Как написать письмо с извинениями за ошибку на работе (7 шагов)
Важно поддерживать хорошие рабочие отношения со всеми, кого могла затронуть ваша ошибка. Это может быть ваш начальник, ваши коллеги, ваши клиенты или другие внешние заинтересованные лица.
Отправка им письменных извинений может иметь большое значение, помогая вам очистить воздух и восстановить их доверие. Вот несколько советов, которые помогут вам составить хорошо написанное письмо с извинениями.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЧТЕНИЕ
Как справиться с плохим отзывом о работе
1. Используйте профессиональный формат и тон
Официальное письменное извинение считается деловым общением. Поэтому крайне важно использовать профессиональный формат и тон. Тем не менее, несмотря на то, что определенный уровень формальности необходимо поддерживать, у вас все же может быть дружеский тон, если вы обращаетесь к человеку, к которому обращаетесь, по имени. Убедитесь, что ваше письмо краткое, ясное и легко читаемое.
Деловые письма обычно имеют определенный формат; один из самых популярных — блочный формат, в котором весь текст выравнивается по левому краю и одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому макету письмо выглядит упорядоченно и легко читается.
Всегда искренне извиняйтесь. Если вы решите использовать стандартное письмо или шаблон, отредактируйте его, чтобы сделать его более персонализированным.
2. Извинитесь
Это может быть очевидно, но ваше письмо должно начинаться с вашего извинения. Первый абзац должен начинаться со слов, например, «Я прошу прощения за…», «Мне жаль, что…». Не поддавайтесь искушению следовать за этим оправданиями или объяснениями, так как это только заставит вас выглядеть защитным. Ваши слова должны отражать, что вы понимаете последствия своих действий.
Тем не менее, вам не нужно продолжать извиняться или преувеличивать, говоря что-то вроде «Мне очень, очень, очень жаль», так как ваши извинения потеряют всякий смысл.
3. Возьмите на себя ответственность
Признание своей ошибки и принятие на себя ответственности демонстрирует ваш профессионализм и чувство ответственности. Такие заявления, как «Я тоже был не прав…» или «Я не должен был…», сопровождаемые объяснением того, как вы должны были реагировать или подходить к ситуации, позволяют вам признать ошибку, но также показывают, что вы способны и осознаете как поступать в таких ситуациях, несмотря на эту ошибку.
4. Подтвердите их чувства
Человек, которого вы обидели, или сама компания должны знать, что вы понимаете, что произошло, почему и как это повлияло на них.
Ваше извинение должно быть направлено на признание вашей ошибки, а не на то, чтобы снять с вас вину.
Такие заявления, как «Оглядываясь назад, я ясно вижу, что…» или «Я не собирался…» могут убедить читателя в том, что вы понимаете, что пошло не так, и что в ваших действиях не было злого умысла.
Следующим шагом будет проверка их чувств и действий, которые они могут предпринять по отношению к вам после события.
Дополните их такими утверждениями, как «Я понимаю, что вы, должно быть, чувствуете» или «Я понимаю, что это вас очень расстроило», оба из которых показывают, что вы понимаете, как они могут относиться к вашим действиям.
5. Наметьте свои следующие шаги
Вы должны сообщить читателю, как вы намерены загладить свою вину. Это может быть действие по исправлению ошибки, например повторная отправка информации или повторный ввод отчета. Или опишите шаги, которые вы предпринимаете, чтобы не допустить повторения той же ошибки. Вы можете использовать такие утверждения, как «Я уже реализовал…» или «Если это когда-нибудь произойдет…».
Это ваш шанс показать, что вы стремитесь стать лучше, и начать восстанавливать их доверие. Тем не менее, не давайте обещаний, которые вы не можете выполнить, говоря такие вещи, как «Это никогда больше не повторится» или «Я могу гарантировать, что…», поскольку это может быть вне вашего контроля — однако, как вы реагируете на эти ситуации, нет, поэтому сконцентрируйтесь на этом.
6. Просите прощения
Даже если это задевает вашу гордость, очень важно просить прощения или дать еще одну возможность искупить свою вину. Получатель письма, скорее всего, простит вас, если вы выполнили все шаги, описанные выше, и принесли искренние извинения. Этот последний шаг также поможет восстановить позитивные рабочие отношения.
7. Прочтите и отредактируйте
Прежде чем отправить письмо с извинениями, вы должны прочитать его, желательно вслух, чтобы убедиться, что оно передает ваши мысли и сообщение так, как вы хотели.
Письмо должно быть кратким – длинный бессвязный текст ослабляет общий замысел. Убедитесь, что это звучит честно и показывает, что вы действительно сожалеете и действительно хотите загладить свою вину.
ПОПРОБУЙТЕ ПРОЧИТАТЬ:
Напишите убийственное сопроводительное письмо для получения стипендии в 2023 году (с примером)
Спасибо за подписку!
Заявки на получение стипендии, требующие сопроводительного письма, могут вас оттолкнуть.
Сопроводительные письма могут показаться раздражающими, но здесь есть и светлая сторона. Простое письмо дает вам еще одну возможность убедить стипендиальный комитет в том, что вы заслуживаете награды.
Итак, с чего начать? Что включить в письмо? Как вы должны это закончить? В этом посте мы ответим на все эти вопросы и даже предоставим образец письма, который вы можете использовать в качестве шаблона в конце.
