Ответ на замечания: Как правильно написать ответ на замечания рецензента/редактора

Содержание

Как правильно написать ответ на замечания рецензента/редактора

Большая часть рукописей подлежат рецензированию, как минимум один раз, прежде чем они будут приняты журналом. Это справедливо, несмотря на то, что авторы и исследователи в большинстве своем прилагают большие усилия по написанию статьи. Период ожидания для большинства авторов, пока они ожидают отзывы из журнала, характеризуется непредсказуемым сочетанием возбуждения и беспокойства. Независимо от ожиданий автора или последующей реакции на комментарии рецензента, авторы должны следовать определенному протоколу в отношении ответа на такие отзывы/рецензии. На этом этапе публикации авторы, как правило, сталкиваются с проблемой написания своих ответных аргументов.

Когда авторы получают решение о принятии статьи с крупными или незначительными изменениями, они должны исправить рукопись на основании комментариев рецензента. Затем исправленная рукопись подается в журнал вместе с последовательным детальным ответом на комментарии рецензента. Сопроводительное письмо для исправленной рукописи следует отправить редактору вместе с ответами автора на комментарии рецензента. Это письмо часто называют ответным письмом или ответными аргументами.

Важно составить хорошее/правильное ответное письмо для сопровождения исправленной рукописи. Ответное письмо или ответные аргументы могут быть написаны двумя способами:

1. Вы пишете сопроводительное письмо и прикладывайте отдельный документ, в котором вы обратились к комментариям рецензента.

2. Или же, как вариант, ваши ответные аргументы можно разделить на два раздела: вводная часть, адресованная редактору журнала, и вторая часть, содержащая подробные ответы на комментарии рецензента.

 

Начните это письмо, указав название и идентификатор рукописи. Включите небольшой абзац с благодарностью рецензентам за их ценное время и полезный вклад. Упомяните, что вы цените информационную помощь, которую они оказали, и что их вклад определенно поможет улучшить вашу рукопись. Ответные аргументы, в которых выражается благодарность рецензентам, вносят положительный настрой с самого начала.

Если вы включаете аргументы в отдельный документ, добавьте абзац, в котором в общих чертах суммируются основные изменения, внесенные вами в рукопись, на основе комментариев рецензентов. Упомяните, что вы приложили документ, содержащий подробные ответы по пунктам комментариев рецензентов. Если вы включаете подробные ответы в том же письме, укажите, что в следующем разделе содержатся ваши ответы.

Ответы на комментарии рецензента могут быть трудной задачей, особенно если комментариев много и они пространные. Вот несколько моментов, которые следует учитывать при рассмотрении комментариев рецензента:

1. Отвечайте на каждый пункт, поднятый редактором и рецензентами: скопируйте каждый комментарий в своих ответных аргументах и напишите свой ответ сразу после каждого пункта в ясной и сжатой форме. Убедитесь, что ни один пункт, указанный рецензентом/редактором, не остается без ответа. Даже если вы не согласны с точкой зрения или не сделали предложенное изменение, упомяните об это и укажите причину своего решения.

2. Давайте ответы по каждому пункту: перечислите пункты, указанные рецензентом, и ответьте на них последовательно. Выделите соответствующие изменения в рукописи или обратитесь к номерам строк в оригинальных и исправленных рукописях. Можно выделить комментарии рецензента жирным шрифтом, чтобы отличить их от ваших ответов. В результате этого редактору/рецензенту будет легче увидеть ваши исправления.

3. Сгруппируйте комментарии рецензентов: если комментариев слишком много, возможно будет проще разделить комментарии по категориям. Например, все комментарии, связанные с методологией, могут быть сгруппированы вместе; все комментарии, связанные с языком, могут находиться под одной категорией и т. д. Если вы решите сделать это, добавьте предложение такого плана: «Я разделил свои ответы на комментарии рецензентов в соответствии с несколькими категориями с целью достичь интегрированного подхода в моих ответах».

4. Если комментарии представлены в виде параграфов, разделите их по пунктам: если комментарии рецензентов представлены в виде больших абзацев, разделите их на отдельные пункты, чтобы можно было отвечать на каждый по отдельности. Если вы не уверены в том, что означает определенный комментарий, начните свой ответ, объяснив, что вы поняли из этого комментария.

