Матрицы эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Как использовать матрицу Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности.  Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.

• Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант.  Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации. С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

11 советов по повышению эффективности [2022] • Asana

Резюме

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает организовывать и расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Используя этот инструмент, вы разделите свои задачи на четыре блока в зависимости от задач, которые вы будете выполнять в первую очередь, задач, которые вы запланируете на потом, задач, которые вы делегируете, и задач, которые вы удалите. В этой части мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Составление списка дел — первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, если у вас недостаточно времени, чтобы сделать все за один день? Благодаря эффективной расстановке приоритетов вы можете повысить свою производительность и обеспечить немедленное внимание самым срочным задачам.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает различать срочные и важные задачи, чтобы вы могли организовать эффективный рабочий процесс. В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это способ упорядочить задачи по степени срочности и важности, чтобы вы могли эффективно расставлять приоритеты в своей самой важной работе.

Дуайт Д. Эйзенхауэр — 34-й президент Соединенных Штатов и генерал с пятью звездами во время Второй мировой войны — представил идею, которая позже привела к Матрице Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» , взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного в настоящее время инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица управления временем, коробка Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы запланируете на потом, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удалите.

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

Как различать срочные и важные задачи

Срочные и важные могут показаться похожими словами, но при их анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Разделение срочных и важных дел в матрице Эйзенхауэра может помочь вам определить, какие задачи следует решать вам, а с какими лучше справиться другим членам команды.

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочное, это нужно сделать сейчас, и есть четкие последствия, если вы не выполните эти задачи в течение определенного периода времени. Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больше стресса вы, вероятно, испытаете, что может привести к выгоранию.

Примеры срочных задач могут включать:

• Завершение проекта в последнюю минуту

• Обработка срочного запроса клиента

• Ремонт лопнувшей трубы в вашей квартире

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы вы могли эффективно использовать свои ресурсы.

Примеры важных задач могут включать:

• Планирование долгосрочного проекта

• Профессиональное создание сети для создания клиентской базы

• Регулярные работы по дому и проекты технического обслуживания

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Прочтите: Матрица приоритетов: как определить, что важно, и сделать больше

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Длинный список дел может показаться ошеломляющим, но цель матрицы Эйзенхауэра — выполнить эти задачи один за другим и разделите их по квадранту. Как только вы увидите свои задачи в назначенных им категориях, вы сможете запланировать их и выполнить самую важную работу.

Квадрант 1: Делайте

Квадрант 1 — это квадрант «Выполнение», и в него вы будете помещать любые срочные и важные задачи. Когда вы видите в своем списке дел задачу, которую необходимо выполнить сейчас, которая имеет четкие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите ее в этот квадрант.

Не должно быть сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые находятся на переднем плане вашего разума и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс.

Квадрант 2: Приложение

Квадрант два — это квадрант «расписание», и сюда вы будете помещать любые задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на потом.

Вы начнете выполнять эти задачи сразу после того, как выполните задачи в первом квадранте. Вы можете использовать различные советы по тайм-менеджменту, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Некоторые полезные стратегии могут включать принцип Парето или метод Помидора.

Квадрант 3: делегирование

Квадрант 3 — это квадрант «делегата», и здесь вы размещаете любые срочные, но не важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам и для их выполнения, скорее всего, не требуется определенного набора навыков, вы можете делегировать эти задачи другим членам вашей команды. Делегирование задач — один из наиболее эффективных способов управления рабочей нагрузкой и предоставления вашей команде возможности расширить свой набор навыков.

Квадрант 4: Удалить

После того, как вы просмотрите свой список дел и добавите задачи в первые три квадранта, вы заметите, что осталось несколько задач. Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам достигать своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в свой список дел в четвертый квадрант, то есть в квадрант «удалить».

Прочтите: Как работа ради работы мешает настоящей работе

4 совета по расстановке приоритетов задач

Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все еще можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов задач. Вот несколько советов, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте.

1. Цветовое кодирование задач

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать высокоприоритетные элементы. Когда вы просматриваете свой инструмент списка дел, попробуйте выделить себе четыре цвета в зависимости от уровня приоритета. Используйте код следующим образом:

• Зеленый = Приоритет с наивысшим приоритетом

• Желтый = второй по величине приоритет

• Синий = третий приоритет

• Red = не приоритет

. цвет, эти цвета будут напрямую переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. Ваши зеленые задачи — это ваши «выполняемые» задачи для первого квадранта. Ваши желтые задачи — это ваши «расписанные» задачи для второго квадранта. Ваши синие задачи — это ваши «делегированные» задачи для третьего квадранта, а ваши красные задачи — ваши «удаленные» задачи для четвертого квадранта.

2. Ограничьте количество задач до 10 на квадрант

Даже если в вашем списке дел много задач, постарайтесь ограничить количество задач до 10 на квадрант. Это предотвратит загромождение матрицы Эйзенхауэра.

Вы можете создать несколько матриц, но ограничение списка задач необходимыми элементами действий гарантирует, что вы начнете процесс определения приоритетов без потери времени.

