Оптимизация времени: 3 простых шага / Хабр

3 простых шага / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

   • Trello

   • Todoist

   • Microsoft To-Do

   • Asana

   • Weeek

2. Для контроля времени:

   • Toggl

   • Timely

3. Для работы по технике Pomodoro:

   • PomoDone

   • PomoToDo

   • Focus To-Do

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени

Следуйте целям

Занимайтесь только теми занятиями, которые помогают выполнить ваши бизнес-цели — как краткосрочные, так и долгосрочные. Берегите свое время и перестаньте тратить его на бессмысленные вещи. Например, посещение мероприятий по нетворкингу может быть полезным, только если там вы будете устанавливать связи, искать новых перспективных клиентов, собирать лиды и открывать для себя новых поставщиков услуг и сервисов. В противном случае от них лучше отказаться.

Пользуйтесь списками

Не усложняйте себе жизнь и составляйте списки только следующих четырех типов:

• Расписание дня — составляйте планы на день круглый год и придерживайтесь их.
• Список задач — базовый список, в котором должны быть три-четыре самых важных и срочных задания.
• Список контактов — запишите, кому вам надо позвонить или отправить письмо. Имена лучше указывать в алфавитном порядке.
• План встречи — укажите, что следует обсудить на совещании или в деловой беседе.

Каждый из этих списков можно адаптировать под свои нужды. Главное приучить себя к режиму.

Фото: Unsplash

Соблюдайте правило 80/20

Это правило еще называют Законом Парето. Его придумал итальянский экономист Вильфредо Парето. Если применить это правило к тайм-менеджменту, то по нему следует действовать так, чтобы 20% ваших действий приносили 80% результата.

Например, у вас есть список задач, из которого нужно вычеркнуть 10 пунктов. По правилу 80/20 вы в первую очередь займетесь первыми двумя, потому что эти задачи принесут вам большую пользу.

Все, что вам нужно, чтобы следовать правилу, — это уделять больше всего времени самым важным вещам.

«Съешьте лягушку»

«Марк Твен как-то сказал, что если бы вы каждое утро съедали живую лягушку, остаток дня вы бы провели с чувством, что худшее уже позади», — пишет мотивационный спикер Брайан Трейси.

Что для вас является той самой «лягушкой»? Скорее всего, это самая большая и важная задача, которую вы всячески стараетесь откладывать на потом.

Вот что предлагает Трейси, чтобы вам было легче съесть свою лягушку::

• Если вам нужно сделать два важных дела, начинайте с самого большого и сложного.
• Заведите привычку выполнять самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.
• Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
• Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу
• Отрабатывайте эту технику, пока не доведете ее до совершенства.

Фото: Unsplash

Научитесь отказывать

На ранних этапах карьеры некоторые готовы взяться за любой проект, который им предложат. В итоге страдает продуктивность, а вы выгораете, потому что у вас нет времени, чтобы разобраться со всеми задачами.

Так происходит, когда человек не умеет сказать «нет» клиенту, потому что думает, что в таком случае к нему больше никогда не обратятся.

Поймите, что иногда вам просто придется отказывать. Занимайтесь только теми делами, на которые у вас есть время и которые вам интересны. Если вы честно об этом скажете, ваши клиенты, коллеги и друзья вас поймут и будут рады поработать с вами.

Боритесь с отвлекающими факторами

Попробуйте посчитать, сколько раз вы в среднем отвлекаетесь за день. Сколько раз кто-нибудь из коллег или родственников отрывает вас от работы? Как часто вы отвлекаетесь на телефон, почту и социальные сети?

Исследователи обнаружили, что подобные перерывы в среднем отнимают у вас по шесть часов в день. А на то, чтобы полноценно вернуться к работе, у людей обычно уходит около 23 минут.

Фото: Unsplash

Вы должны избавиться от отвлекающих факторов. Для начала закройте дверь в кабинет, где вы будете «есть свою лягушку».

Отключите назойливые уведомления на телефоне и выделите специальное время, когда вы будете отвечать на почту и звонки.

Посещайте меньше собраний

Ежемесячно человек тратит в среднем 31 час на непродуктивные собрания. Да, иногда без совещания не обойтись, но лучше посещать их по минимуму. Попробуйте обойтись электронной почтой или мессенджерами — обсуждайте вопросы там. Так вы сможете уделить больше времени более важной работе.