5. В случае если вы чувствуете, что рецензент что-то неправильно понял, проясните вежливо: рецензенты — это эксперты, которые имеют обширные знания в своей области; поэтому, если вы чувствуете, что рецензент неправильно понял некоторые части, это, скорее всего, связано с отсутствием ясности в вашей презентации. В таких случаях вежливо указывайте на недоразумение и дайте необходимые разъяснения. Например, вы могли бы написать: «Сожалею, что эта часть не была ясна в оригинальной рукописи. Я должен был объяснить, что … Я исправил содержание этой части».

6. Если вы не можете ответить по какому-либо пункту комментариев, укажите причину: если вы не можете решить какие-либо проблемные вопросы, вызывающие обеспокоенность рецензентов, объясните, почему вы не можете этого сделать, например, если рецензент попросил вас предоставить дополнительные данные или провести дополнительные эксперименты, которые не нужны по вашему мнению. Не приводите такие личные причины, как нехватка средств или нехватка времени, в качестве причин. Не показывайте негативное отношение. Выразите почтение в своем ответе. Во-первых, поблагодарите рецензента за подробный анализ и полезные комментарии. Затем объясните, в чем, по вашему мнению, вы не можете полностью согласиться с предложением рецензента. Ваш ответ должен быть ясным и логичным и должен подтверждаться доказательствами.

7. При добавлении новых данных или цифр укажите их расположение в рукописи: если вы включили новые данные, таблицы, рисунки и т. д., укажите, где именно вы добавили информацию: укажите номера страниц, поля для заполнения рисунков и т. д. Если требуется, приложите дополнительный материал, чтобы рецензент/редактор мог найти все, что ему нужно, без лишних поисков.

8. Постоянно сохраняйте вежливый и уважительный тон во всем помните, что рецензенты потратили много времени и сил на оценку вашей рукописи. Даже если некоторые из комментариев кажутся отрицательными, не принимайте их лично. Рецензенты критикуют вашу работу, а не вас, а их мнения – это ценное дополнение к вашей работе. Будьте вежливы и уважительны в своем тоне, даже если вы чувствуете, что некоторые из комментариев неблагоприятны или не обоснованы. Иногда некоторые рецензенты могут иметь противоречивые взгляды. Но помните, что каждый из них прочитает ваши ответные аргументы, поэтому лучше всего быть в равной степени вежливым для всех рецензентов. Тон сопроводительного письма очень важен.

9. Завершите письмо надлежащим образом: позаботьтесь о том, как вы заканчиваете свое ответное письмо. Заключительное предложение, например, такое, может показаться излишне высокомерным и амбициозным: «Поскольку все исправления были сделаны, мы надеемся, что рукопись теперь будет принята без каких-либо дальнейших изменений». Просто и четко, но вежливо можно было бы закончить так: «Мы с нетерпением ждем ответа от вас относительно подачи нашей рукописи. Мы будем рады ответить на любые дополнительные вопросы и комментарии, которые у вас могут возникнуть». Такое окончание является формальным, вежливым и отражает готовность вносить дальнейшие изменения, если это необходимо.

 

 

 

Наши актуальные предложения по публикациям в журналах входящих в БД Scopus и WOS смотрите в разделе «Публикации Scopus и WOS»

 

АНО ИД «Научное обозрение»
Электронные почты:
[email protected]
[email protected]
Телефоны:
+7 495 128 98 07
+7 499 34 68 127
+7-499-348-11-69

Cover Letter: примеры ответов рецензентам (PDF)

Продолжаем серию статей «Cover Letter: советы и примеры писем» и в данной статье речь пойдет о написании ответов на замечания рецензентов.

После отправки рукописи в научный журнал и получения комментариев от рецензентов и/или редактора журнала, авторов часто просят отредактировать свои рукописи с учетом предоставленных комментариев. Хотя у авторов, как правило, нет проблем с ответом на комментарии с научной или академической точки зрения, им иногда бывает трудно выбрать наиболее эффективный способ ответа.

