Планирование дня с помощью метода альпы: Метод Альпы для планирования дня. Пример плана по Alpen

Содержание

Метод Альпы в тайм-менеджменте, технология планирования времени

Пытаясь за день сделать огромное количество дел, мы буквально разрываемся на части. В итоге, к вечеру понимаем, что большая часть из них не доведена до конца или сделана не так, как надо. Из-за этого возникает чувство раздражения и отчаяния. Возникает резонный вопрос: как распланировать день, чтобы всё успевать и меньше уставать? Для этого в тайм-менеджменте используются различные технологии. Одним из способов эффективного управления временем является метод Альпы, разработанный немецким экономистом и психологом Лотаром Зайвертом.

Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

В чём заключается суть метода Alpen

Система ежедневного планирования с поэтичным названием «Альпы» не имеет отношения к знаменитому горному массиву, расположенному в Европе.

Своё наименование она получила благодаря пяти элементам, первые буквы которых образуют немецкое слово: «Alpen»:

A (Aufgaben) – списки задач;
L (Länge schätzen) – время, необходимое на их выполнение;
P (Pufferzeiten einplanen) – планирование «запаса»;
E (Entscheidungen treffen) – правильная расстановка задач по важности и приоритетности;
N (Nachkontrolle) – итоги и анализ.

В основе принципа действия метода используется грамотное распределение дел по приоритетности. Для этого выбираются задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, от которых отделяют второстепенные задания, не требующие срочного выполнения. Их откладывают «на потом». В процессе планирования особое внимание уделяется рациональному распределению времени, чтобы его хватило на все задачи.

Методика не является чем-то новыми или исключительным. Она объединяет инструментарий матрицы Эйзенхауэра, технологии классического тайм менеджмента и основы постановки целей Б.

Франклина.

Придерживаясь несложного алгоритма, каждый человек может организовать свой день, таким образом, что у него хватит времени на все серьёзные дела и полноценный отдых. Потратив на составление плана с утра всего 15-20 минут, можно провести остаток дня с большей пользой для себя и бизнеса.

Преимущества и недостатки

Используя метод Альпы в планировании времени, можно улучшить личную эффективность. Преимущества данного инструмента:

Возможность высвобождения до 20% свободного времени.
Структурирование задач, предупреждение авральных ситуаций.
Улучшение взаимоотношений в рабочем коллективе и в личной жизни. Успевая закончить важные задания, вы приобретёте внутреннее спокойствие и уверенность в себе. Сможете больше внимания уделить семье и близким.
Предотвращение стрессовых ситуаций. В постоянной гонке за результатами, человек испытывает колоссальный стресс из-за перегрузок и хронической усталости. Научившись правильно обращаться со временем, правильно расставляя приоритеты, можно избежать ненужной спешки и нервозности. Это благоприятно повлияет на психологическое состояние.

Недостатки у этого способа планирования также имеются. Среди них стоит отметить:

Зависимость от характера, личных качеств человека. Для выполнения всех нужных шагов по методу Альпы необходимо обладать дисциплинированностью и способностью к самоконтролю.
Отсутствие явной мотивации. Чтобы достичь эффективности, используя данную методику, важно чётко следовать всем этапам, не получая за это какого-либо вознаграждения. Это непросто, особенно на начальных этапах.

Как работает метод Альпы

Технология планирования по методу Альпы предназначена для самоменеджмента и руководителей предприятий, которые хотят навести порядок внутри компании. Она помогает улучшить производительность без дополнительных затрат времени и стресса. Нужно лишь поступательно выполнять все её этапы.

1. Составление списков задач

Ежедневное планирование начинается с составления списков задач на день. Заниматься этим лучше с вечера.

На листе бумаги или в электронном приложении составляют списки тех дел, которые нужно сделать в течение дня. Для распределения их по важности и приоритетности можно использовать метод Эйзенхауэра. Разбиваем лист на три колонки:

В первую помещаем самые срочные, важные, не терпящие отлагательств задачи, которые нужно решить в первую очередь.
Во вторую графу записываем задания, которые нужно обязательно выполнить в течение дня.
В третьей должны оказаться мелкие, несрочные задачи, которые можно отложить «на потом».