Устали не доводить дела до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов

3. Составьте личные и профессиональные списки дел

Еще один способ ограничить количество элементов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и они, вероятно, также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Устраните, а затем расставьте приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы будете обращаться к четвертому квадранту, прежде чем переходить к первому, второму и третьему квадрантам.

Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали, чего там быть не должно.

На самом деле, 60 % нашего рабочего времени тратится на работу, связанную с работой, например, на обмен подтверждениями статуса или отслеживание информации. Если вы можете быстро стереть элементы, сделайте это. Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и вы, скорее всего, пройдете второй раунд исключения на серверной части.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете поместить в каждый квадрант вашей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли вперед и предоставили вам несколько примеров здесь.

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 1:

• Напишите пост в блоге, который должен быть завтра

• Завершить предложение проекта

• Ответ на клиентские электронные письма

9004 . включить в квадрант 2:

• Записаться на курс повышения квалификации

• Посетить сетевое мероприятие

• Внести улучшения в личный проект

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 3:

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 4:

Помните, что лучше иметь отдельные матрицы для работы и домашней жизни, чтобы вы могли решать свои списки дел с использованием методов, наиболее подходящих для времени и места.

Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами

Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не нужно выполнять этот шаг вручную.

Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач имеют наивысший приоритет. С помощью управления задачами вы можете классифицировать, выделять цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу производительность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.

Создать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра | Структура расстановки приоритетов

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это система повышения производительности, расстановки приоритетов и управления временем, разработанная для того, чтобы помочь вам расставить приоритеты в списке задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.

Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, матрицей Эйзенхауэра или матрицей срочно-важно, заключается в рисовании квадрата из четырех прямоугольников с осью X, помеченной как Срочно и Несрочно, и осью Y, помеченной как Важно и Неважно. Затем сгруппируйте элементы списка в одно из четырех полей, при этом поле «Срочно и важно» в левом верхнем углу требует немедленных действий.

Какова история матрицы Эйзенхауэра?

Сам президент Дуайт Эйзенхауэр разработал концепцию того, что позже будет названо матрицей Эйзенхауэра. Он использовал его, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные вопросы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве Верховного главнокомандующего силами НАТО и, в конечном итоге, в качестве президента Соединенных Штатов.

Десятилетия спустя автор Стивен Кови популяризировал концепцию Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой системой тайм-менеджмента и принятия решений в бизнесе.

Ниже приведен образец коробки Эйзенхауэра, взятый из другой книги Кови, «Сначала в первую очередь».

Шаблон матрицы Эйзенхауэра:

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

После того, как вы начертите матрицу Эйзенхауэра, у вас будет четыре пустых ящика, два на два. Это позволит вам классифицировать свои задачи по одному из четырех возможных описаний:

Первый квадрант (вверху слева): срочные и важные

Второй квадрант  (вверху справа): важные, но не срочные

Третий квадрант (нижний левый): неважный, но срочный

Четвертый квадрант (нижний правый): ни важный, ни срочный

По словам эксперта по продуктивности Джеймса Клира, вы можете понять элементы каждого из четырех квадрантов с помощью этой простой схемы: делать, решать, делегировать и не делать (или удалять).

Выполняйте задания в квадранте 1.

Это дела, которые являются одновременно срочными и важными, поэтому они требуют от вас немедленных действий.

Элементы в этом квадранте обычно включают кризисы и проблемы со сроками. Одним из примеров, как объясняет Кови в своем образце матрицы Эйзенхауэра выше, может быть пожар на вашей кухне.

Решите, когда заняться задачами в квадранте 2.

Это важные вопросы, но они не являются срочными и поэтому не требуют ваших немедленных действий. Итак, это те предметы, которые вы захотите запланировать на более позднее время.

Элементы квадранта 2 обычно представляют собой задачи или проекты, которые могут помочь вам лично или профессионально или помочь вашему бизнесу достичь долгосрочной цели.

Делегируйте задачи в квадранте 3.

Это срочные дела, которые появляются и требуют немедленного внимания. Но поскольку они не нужны, они не обязательно требуют вашего времени, и поэтому они могут поручить их кому-то другому.

Примерами таких элементов могут быть просьбы о помощи от коллег или электронные письма, помеченные как срочные. Если содержание этих прерываний не соответствует вашему уровню важности, делегируйте их другим.

Удалите пункты из квадранта 4.

Эти пункты в вашей матрице Эйзенхауэра не являются важными или срочными, поэтому в большинстве случаев вы можете удалить их из своего списка.

Элементы квадранта 4 включают прокрутку Facebook, проверку Twitter или игры. Эти задачи хороши, если у вас есть время или вам нужен перерыв от более важных и срочных дел, но они не должны вытеснять их из вашего списка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра для тайм-менеджмента

Хотя матрица Эйзенхауэра в первую очередь является средством расстановки приоритетов, она предлагает аналогичные преимущества для выяснения того, как отдельные лица или группы должны проводить свое время. Бизнес не обязательно равен оптимальному результату. Тем не менее, мы можем тратить свое время на множество задач с минимальным воздействием. Матрица Эйзенхауэра признает это и вместо этого помогает людям максимально эффективно использовать имеющееся у них время.

