Папка для труда своими руками: ПАПКА ДЛЯ УРОКОВ ТЕХНОЛОГИИ | Страна Мастеров

Папка для project life и страничек своими руками.

Привет всем!

Сегодня я, Ксю

 хочу поделиться с вами своим опытом создания папок для хранения страничек и PL. Это именно опыт с практическими ошибками (!), а не идеальный мастер-класс 😀

Картинок будет мало (и те монохромные для эпичности), текста много 🙂

Поехали!

♥ Кадры будут сопровождаться любимыми фанерными надписями «create» и моим инста-ником i.lo

 Эпизод 1

Итак, почему же вообще я решила испытать себя на прочность и делать папки сама? На этот вопрос у меня несколько ответов:

1. Меня откровенно всегда смущала цена американских папок, а в России аналогов пока нет;

2. Даже по такой цене никто не даст гарантию, что придет папка без дефектов; 

3. У меня дома много белой крутой экокожи мебельной (муж с работы остатки домой приносит). Она отличается тем, что не царапается, имеет плотную тканевую основу и много других качеств износостокойкости. Иногда хочется купить кожзам «как у всех», но этот  надежнее и бесплатно 😀

4. Я насмотрелась много видео и фото МК, где у людей получаются идеальные альбомы, думая, что ничего сложного, попробую))

Вот на этом моменте я и встряла О_О Ведь исходные мои материалы изрядно отличаются от красивых «как у всех». 

Сначала я расскажу про свою первую папку, сделанную год назад. 

За ее основу я взяла почтовую коробку типа для пиццы. Срезала все бортики аккуратненько, отмерила кусок кожзама, подклеила. Дальше стала думать чем оформить внутри… С бумагой у меня вечные  проблемы: то она перетягивается, то топорщится, то рвется/мнется/гнется. За столько лет я так и не поняла, как у всех так классно получается переплёт(( Но все же кусок ватмана попримеряла… и выкинула)) 

Выбор пал на ткань! С ней мне проще оказалось.

Сбоку мне захотелось рамочку! Белую! Для бирочки с годом! Ну чтобы хоть что-то было «как у всех» 😀

Далее стадия прошивки. Без тефлоновой лапки мне было не легко. Но тогда я и не знала о таких. Так и не купила ее еще… В общем, с горем пополам прошила весь этот славный бутерброд! А толщина у этого дела около 7-8 мм! О_о

А теперь апофигоз, ой, апофеоз эпопеи всей — механизьма))) Его я выдрала из новенькой папочки за 200 рэ.  

О том, что я опять прокляла все на свете не надо говорить же, да? >_<

Подкладка кожзама не приклеивалась к папке вообще ничем(( Лишь немного прихватилась каким-то клеем типа «Секунда», к нему ещё активатор токсичный в комплекте шел)) 

Тут было испорчено уже 4 листа А3 акварельной бумаги. Опять на сгибах все топорщилось и опять же не приклеилось одно к другому. Видите отодрала как бумагу? Т.е. к такому кожзаму практически ничего не липнет))

Меня это не остановило))) Немного держится и ладно)) До прошивки доживет! Скрепила меж собой вот так:

Подогнать кожу под механизм легко, если между папкой и механизмом есть зазорчик. Мне повезло)) Делаю такую вот прорезь:

Красиво так,да? Если б не шов по середине папки и надежная фиксация, так и оставила бы…

Дальше подрезала, чтобы она закрывалась:

Теперь про внутренность. 

Тут же ещё я оставила себе механизм-мазахизм))) И его чтобы бумажкой обшить, надо иметь 80 lvl 😀 

Поэтому опять ткань)) Правда, на этот раз решила только корешок ею обшить.

Примеряю. Отмечаю, где надрезать:

Надрезать так:

И все вставить под механизм:

Папку держала полусложенной, пока прошивала. Но все равно не получилось идеально ((

Потом вырезала из акварельки форзацы:

Прошивать пришлось в ручную с шилом. Машинка не взяла такой пластик. Строчка заняла 7 часов в общей сложности и туго шла. Сломала 3 иголки.)))

