Важное срочное неважное срочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Как найти время на важные несрочные дела — Личный опыт на vc.ru

Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.

9145 просмотров

Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.

Матрица Эйзенхауэра​ Розалия Каневская

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».

Зачем делать важные несрочные дела

Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.

Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.

За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).

В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.

Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).

И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.

В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.

Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.

Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.

Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.

Ответьте на вопрос «чтобы что»

Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.

Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).

Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.

Декомпозируйте сложные задачи

Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней. Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.

Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.

Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.

Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.

Составьте календарь

Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.

Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.

Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.

Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.

Делегируйте кому-нибудь всё, что срочно и неважно

Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.

Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь). Залезать в этот квадрант пока не будем.

Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.

А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.

Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?

Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.

Поработайте над тем, что заставляет лично вас прокрастинировать

Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.

Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.

Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.

У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.

Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.

В случае с привычками — часто бывает важно просто освободить пространство от препятствий. Например, я начала систематически пить витамины, когда поставила их на видное место на кухне. В итоге сейчас первое, что я вижу, заходя утром на кухню и наливая стакан воды, — витамины. Так гораздо лучше, чем когда витамины стоят в закрытом шкафу и утром нужно сделать какие-то усилия, чтобы их оттуда достать.

В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц. сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

• ВКонтакте:   Получить гид бесплатно →
  или
• На e-mail: введите ниже свою почту:

* Подписываясь, вы даете раз­реше­ние на полу­че­ние от меня писем и на обра­бот­ку пер­со­наль­ных дан­ных сог­лас­но Поли­ти­ке кон­фи­ден­ци­аль­но­сти

Матрица Эйзенхауэра — Мужчины следующего уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что важно. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Мы получаем комиссию, когда вы покупаете по партнерским ссылкам на этой странице .

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также известна как Матрица Срочно-Важно.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты на то, что заслуживает вашего полного внимания.

Этот метод также поможет вам справляться с неожиданными событиями, что приведет к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы станете более продуктивным.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д. Эйзенхауэра.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как сделать больше.

Это также поможет вам достичь долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и строить границы, говоря «нет».

Срочное и важное

Фото предоставлено Unsplash

Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочное относится к чему-то, что требует немедленного внимания и часто незапланировано. Срочность заставляет вас реагировать, торопиться и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела требуют срочности, но это не слишком часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочные и важные

Срочные и важные задачи нужно выполнять мгновенно. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

• Неожиданные проблемы с машиной или домом.
• Последний срок или назначенный вам проект.
• Насущные проблемы или жалобы клиентов.
• Любой кризис.

Задача, которая считается срочной и важной, часто возникает извне или является результатом вашего промедления.

События в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать в себя то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и каждый день выделять время для неожиданных событий.

Если вы тратите слишком много времени на срочные и важные дела, вы будете чувствовать себя перегруженным, напряженным, и это может привести к выгоранию.

Квадрант 2: Несрочные и важные

Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть дедлайна или, по крайней мере, неотложного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

• Изучение новых навыков.
• Личный уход и здоровье.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование.
• Построение и поддержание отношений.
• Образование и обучение.
• Анализ и планирование ваших финансов.
• Создание новых стратегий.

Если что-то важное и не срочное, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Это гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекаясь и активно выполняя срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочные и неважные

Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и неважных задач:

• Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
• Купоны и маркетинговая тактика.
• Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
• Проверка телефона каждый раз, когда вы получаете уведомление.
• Некоторые встречи.

Если что-то срочное и не очень важное, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую срочную задачу, и это не продвигает вас к вашим целям, вы тратите свое время впустую.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным. Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Несрочные и неважные

Задачи, которые не являются срочными или важными, не должны выполняться.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи пожирают время.

Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут быть необходимы кому-то другому. Несмотря на это, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются пустой тратой времени:

• Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
• Смотреть телевизор часами от скуки.
• Бездумное пролистывание социальных сетей.
• Куда-то идти, чтобы доставить удовольствие другим людям.
• Интернет-магазины в течение нескольких часов.
• Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу производительность. Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы занимаетесь делами, которые не являются важными или срочными, вы тратите свое время впустую, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

Если вы запланировали время для декомпрессии и расслабления, это может быть сделано намеренно.

Самое главное — не позволять этим задачам отвлекать вас, когда вы должны заниматься сосредоточенной работой.

Самооценка

Фото предоставлено Unsplash

Чтобы понять, на что вы тратите свое время, вам нужно оценить себя. Выясните, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После нескольких дней отслеживания вы сможете увидеть закономерность и честно оценить, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и проведите мозговой штурм всех различных ситуаций, которые могут возникнуть.

Потратив время на предвидение и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но несрочным задачам и ограничивайте время на отвлекающие факторы.

Советы по расстановке приоритетов

Фото предоставлено Unsplash

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и понимания того, на что вы тратите свое время. В дополнение к этому методу устраните ненужные отвлекающие факторы.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься задачами, которые не продвигают вас вперед.