Например, пункты в квадранте 1 являются срочными, поэтому они должны потребовать вашего немедленного внимания. Если взяться за эти вопросы и вычеркнуть их из списка в первую очередь, то самое неотложное и важное не будет упущено. Только после того, как все в первом квадранте будет завершено — или максимально удалено на данный момент — ваш взгляд должен блуждать в другом месте.

Квадранты

Квадрант 2 содержит все, что важно, но не так важно во времени. Таким образом, это те элементы, которые вы должны отбросить сразу после того, как очистили все в первом квадранте. В идеале, вы можете добиться достаточного прогресса достаточно рано, чтобы они никогда не становились срочными и не переходили в квадрант 1.

Следующим шагом будет убрать со своей тарелки все, что находится в квадранте 3, делегировав это кому-то другому. Для начала там должны появиться только те элементы, которые вам удобно делегировать, но как только они это сделают, они должны быть переданы их новому владельцу.

И хотя делегирование задач квадранта 3 высвобождает часть вашего времени, именно квадрант 4 расширяет ваше расписание. Это потому, что вы никогда не сделаете ни одного из них! Просто вычеркните их и вздохните с облегчением, что в вашем списке дел немного меньше.

Конечно, элементы квадранта 4 охватывают не только ненужные задачи, но и неблагодарную трату времени, которая в первую очередь способствует вашему дефициту времени. Постоянная проверка социальных сетей, обреченная прокрутка новостей, запойный просмотр телевизионных шоу и рытье кроличьих нор в Интернете никогда официально не входят в наши списки дел, но они поглощают шокирующее количество нашего времени.

Признавая эту реальность и размещая эти элементы в квадранте 4, вы сознательно принимаете решение избегать или воздерживаться от привычек и поведения, которые приносят мало вознаграждения, но снижают производительность. По крайней мере, постоянное напоминание вам о том, чего НЕЛЬЗЯ делать, должно дать вам еще несколько часов, чтобы заняться делами, которые вы должны делать.

Примеры матрицы Эйзенхауэра

Кроме того, чтобы применить теорию на практике, вот несколько примеров того, как работает матрица Эйзенхауэра в различных сценариях.

Владелец продукта

Кроме того, владельцы продукта находятся на стыке реализации концепции продукта, основанной на приоритетах бизнеса. У них все хорошо, когда у команды разработчиков продукта есть все, что им нужно для продвижения вперед, а владельцы продуктов терпят неудачу, когда они становятся узким местом.

Матрица Эйзенхауэра может помочь владельцам продуктов убедиться, что они заботятся о том, что важнее всего для общего успеха спринта и продукта.

Срочно Разработчики полных пользовательских историй ждут Посещать ежедневные схватки Получить подтверждение запроса на изменение ключа	Важно Задел груминга Расставить приоритеты для следующего спринта Информировать заинтересованных лиц о состоянии и прогрессе
Делегат Обучение продажам новых функций Написать рекламный текст Создать/обновить план тестирования Обновление пользовательской документации	Удалить Управление производительностью отдельных членов группы разработки продукта Напишите или просмотрите код Планирование/проведение скрам-совещаний

Руководитель проекта

Поскольку менеджеры проектов целыми днями рассказывают другим людям, над чем им следует работать, им следует применять аналогичную призму к своей повседневной жизни. Более того, матрица Эйзенхауэра указывает, что требует их внимания, а что следует оставить другим (или вообще никому).

Срочно Держите заинтересованные стороны в курсе состояния проекта Оценка влияния запроса на изменение Получить отсутствующую информацию, сдерживающую реализацию	Важно Выявление пробелов в ресурсах/навыках Сравните бюджет проекта с фактическими данными Облегчение заказа оборудования/материалов/лицензий, необходимых для завершения проектов Запланировать тестирование удобства использования
Делегат Планирование/проведение собраний схватки Запись технических спецификаций Исследование технической возможности	Удалить Напишите или просмотрите код Наем технического персонала Организация тимбилдинга

Директор по продукту

Будучи менеджером на полную ставку, директор по продукту должен делегировать полномочия, чтобы добиться успеха, не говоря уже о том, чтобы цели, видение и задачи были понятны каждому члену их команды. Матрица Эйзенхауэра может помочь в том, как они распределяют свое время для поддержания высокоэффективной команды продукта.

Срочно Решение ключевой проблемы клиента Полное видение продукта Отчет по KPI и показателям Готовые слайды для заседания совета директоров	Важно Персонал наставника Обновление основной дорожной карты Анализ конкурентов Полное экономическое обоснование расширения линейки продуктов
Делегат Посещать ежедневные схватки Создание пользовательских историй Заготовка для жениха	Удалить Проведение собраний без целей и задач Персонал микроуправления Зацикленность на обзорах продуктов или упоминаниях в социальных сетях

Попробуйте матрицу Эйзенхауэра для себя

Как Эйзенхауэр сказал во время своего первого президентского срока: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.