Используйте свободное время с умом

Если вы проанализируете, как тратите свое время на протяжении недели, то заметите, что довольно много его уходит впустую. Например, вы ничего не делаете, когда едете на работу, стоите в очереди в магазине, сидите в приемной или занимаетесь на тренажере. Попробуйте параллельно обдумывать что-либо важное, читать или слушать подкасты.

Автор детективных романов Скотт Тероу написал свои книги именно таким образом. Каждое утро, когда он ехал по работе в Нью-Йорк, он писал в метро. Даже если у вас есть всего 10 минут свободного времени, используйте его с толком.

Применяйте метод УДОД

Очень полезный способ, который помогает избавиться от отвлекающих факторов и правильно расставлять приоритеты:

• Удаляйте (избавляйтесь). Проверьте свою почту на предмет бесполезных писем. Не нужно тратить свое время на то, чтобы их открывать — простой удаляйте их. Этот совет особенно пригодится тем, кто вернулся на работу после отпуска или командировки.
• Делегируйте. Если задачу можно перепоручить кому-то другому, сделайте это. Попросите сотрудника назначить встречу, позаботиться о вашей поездке и так далее. Суть в том, чтобы избавиться от мелких задач и уделить больше времени серьезным делам.
• Откладывайте. Некоторые задачи всегда можно выполнить позже. Например, вас пригласили в другой город на свадьбу. Не нужно тут же бежать бронировать отель — это дело может подождать до тех пор, пока у вас появится свободное время.
• Делайте. Иногда нужно просто собраться и сделать нужное. Открыть почту и ответить на срочное и важное сообщение клиента, а не отложить это дело на потом. Главное знать приоритеты.

Фото: Animal Corner

Разбивайте время на блоки

Такой метод пригодится для выработки утренних привычек. Выделите четкие промежутки времени, в которые вы будете делать разминку, собираться на работу и отвечать на письма. Для непрерывной работы можно выбрать, например, период с восьми часов до полудня. Распланируйте таким же образом остаток дня — в какое время у вас будет короткий сон, ответы на звонки и письма и проведение встреч.

Группируйте связанные задачи

Вы можете работать над несколькими делами одновременно, если они связаны между собой. Например, вместо того чтобы отвечать на письма в течение дня, вы можете заниматься этим в конкретное время. Таким образом вы не будете отвлекаться от работы.

Дело в том, что выполнение разных задач требует разного мышления. Если вы не будете то и дело между ними переключаться, вы будете работать более сосредоточенно.

Заботьтесь о своем здоровье

Ученые доказали, что хороший сон, упражнения и здоровое питание дают вам энергию, концентрацию и запас сил на весь день. Не забывайте о себе.

Источник.

---

Материалы по теме:

10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

10 способов работать продуктивно

5 советов о том, как перестать забывать важную информацию

Почему календари эффективнее списков дел

Наука об оптимизации времени отправки (и 8 поставщиков, у которых она есть)

Каждый маркетолог в тот или иной момент задавался вопросом, когда наступает идеальное время для отправки электронных писем. Получатели чаще открывают сообщения утром или поздно вечером? А по вторникам в обеденное время?

Проблема в том, что не существует единого «лучшего» времени для отправки электронного письма. Существует слишком много переменных, и предполагать, что конкретный день и время всегда принесут вам наибольшее количество открытий, просто нелепо. Но, к счастью, благодаря технологиям и удобной функции оптимизации времени отправки маркетологам больше не нужно беспокоиться о том, когда отправлять электронные письма.

В этой записи блога мы обсудим, что такое оптимизация времени отправки и почему это важно. Затем мы рассмотрим восемь различных поставщиков, предлагающих эту функцию, и то, как они это делают. Похоже на план? Отлично, приступим!

Что такое оптимизация времени отправки?

Прежде всего, что такое оптимизация времени отправки? В двух словах, это функция некоторых почтовых маркетинговых платформ, которая анализирует , когда получатель, скорее всего, откроет электронное письмо. Затем платформа отправляет сообщения в это время.

Допустим, вы хотите отправить электронное письмо Салли. Это действительно важное сообщение, и вы должны убедиться, что она не только увидит его, но и откроет , а прочитает. Итак, вы заходите на выбранную вами платформу электронного маркетинга и включаете функцию оптимизации времени отправки.