В списки также стоит включить непредвиденные дела, форс-мажорные задачи, которые могут появиться в течение дня. Но, мелкие, несущественные задачи, выполнение которых занимает не более нескольких минут, туда добавлять не стоит.

Такие ежевечерние упражнения помогут сконцентрироваться на главных делах. Для наглядности их можно выделить разными цветами. Заниматься планированием в уме нецелесообразно. Обычному человеку тяжело удерживать в памяти более четырёх задач одновременно.

Всегда существует риск что-то забыть или упустить. Поэтому все ежедневные цели нужно обязательно записывать.

2. Анализ времени

Наверное, каждый хоть раз замечал, что одно и то же задание можно выполнить за разное количество времени. На идентичные процессы можно потратить как несколько часов, так и не более 30 минут, если сконцентрироваться на выполнении задачи и не отвлекаться на посторонние факторы.

Поэтому при планировании задач на день важно ставить себе временные ограничения. Тогда они будут выполнены быстро и оперативно.

3. Создание резерва времени

По правилам методики Альпы все задачи, запланированные на день, нужно решить за 60% времени. Оставшуюся его часть необходимо оставить на непредвиденные дела. Если вы работаете 8 часов, укладывайтесь в 5 часов. Для этого можно использовать разные способы: ускорять темп работы, делегировать поручения подчинённым или коллегам. Чтобы быстро справиться с любыми задачами, их нужно правильно расставить в списке дел по приоритетности. Если какие-то задачи совсем не укладываются в плотный рабочий график, их переносят на следующий день.

4. Выполнение задуманных дел в установленных временных рамках

Составленное расписание задач нужно «подогнать» под время, определённое на прошлом шаге. Если вы выделили на это 5 часов из 8-часового рабочего дня, нужно обязательно уложиться в это время. Сократите сроки выполнения каждой задачи, чтобы все они могли вписаться в плотное расписание. Некоторые поручения передайте коллегам. Остальные дела также перенесите на следующий день.

Небольшие задачи, не требующие концентрации и сосредоточенности на процессе, можно сделать в перерывах между основными делами. По дороге на встречу проверить электронную почту, созвониться с клиентом или составить расписание на следующий день. В первую очередь, стоит выполнять дела из третьей колонки в списке. Возможно, некоторые задания, можно выполнить во время этих перерывов.

5. Оценка и подведение итогов

Просматривая свои списки, обратите внимание на дела, которые не удалось выполнить в течение дня. Возможно, среди них присутствуют задачи, которые вы постоянно переносите. В этом случае стоит задуматься об их целесообразности и важности. Если дело важное, нужно выполнить его незамедлительно. А если эта задача несущественная, её отменяют и вычёркивают из списка.

Приложение ЛидерТаск для планирования времени

Умение грамотно распоряжаться своим временем – важная черта любого управленца. Хороший руководитель должен всегда и всё успевать, эффективно управлять временем своих подчинённых. Для этого используется планирование. Оно избавляет от хаоса, суеты, помогает навести порядок в делах.

Эффективная, качественная работа – это не всегда тяжёлый труд. Любой процесс можно организовать рационально и грамотно, с помощью современных методов управления. Чтобы запомнить большое количество информации, связанной с реализацией того или иного проекта, можно воспользоваться помощью электронного помощника – специального приложения для тайм менеджмента ЛидерТаск.

Программа, выполненная в стиле делового органайзера, оснащена всеми необходимыми инструментами для руководителя. В её функционал входят чек-листы, списки дел, напоминания о будущих событиях. Присутствует удобный дневник-ежедневник для составления расписаний, цветовые метки для выделения задач.

Приложение ЛидерТаск работает в онлайн и оффлайн режиме. Совместимо со всеми цифровыми платформами и другими популярными сервисами. Имеет бесплатный тестовый период.

