Это матрица эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра – что это, пример использования метода

Матрица Эйзенхауэра – что это, пример использования метода

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Это система, которая помогает вычленить из всего потока дел самые важные и срочные и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Как использовать метод Эйзенхауэра в планировании времени, в чем его недостатки и почему отдых тоже стоит включать в число первоочередных задач, — рассказывает врач-психотерапевт, клинический директор сервиса подбора психологов Alter Анастасия Афанасьева

Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Кто такой Эйзенхауэр и в чем суть его матрицы

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Кроме военных и стратегических заслуг, он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Есть мнение, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, придумал распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Однако документально это не подтверждено.

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х.

Таблица Эйзенхауэра (Рисунок Getty images)

Как использовать матрицу

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. Чаще всего по вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Таким образом, получается четыре квадрата:

1)      Важно и срочно;

2)      Важно и не срочно;

3)      Неважно и срочно;

4)      Неважно и не срочно.

Главный вопрос: как оценить и распределить задачи по важности и срочности в модели Эйзенхауэра? Давайте начнем с важности. Чтобы понять ее степень, нужно определить ваши основные цели на данный момент и понять, каким ценностям они соответствуют. Целями могут быть семейное или финансовое благополучие, карьера, здоровье и так далее. При проверке важности задавайте себе вопрос: «Эта задача имеет прямое отношение к моей текущей цели и/или ценности, или нет?» Если ответ «да» — это важно, если ответ «нет» — то нет.

Материал по теме

Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная.

Помните, что оценка важности и срочности не происходит раз и навсегда: эти параметры могут меняться. Именно поэтому стоит время от времени пересматривать матрицу и собирать ее заново.

Как работать с квадратами матрицы

Посмотрим, что же мы можем записывать в каждый квадрат Эйзенхауэра.

Квадрат А: важно и срочно

Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия.

 

Если большая часть ваших дел находится в квадрате А — это сигнализирует либо о проблемах с приоритизацией, делегированием, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней.

Материал по теме

Квадрат B: важно и не срочно

Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».

Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.

Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А.

Квадрат С: неважно и срочно

«Квадрат помех», или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно.  

Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.

Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Материал по теме

Квадрат D: неважно, не срочно

Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Где можно собрать матрицу

1. Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете, компьютере. Можно также сделать себе заготовки шаблона и пользоваться ими. Для наглядности и эффективности можно выделять задачи разными цветами и пользоваться стикерами.
2. В различных приложениях в формате to-do-list: ToDo от Microsoft, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
3. В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов по работе непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
4. На канбан-доске. 

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.

• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.

• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. 

Материал по теме

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей.

Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны. Пример распределения дел: человек записывает в квадрат В задачу «купить новую машину» и начинает постоянно откладывать эту цель. При детальном разборе оказывается, что на самом деле новая машина не нужна — ему нравится его текущая. Цель была внесена на основе мнения окружающих о том, что раз в два–три года машину надо менять. Получается, что в настоящий момент это и не срочная, и не важная задача для человека. Тогда это квадрат D. 

Более того, человек должен понимать, какие дела помогают ему отдыхать и восстанавливаться — и вносить их в квадрат В, а не D. У отдыха часто есть не срочность, но важность и долгосрочные последствия. Если мы постоянно откладываем отдых, не даем себе восстанавливаться, наполняться другими, нерабочими занятиями,то это приводит к выгоранию, снижению мотивации к работе, тревожным и депрессивным расстройствам.

Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора

Матрица Эйзенхауэра: что это такое

Содержание

• Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами
• Категории матрицы Эйзенхауэра
  • Первая категория (важно/срочно)
  • Вторая категория (важно, несрочно)
  • Третья категория (срочно, неважно)
  • Четвёртая категория (несрочно, неважно)
• Как применять матрицу Эйзенхауэра
• Где собирать матрицу Эйзенхауэра
• Советы по работе с матрицей

Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений. Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. […]

Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами

Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. В итоге получится четыре списка задач. Слева вверху — приоритетные, справа внизу — те, которые можно оставить на потом или не делать.

Хотите освоить сквозную аналитику?

Посетите регулярный мастер-класс по аналитике от Roistat.

Подключиться

Пример: маркетинговый отдел банка обсуждает на встрече все текущие задачи, цель — решить, что нужно делать прямо сейчас, а что может подождать. Рисуем табличку 3×3 и распределяем задачи по полям:

Категория	Срочно	Не срочно
Важно	Запуск кампании для новой кредитной карты	Создание лендинга для вебинара
Не важно	Создание Telegram-канала на замену Instagram*	Запуск собственного медиа

Матрица помогает определить, что в первую очередь нужно работать над новой рекламной кампанией, а запуск собственного медиа можно отложить.

