-ем квадрантам, а уже после легко читать получившийся список дел, как открытую книгу.
• Ключевая особенность техники — это возможность исключить задачи, которые выполнять в принципе не следует.
• Помогает в распределении и управлении сложными и важными задачами.
• Можно оптимизировать временные затраты, и выполнять все задачи до дедлайнов.

Недостатки техники:

• Система подходит только для планирования краткосрочных задач. Построить огромные планы на ее основе — не получится.
• Техника не нужна, если нет достаточного количества ежедневных задач.
• Нужно научиться определять, какие задачи являются, а какие можно отложить на потом. Кажется, что это просто, но на самом деле новички далеко не всегда могут правильно оценивать задачи по определенным критериям.
• Очень легко ошибиться с выбором категории.

Но даже несмотря на наличие значительных недостатков, их влияние с опытом будет полностью незаметно. Правильное определение квадрантов для задач поможет справиться с большим количеством работы.

Заключение

Тайм-менеджмент — это очень важная часть жизни любого человека. Без правильного подхода к предстоящим задачам, они могут оказаться непосильными, а времени будет вечно нехватать.

Так что техника, которую в свое время изобрел Эйзенхауэр — это не только отличный способ установить контроль за личным временем, но и полноценный инструмент, позволяющий разобраться с накопившимися делами.

Комментарии (0)

Как стать более продуктивным с помощью «шкатулки Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, какие только можно себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывавшим два срока с 1953 по 1961 год. Во время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета. (DARPA), исследование космоса (НАСА) и использование альтернативных источников энергии в мирных целях (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию ​​и Германия.

В другие моменты своего пути он был президентом Колумбийского университета, стал первым Верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время для таких увлечений, как игра в гольф и рисование маслом.

У Эйзенхауэра была невероятная способность поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и в течение десятилетий. И по этой причине неудивительно, что его методы тайм-менеджмента, управления задачами и продуктивности изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как «Коробка Эйзенхауэра» (или «Матрица Эйзенхауэра»). Это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как стать более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра по принятию мер и организации ваших задач проста. Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

1. Срочные и важные (задачи, которые вы сделаете немедленно).
2. Важно, но не срочно (задачи, которые вы запланируете выполнить позже).
3. Срочно, но не важно (задачи, которые вы делегируете кому-то другому).
4. Ни срочные, ни важные (задачи, которые вы исключите).

Самое замечательное в этой матрице то, что ее можно использовать для общих планов производительности («Как я должен проводить свое время каждую неделю?») и для небольших ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как выглядит моя коробка Эйзенхауэра на сегодняшний день.

Разница между срочным и важным

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.
-Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это вещи, на которые вам нужно отреагировать: электронные письма, телефонные звонки, сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». 1

Разделить эти различия достаточно просто один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова. И, как и все в жизни, постоянство — это трудная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод.

Исключение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании, когда наткнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем отсутствие кода».
– Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из списка дел — полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать этого вообще. Это не повод лениться, а скорее предложение заставить себя принимать трудные решения и удалять любые задачи, которые не ведут вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию в качестве предлога, чтобы избежать действительно трудного вопроса: «Мне действительно нужно это делать?» Гораздо проще оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль от исключения задачи, которую вам удобно делать, но это не так. максимальное и лучшее использование вашего времени. 2

Как говорит Тим ​​Феррис: «Занятость — это форма лени — ленивое мышление и неразборчивые действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня задуматься о том, действительно ли необходимо действие, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», чем бездумно повторяю их. И, честно говоря, если бы вы просто убрали все дела, на которые вы тратите время каждый день, то вам, вероятно, не понадобились бы советы о том, как быть более продуктивным в вещах, которые имеют значение.

Помогает ли это мне достичь моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от пустой траты времени, если вы не уверены, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса…

1. Над чем я работаю?
2. Какие основные ценности движут моей жизнью?