Теперь, как только вы нажмете «Отправить», ваша служба электронной почты проанализирует имеющиеся у нее данные о Салли и определит, в какой день и время она, скорее всего, откроет ваше сообщение. В этом гипотетическом сценарии вечер четверга в 19:11 по восточному поясному времени — самое приятное место.

Подобная функция имеет ценность. Это позволяет вам увеличить открываемость и лучше взаимодействовать с подписчиками — и то, и другое приводит к увеличению прибыли для вашего бизнеса.

8 Поставщики с оптимизацией времени отправки

Теперь, когда мы знаем, что такое оптимизация времени отправки и в чем ее ценность, давайте поговорим о поставщиках, которые ее предлагают. Каждая из восьми компаний, перечисленных ниже, позволит вам тем или иным образом оптимизировать время отправки электронной почты. Ниже мы рассмотрим, как этого добивается каждый поставщик.

1. Робли

Ладно, мы должны протрубить в свой собственный рог всего секунду. В Robly наша функция оптимизации времени отправки основана на нашей запатентованной технологии искусственного интеллекта. Он прост в использовании и доставляет всю кампанию каждому человеку индивидуально в наилучшее установленное время. Функция включена на всех уровнях плана.

Просто войдите в свою учетную запись и перейдите к конструктору кампаний. После того, как ваше электронное письмо будет написано и оформлено по вашему вкусу, у вас будет возможность включить Robly AI. Включите его и выберите окно отправки, которое определяет максимальное количество часов, которое вы готовы ждать, чтобы ваша электронная почта была отправлена ​​​​подписчикам.

После того, как вы отправили кампанию, Robly AI автоматически оценивает данные о каждой из открытых привычек вашего подписчика. Затем он отправит ваше электронное письмо каждому отдельному подписчику в то время, когда они, скорее всего, свяжутся с ним.

Функции оптимизации отправки Robly работают на уровне отдельного абонента. Чем больше вы его используете, тем больше точек данных он может собрать и тем лучше он будет работать. В то время как другие платформы могут отправлять ваши электронные письма в одно и то же время, которое лучше всего подходит для ваших весь список , Робли отправляет отдельные сообщения в идеальное время для каждого получателя. Это обеспечивает невероятно высокий показатель открываемости для наших пользователей.

2. MailChimp

MailChimp — еще одна платформа для электронного маркетинга с возможностями оптимизации времени отправки. Однако следует отметить, что эта функция доступна только в платных тарифных планах, начиная с 15 долларов в месяц и выше, в зависимости от количества подписчиков.

Чтобы обеспечить эффективность технологии оптимизации отправки, Mailchimp постоянно собирает и анализирует данные своей огромной пользовательской базы. Эти данные используются для точного определения идеального времени отправки для каждого отдельного контакта. Затем сообщения отправляются по электронной почте в прогнозируемое лучшее время для каждого подписчика.

Функция оптимизации времени отправки очень проста в использовании. Пользователи просто нажимают кнопку «запланировать», как только их кампания будет создана по их вкусу. Затем они выбирают «Разрешить Mailchimp оптимизировать время отправки для максимального вовлечения», и, вуаля, активируется функция оптимизации времени отправки Mailchimp.

3. SendinBlue

SendinBlue — это платформа для электронного маркетинга со штаб-квартирой в Париже, Франция. Функции оптимизации времени отправки доступны для клиентов планов премиум, премиум+ и корпоративных, стоимость которых начинается от 66 долларов в месяц и выше.

Чтобы включить эту функцию, пользователи должны создать кампанию, как обычно. На этапе планирования есть три варианта: «Отправить сейчас», «Запланировать на определенное время» и «Отправить в лучшее время». Пользователи должны выбрать третий вариант и указать конкретную дату кампании.

После выбора даты и нажатия кнопки «Подтвердить» SendinBlue отправит рассылку по электронной почте в назначенный день в оптимальное время для каждого получателя. Поскольку функция оптимизации времени отправки SendinBlue отправляет электронные письма в идеальное время для каждого отдельного подписчика (например, Robly и Mailchimp), у нее гораздо больше шансов увеличить открываемость, чем у платформы, которая просто массово отправляет сообщения сразу.

4. Campaign Monitor

Campaign Monitor предлагает своим клиентам «первоклассного» уровня оптимизацию времени отправки. План Premier — это наиболее многофункциональное предложение компании. Это также его самый дорогой, начиная с 149 долларов в месяц. К счастью, за эти деньги вы получаете инструмент оптимизации времени отправки, который работает для каждого отдельного подписчика.