Скачать ЛидерТаск

Заключение

Одним из главных преимуществ методики Альпы является простота и эффективность. Используя данную технологию для организации личного и рабочего времени, вы избавитесь от чувства неудовлетворённости из-за того, что не успели завершить важные дела.

Наглядно видя перед собой текущие задачи, вам будет проще контролировать их выполнение. Вы всегда будете точно знать, что и когда сможете сделать на данном этапе. Это облегчит планирование в команде, улучшит производительность и результативность.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!

Вопрос 1 из 4

Я имею четкое представление о своих будущих целях или целях компании?

Вопрос 2 из 4

Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей?

Вопрос 3 из 4

Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т. п. средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем?

Вопрос 4 из 4

У меня есть собственная система управления личным временем?

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.

Ваш купон для покупки:

Fromtest

Купить со скидкой

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Скачать книгу

Метод «Альпы» | Тайм-блог

Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени.

Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составьте список дел на день. В него обычно включают регулярные и входящие задачи, дела из недельного и месячного плана, а также те задачи, которые по каким-то причинам не были выполнены накануне. Пример:

Этап 2. Оцените затраты времени.

Напротив каждой задачи запишите примерное время, необходимое для ее выполнения, а результаты суммируйте. Такие расчеты удобно делать в Excel и других электронных таблицах. Пример:

Возможно, что время на некоторые задачи не получится оценить с достаточной точностью. В этом нет ничего страшного. По мере использования этой техники оценки будут становиться все точнее.

Этап 3. Зарезервируйте время про запас. Нужно оценить, сколько у вас в действительности есть времени на эти задачи.

План должен охватывать не более 60% всего времени, отведенного на работу. Оставшиеся 40% — это резерв для неожиданных дел, непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров. Если мы, например, составляем план для 8-часового рабочего дня, то можем рассчитывать только на 5 часов.

Этап 4. Сократите время, отведенное на задачи. Требуется «подогнать» свое расписание под то время, которое получилось на предыдущем этапе. Для этого нужно сделать следующее:

Расставить приоритеты (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Так вы будете точно знать, что нужно сделать обязательно, а чем в случае необходимости можно и пожертвовать.
Перепроверить отведенное на задачи время и попробовать его сократить (до разумного предела).
Подумать, какие задачи можно перепоручить или делегировать.

В результате должен получиться примерно такой список:

Все что «не влезло» в отведенное время нужно перенести на завтра, вычеркнуть или в крайнем случае выполнить за счет сверхурочных часов.

Этап 5. Подвести итоги. В конце дня еще раз посмотрите, какие задачи вам удалось выполнить, а какие нет. Что из несделанного требуется перенести на следующий день?

Если какая-то задача уже не в первый раз переносится, нужно или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или просто вычеркнуть.

Метод планирования «Альпы» разработал немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Техника впервые была описана в его книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (Больше времени для главного). У нас она издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Почему метод так называется? Дело в том, что в оригинале слово «Альпы» (по-немецки Alpen) использовалось как мнемоническая аббревиатура:

A	Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren	Запишите задачи, встречи и запланированные мероприятия
L	Länge schätzen	Оцените продолжительность
P	Pufferzeiten einplanen	Запланируйте буфер (резерв времени)
E	Entscheidungen treffen	Примите решение (по приоритетам и делегированию)
N	Nachkontrolle	Проверьте сделанное

В русском языке эта мнемотехника, естественно, потерялась. Поэтому у нас слово «Альпы» — это просто красивое название, символизирующее восхождение к горным вершинам.

У метода «Альпы» есть несколько преимуществ перед работой с обычным списком дел. Во-первых, он помогает концентрироваться на главном и максимально эффективно распоряжаться отпущенным временем. А во-вторых, по словам Лотара Зайверта, «Альпы» снижают уровень стресса, повышают мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создают «ощущение успеха».

