Матрица Эйзенхауэра — Психологос
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно».
Так работают профессионалы!
Что важно, а что — срочно? / Хабр
Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.
Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.
Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:
Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.
Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности.
А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.
К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.
Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.
Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.
Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.
Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?
К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.
В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.
Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.
Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли:
Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.
Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».
Теперь о важности.
Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.
А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности.
Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.
Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.
Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?
Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность.
Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.
Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.
Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.
Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.
Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.
Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.
Решений у этой проблемы несколько.
Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи.
На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.
Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.
Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.
Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.
Резюме
- Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
- Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
- Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
- Важная задача – та, которая влияет на будущее;
- Срочность приоритетнее важности;
- Бывают задачи не срочные и не важные;
- Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.
Избегайте «ловушки срочности» с помощью матрицы Эйзенхауэра
«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочной и краткосрочной перспективой! В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр, 1961 г., обращение в Century Association
Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал времен Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.
В течение двух сроков своего пребывания на посту президента Соединенных Штатов он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный закон о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положил конец войне в Корее, приветствовал Аляску и Гавайи в союзе и сумел сохранить холодную войну с Россией холодной.
И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр становился самым уважаемым человеком года по версии Гэллапа не менее двенадцати раз.
Как Эйзенхауэру удалось добиться такого количества достижений, которые оказали такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным. В 1954 речи Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».
Более 30 лет спустя в своем бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переформулировал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица тайм-менеджмента, Эйзенхауэра).
Бокс, метод Эйзенхауэра и матрица «срочно-важно»). Эта структура для расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять траты времени в вашей жизни и создавать больше мысленного пространства для продвижения к вашим целям.
Попробуйте матрицу Эйзенхауэра, если вы…
Обнаружите, что весь день бегаете и тушите пожары (образно говоря)
Вы заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение
У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения
Трудно делегировать полномочия и/или говорить «нет»
Хотите стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)
В этой статье вы узнаете, почему так важно различать Срочное и Важное, как Матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к масштабным проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.
Эффект простой срочности, также известный как Почему мы плохо расставляем приоритеты
Как мы решаем, какой задаче уделить внимание в данный момент? Не очень хорошо, оказывается.
Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, было посвящено изучению того, как люди решают, над чем работать, когда сталкиваются с задачами, имеющими смешанную срочность и важность. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекали срочные задачи, а не менее срочные9.0049, даже если менее срочное задание предлагает большую награду . Эта психологическая особенность, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо справляемся с задачами и тайм-менеджментом. Мы с большей вероятностью отдадим приоритет задачам с крайним сроком, а не задачам без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.
Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что люди, считающие себя занятыми, с большей вероятностью выбирали срочные задачи с меньшими выплатами, потому что они уже были зациклены на продолжительности задачи.
Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые заставляют вас сосредоточиться на часах.
Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено подумать о последствиях своего выбора во время выбора, они значительно чаще выбирали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлечениям и сосредоточиться на том, что действительно важно.
Здесь на помощь приходит матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — Срочное и Важное
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас максимально эффективным, а не только продуктивным. Это поможет вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочных/важных. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадают в один из этих четырех квадрантов:
Срочные и важные задачи/проекты, которые необходимо выполнить немедленно
Несрочные и важные задачи/проекты для внесения в календарь
Срочные и неважные задачи/проекты для делегирования кому-то другому
Несрочные и неважные задачи/проекты для удаления
3
- 3
Покрытие проекта для больного коллеги
Автомобильные стоянки на шоссе
Протекают пружины раковины, и ваша кухня залита водой на два фута 9002
3 90 с насущной проблемой
В реальном мире разница между срочным/несрочным, важным/неважным намного более размыта, чем в экспериментальных условиях.
Вот как это объясняет Стивен Кови:Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела сопровождаются явными последствиями невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но трата слишком большого количества времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к эмоциональному выгоранию.
С другой стороны, важными делами являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и вдумчивых действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. То, что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.
Ниже подробно рассматривается каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.
Квадрант 1: Срочные и важные
Срочные и важные задачи требуют от вас быстрых действий. Эти элементы обычно имеют видимые сроки и последствия задержек с принятием мер. Чаще всего это либо вещи, наброшенные на вас извне, либо вещи, которые вы откладываете до наступления крайнего срока. В любом случае, они требуют реагирования в кризисном режиме.
Например:
Вам назначен крайний срок в последнюю минуту
Вот как это объясняет Стивен Кови:Квадрант 1 задачи неизбежны. Даже если вы никогда не откладывали на потом (а это невозможно), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных или ограниченных в срок задачах, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.