Акварельная бумага оказалась рыхлой сильно и строчка там смотрится не красиво. Даже пугать не буду вас этими видами. Потом заклею чем-нибудь))

Итак, подведу итог.

Такой папкой можно хоть гвозди теперь забивать, хоть горячую сковороду ставить — ничего ей не страшно))) Но нужны ли такие характеристики, приправленные «аццким» трудом «афтара»… вопрос остается открытым))

Мне было интересно. Я попробовала. Остановлюсь ли я? Не знаю)) Не факт)) Возможно буду просто совершенствовать процесс и снова материться:D Ведь еще надо за прошлые года 4 папки >_< 

Эксперементируйте! Ничего не бойтесь! Если это от души и идея прет, то лучше сделать))

С вами была Ксю, и ее мартышкин труд :*)

Пока-пока!!!

Самый эффективный способ организации файлов и папок

Одним из самых простых и часто игнорируемых аспектов организации является организация файлов на вашем компьютере. Каждый раз, когда вам приходится копаться в документе, который вы не можете найти, или вам приходится делать ненужные клики для доступа к папке, вы не так продуктивны, как могли бы быть. Вы тратите драгоценное время, которое могли бы использовать на то, что поможет вам двигаться вперед к своим целям. Ваше время, однажды использованное, вы никогда не сможете вернуть, и если вы ничего не сделаете со своими методами организации файлов, вы будете продолжать тратить свое время, просто копая. Ваш список документов будет неуклонно расти, поэтому сейчас самое время что-то с этим сделать.

Вам не следует тратить время на поиск важных файлов. Вы должны найти файл за пять секунд, а не за пять минут. Я тоже был там, и были даже случаи, когда я действительно не мог найти файл, а когда я его больше не искал, о чудо – я его нашел.

Лучшая система для устранения беспорядка и систематизации важной информации

Организация не должна быть сложной.

Asian Efficiency помог организовать более тринадцати тысяч человек. Это включает в себя списки дел, электронные письма, а также организацию файлов. Когда придет время упорядочить важные документы и избавиться от цифрового беспорядка, мы готовы помочь вам создать идеальную систему цифрового хранения документов.

Давайте рассмотрим некоторые рекомендации по организации файлов и созданию системы хранения документов для максимальной эффективности и производительности.

Цифровой картотечный шкаф

Идея файловой системы восходит к старым добрым временам картотеки и бумажных папок и папок.

Преимущество оригинальной бумажной системы хранения документов заключалось в том, что вам действительно приходилось думать о том, куда поместить файлы, чтобы вы могли легко найти их, когда они понадобятся. Когда ваши файлы цифровые, вы не можете их увидеть или потрогать. Слишком легко иметь файлы, разбросанные по всему компьютеру.

Поскольку это цифровой беспорядок, а не физический беспорядок, часто вы не осознаете, что у вас есть проблема — до тех пор, пока у вас не возникнет проблема! Вы не почувствуете боль от неорганизованной системы, пока не сможете найти нужный файл.

Несмотря на то, что поиск является мощным инструментом, и в Академии продуктивности есть обучающий курс, который проведет вас по поиску файлов, вы все равно хотите иметь базовую организационную структуру, чтобы вам не приходилось полагаться исключительно на поиск.

Примечание. В этой статье мы поговорим о папках и каталогах на жестком диске. Те же общие принципы будут применяться, если вы используете такие системы, как DevonThink, Evernote или OneNote.

В этой статье мы сделаем все возможное, чтобы рассказать, как организовать как в macOS, так и в Windows. По большей части структура пользовательского каталога одинакова, и стратегии должны применяться как к Mac, так и к Windows.