Лучше организуйте свой день с помощью этой техники тайм-менеджмента

Когда вы в последний раз справились с этим огромным списком задач за 8-часовой рабочий день? Не можете вспомнить? Это нормально. Обычно кажется, что вы живете в месте, где время исчезает в бездне, оставляя вас совершенно разочарованными.

Но сжигание масла по ночам и долгие часы работы, чтобы приспособиться к незавершенной работе, не обязательно означает, что вы продуктивный человек. Вы будете удивлены, узнав, что многие люди выполняют свою работу менее чем за 8 часов. Например, в Европе немецких работников умственного труда хвалят за то, что они работают всего 35 часов в неделю, финны работают в среднем менее 6,5 часов в день, а типичный датчанин заканчивает свой рабочий день в 16:00.

Несмотря на сокращенный рабочий день, можно покорить свои списки дел в течение ограниченного времени или сокращенной рабочей недели.

Итак, что дает? Как добиться большего за рабочий день, не работая круглосуточно?

Оказывается, время не всегда уходит в бездонную пропасть. Войдите в метод ALPEN: метод управления временем, который требует от вас работы с тщательно составленными списками дел, резервным временем и запланированными перерывами, чтобы планировать свой день продуктивно.

Что такое метод ALPEN?

Метод ALPEN от немецкого специалиста по тайм-менеджменту и экономиста, профессора Лотара Й. Зайверта. ALPEN расшифровывается как:

A : Запись задач, встреч и запланированных действий ( A ufgaben)

L : Оценка длины ( L änge schätzen)

9000 буфер времени P ufferzeiten einplanen)

E : Принятие решений ( E ntscheidungen treffen)

N : Последующие действия ( N achkontrolle)

Идея состоит в том, чтобы подготовить список дел по времени, включающий только избранные задачи, которые должны иметь приоритет. Метод ALPEN также побуждает вас работать в течение запланированных периодов времени и делать заранее запланированные перерывы. Со временем, отведенным для обновления и распаковки, вы действительно можете с головой погрузиться в задачи в эти рабочие часы.

Итак, как именно вы можете использовать метод ALPEN, чтобы сделать ваш переполненный список дел управляемым, и почему вы должны его использовать?

Давайте углубимся.

Как управлять своим временем с помощью ALPEN

Начиная с того момента, когда вы тратите время на планирование своего списка дел, и заканчивая просмотром задач на день, метод ALPEN является ключом к поддержанию эффективности вашего процесса и, что немаловажно, , легкий.

1. Составьте список всего, что вам нужно сделать

Легко предположить, что контрольного списка в уме достаточно, чтобы ориентироваться на день. Но правда в том, что наша рабочая память не может удерживать более четырех элементов одновременно, что делает список дел полезным. Что еще более важно, метод ALPEN является сторонником расстановки приоритетов для нескольких задач, что приводит к выполнимому списку, а не к бесконечному списку задач, который постоянно накапливается на вашей тарелке.

Начните с внесения всех повседневных дел в список дел, не заботясь о том, чтобы он был кратким. Просто не забудьте добавить каждую последнюю задачу на свою тарелку, независимо от того, насколько она мала.

К счастью, с Trello легко составить список всех ваших задач. Просто создайте карточку для каждой задачи на доске Trello в разделе «Список дел», и вы закончите с первым шагом:

2. Оцените время, которое потребуется для выполнения каждой задачи

Большинство дел списки разочаровывают (и кажутся невозможными) для завершения, потому что они составлены с нереалистичными ожиданиями. Простое размещение задач в списке не делает их выполнимыми. Вместо этого выделение времени на каждую задачу дает четкое представление о том, что вы реально можете сделать за день.

