Принцип эйзенхауэра: Zeitmanagement — Das Eisenhower-Prinzip — Lernen heute

что это такое и при чём здесь тайм-менеджмент

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США. Прежде чем стать президентом, он прошёл две мировых войны, закончив военную карьеру в звании генерала. Эйзенхауэр кое-что знал об эффективности, ведь не каждый может стать генералом, а тем более президентом США.

Именно ему принадлежит фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные», которая лучше всего описывает принцип работы, названный в его честь — матрицей Эйзенхауэра. В этой статье подробно разберём, что такое матрица Эйзенхауэра и как как пользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.   

Итак, что помогает делать матрица Эйзенхауэра? Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

В чём суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника позволяет распределить список дел в зависимости от их срочности и важности. Для этого нужно каждому пункту списка дел задать всего два вопроса и ответить на них однозначно «да» или «нет»: 

• Это важно?
• Это срочно?

Как выглядит матрица Эйзенхауэра. Раздели лист бумаги на четыре части, чтобы получилось четыре одинаковых квадрата. Вертикальная ось — это важность (чем выше, тем важнее), а горизонтальная — срочность (чем левее, тем срочнее).

Вот как выглядят квадраты матрицы Эйзенхауэра:

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых может привести к неприятностям.

• Вопросы, связанные со здоровьем.

• Дела, невыполнение которых отрицательно скажется на достижении целей.

При грамотном планировании квадрант А у тебе будет нагружен минимально или вообще окажется пуст. Чтобы делаю сюда не попадали, нужно сосредоточиться на своевременном их выполнении в квадранте В.  

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

В этом квадранте находятся задачи, которые являются для тебя наиболее приоритетными и перспективными. Тот, кто вовремя выполняет эти дела, сможет достичь наибольшего успеха, так как выполняет их спокойно, без спешки, а, значит, и максимально качественно. 

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

В этом квадранте находятся срочные дела, однако они не помогут тебе достичь целей. Например, это может быть встреча или вечеринка, которую ты не можешь пропустить из вежливости. Сюда же относят различные хлопоты, которых нельзя избежать: ремонт автомобиля, сгоревшая лампочка, сломавшийся кран и т. д.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

• Бесполезные (но самые любимые) дела.

Эту группу дел также относят к пожирателям времени, потому что они не приносят пользы. Пустые разговоры в рабочее время, переписка в соцсетях, просмотр сериалов и т. д. Это не означает, что ты не имеешь права отдыхать. Просто список дела здесь следует сократить, иначе времени на достижение целей, увы, не останется.      

Например, вот мой список дел на сегодня:

• сделать презентацию по работе,
• позаниматься английским
• записаться на приём к окулисту
• вызвать сантехника
• сходить в кино
• встретиться с подругой

В квадрант А попадут занятие английским и запись к окулисту. В квадрант В — презентация по работе. В квадрант С — вызов сантехника. А в квадранте D — поход в кино и встреча с подругой. Если я не успею сегодня сделать дела из квадранта D, то перенесу их на другой день недели — не страшно. Все остальные дела надо будет выполнить сегодня, иначе неприятностей на работе не избежать (да могут и просто уволить) и экзамен Toefl по-английскому я не сдам.

Кому подойдёт матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента, который может использовать любой человек: и простой офисный сотрудник, и руководитель крупной корпорации.

Если хочешь быть максимально эффективным и находить время для самого важного, планирование задач по матрице Эйзенхауэра будет очень полезно. Успеть сделать всё и сразу невозможно, зато вполне реально выполнить самое главное.

Что такое матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте?

В нашем быстро меняющемся мире время — это наиболее ценный ресурс. Каждый день мы сталкиваемся с большим количеством обязательств и часто бываем перегружены работой, что приводит к стрессу и снижению качества жизни.  

Матрица Эйзенхауэра — это такой инструмент планирования, с помощью которого вы сможете организовать свои дела, приоритизировать их и управлять собой более эффективно. В этой статье мы рассмотрим суть матрицы Эйзенхауэра, как она работает и как её использовать для эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, используемый для классификации и приоритизации задач в соответствии с их важностью и срочностью. Её создателем стал немецкий учёный-психолог Дуайт Эйзенхауэр, который позже стал президентом США.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, 34-й президент США. 