Что такое сопроводительное письмо?Начнем с основ. Сопроводительное письмо для получения стипендии похоже на сопроводительное письмо, которое вы отправляете на работу. Что именно это значит?
Это просто письмо, которое вы пишете в комитет по стипендиям. В письме вы должны объяснить, что делает вас отличным кандидатом на получение награды. Вы также должны рассказать о том, как стипендия поможет вам достичь ваших образовательных и карьерных целей.
Самый быстрый путь к получению стипендии
Упростите и сосредоточьте процесс подачи заявок с помощью универсальной платформы для проверенных стипендий.
Проверить наличие стипендий
Комитет по стипендиям хочет найти наиболее подходящих студентов, в которых можно инвестировать свои деньги. Пусть они увидят причины, по которым им следует инвестировать в вас.
Почему сопроводительное письмо?Есть много студентов, которые соответствуют требованиям отличного кандидата на получение стипендии. У них могут быть прямые пятерки в их академических записях. У них могут быть отличные результаты тестов. У них может быть список внеклассных мероприятий, которыми они могут похвастаться.
Независимо от того, есть у вас эти вещи или нет, многие комитеты по стипендиям ищут что-то еще. Они смотрят на студентов, которые преодолели трудности. Студенты, которые являются лидерами в своем сообществе. И студенты, у которых есть уникальные увлечения. Ваше сопроводительное письмо — это место, где вы можете показать свою уникальную личность.
Хотя не каждое заявление на получение стипендии требует от студентов предоставления сопроводительного письма, когда они это делают, было бы неплохо отправить отличное письмо.
Используйте возможность подумать о том, как вы можете выделиться среди других соискателей. Что уникального для вас, чего нет у других соискателей? Придумай и покажи!
В сопроводительном письме должно быть указано следующее:
- Подчеркните свои сильные стороны: почему ваши сильные стороны делают вас достойным кандидатом на получение стипендии?
- Расскажите о своих планах на будущее: как именно эта стипендия поможет вам в этом?
- Четкая структура: Ваше сопроводительное письмо должно быть четким и лаконичным.
Конечно, убедитесь, что вы проверили орфографию в сопроводительном письме и несколько раз вычитывали его. Сопроводительное письмо с грамматическими ошибками не сделает вас похожим на профессионального и образованного студента.
Сопроводительные письма могут стать для вас отличной возможностью убедить комитет по стипендиям в том, что вы лучший кандидат на получение стипендии.
Потратьте время на написание сопроводительного письма и не ждите последних дней до крайнего срока, чтобы начать писать. Небольшое усилие может стать той разницей, которая поможет вам выиграть награду!
Алексис Смит
4519 Owl St.
Bend, OH 45052
The Scholarship Committee
University of Pennsylvania
3440 Market Street
Philadelphia, PA 19104
To Whom It May Concern,
My name is Alex Smith and I am a high старшеклассник в Бенде, штат Огайо. Осенью 2019 года я начну свой первый год обучения в Пенсильванском университете в Анненбергской школе коммуникаций с предполагаемой специализацией в области коммуникаций.
С первого года обучения в старшей школе я работаю в школьной команде журналистов. На первом и втором курсе я работал писателем. К младшим и старшим классам я стал старшим редактором и соруководителем школьной газеты.
За четыре года работы в клубе я так много узнал о журналистике; от подачи творческих идей до проведения интервью и написания статьи. Я также узнал о редактировании и публикации. Хотя поначалу эти задачи пугали меня, я могу с уверенностью сказать, что теперь я чувствую себя очень опытным и знающим в этой области.
Я особенно заинтересован в том, чтобы голос малообеспеченного населения был услышан. Некоторые из моих любимых интервью и статей, которые я опубликовал, были с женщинами-беженками из сообщества здесь, в Огайо. Некоторые из моих статей были опубликованы в нашей местной газете в Бенде.
Конечно, у меня еще так много всего, чему я хочу научиться. Я очень хочу начать свое высшее образование и учиться у экспертов в этой области. Я с удовольствием посещаю курсы журналистики, коммуникаций и маркетинга и узнаю все, что нужно знать. Я также надеюсь работать с Pennsylvania Daily и вступить в клуб журналистов в кампусе. Я хочу использовать каждую возможность, которая мне предоставляется, для продвижения моей карьеры и личного роста.
Как вы хорошо знаете, стоимость обучения в колледже очень высока. Сколько бы я ни накопил в старшей школе, мне все равно придется брать кредиты, чтобы финансировать свое обучение в колледже. Я планирую работать неполный рабочий день во время учебы, но я не хочу, чтобы работа слишком мешала моей школьной работе. Эта стипендия очень помогла бы мне покрыть некоторые из этих сборов и дала бы мне больше времени, чтобы сосредоточиться на учебе.
Я очень трудолюбивый и творческий человек, и мне не терпится поделиться своими талантами с Пенсильванским университетом. Я был бы очень благодарен получить стипендию. Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду услышать от вас в ближайшее время.
С уважением,
Алексис Смит
генеральный директор ScholarshipOwl
Давид Табачников — генеральный директор ScholarshipOwl. Ранее в Waze и Google Дэвид был опытным техническим директором/менеджером по исследованиям и разработкам с более чем 10-летним опытом работы в ведущих технических командах.