✨ Совет для профессионалов: указывайте расчетную продолжительность рядом с каждым действием, которое вы указали. Сделать это очень просто на ваших карточках Trello благодаря расширению пользовательских полей

. Чтобы настроить его, перейдите в меню доски и выберите «Улучшения», затем выберите «Пользовательские поля», чтобы активировать усиление. Затем щелкните значок шестеренки, затем «Редактировать настройки включения», чтобы создать настраиваемое поле «Расчетное время»:

3. Добавьте буферное время в свое расписание

Это может быть трудно проглотить, но иногда , вы можете плохо оценивать время, необходимое для завершения задачи. На это есть две основные причины:

Вы не можете правильно предположить, сколько времени займет каждая задача, из-за ошибки планирования, что означает, что вы склонны недооценивать время, необходимое для того, чтобы что-то сделать.
Непредвиденные бедствия, такие как срочная встреча, могут полностью нарушить ваш график.

Как справиться с этими обычными проблемами? Буферное время.

«Это добавляет дополнительное время, чтобы предотвратить влияние переполнения задач или встреч на другие ваши планы. Это означает меньше стресса и спешки, когда жизнь идет не так, как вы планировали», — делится Мика МакГуайр в The Startup.

Буферное время поможет вам наверстать упущенное, когда встречи занимают больше времени, чем отведено, или когда ответы на электронные письма занимают больше времени, чем планировалось.

Например, предположим, что вы оцениваете, что выполнение исследования рынка для проекта не займет у вас больше часа. На самом деле это почти всегда занимает больше времени, чем вы предполагаете. Мы часто упускаем из виду задержки, вызывающие осложнения, и предполагаем, что задачи, выполнение которых занимало много времени в прошлом, не займут столько же времени в будущем. Оставайтесь на всякий случай, каждый раз добавляйте пятнадцать минут буферного времени.

В идеале лучше посвятить 40% своего рабочего дня включению буферного времени.

4. Решите, какие задачи оставить и удалить

Теперь, когда у вас есть список задач с расчетным временем и буферным временем, вы увидите, что список выглядит ужасно длинным. Итак, переходим к следующему шагу: сокращаем список, расставляя задачи по приоритетам.

Начните выделять задачи в соответствии с их срочностью и важностью. Здесь может помочь матрица Эйзенхауэра. Разделите свои задачи на четыре квадранта и принимайте решения соответственно:

Что срочно и важно? Сделайте это первым
Что важно, но не срочно? Решите, когда это сделать
Что срочно, но не важно? Делегировать или установить средний приоритет
Что не срочное и неважное? Удалить

На доске Trello вы можете выполнить этот процесс, создав метки (посмотрите справа на оборотной стороне карточки, чтобы добавить метки) для каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра. Исходя из этого, ваши ярлыки должны гласить: «сделать это первым», «решить, когда это сделать», «делегировать или установить средний уровень приоритета» и «удалить это».

Добавьте по одной из этих меток к каждой карте в вашем списке и действуйте соответственно. Например, удалите задачи с пометкой «удалить» и определите, когда вы будете работать над задачами с пометкой «решите, когда это сделать».

Наконец, переместите свои задачи/карточки в соответствии с приоритетом, чтобы у вас был урезанный список, готовый к действию.

5. Последующие действия или делайте заметки о процессе

Этот последний шаг выполняется после того, как вы протестировали метод ALPEN и хотели бы оставить отзыв о процессе в целом. Цель последующих действий — переместить все незавершенные задачи в список дел на следующий день и подумать о том, насколько хорошо все прошло. Эти моменты ретроспективных обзоров позволят вам в будущем свернуть горы.

Вам нужно больше буферного времени? Занимает ли рутинная задача больше места, чем отведено в вашем расписании? Делайте заметки и соответствующим образом корректируйте свой план.

«Не задумываясь, мы можем оправдываться, придумывать объяснения и лгать самим себе», — отмечает Джеймс Клир в своей книге «Атомные привычки». Это объясняет, почему последний шаг метода ALPEN достоин похвалы.

Он побуждает вас делать заметки о том, как выглядит ваш график и как вы можете улучшить его, определяя, что не работает и что вам нужно делать больше. Все это помогает улучшить ваши навыки тайм-менеджмента в долгосрочной перспективе.