Campaign Monitor понимает, что время отправки электронного письма так же важно, как и строка темы, содержание и призыв к действию, содержащиеся в сообщении. Поэтому еще в 2017 году провайдер электронной почты добавил функцию оптимизации времени отправки, которая анализирует предыдущее взаимодействие каждого отдельного подписчика (т. е. клики и открытия) с вашим брендом. Затем он выбирает идеальное время отправки на основе этих данных и отправляет сообщения по электронной почте людям, когда каждый из них, скорее всего, откроет его.

5. GetResponse

GetResponse — очень популярная маркетинговая платформа. Помимо электронной почты, сервис также дает пользователям возможность создавать целевые страницы и вебинары. А как насчет оптимизации времени отправки? GetResponse утверждает, что его версия может увеличить открываемость на 23%.

Как и каждое из уже упомянутых решений, функция GetResponse для оптимизации времени отправки (называемая Perfect Timing) работает для каждого отдельного подписчика. Perfect Timing использует миллиарды точек данных для создания профилей подписчиков внутри своей системы. Затем он использует эту информацию, чтобы предсказать время, когда каждый подписчик электронной почты в списке, скорее всего, взаимодействует с сообщением и отправляет его тогда.

Perfect Timing доступен всем пользователям GetResponse. После 30-дневной бесплатной пробной версии планы начинаются с 15 долларов в месяц или более в зависимости от количества подписчиков, которые есть у пользователя, и функций, к которым он или она хочет получить доступ.

6. ActiveCampaign

Компания ActiveCampaign вложила значительные средства в машинное обучение, и это стремление привело их к разработке функции оптимизации времени отправки, которую они называют Predictive Sending. Все, что нужно сделать пользователям, это установить флажок при создании своих сообщений, и ActiveCampaign отправит их электронные письма в оптимальное время на основе данных, которые он собирает и хранит для каждого подписчика.

Согласно их веб-сайту: «Наша модель данных будет ранжировать каждый час в течение дня на основе обычного времени работы контакта, и ActiveCampaign будет использовать эти рекомендации для планирования подходящего времени отправки».

Поскольку «мозг» ActiveCampaign постоянно учится, чем чаще пользователи отправляют электронные письма, тем «умнее» становится программное обеспечение. Теоретически у сотого письма, которое отправляет пользователь, должно быть более точное время отправки, чем у первого, а открываемость должна быть выше.

Несмотря на то, что предиктивная отправка является удобной функцией, она доступна только для тех, кто пользуется профессиональным или корпоративным планом, стоимость которого начинается от 129 долларов в месяц при ежегодной оплате.

7. Sendlane

Функция оптимизации времени отправки Sendlane работает так же, как и большинство других, которые мы рассмотрели до сих пор. Через Beacon, название расширенного средства отслеживания поведения, которое отслеживает действия подписчиков на нескольких фронтах, Sendlane может отправлять сообщения каждому подписчику именно тогда, когда они, скорее всего, откроют их.

Чтобы использовать эту функцию, пользователи Sendlane просто создают кампании, как обычно. Затем они могут инициировать «Открытую предсказуемость машинного обучения» на странице планирования. Как только кампания будет подтверждена, Sendlane отправит ее по почте в оптимальное время для каждого получателя.

Beacon и функция Machine Learning Open Predictability доступны для всех пользователей Sendlane. Планы варьируются от 35 долларов в месяц до более 300 долларов в зависимости от количества подписчиков у пользователя.

8. Infusionsoft

Наконец, у нас есть Infusionsoft. Этот провайдер использует другой подход к оптимизации времени отправки, чем другие инструменты, о которых мы уже упоминали. Вместо того, чтобы отправлять отдельные сообщения в идеальное время для каждого подписчика в списке рассылки, Infusionsoft отправляет все сообщения в среднем лучшем времени для списка в целом.

Как и в случае с любой другой уже упомянутой платформой, включение функции оптимизации времени отправки Infusionsoft осуществляется одним щелчком мыши. После того, как пользователь создал кампанию и нажал кнопку «Просмотреть и отправить», ему будет предоставлена ​​возможность выбрать «Отправить сегодня в лучшее время».