Ниже приведены советы, которые помогут вам повысить производительность и управлять временем:

1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите себя, нужно ли вам это делать, а затем запишите это.
2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Поддерживать один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и жизнь не будет беспокойной.
3. Планируйте заранее. Это может быть непросто, но необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и планирования задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете лучший способ сделать что-то, не бойтесь менять свои планы.
4. Делегат и аутсорсинг. Как только вы узнаете, на что тратите свое время, выясните, как делегировать или передавать свои задачи на аутсорсинг. Это не только сэкономит ваше время, но и позволит меньше нервничать. Например, может быть, стоит заплатить кому-то за уборку вашего дома. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем вы потратите на сервис.
5. Скажи нет. Установление границ и твердость в них позволят вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам. Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Фото предоставлено Unsplash

Следующие книги помогут повысить продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

• 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови
• ОДНА ВЕЩЬ Гэри Келлер и Джей Папасан
• Проект счастья Гретхен Рубин
• Атомные привычки Джеймс Клир
• 4 90 Eat! Брайан Трейси
• Инстинкт силы воли Келли МакГонигал
• Доведение дел до конца Дэвид Аллен
• Как думать как Леонардо да Винчи0006 Кэл Ньюпорт
• Четырехчасовая рабочая неделя Тим Феррис
• Границы Джон Таунсенд и Генри Клауд

Часто задаваемые вопросы

Работает ли матрица Эйзенхауэра?

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что она помогает решать, какие задачи выполнять и какие делегировать. Это отличный способ расставить приоритеты и повысить продуктивность.

Каковы 4 D тайм-менеджмента?

Четыре элемента тайм-менеджмента: удалять, делегировать, откладывать и делать.

Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

Распространенной ошибкой тайм-менеджмента является недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочным и важным. Используйте его, чтобы уменьшить отвлекающие факторы и достичь долгосрочных целей.

Избранное фото Дэвида Эма/Next Level Gents.

О Дэвиде Эме

Основатель

Дэвид Эм является основателем компании Next Level Gents, где можно получить советы и рекомендации по стилю, уходу за телом, фитнесу и успеху.

Ключ к приоритизации задач

Это извечная проблема: ваша рабочая нагрузка кажется бесконечной, а ваше время в течение дня ограничено. Следовательно, те, кто может овладеть искусством расстановки приоритетов задач , готовы существенно повысить свою производительность. Одним из самых простых, но наиболее эффективных инструментов является Матрица Эйзенхауэра.

Возможно, вы слышали об этом раньше. По сути, Эйзенхауэр, который был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем два срока президентом США, разделил свои задачи на 4 категории — 4 квадранта матрицы — в зависимости от их важности и срочности.

Итак, 4 категории: важные и срочные задачи, неважные, но срочные задачи, важные, но несрочные задачи и неважные и несрочные задачи.

Само собой разумеется, что задачи, относящиеся к 1-й категории – важные и срочные – имеют наивысший приоритет, а неважные и несрочные задачи должны быть последними в вашем списке дел. На самом деле, вы можете вообще избегать этих задач, делегируя их другим, если можете.

Но самое сложное — определить приоритет между оставшимися двумя категориями. Какие из них вы должны сделать в первую очередь? Неважные, но срочные задачи или важные, но не срочные задачи?

Многие выбирают неважные, но срочные задачи, потому что видят слово «срочно» и тут же решают, что нужно сделать их в первую очередь. Это не только неправильно, но и свидетельствует о непонимании истинной природы матрицы Эйзенхауэра.

Как определить тривиальные задачи

Почему Эйзенхауэр вообще создал этот метод? Конечная цель этого инструмента — отсеять тривиальных задач , отделите их от критических, которые имеют долгосрочные последствия. По правде говоря, тривиальные задачи — это те, на которые вам действительно нужно обратить внимание при тайм-менеджменте.

Нас постоянно засыпают задачами или запросами, которые, кажется, появляются из ниоткуда. И большинство из них приходят с безошибочным чувством срочности. Вы все были там.

Тим работает дизайнером в рекламном агентстве. Он работает над важным проектом для крупного заказчика, который должен быть сдан завтра. Сьюзи, менеджер по работе с клиентами, подходит и просит его «быстро исправить» ее набор слайдов, потому что сегодня у нее будет презентация. «Это должно занять всего 30 минут. Не могли бы вы сделать это для меня до обеда?

Проект заказчика менее срочный, чем запрос коллеги. Так что, конечно же, Тим мог бы уделить 30 минут своего времени, чтобы помочь ей?

Тем не менее, по сравнению с проектом заказчика, что, несомненно, очень важно, сделать ее слайд-деку более «профессиональной» — задача тривиальная. Она все еще должна быть в состоянии провести убийственную презентацию со своей текущей колодой слайдов. Добавление графики тут и там в любом случае не будет иметь большого значения. Во всяком случае, слишком много графики может быть плохой вещью. Любой великий докладчик знает о правиле «больше или меньше» при создании презентации.

Время, потраченное на помощь Сьюзи, может показаться не таким уж большим, но это все же нежелательное отвлечение Тима от более важной задачи, которую он выполняет. Такое отвлечение может повлиять на качество его работы и продлить запланированный график. К тому же, что, если он согласится помочь Сьюзи, а потом придет другой человек и попросит его об очередной услуге?

Что еще более важно, если Сьюзи действительно нужно обновить свою презентацию, она должна спланировать и провести это заранее, а не ждать до последней минуты.

Отсутствие плана с чьей-либо стороны не является чрезвычайной ситуацией с вашей стороны.

Я не говорю, что вы вообще не должны помогать своему коллеге. Но если вы не можете научиться говорить «Нет» постоянному шквалу тривиальных задач, сваленных в последнюю минуту, у вас не хватает времени для выполнения важных, ценных задач, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей. и успехи.

Тривиальные задачи и ложное чувство выполненного долга

Еще один аспект срочных, но тривиальных задач, который делает их столь пагубными для вашей продуктивности, заключается в том, что они создают ложное чувство выполненного долга .