Кови предупреждает, что слишком много времени, потраченное на задачи из квадранта 1, может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Если вы потратите весь день на тушение пожара, это быстро лишит вас энергии и страсти к работе, и вам будет легче погрузиться в бездумный эскапизм, характерный для четвертого квадранта. деятельность, которая поможет вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Тем не менее, эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.
Примеры:
Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов
Регулярные работы по дому или ремонтные работы
Профессиональное общение и построение личных отношений с помощью обучения новым навыкам, исследования,
1 своей области, посещая образовательные мероприятия
Упражнения и обычные медицинские услуги
Кови говорит, что Квадрант 2 — это золотая середина личного тайм-менеджмента. Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в Q1), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени свободны от отвлекающих факторов.
Постоянно занимаясь Q2, вы уменьшаете количество неотложных проблем, возникающих в Q1. Жизнь в Q2 означает, что вы можете составить план завершения проектов и избежать возможных проблем. Например, если вы постоянно откладываете плановое техническое обслуживание автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваш автомобиль заглохнет.
Управляете ли вы другими людьми?
Копать глубже
Управляете ли вы другими людьми? Узнайте, как вы можете помочь своей команде проводить больше времени в квадранте 2.
Квадрант 3: Срочные и неважные
Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как занятую работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.
Примеры:
Бесполезные перерывы со стороны коллег
Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда она отключается
Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях3
024
Использование купонов или предложений с ограниченным сроком действия
Некоторые встречи
Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности. Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы берете на себя задачи, которые на самом деле не имеют для вас смысла. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени, проведенное в этом квадрате, может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах Q3 может заставить вас чувствовать, что вы не достигаете своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.
Кови предлагает делегировать как можно больше задач Q3. Можете ли вы, чтобы кто-то еще сделал эти заметки о встрече? Можно ли заказать доставку продуктов вместо похода в магазин? Можете ли вы научить своих детей мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли в вашей жизни что-то, что вы можете автоматизировать?
Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:
Отключайте уведомления на телефоне и компьютере во время работы
Обсудите с другими, сколько времени вы можете потратить на данную задачу рабочая нагрузка с вашим начальником
Потренируйтесь говорить «нет»
Копните глубже
Дополнительные советы о том, как выйти из Q3, узнайте, как избавиться от загруженности и уделять больше времени тому, что важно.
Квадрант 4: Несрочные и неважные
Несрочные и неважные задачи — это пустая трата времени, от которых следует безжалостно отказаться. Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но в конечном итоге могут занять много времени.
Примеры:
Часы просмотра телевизора
Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка
Избегание таких действий, как сортировка и систематизация электронной почты вместо ответа на нее
Чрезмерное количество покупок или просмотр в Интернете
Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет вас с чувством неудовлетворенности.
Не поймите меня неправильно, нам всем нужно свободное время. Сам Эйзенхауэр был известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до дня «Д» — и подвергался критике за свои многочисленные поездки в гольф во время пребывания в должности. Суть в том, что эта деятельность была балансом для многих стрессовых аспектов жизни политического лидера. Однако, если вы не делаете это намеренно, то, как вы проводите свободное время, может на самом деле истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.
Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Applied Psychology, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, сильно влияет на то, сколько энергии и позитива они проявят на следующий рабочий день. Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, занимались физическими упражнениями или занимались волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, подходили к рабочему дню более спокойно.
Сотрудники, которые занимались отвлекающими действиями, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, слишком много смотрели телевизор, на следующий рабочий день вновь проявили позитивный настрой. Однако из-за постоянного использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались в течение недели. Другими словами, отвлечение в умеренных количествах было нормальным, но обычное отвлечение приводило к снижению общего удовлетворения от работы.
Копнуть глубже
Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не работают? Попробуйте эти идеи
Как сбалансировать свои квадранты
По словам Стивена Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Именно здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить свое текущее положение в матрице, начните отслеживать свое время и задачи. Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:0003
Было ли это срочно для меня?
Было ли это важно для меня?
Помните, что вы определяете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо еще.
После того, как ваши задачи рассортированы по соответствующим квадрантам, проверьте, на что в настоящее время уходит ваше время. Довольны ли вы своим квадрантным балансом?
Если вы тратите много времени на Q1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
Следующий шаг: Составьте недельный или даже месячный план на основе ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, выработайте стратегию, как вы можете лучше спланировать и предвидеть их. Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим начальником о перераспределении чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.