Как настраивать рекламу в рекламной сети Яндекса — рассказали в блоге.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• подходит для любой сферы бизнеса и жизни;
• не требует изучения и специальной подготовки;
• легко составляется — нужно лишь определить список задач и рассортировать их по полям матрицы;
• быстро даёт результат — сразу видно, что задачи из поля «важно/срочно» нужно брать в работу;
• помогает оценивать эффективность текущего плана — увидите, какие дела и проекты отнимают много ресурсов и, возможно, не стоят затрат времени.

Категории матрицы Эйзенхауэра

Не всегда легко определить, какая задача важная, а какая срочная. Универсальной формулы не существует, определять критерии придётся самостоятельно. За основу можно взять определения важности и срочности:

1. Срочные задачи нужно делать прямо сейчас, они неизбежны. Пример — перезвонить крупному клиенту, составить отчёт для сегодняшнего совета директоров.
2. Важные задачи помогают достигать целей, на их выполнение есть время и силы, они мотивируют. Пример — изучить исследования по рынку, внедрить удобную CRM-систему.

Первая категория (важно/срочно)

Самые актуальные дела, отказ от которых угрожает помешать достижению цели. В этот список попадают «горящие» задачи — их нужно сделать как можно быстрее, они имеют наивысший приоритет.

Большое количество дел в этом поле — признак неэффективного распределения задач. Это значит, что человек берёт слишком много проектов и не успевает закрывать их в срок. Задачи копятся, сроки выполнения истекают — человек работает в стрессовой обстановке, пытаясь всё успеть. Обычно такое поведение приводит к выгоранию или срыву дедлайнов. Важных и срочных дел должно быть немного.

Вторая категория (важно, несрочно)

В неё попадают задачи, требующие максимум времени и сил. Однако на выполнение таких задач есть время, они не «горят». Дела из второй категории можно выполнять в комфортном темпе, а значит — с максимальной эффективностью.

Они не отвлекают от основных целей, как задачи из следующей категории. Выполняя важные, но несрочные дела, человек уменьшает уровень стресса. Есть время сделать то, что приносит результат и приближает к достижению целей.

Единственный риск — если слишком затянуть с важными, но не срочными задачами, они перейдут в первую категорию.

Третья категория (срочно, неважно)

Рутинные, повседневные дела, дополнительные проекты. Обычно их выполнения ждут другие люди, однако срочные, но неважные задачи не приближают человека, команду или компанию к достижению целей.

Дела из третьей категории отвлекают от более важных проектов, однако их всё равно нужно делать. Если набрать множество задач, высока вероятность смешать дела из первой и из третьей категории. В этом случае человек будет делать только срочные проекты, оставляя без внимания те задачи, которые нужно выполнить для достижения целей отдела или компании.

Например, менеджер берёт на себя много задач по одному проекту — договаривается с заказчиком, формирует ТЗ для дизайнера, самостоятельно запускает кампанию на первый сегмент аудитории и пишет тексты для креативов. В итоге времени для запуска второй кампании не остаётся. Компания не дополучает прибыль, которую могли принести пользователи из второго сегмента. Решение — делегировать задачи или отказаться от некоторых проектов.

Четвёртая категория (несрочно, неважно)

Ненужные дела, которые больше всего отвлекают от целей и по-настоящему важных проектов. Задачи в четвёртой категории есть всегда. Если их слишком много, высока вероятность не достичь поставленных целей.

Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц. Дела из четвёртой категории могут бесконечно долго отвлекать от цели. В итоге маркетолог не приведёт нужное количество лидов.

Как работать с задачами четвёртой категории:

• следить, сколько времени уходит на каждую такую задачу в течение дня;
• придумать, чем их заменить или как ограничить время на их выполнение.

Как применять матрицу Эйзенхауэра

1. Тайм-менеджмент. Основная сфера применения модели — распределить время так, чтобы успевать сделать важные задачи. Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте — удобный инструмент планирования. Её можно использовать для формирования личного расписания или для работы целой команды.
2. Приоритезация задач. Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает разобраться с «горящими» проектами. Помогает понять, что срочные задачи будут сделаны вовремя и какие несрочные задачи можно отложить.
3. Управление проектом. Матрицу используют в бизнес-командах на планировании или ревью, когда оценивают успехи работы и ищут способы повысить эффективность.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

1. В онлайн-сервисах. Существует множество программ и инструментов для организации дел. В большинстве из них можно расставлять приоритеты — делить задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра. В Notion создаётся отдельная страница для приоритизации задач. В Trello удобно распределять проекты по системе Канбан — назначать приоритеты карточкам с заданиями, добавлять метки и статусы, указывать дедлайны.
2. В приложениях. На смартфоне удобно заполнять готовые шаблоны — не нужно ничего чертить, достаточно добавить задачи и распределить их по блокам. Полезные приложения: Taskman, Todoist, Focus Matrix.
3. В блокноте или в тетради. Матрицу можно начертить от руки и заполнить категории. Выполненные задачи можно вычёркивать из списка.