Цели цифровой файловой системы

Существует три основных цели вашей файловой системы:

1. Легко хранить . Вы не хотите, чтобы ваша система хранения документов представляла собой огромный иерархический лабиринт. Вы хотите, чтобы файлы сохранялись быстро и легко, чтобы ваша система не вызывала трений.
2. Легко найти . Вы хотите, чтобы ваша система позволяла легко находить нужный файл или папку, просматривая папки или используя поиск.
3. Многоразовое использование . Там, где это возможно, вы хотите использовать повторно используемые шаблоны и соглашения об именах, которые поддерживают две предыдущие цели.

Несколько простых правил организации файлов

Начнем с простых правил управления файлами и папками.

1. Не размещать файлы на рабочем столе

Ваш рабочий стол должен быть чистым и отображать те великолепные обои с высоким разрешением, которые у вас есть. Он должен содержать вашу корзину / корзину, и это все.

Иногда бывает удобно поместить один или два файла на рабочий стол для временного хранения, если вы регулярно к ним обращаетесь и вам пока не нужно их сохранять.

Если вы хотите, чтобы ваш рабочий стол оставался чистым, ознакомьтесь с нашим руководством по Hazel. Существует правило автоматической очистки рабочего стола. Хотя Hazel — это приложение для Mac, вы можете сделать то же самое с DropIt в Windows.

2. Ограничить создание папки

Когда вы создаете папки, думайте о минимуме. Большинство файлов могут поместиться где-то в вашей иерархии, если вы хорошо поработали над ее первоначальным отображением.

В общем, создавайте новые папки только в том случае, если вы неоднократно возвращаетесь, чтобы сохранить похожие файлы в одном и том же месте, только чтобы обнаружить, что его еще не существует. Вы будете знать, когда придет время создать еще один уровень в иерархии, а не создавать обширное многоуровневое дерево до того, как оно вам понадобится.

Вы хотите, чтобы ваша файловая структура была максимально простой. Мне всегда нравилась эта цитата Дэвида Спаркса в эпизоде ​​​​99 Mac Power Users:

«Вы не хотите тратить больше времени на входную сторону, чем необходимо, чтобы найти ее на выходной стороне».

3. Стратегически называйте файлы и папки

Одной из целей организации наших файлов является «Легкость поиска». Ключевой способ добиться этого — подумать о том, как вы называете свои папки и файлы.

Ничего сложного быть не должно. Друг AE Бретт Келли любит говорить о концепции именования ваших данных, помня о вашем «будущем вас». Вот что он имеет в виду:

…попытайтесь представить обстоятельства, при которых он вам понадобится, и какие слова вы, вероятно, будете использовать, пытаясь его найти.

Подумайте об экономии телефонного счета. Как вы думаете,

Итак, когда вы называете счет за телефон, подумайте, как вы можете его искать. Вероятно:

• По дате (мне нужен телефонный счет за январь 2023 г.)
• По компании (мне нужен телефонный счет XYZCorp)
• По типу документа (хочу счет за телефон)

Таким образом, хорошее имя позволит вам просматривать файлы в папке и сразу же видеть, что представляет собой каждый файл, не открывая его. Это даст вам вещи, которые вы можете использовать для поиска.

Таким образом, хорошее имя файла в этом случае может быть 2023-01 Счет XYZCorp.pdf

То же самое относится и к папкам. Бесполезно иметь кучу папок под названием Счета-фактуры внутри других папок. Было бы лучше назвать папку ABCCorp Invoices (даже если она находится внутри основной папки ABCCorp ), чтобы вы могли использовать это имя для поиска позже. Это значительно ускоряет и упрощает работу с клавиатурой.

Dropbox и синхронизация файлов

Прежде чем мы углубимся в тонкости организации каталогов, я хочу упомянуть Dropbox и другие подобные службы.

(в том числе встроенные в macOS и Windows 10) — это великолепные инструменты для доступа к важным документам между различными устройствами и возможности продуктивной работы, где бы вы ни находились. Они также отлично подходят для обмена цифровыми файлами с другими.