Если вы тратите свое время на Q3, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:
Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги, как вы будете ограничить эти задачи.
Можете ли вы делегировать их? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач в один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «бесполезную работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы предпринять эти шаги.
Если вы проводите время в Q4, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:
Следующий шаг: Используйте отслеживание времени, чтобы определить самые большие потери времени и разработать стратегию как их избежать или ограничить. Разработайте план преодоления прокрастинации до того, как у вас возникнет соблазн прокрастинировать. Помните, иногда можно просто расслабиться, но деятельность в этом квадранте имеет убывающую отдачу при чрезмерном использовании.
Перемещая свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.
Как внедрить Матрицу Эйзенхауэра в Todoist
Вы можете использовать Todoist для разделения задач на четыре срочных/важных квадранта двумя разными способами: метками или уровнями приоритета. Оба метода описаны ниже.
Использование ярлыков
В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:
@срочно
@важно
Совет Todoist
Вы можете изменить цвет метки и добавить смайлики, чтобы она выделялась в вашем списке.
Получив два ярлыка, просмотрите свои задачи и присвойте каждой соответствующую метку:
Добавьте @срочно и @важно к задачам, которые необходимо выполнить немедленно и лично
Добавить @важный к задачам, которые имеют срок выполнения и выполняются лично
Добавляйте @срочно к задачам, которые можно делегировать или понижать до
Не добавляйте ярлыки к задачам, которые можно отбросить
Вы можете быстро присвоить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи. Появится список ваших текущих меток для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.
Совет Todoist
Если у вас много задач, вы можете быстро назначить ярлыки нескольким задачам одновременно.
После того, как все ваши срочные и/или важные задачи будут помечены, создайте четыре новых фильтра для каждого квадранта:
Срочные и важные с запросом фильтра: @срочные и @важные
Важные и Несрочно с фильтрующим запросом: @важно и !@срочно
Срочно и неважно с фильтрующим запросом: @срочно и !@важно
Неважно и несрочно с запросом фильтра: !@important & !@urgent
И/или объединить их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@ Important, !@important и !@urgent
Теперь вы сможете проверить каждый вид фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вы должны либо делегировать, либо выполнять в часы низкой энергии; и какие задачи вы должны просто удалить.
Совет Todoist
Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно и важно» и «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части меню навигации для быстрого доступа.
Использование уровней приоритета
Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:
Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)
Не срочно и важен = приоритет 2 (оранжевый)
Срочный и не важный = приоритет 3 (синий)
не ургент и не важно и не важен = Приоритет 4 (без цвета)
Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав нужный уровень приоритета. Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.
Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету среди всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».
Ваши задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого списка дел на день в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи со сроком и временем выполнения будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).
Совет Todoist
При использовании этого метода помните, что все, что не отмечено цветным флажком (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 & !#Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «показать мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)
Работа с каждым квадрантом
После того, как вы настроили Todoist для работы с Методом Эйзенхауэра, вы можете начать оценивать свои задачи. Нажмите на новые фильтры матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадранту.
Для Q1: Важное и Срочное, стр. 1:
Для Q2: Важное и Несрочное, стр. 2:
Для Q3: Неважное и Срочное, стр. 3:
Вопрос 4: Неважные и несрочные, стр. 4:
Удалить
Когда вы сталкиваетесь с рядом задач, как вы решаете, какую из них решить в первую очередь? Выбираете ли вы задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому срочному пункту в вашем списке?
Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.
Матрица Эйзенхауэра — Мужчины следующего уровня
Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что важно. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.
Мы получаем комиссию, когда вы покупаете по партнерским ссылкам на этой странице .
Что такое матрица Эйзенхауэра?
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США
Матрица Эйзенхауэра также известна как Матрица Срочно-Важно.
Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты на то, что заслуживает вашего полного внимания.
Этот метод также поможет вам справляться с неожиданными событиями, что приведет к лучшим результатам и реакции.
Помогая вам отличить срочное от важного, вы станете более продуктивным.
Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д. Эйзенхауэра.
Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как сделать больше.
Это также поможет вам достичь долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и строить границы, говоря «нет».
Срочное и важное
Фото предоставлено UnsplashВажно понимать разницу между срочным и важным.
Срочное относится к чему-то, что требует немедленного внимания и часто незапланировано. Срочность заставляет вас реагировать, торопиться и защищаться.
С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела требуют срочности, но это не слишком часто.
Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.
Квадрант 1: Срочные и важные
Срочные и важные задачи нужно выполнять мгновенно. В противном случае будут негативные последствия.