Под «эффективным» здесь мы подразумеваем составление ответов на английском языке в структурированной и сбалансированной форме и в духе коллегиального сотрудничества; или, наоборот, составление ответов, которые не затратят много времени редактора журнала или рецензентов в связи с тем, что они плохо структурированы, излишне многословны или неуместны.

В данной статье мы дадим несколько советов о том, как эффективно подготовить ваши ответы на экспертную оценку, редакционную рецензию или на то и другое.

Основная цель при редактировании статьи в ответ на замечания рецензентов – не только сохранить точное описание того, что вы сделали, и вашу интерпретацию результатов исследования, но также включить комментарии рецензента, которые помогут улучшить ваше описание и интерпретацию. Впрочем, вы не обязаны соглашаться вносить все предложенные рецензентами изменения в вашу рукопись, но вам необходимо соответствующим образом объяснить, почему вы решили этого не делать. Не менее важно показать, какие предлагаемые изменения вы решили внести.

В статье вы также найдете:

  1. Полезные фразы, которые следует использовать (а какие следует избегать), чтобы вы могли предоставить сбалансированный ответ в духе коллегиального сотрудничества.
  2. Шаблон ответного письма поможет структурировать ваши ответы и использовать подходящие выражения на английском языке.

Содержание статьи

  • 1. Два шага по составлению эффективных ответных писем рецензентам
    • Шаг 1. Распределите ваши ответы по комментариям
    • Шаг 2. Составьте структурированное ответное письмо
  • 2. И еще несколько общих советов
  • 3. Заключение
  • 4. Шаблон (скачать в PDF)

1. Два шага по составлению эффективных ответных писем рецензентам

Шаг 1. Распределите ваши ответы по комментариям

Не все рецензенты предоставляют комментарии в одном и том же формате, но многие рецензенты дают «основные комментарии», за которыми следуют «второстепенные комментарии». Этим двум категориям комментариев могут предшествовать краткие обзоры целей, методов, основных результатов и последствий вашей работы.

Основные комментарии: обычно они касаются основного научного или академического содержания представленной рукописи.

Второстепенные комментарии: они обычно касаются презентационных аспектов, таких как грамматические ошибки, несоответствия, отсутствие соответствующих ссылок и изменения, которые предлагается внести в таблицы и рисунки.

Мы предлагаем вам выполнить следующие четыре рекомендации подготовки при составлении ответного письма рецензентам. Вы можете пропустить п. 1, если рецензент уже классифицировал комментарии как основные и второстепенные.

  1. Если рецензент не использовал формат основных/второстепенных комментариев, распределите все комментарии по основным и второстепенным категориям, чтобы помочь вам определить важность каждого комментария, но не нужно упоминать о категоризации в своем письменном ответе рецензентам, эта информация только для вас.
  2. Решите, с какими именно комментариями вы согласны и обязательно внесете соответствующие изменения, а с какими вы не согласны и изменения вносить не собираетесь.
  3. На каждый комментарий напишите, кто (вы или выши соавторы) выполнит требуемую работу и подготовит пересмотренную рукопись и ответное письмо.
  4. Затем просто (а иногда это не так просто) проработайте каждый из основных и второстепенных комментариев по очереди и внесите соответствующие изменения в вашу рукопись.

На этом этапе обязательно проверьте крайний срок возврата отредактированной статьи. Некоторые редакторы журнала указывают срок в ответном письме к вам. В противном случае вам, возможно, придется проверить, указан ли крайний срок в рекомендациях для авторов. Например, может быть предоставлен 3-месячный (90-дневный) срок. Обязательно спланируйте работу, которую необходимо выполнить, включая составление письма (и время для редактирования и перевода вашей отредактированной статьи и ответного письма) в течение указанного срока.

Если на каком-либо этапе вы решите, что не успеете в срок, установленный для повторной подачи, обязательно сообщите об этом редактору журнала и попросите предоставить дополнительное время для пересмотра, большинство редакторов идут навстречу и готовы продлить срок.

Шаг 2. Составьте структурированное ответное письмо

Вам необходимо использовать подходящие фразы для ответа редактору и рецензенту и упорядочить свои ответы в простой и понятной форме.