Мы широко используем Dropbox, но многие используют iCloud Drive или OneDrive, также популярны Box и Google Drive.

Структуры и стратегии, о которых мы здесь говорим, могут использоваться в вашей локальной файловой системе или могут быть синхронизированы с облаком, если вы поместите структуру папок в специальную папку для выбранной вами службы.

Папка для документов

Независимо от того, используете ли вы Windows или Mac, вы, скорее всего, будете использовать папку /username/Documents на своем компьютере. (Конечно, если вы используете Windows, косая черта — это \ вместо /.)

Если вы выполняете как рабочие, так и личные задачи на своем компьютере, вам следует создать две папки, чтобы разделить ваши личные и деловые элементы.

Если вы используете Dropbox, это может выглядеть так:

• /Dropbox/Бизнес
• /Dropbox/Личный

Если вы не используете Dropbox, вы можете сделать то же самое:

• /Документы/Бизнес
• /Документы/Личный

Личный

То, как вы упорядочиваете личную папку, в основном зависит от того, как вы мысленно разделяете свою жизнь. Очень простым разделением может быть Образование, Работодатели, Семья, Финансы, Здоровье, Дом, Покупки, Путешествия и Транспортное средство .

Под ними может быть небольшое количество подпапок. Например, если вы управляете информацией как для ваших детей, так и для ваших родителей, вы можете разделить Семья:

• /Документы/Семья/Дунканс (Мои родители)
• /Документы/Семья/Yungs (моей жены)
• Дети

Если ваш разум идет по этому пути, вы также можете сделать разделение по сферам жизни, например:

• /Документы/финансы
• /Документы/социальный
• /Документы/игра
• /Документы/разум
• /Документы/здравоохранение

Общее правило, которому нужно следовать, состоит в том, чтобы выбрать структуру папок, соответствующую тому, как вы мысленно организуете вещи. Если вы используете систему управления задачами, вероятно, было бы неплохо имитировать структуру, которую вы используете и там.

Бизнес

Ваши деловые документы и то, как вы их организуете, во многом зависят от вашей профессии, отрасли, компании и занимаемой должности.

Если вы работаете в крупной организации, вы, скорее всего, будете работать с общего диска, и в этом случае структура каталогов обычно будет достаточно четкой, поэтому вам не нужно слишком беспокоиться об этом.

Если у вас небольшая группа или организация, может быть полезно работать вместе над созданием файловой структуры. У вас будет больше шансов получить одобрение, если люди в команде будут частью процесса принятия решений.

Локальное хранилище

Если вы решите хранить некоторые файлы локально или если вы не работаете с общего диска, это во многом зависит от того, что вы делаете. Например, предположим, что вы бизнес-аналитик, занимающийся проектной работой. Ваша структура каталогов может быть организована следующим образом:

• /имя проекта 1
• /имя проекта 1/wip
• /название проекта 1/мозговой штурм
• /имя проекта 1/выход
• /имя проекта 2
• /имя проекта 3
• /архив

Экономия времени при поиске с помощью подпапок

Каждый проект будет иметь подпапки, связанные с логическими единицами организации, такими как тип работы, заинтересованные стороны или кому вы подчиняетесь. /archive — это место, куда вы будете перемещать свои завершенные проекты, когда они будут завершены. Напротив, скажем, вы интернет-маркетолог, работающий со своего ноутбука на пляжах Бали, у вас может быть что-то вроде этого:

• /финансы
• /юридический
• /маркетинг
• /продукты
• /проекты
• /планирование
• /системы
• /технология

На самом деле это очень похоже на то, что мы создали в Asian Efficiency (к сожалению, я пишу это не с пляжей Бали). То, как вы организуете свои связанные с бизнесом каталоги, сводится к тому, как вы решите разделить свой бизнес или работу на логические единицы. Самый простой способ сделать это — взять лист бумаги или белую доску и подробно описать свою компанию/предприятие, основываясь на том, чем вы занимаетесь изо дня в день. Затем сгруппируйте связанные действия в логические группы.