Советы по работе с матрицей

1. Установите комфортный лимит для каждого блока. Например, в одной категории не может быть больше 5 задач. Прежде чем добавить новую нужно выполнить одну из текущих.
2. Начните заполнять матрицу с важных, но несрочных задач. Сосредоточьтесь на главных проектах, которые помогают достигнуть цели, а потом заполните оставшиеся поля.
3. Сперва внесите в своё расписание срочные и важные задачи, а потом — важные, но несрочные дела. Если осталось свободное время, добавьте неважные, но срочные проекты.

*Meta и продукты компании — Instagram, Facebook — признаны экстремистскими организациями на территории РФ.

11 советов по повышению эффективности [2023] • Asana

Резюме

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает организовывать и расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Используя этот инструмент, вы разделите свои задачи на четыре блока в зависимости от задач, которые вы будете выполнять в первую очередь, задач, которые вы запланируете на потом, задач, которые вы делегируете, и задач, которые вы удалите. В этой части мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Составление списка дел — первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, если у вас недостаточно времени, чтобы сделать все за один день? Благодаря эффективной расстановке приоритетов вы можете повысить свою производительность и обеспечить немедленное внимание самым срочным задачам.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает различать срочные и важные задачи, чтобы вы могли организовать эффективный рабочий процесс. В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это способ упорядочить задачи по степени срочности и важности, чтобы вы могли эффективно расставлять приоритеты в своей самой важной работе.

Дуайт Д. Эйзенхауэр — 34-й президент Соединенных Штатов и генерал с пятью звездами во время Второй мировой войны — представил идею, которая позже привела к Матрице Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» , взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного в настоящее время инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица управления временем, коробка Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы запланируете на потом, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удалите.

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

Как различать срочные и важные задачи

Срочные и важные могут показаться похожими словами, но при их анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Разделение срочных и важных дел в матрице Эйзенхауэра может помочь вам определить, какие задачи следует решать вам, а с какими лучше справиться другим членам команды.

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочное, это нужно сделать сейчас, и есть четкие последствия, если вы не выполните эти задачи в течение определенного периода времени. Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больше стресса вы, вероятно, испытаете, что может привести к выгоранию.

Примеры срочных задач могут включать:

• Завершение проекта в последнюю минуту

• Обработка срочного запроса клиента

• Ремонт лопнувшей трубы в вашей квартире

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы вы могли эффективно использовать свои ресурсы.

Примеры важных задач могут включать:

• Планирование долгосрочного проекта

• Профессиональное создание сети для создания клиентской базы

• Регулярные работы по дому и проекты технического обслуживания

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Длинный список задач может показаться ошеломляющим, но цель матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы выполнить эти задачи одну за другой и разделить их по квадрант. Как только вы увидите свои задачи в назначенных им категориях, вы сможете запланировать их и выполнить самую важную работу.

Квадрант 1: Делайте

Квадрант 1 — это квадрант «Выполнение», и в него вы будете помещать любые срочные и важные задачи. Когда вы видите в своем списке дел задачу, которую необходимо выполнить сейчас, которая имеет четкие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите ее в этот квадрант.

Не должно быть сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые находятся на переднем плане вашего разума и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс.

Квадрант 2: Приложение

Квадрант два — это квадрант «расписание», и сюда вы будете помещать любые задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на потом.

Вы начнете выполнять эти задачи сразу после того, как выполните задачи в первом квадранте. Вы можете использовать различные советы по тайм-менеджменту, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Некоторые полезные стратегии могут включать принцип Парето или метод Помидора.

Квадрант 3: делегирование

Квадрант 3 — это квадрант «делегата», и здесь вы размещаете любые срочные, но не важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам и для их выполнения, скорее всего, не требуется определенного набора навыков, вы можете делегировать эти задачи другим членам вашей команды. Делегирование задач — один из наиболее эффективных способов управления рабочей нагрузкой и предоставления вашей команде возможности расширить свой набор навыков.

Квадрант 4: Удалить

После того, как вы просмотрите свой список дел и добавите задачи в первые три квадранта, вы заметите, что осталось несколько задач. Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам достигать своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в свой список дел в четвертый квадрант, то есть в квадрант «удалить».

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

4 совета по расстановке приоритетов задач

Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все еще можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов задач. Вот несколько советов, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте.