Некоторые журналы просят авторов ответить на комментарии рецензентов, следуя определенному формату (например, перечисляя все комментарии и соответствующие ответы в таблице), но многие журналы не уточняют, в какой форме авторам следует составлять ответное письмо. В последнем случае мы рекомендуем упорядочить ваши ответы четко и просто, чтобы второе рецензирование статьи прошло максимально эффективно и без проблем (то есть чтобы не тратить время рецензентов, которое обычно не оплачивается, и не откладывать решение о публикации статьи).

  • Убедитесь, что ответное письмо удовлетворяет необходимым требованиям и составлено в духе коллегиального сотрудничества. Например, уместно написать «Thank you for your comments» в начале ответа, или если рецензенты сделали особенно вдумчивое замечание, которое придает значительную глубину вашим выводам и влияет на них.
  • Напротив, использование фразы «We are grateful for this (valuable/insightful/kind) comment» или «Thank you for this comment» в начале всех или многих отдельных комментариев будет неуважительным по отношению к рецензентам как коллегам, поскольку это поставит их в неловкое положение. В целом, мы рекомендуем вам начать с благодарности рецензенту, но после следует благодарить рецензента только за конкретные комментарии, которые позволят вам исправить ошибку.
  • При написании ответного письма, особенно введения, постарайтесь не использовать фразы, которые выходят за рамки вашей роли автора, например, «
    Thank you for your comments, which have helped us to substantially/greatly improve the manuscript
    ». Это работа рецензента, а не ваша, судить об уровне подготовки вашей рукописи, поэтому будет самонадеянным заявить, что рукопись теперь значительно лучше.
  • Если несколько комментариев предлагают внести аналогичные изменения, например, исправить определенные грамматические ошибки или заменить ключевые термины, вы можете предоставить общий ответ на все такие комментарии. Можно использовать следующие фразы: «We have corrected the grammatical issues pointed out in the manuscript and accompanying figures and tables» и «The suggested key terms have been used throughout the manuscript.»

Чтобы помочь вам составить надлежащим образом сформулированное и хорошо структурированное ответное письмо, мы разместили шаблон ответного письма, который вы можете найти в конце данной статьи.

2. И еще несколько общих советов
  • Направьте ваше ответное письмо сотруднику редакции, который прислал вам комментарии рецензентов.
  • Обязательно укажите идентификационный номер вашей рукописи, если таковой был ей присвоен.
  • Устраните основные конкретные замечания, сделанные сотрудниками редакции, например, сократить объем рукописи, изменить тип представления (например, с оригинальной статьи на краткое сообщение) или прояснить вопросы, касающиеся публикационной этики (например, авторство, конфликт интересов или чрезмерное сходство текста с ранее опубликованной работой).
  • Когда вы вносите значительные изменения в рукопись в ответ на комментарии рецензентов, для удобства редактора кратко изложите (в одном коротком абзаце) основные внесенные изменения и укажите, влияют ли они на первоначальную интерпретацию полученных вами выводов.
  • Сделайте свою рукопись максимально короткой и простой!

3. Заключение

Итак, вы ознакомились с очередной статьей из серии «Cover Letter: советы и примеры писем» про то, как правильно составить эффективное ответное письмо рецензентам.

В большинстве научных областей почти все статьи требуют небольших авторских доработок перед публикацией, поэтому не переживайте, что вам указали на недостатки или сделали замечание. Отвечать на комментарии рецензентов может быть сложно, но, следуя приведенным выше шагам и советам, вы сможете составить качественное и понятное ответное письмо рецензентам, что приведет вас к заветной публикации.

Желаем вам удачи!

В комментариях к данной статье напишите, часто ли вам приходится писать подобные письма и что по вашему мнению действительно важно при написании ответных писем рецензентам?

4. Шаблон (скачать в PDF)

Шаблон по написанию эффективного ответного письма рецензентам вы можете скачать по ссылке.

 

Присоединяйтесь, чтобы моментально узнавать о новых статьях в нашем научном блоге, акциях и получать только полезные материалы!

Как реагировать на замечания собеседника

Отправить статью или инфоповод

17 августа 2012