Образец структуры папки

Для начала вот пример структуры папок. Вы можете начать с этого и адаптировать его к вашим потребностям.

Шаблоны папок

Как только вы начнете анализировать, как вы работаете с файлами и папками, вы можете заметить, что у вас есть определенные папки и подпапки, которые вы используете снова и снова.

Это особенно верно для финансовых документов, работы с клиентами и проектной работы.

Может быть очень полезно предварительно создать шаблон папки со структурой, которую вы хотите использовать. Затем каждый раз, когда вы подходите к новому финансовому периоду, подключаете нового клиента или начинаете новый проект, вы можете просто копировать этот шаблон папки.

Два преимущества организации с помощью шаблонов

1. Экономит время. С помощью нескольких щелчков мыши или нажатий клавиш у вас будет создано целое дерево папок.
2. Обеспечивает согласованность. Вы знаете, что ваши папки каждый раз будут называться одинаково, а это значит, что вы с большей вероятностью сохраните вещи в нужном месте, и это значительно упрощает быстрый поиск вещей с помощью поиска.

Чтобы создать шаблон папки, просто настройте образец структуры папки. Затем, когда вам это нужно, вы можете скопировать его в Finder на macOS или в проводнике на Windows и вставить в новый клиент или папку проекта.

Чтобы быть более эффективным в Азии, вы можете использовать такой инструмент, как Keyboard Maestro или Alfred, и создать шаблон папки с помощью нескольких нажатий клавиш. Маусинг не нужен.

Ярлыки, избранное и программы запуска — ваши друзья

Есть ли у вас определенные папки, к которым вы постоянно обращаетесь? Вместо того, чтобы постоянно копаться в файловой структуре, чтобы добраться до нее, вы можете перетащить папку на боковую панель Finder или File Explorer. Это создаст ярлык непосредственно для этой папки, предоставляя вам доступ в один клик.

Совет: эта функция отлично подходит для тех папок, к которым вам нужен постоянный доступ, но она также отлично подходит, когда вы работаете над проектом. Перетащите папки вашего проекта на боковую панель, пока проект выполняется, и вам нужен быстрый доступ к папке, а затем, когда вы закончите, вы можете просто удалить ее. Ярлыки могут быть временными!

Если вы предпочитаете клавиатуру (что мы настоятельно рекомендуем), научитесь использовать средства запуска приложений, такие как Alfred или LaunchBar на Mac или Listary в Windows. Вы можете начать вводить имя нужной папки и с помощью нескольких нажатий клавиш перейти прямо туда.

Автоматизированная организация

Мы уже упоминали об этом ранее в статье, но как только вы настроите структуру папок, вы сможете значительно повысить производительность, настроив инструмент автоматической организации, такой как Hazel на Mac или DropIt на Windows.

Если вам нужно упорядочить повторяющиеся файлы (например, счета или выписки) и вы можете придумать способ создания для них правил (например, «всегда с именем xyz» или «всегда содержать текст abc»), вы можете использовать эти инструменты для автоматической подачи документов для вас. Все, что вам нужно сделать, это отсканировать или загрузить документ, и ваш инструмент переименует его и унесет в соответствующую папку.

Вот наш учебник по Hazel (те же общие принципы применимы и к DropIt), а вот учебник по переходу на безбумажный формат с помощью автоматического органайзера.

Заключительные мысли о файловых системах

Мы надеемся, что вы почерпнули из этой статьи несколько идей, которые помогут вам лучше организовать свои цифровые файлы. Если вы вначале будете следовать правилам и настроите эффективную иерархию, организация файлов и каталогов будет легкой задачей.

Для получения более подробной информации об организации файлов и поиске файлов обязательно ознакомьтесь с нашими учебными курсами в The Productivity Academy, нашем эксклюзивном сообществе только для членов, которое заполнено тренингами, курсами, мастер-классами, подкастами, коучинговыми звонками, планы действий и такие же люди, как и вы, ориентированные на продуктивность.