Эти вопросы я задавал себе в годовом обзоре и отчете о честности. Ответы на эти вопросы помогли мне уточнить категории для определенных задач в моей жизни. Решить, какие задачи выполнить, а какие удалить, становится намного проще, когда вы четко представляете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра не является идеальной стратегией, но я обнаружил, что она является полезным инструментом для принятия решений, позволяющим повысить мою продуктивность и избавиться от моделей поведения, которые отнимают умственную энергию, тратят время впустую и редко продвигают меня к моим целям. Надеюсь, вы тоже найдете его полезным. 3

Сноски

1. Спасибо Бретту Маккею из The Art of Manliness за его пост в ящике Эйзенхауэра.

2. Термин «наилучшее и наилучшее использование» — это концепция недвижимости для нахождения наиболее ценного использования объекта недвижимости. Мой друг Марк Хекманн любит использовать эту фразу для управления личным временем, и мне она тоже нравится. Спасибо, Марк!

3. Чтобы узнать о других полезных советах по повышению производительности, ознакомьтесь с этой статьей, в которой кратко излагается работа Скотта Ханслемана.

Матрица Эйзенхауэра: уделяйте время тому, что важнее всего

Работайте умнее

Большинство людей тратят время на задачи, которые не приближают их к цели. Матрица Эйзенхауэра вырывает вас из этого круга.

RC Victorino

Опубликовано: 23 сентября 2020 г.

Быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожары и в конце дня не приблизиться к достижению своих долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в неправильной расстановке приоритетов. Люди отдают приоритет срочным задачам над любыми другими задачами, независимо от долгосрочной выгоды.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самом важном.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам провести это различие и улучшить управление временем.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи.

Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Также известная как Матрица Срочно-Важно, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр организовал свои обязанности так, чтобы на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Весь день бегаете тушить пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на задачах, которые хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало на что влияет
• Не продвигаются к долгосрочным целям
• ​Страдают прокрастинацией
• Пытаться сказать «нет», когда вас просят что-то сделать
• Трудно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и срочными задачами.

Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы чувствуете себя обязанными решить. Сосредоточение внимания на срочных задачах приводит вас к реактивному мышлению , из-за чего вы можете чувствовать себя защищенным, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных задачах ставит вас на отзывчивое мышление , которое поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если откладывать важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны считать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с тем, что мы предпочитаем сосредотачиваться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы концентрируемся на долгосрочной перспективе.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важные и срочные / Сделайте
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / Расписание
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Неважно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы со сроками выполнения, например, исправление критической ошибки в вашем инструменте SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Несрочные, но важные задачи

Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели — и не имеют неотложных сроков.

Запланируйте эти задачи на потом.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это квадрантом качества 90–158.

Большинство людей, однако, не проводят здесь достаточно времени, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они зациклены на самых неотложных задачах.

3. Срочные и неважные задачи

Задачи, попавшие в этот квадрант, почти всегда отбивают ваш любимый курс. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Делегируйте эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над срочными задачами, которые важны для них, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к их долгосрочным целям.

4. Несрочные и неважные задачи

Эти задачи не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите эти задачи из своего расписания.

Приоритизация задач

Сначала оцените, на какой части матрицы вы тратите свое время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент управления задачами или просто отслеживать свое время с шагом 30 минут в электронной таблице.

Через неделю разместите выполненные задачи в соответствующем квадранте, используя в качестве критериев следующие вопросы:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь ключевое слово — вы организуете эти задачи на основе своих целей, а не чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете сбалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы сократить количество задач Квадранта 1, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать возникновения непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач Квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстраниться от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы сократить количество задач Квадранта 3, создайте стратегию делегирования, устранения или ограничения времени, затрачиваемого на эти задачи.

Например, сгруппируйте эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или сообщите своему руководителю, сколько времени вы тратите на рутинную работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы делегируете им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в Квадранте 4, вы, вероятно, испытываете стресс и неудовлетворенность.