Как команды могут планировать свой день с помощью метода ALPEN

Метод ALPEN отлично подходит для тех, кто хочет обновить свой список дел, но можно ли то же самое сказать о его использовании для организации задач вашей команды? Абсолютно! Вот некоторые корректировки, которые могут потребоваться для общей эффективности команды:

Рассмотрите возможность добавления буферного времени к встречам и задачам в календарях, чтобы компенсировать ежедневную непредсказуемость, которая может разрушить тщательно спланированный день. Это также помогает создать ежедневный 30-минутный интервал для работы над срочными (читай: незапланированными) рабочими запросами.
Работайте над списками вместе, чтобы планировать время для совместной работы. Ключ в том, чтобы создавать списки дел вместе или делиться ими с коллегами, чтобы они помнили, когда товарищи по команде работают над чем-то важным, и их нельзя прерывать. Совместное планирование списка задач также означает, что вы можете вместе делать перерывы.
Предложите команде составить список дел на следующий день перед завершением рабочего дня. Таким образом, у всех будет запланированный день, и они смогут с утра заняться своими приоритетными задачами.

Trello упрощает совместную работу над ежедневными рабочими списками. Вы можете создать личную доску и рабочую доску, чтобы отслеживать все свои задачи, или хранить их все в одном месте и использовать метки для обозначения типа задачи.

Вы также можете использовать контрольный список на карточке, чтобы разделить проекты и большие задачи на отдельные этапы. Используя расширенные контрольные списки, вы можете назначать каждую задачу в контрольном списке человеку вместе с датой выполнения.

Наконец, не забудьте запланировать 15-минутную встречу (это может происходить асинхронно!), чтобы обсудить, как прошел день и что можно улучшить на следующий день.

Готовы спланировать свой день в стиле ALPEN?

Планирование своего дня с помощью этой техники тайм-менеджмента может занять некоторое время, но как только вы освоите ее, вы скоро поймете, куда уходит ваше время (подсказка: оно не в бездну) и как вы можете максимально использовать его. ваш ежедневный график и список задач.

Помните, что цель состоит в том, чтобы освободить место для целенаправленной работы, отодвинув в сторону другие низкоприоритетные задачи, которые часто отнимают много времени. Метод АЛЬПЕН поможет вам справиться со всем этим!

Хорошо это или плохо, мы будем рады узнать ваше мнение. Найдите нас в Твиттере (@trello)

Далее: Как высвободить больше времени: стратегия, позволяющая наконец опередить свой список дел

Как использовать метод ALPEN

Обзор

Что метод АЛЬПЕН?

Этот термин описывает простую технику, которая стала очень популярной и помогает вам управлять своим временем – или, другими словами, оптимально структурировать свое самоуправление.

Что означает метод ALPEN?

A: Запись задач, встреч и запланированных действий (Aufgaben) L: Оценка продолжительности (Länge schätzen) P: Планирование буферного времени (Pufferzeiten einplanen) E: Принятие решений (Entscheidungen treffen)

Источники:

Подход был разработан экономистом и экспертом по тайм-менеджменту профессором Лотаром Дж. Зайвертом. «Метод ALPEN настолько же прост, насколько и эффективен», — говорит успешный автор многочисленных книг по самопомощи. «Он фокусирует пользователя на прагматичном ежедневном планировании и последовательной установке приоритетов. И это требует всего около пяти минут планирования каждый день.

Как использовать метод АЛЬПЕН:

1) Запишите свои задания и действия:

В идеале, следуя методу АЛЬПЕН, вы должны делать это вечером перед следующим днем. Подготовьте список дел со всеми задачами и действиями, которые вам нужно выполнить, а также со всеми вашими встречами и перерывами на следующий день. При необходимости вы также можете добавить любую незавершенную работу, оставшуюся с предыдущего дня, в список дел. Нет необходимости следовать какому-то определенному порядку при записи этих пунктов.

Составьте список всего, что вам нужно сделать

На первом этапе этого плана управления временем вы или члены вашей команды должны записать каждую задачу, которую вы должны выполнить в начале дня. Неважно, насколько велики или значимы эти задачи, записывая все; целей и задач является отправной точкой.