Если вам нужны подобные статьи и советы, сообщите нам, куда мы можем их отправить:

Приглашение

Вам надоело чувствовать себя рассеянным и неорганизованным? Присоединяйтесь к нам на бесплатном мастер-классе, где мы раскроем три секрета, которые помогут вам стать более продуктивными и организованными. Откройте для себя практические советы и стратегии, чтобы изменить свою повседневную рутину и с легкостью достичь своих целей.

Как организовать самые важные документы в жизни

Мы самостоятельно проверяем все, что рекомендуем. Когда вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем получать комиссию. Узнать больше›

1. Дом
2. Домашняя безопасность

Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские карты, счета и школьные отчеты детей танцуют между кучей на кухонном столе и безымянной коробкой в ​​гараже, пришло время разработать правильную файловую систему.

Что вам нужно

Сколько времени займет чистка?

Будьте готовы потратить на задание не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам потребуется несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут правильный дом, вам потребуется всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.

Ниже мы расскажем вам, как упорядочить бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это как время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. По мере организации ведите постоянный список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их подготовки. (И да, у нас есть несколько советов, как организовать вашу цифровую библиотеку.)

Оцените то, что у вас есть

Во-первых, определите свою конечную цель. Вы хотите организовать каждый документ в вашей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда его следует отправить. Разделите эти документы на стопки, которые имеют смысл для вас. По мере сортировки упорядочивайте каждую стопку с помощью стикеров. Вот несколько предложений по категориям:

• Необходимые действия: бланки разрешений и ожидающие счета
• Домашнее хозяйство: регистрация транспортных средств, страхование жилья, налоговые документы и медицинские счета; переоценивать ежегодно
• Утилизировать: обычный ненужный мусор, конверты и отдельные заметки
• Уничтожить: все, что содержит вашу личную информацию офис
• [Имя]: члены семьи должны иметь свои собственные обозначения
• [Проект]: квитанции на ремонт ванных комнат и образцы краски или документы на реконструкцию бассейна огнеупорный сейф)

Разработка системы хранения документов

Дайте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например, Иммиграция, Медицина или Налоги [год]. Затем соберите все в папки для документов или подвесные папки с файлами для папки или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в 1-галлонном пакете для заморозки и сортировать их позже.)

Разместите свою систему хранения документов в безопасном месте, легкодоступном, но недоступном для неряшливых детей. Не храните этот несгораемый сейф для документов в углу вашего захламленного гаража. «Быть ​​организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, комплексный домашний организатор и основатель Thee Tailored Life.

Настройте, когда вам нужно

Важно не позволять себе перегружаться. Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на пространство в голове так же сильно, как и на физическое пространство. «Важно признать, что [наша] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор из Badass Homelife.

Если вы испытываете стресс, рассмотрите возможность разделения задачи на управляемые части и ограничьте свою работу 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим во время просмотра эпизода вашего любимого шоу.

Если вы чувствуете, что все еще не двигаетесь вперед, вам может помочь профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт сложной дезорганизации, Национальная ассоциация профессионалов в области продуктивности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по продуктивности в вашем районе.

Эту статью отредактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколов.

Познакомьтесь с вашим гидом

Кейтлин Уэллс

Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая вам, как работать эффективнее удаленно, не теряя при этом себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала питомца, который бы ей не нравился, хотя она не может сказать то же самое о приложениях для повышения производительности. Ее первая книжка с картинками, Семья выглядит как любовь , повествует о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.

• Uni-ball Jetstream RT — лучшая ручка для большинства людей: она недорогая, гладкая, быстро сохнет, не пропускает и не растекается.

  Лучшее перо
  Как организовать свои цифровые файлы 

• За прошедшие годы мы протестировали более дюжины сейфов, пять из которых даже сожгли в контролируемом огне, чтобы найти лучшие огнеупорные сейфы для документов.