Максимально эффективное использование оптимизации времени отправки

Большинство решений в этом списке работают одинаково, когда речь идет об оптимизации времени отправки. То, какую платформу вы выберете, на самом деле сводится к трем вещам:

1. Точность: Какой инструмент будет постоянно доставлять ваши электронные письма подписчикам в идеальное время? Это может быть трудно определить, не пользуясь каждым сервисом самостоятельно. Мы рекомендуем читать отзывы, чтобы найти ответы.
2. Цена: Хотя каждая услуга в этом списке предлагает оптимизацию времени отправки, цены между поставщиками могут сильно различаться. Убедитесь, что вы выбрали решение, которое соответствует бюджету вашей компании. К счастью, несколько вариантов доступны всего за 15 долларов в месяц.
3. Удобство для пользователя: Наконец, обратите внимание на удобство использования всей платформы. Каждая проверенная служба позволяет очень легко включить функцию оптимизации времени отправки. Но вы будете использовать выбранную вами платформу не только для включения и выключения определенных функций. Выберите провайдера электронной почты, которым вам нравится пользоваться.

Вот оно. Теперь вы знаете, что такое оптимизация времени отправки, почему это важно, и знаете восемь поставщиков, предлагающих эту функцию. Не уверен, где начать? Воспользуйтесь одной из наших бесплатных пробных версий, чтобы протестировать нашу функцию RoblyAI.

Джейкоб Томас — независимый копирайтер и контент-маркетолог из Нэшвилла, штат Теннесси. Его профессиональный подход к написанию статей помог многим компаниям получить больше трафика, лидов и продаж. Чтобы связаться с Джейкобом, посетите www.jtcopywriting.com.

Оптимизация времени отправки

Используйте оптимизацию времени отправки (STO), чтобы выбрать наилучшее время для отправки сообщения клиентам и увеличить число кликов и число открытий.

Эта функция работает на основе истории взаимодействия человека с сообщениями: открыли ли они сообщение или щелкнули URL-адрес внутри него. Infobip автоматически отслеживает историю открытий и кликов отправленных сообщений и оптимизирует время отправки на основе этих показателей. Но имейте в виду, что каждый канал имеет свою специфику. Историю можно отслеживать в разделе Контактная информация профиля человека в приложении «Люди».

Это разные параметры для каждого канала, которые можно использовать с STO:

КАНАЛ	ОПЦИИ СТО
СМС	Рейтинг кликов
Электронная почта	Open Rate Click Rate
Голос	Скорость ответа на вызов телефона
Толкатель	Открытая ставка
WhatsApp	Open Rate Click Rate
Вайбер	Открытая ставка
Телеграмма	Открытая ставка

Не забудьте выбрать Отслеживать клики при создании сообщений, чтобы эти данные можно было использовать при оптимизации.

STO в Flow

При добавлении элемента отправки (SMS, электронная почта, голосовое сообщение, push-уведомление или WhatsApp) в Flow можно активировать оптимизацию времени отправки, чтобы позволить инструменту выбрать наилучшее время отправки в течение следующих 24 часов.

Добавьте канал, который хотите использовать, нажмите на него, а затем нажмите  Показать  Дополнительные параметры   на боковой панели. Затем включите Оптимизация времени отправки.

Если вы также хотите использовать Окно времени доставки, сделайте это, и максимальное количество времени до отправки сообщения также будет учитываться.

STO в широковещании

Оптимизация времени отправки доступна в широковещании. Выберите «Оптимизация времени отправки» в разделе «Параметры расписания», когда вы создаете рассылку с использованием канала SMS.

Поскольку STO полагается на данные, собранные об активности человека, для оптимизации времени отправки, STO не будет работать с файлами в широковещании. Это связано с тем, что файлы не содержат истории активности, необходимой для работы STO.

Аналитика кампаний с STO

После того, как вы запустите поток или трансляцию, показатели появятся, как только мы начнем получать данные, связанные с отправленными сообщениями.

Аналитика для любого общения с СТО состоит из трех групп данных:

• Оптимизированные сообщения  — отправлены с помощью STO. И Broadcast, и Flow будут автоматически включать клиентов, для которых достаточно информации для использования STO, а общение будет разделено на 2 группы: оптимизированные сообщения (90%) и контрольные сообщения (10%).
   
• Контрольные сообщения  — отправлены без STO в запланированное время. Контрольная группа автоматически включается при запуске кампании или в течение запланированного периода времени доставки. Контрольная группа помогает определить, работает ли STO лучше, чем обычное планирование.