2) Оцените, сколько времени займет работа:

Теперь примерно оцените, сколько времени вам потребуется для каждого элемента. Пожалуйста, имейте в виду:
• Будьте реалистичны в своих оценках времени и основывайте их на своем опыте
• Не делайте свой график слишком жестким
• Установите лимит времени
• Для встреч также записывайте точное время

Оцените продолжительность каждого task

Следующий шаг – отметить, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Это поможет вам эффективно распределить свое время, когда дело доходит до планирования того, как вы собираетесь провести свой день.

3) Плановое буферное время:

(Буферное время в управлении проектами — это дополнительное время, добавляемое к оценке времени для поддержания проекта в рабочем состоянии. Это позволяет руководителям проектов иметь возможность учитывать непредвиденные ситуации без необходимости менять координацию проекта в основных способом.)

Невозможно исключить задержки, поэтому вам следует включить в свои планы резервное время, основываясь на
следующих приближениях:
• Используйте 60% своего времени для планирования конкретной работы и деятельности
• Откладывайте 40% вашего времени в качестве буфера (зарезервируйте 50% вашего общего буфера времени для непредвиденных
и спонтанные действия)
Даже если вы строго следуете этому правилу 60:40, вы не всегда сможете сделать все. Среди
других причин это может быть связано с вашей личной кривой производительности (делайте перерывы!).

Добавьте буферное время

После того, как вы получите приблизительное представление о том, сколько времени займет каждая из ваших задач, добавьте в конце немного буферного времени. Таким образом, вы не отстанете от графика, даже если недооцените, сколько времени займет что-то, и убедитесь, что ваш план не сорвется из-за необоснованных ожиданий.

Метод APLEN предполагает, что 40% вашего дня должно быть выделено на это дополнительное буферное время. Если вы закончите задачу до предполагаемого времени окончания, вы дадите себе больше времени для завершения следующей или можете сделать перерыв, пока не придет время приступить к следующей задаче.

4) Принимать решения:

Расставлять приоритеты: Что вам нужно сделать в первую очередь? Что важнее, что менее важно? Что можно делегировать
? Есть ли что-то, что не нужно и может быть отброшено?

Отредактируйте свой список

После того, как вы добавили время ко всем задачам в вашем списке, отредактируйте его. Определите, какие пункты являются приоритетными, а какие вы можете оставить на другой день и вычеркнуть из своего списка на данный момент.

После редактирования вы можете составить график всего, что вам нужно сделать, и сколько времени вы потратили на это. Это устраняет необходимость принимать решения, основанные на том, что делать дальше, и позволяет вам работать гораздо более творчески и продуктивно.

5) Обзор:

В этом обзоре вы должны проверить, удалось ли вам выполнить свои задачи и было ли ваше планирование
точным. Вам следует уделять особое внимание качеству планирования и использовать полученные знания и опыт для улучшения планирования в будущем. Проверьте, выполнили ли вы пункты из списка дел
, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли и что ничего не осталось незавершенным. Любая работа
, которую вы не сделали или оставили незавершенной, должна быть включена в ваш план на следующий день.

Подумайте о процессе

После того, как вы выполнили свой план управления временем ALPEN и, надеюсь, добились успеха, вернитесь к своему списку и поразмышляйте над ним. Были ли точны ваши оценки того, сколько времени займет выполнение задач? Вы делаете все, что хотели, или вам нужно переоценить свою эффективность? Этот процесс дает вам возможность выделить задачи, которые вы собираетесь выполнить завтра, что облегчит вашу жизнь, когда вы снова начнете следовать этому методу.

Работа в команде по методу ALPEN:

Рассмотрите возможность добавления буферного времени к встречам и задачам в календарях, чтобы компенсировать ежедневную непредсказуемость, которая может разрушить тщательно спланированный день. Это также помогает создать ежедневный 30-минутный интервал для работы над срочными (читай: незапланированными) рабочими запросами.
Работайте над списками вместе, чтобы планировать время для совместной работы.

Рубрики