1. Цветовое кодирование задач

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать высокоприоритетные элементы. Когда вы просматриваете свой инструмент списка дел, попробуйте выделить себе четыре цвета в зависимости от уровня приоритета. Используйте код следующим образом:

• Зеленый = Элементы с наивысшим приоритетом

• Желтый = Элементы со вторым наивысшим приоритетом

• Синий = Элементы с третьим наивысшим приоритетом

• Красный = Нет 9 904085

  85 После того, как вы пометили свои задачи цвет, эти цвета будут напрямую переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. Ваши зеленые задачи — это ваши «выполняемые» задачи для первого квадранта. Ваши желтые задачи — это ваши «расписанные» задачи для второго квадранта. Ваши синие задачи — это ваши «делегированные» задачи для третьего квадранта, а ваши красные задачи — ваши «удаленные» задачи для четвертого квадранта.

  2. Ограничьте количество задач до 10 на квадрант

  Даже если в вашем списке дел много задач, постарайтесь ограничить количество задач до 10 на квадрант. Это предотвратит загромождение матрицы Эйзенхауэра.

  Вы можете создать несколько матриц, но ограничение списка задач необходимыми элементами действий гарантирует, что вы начнете процесс определения приоритетов без потери времени.

  Устали не доводить дела до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов

  3. Составьте личные и профессиональные списки дел

  Еще один способ ограничить количество элементов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

  Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и они, вероятно, также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

  4. Устраните, а затем расставьте приоритеты

  Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы будете обращаться к четвертому квадранту, прежде чем переходить к первому, второму и третьему квадрантам.

  Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали, чего там быть не должно.

  На самом деле, 60 % нашего рабочего времени тратится на работу, связанную с работой, например, на обмен подтверждениями статуса или отслеживание информации. Если вы можете быстро стереть элементы, сделайте это. Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и вы, скорее всего, пройдете второй раунд исключения на серверной части.

  Пример матрицы Эйзенхауэра

  Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете поместить в каждый квадрант вашей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли вперед и предоставили вам несколько примеров здесь.

  Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 1:

  • Написать сообщение в блоге, которое должно быть готово завтра

  • Завершить проектное предложение

  • Ответить на электронные письма клиента0

    Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 2:

    • Записаться на курс повышения квалификации

    • Посетить сетевое мероприятие

    • Внести улучшения в личный проект

    Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 3:

    Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 4:

    Помните, что лучше иметь отдельные матрицы для работы и домашней жизни, чтобы вы могли решать свои списки дел с использованием методов, наиболее подходящих для времени и места.

    Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами

    Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не нужно выполнять этот шаг вручную.

    Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач имеют наивысший приоритет. С помощью управления задачами вы можете классифицировать, выделять цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу производительность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.

    Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

    Введение и 3-минутный видеоурок

    Что такое матрица Эйзенхауэра?

    Откуда такое название?

    Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом США с 1953 до 1961 года. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
    Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

    Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?

    Приоритизация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с различными стратегиями работы:

    ➀ Сделай первым Сначала сосредоточьтесь на важных задачах , которые нужно выполнить в тот же день.	➁ Расписание Важные, но не очень срочные дела должны быть запланированы.
    ➂ Делегат Срочное, но менее важное, делегируйте другим.	➃ Не делай Что ни срочно ни важно, вообще не делают.

    Мы называем первый квадрант Выполняйте сначала , поскольку его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или самое позднее завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше дел.
    Примером задачи такого типа может быть просмотр важного документа для вашего руководителя.
    Второй квадрант мы называем Расписание . Его задачи важны, но менее срочные. Вы должны перечислить задачи, которые вам нужно поместить в свой календарь здесь.
    Примером этого может быть давно запланированное возобновление занятий в тренажерном зале.
    Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, уменьшая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.
    Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочные. Вы должны отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверить их ход.
    Примером делегированной задачи может быть звонок от кого-то, чтобы попросить о срочной услуге или попросить вас присоединиться к собранию. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив лучшего человека для этой работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
    Четвертый и последний квадрант называется Не Делай , потому что он предназначен для того, чтобы помочь тебе разобраться в вещах, которые ты вообще не должен делать.
    Обнаружьте и избавьтесь от вредных привычек, таких как серфинг в Интернете без причины или слишком долгие игры, которые дают вам оправдание того, что вы не можете справиться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.

    5 советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

    Рекомендуется
    Чтение
    

    7 навыков
    высокоэффективных людей
    Стивена Кови

    1. Внесение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит делать в первую очередь.
    2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, сначала заполните самый важный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении задач.
    3. Вы всегда должны вести только один список для деловых и личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете пожаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или себя в конце дня.
    4. Не позволяйте себе или другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем работайте над своими делами. И в конце наслаждайтесь чувством завершенности.
    5. Наконец, постарайтесь не откладывать слишком много.