Ниже приведены примеры срочных и важных:
- Неожиданные проблемы с машиной или домом.
- Последний срок или назначенный вам проект.
- Насущные проблемы или жалобы клиентов.
- Любой кризис.
Задача, которая считается срочной и важной, часто возникает извне или является результатом вашего промедления.
События в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать в себя то, что находится вне вашего контроля.
Научитесь планировать и каждый день выделять время для неожиданных событий.
Если вы тратите слишком много времени на срочные и важные дела, вы будете чувствовать себя перегруженным, напряженным, и это может привести к выгоранию.
Квадрант 2: Несрочные и важные
Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть дедлайна или, по крайней мере, неотложного.
Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:
- Изучение новых навыков.
- Личный уход и здоровье.
- Долгосрочное и краткосрочное планирование.
- Построение и поддержание отношений.
- Образование и обучение.
- Анализ и планирование ваших финансов.
- Создание новых стратегий.
Если что-то важное и не срочное, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.
Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.
Это гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекаясь и активно выполняя срочные и важные задачи.
Квадрант 3: Срочные и неважные
Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.
Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.
Ниже приведены примеры срочных и неважных задач:
- Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
- Купоны и маркетинговая тактика.
- Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
- Проверка телефона каждый раз, когда вы получаете уведомление.
- Некоторые встречи.
Если что-то срочное и не очень важное, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую срочную задачу, и это не продвигает вас к вашим целям, вы тратите свое время впустую.
Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.
Это вызовет стресс и сделает вас несчастным. Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.
Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.
Квадрант 4: Несрочные и неважные
Задачи, которые не являются срочными или важными, не должны выполняться.
Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи пожирают время.
Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут быть необходимы кому-то другому. Несмотря на это, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются пустой тратой времени:
- Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
- Смотреть телевизор часами от скуки.
- Бездумное пролистывание социальных сетей.
- Куда-то идти, чтобы доставить удовольствие другим людям.
- Интернет-магазины в течение нескольких часов.
- Неважное и непродуктивное общение.
Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу производительность. Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.
Когда вы занимаетесь делами, которые не являются важными или срочными, вы тратите свое время впустую, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.
Если вы запланировали время для декомпрессии и расслабления, это может быть сделано намеренно.
Самое главное — не позволять этим задачам отвлекать вас, когда вы должны заниматься сосредоточенной работой.
Самооценка
Фото предоставлено UnsplashЧтобы понять, на что вы тратите свое время, вам нужно оценить себя. Выясните, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.
После нескольких дней отслеживания вы сможете увидеть закономерность и честно оценить, где вы находитесь.
Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и проведите мозговой штурм всех различных ситуаций, которые могут возникнуть.
Потратив время на предвидение и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.
Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но несрочным задачам и ограничивайте время на отвлекающие факторы.
Советы по расстановке приоритетов
Фото предоставлено Unsplash Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и понимания того, на что вы тратите свое время. В дополнение к этому методу устраните ненужные отвлекающие факторы.
Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.
Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься задачами, которые не продвигают вас вперед.
Ниже приведены советы, которые помогут вам повысить производительность и управлять временем:
- Запишите это. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите себя, нужно ли вам это делать, а затем запишите это.
- Совмещайте профессиональные и личные задачи. Поддерживать один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и жизнь не будет беспокойной.
- Планируйте заранее. Это может быть непросто, но необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и планирования задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете лучший способ сделать что-то, не бойтесь менять свои планы.
- Делегат и аутсорсинг. Как только вы узнаете, на что тратите свое время, выясните, как делегировать или передавать свои задачи на аутсорсинг. Это не только сэкономит ваше время, но и позволит меньше нервничать. Например, может быть, стоит заплатить кому-то за уборку вашего дома. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем вы потратите на сервис.
- Скажи нет. Установление границ и твердость в них позволят вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам. Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.
Полезные книги
Фото предоставлено UnsplashСледующие книги помогут повысить продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:
- 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови
- Единая вещь Гэри Келлер и Джей Папасан
- Проект счастья Гретхен Рубин
- Атомные привычки Джеймс Клир
- 6 90 Eat! Брайан Трейси
- Инстинкт силы воли Келли МакГонигал
- Приведение дел в порядок6 Глубокая работа Кэл Ньюпорт
- Четырехчасовая рабочая неделя Тим Феррис
- Границы Джон Таунсенд и Генри Клауд
Часто задаваемые вопросы
МэтриксРаботает ли Эйзенхауэр?
Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что она помогает решать, какие задачи выполнять и какие делегировать.