В 1954 году, выступая на Второй ассамблее Всемирного совета церквей, Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида задач: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Этот «принцип Эйзенхауэра», как говорят люди, был основой того, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Главный принцип Эйзенхауэра заключался в том, что тайм-менеджмент означает не только эффективность, но и результативность. Другими словами, мы должны тратить свое время на то, что важно, а не только на то, что срочно.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадратов, представляющих собой сочетание уровня важности и срочности задачи. Каждая проблема распределяется в один из этих квадратов в зависимости от того, как она соотносится с важностью и срочностью.

Этот инструмент планирования поможет вам, если вы:

• Целый день тушите пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на делах, которые вы хотите выполнить;
• Заняты, но чувствуете, что ваша работа малоэффективна, а карьера застряла в развитии
• Не продвигаетесь в достижении долгосрочных целей;
• Не умеете говорить «нет», когда вас просят что-то сделать;
• С трудом делегируете задачи.

Как работает матрица?

При использовании матрицы Эйзенхауэра вы можете отсортировать задачи на основе их важности и срочности и затем приступить к ним в соответствии с этими категориями.

 

Матрица состоит из 4 квадратов, каждый из которых представляет собой различные категории задач: 

• Важные и срочные — требуют мгновенного внимания и решения.
• Важные, но не срочные — требуют длительного планирования и подготовки.
• Несрочные, но не важные  — могут отвлечь от важного, но не требуют мгновенного внимания.
• Несрочные и неважные — не требуют ни внимания, ни времени.

С первого взгляда срочные и важные задачи кажутся похожими, но взглянув на них с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними становится существенной. 

Если какую-то задачу мы определяем как срочную, то:

• Это должно быть сделано сейчас;
• Есть чёткие последствия, если вы не сделаете эту задачу в определённые сроки.

Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете их, тем больше стресса вы испытываете.

Примерами срочных задач могут быть:

• Завершение проекта с горящим дедлайном;
• Правки от клиента;
• Прочистка засорившейся раковины в квартире.

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но они помогают вам достичь долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Необходимо тщательно спланировать их выполнение, чтобы они принесли плоды в будущем.

Примерами важных задач могут быть:

• Планирование долгосрочного проекта;
• Налаживание профессиональных связей для создания клиентской базы;
• Регулярная влажная уборка дома.

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы сможете распределить свои дела по четырём квадратам матрицы Эйзенхауэра.

Как пользоваться матрицей при планировании дел?

Квадрат 1: Сделать

В этот квадрат добавляйте все срочные и важные задачи. Когда в вашем to-do листе появляется дело, которое необходимо выполнить прямо сейчас, имеет чёткие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите его в эту часть шаблона. Обычно именно эти задачи находятся в центре вашего внимания и, скорее всего, напрягают вас больше всего.

Квадрат 2: Запланировать

Сюда вы поместите все задачи, которые не являются срочными, но по-прежнему важны. Поскольку они влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленного выполнения, вы можете запланировать их на потом.

К этим делам нужно приступать сразу после того, как решите задачи в первом квадрате. 

Стоит использовать разные советы по тайм-менеджменту, чтобы помочь себе в выполнении задач в этом квадрате. Некоторые полезные стратегии — принцип Парето или метод Помодоро.

Квадрат 3: Делегировать

Сюда вы поместите все дела, которые являются срочными, но не важными. Они должны быть сделаны сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку вы не испытываете личной привязанности к этим задачам и они, скорее всего, не требуют от вас особых навыков, вы можете их делегировать другим членам вашей команды. Делегирование — это один из самых эффективных способов управления рабочей нагрузкой и возможность расширить свой набор навыков.

Квадрат 4: Удалить

После того, как вы просмотрели свой to-do лист и добавили задачи в первые три квадранта, вы заметите, что несколько дел остались. Оставшиеся не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы мешают вам достичь своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в вашем списке дел в четвёртый квадрат — квадрат «удалить».

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 1:

• Подготовить корпоративные подарки для сотрудников на предстоящий праздник; 
• Закончить Project Proposal;

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 2:

• Записаться на курсы повышения квалификации;
• Ответить на электронные письма клиентов;
• Составить список курсов и образовательных направлений для личного развития.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 3:

• Выгрузить новые посты в соцсети;
• Переделать шаблон презентации;
• Ответить на комментарии на странице компании.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 4:

• Написать отзыв по прочитанной книге в личный дневник;
• Найти популярные направления для отпуска через несколько месяцев.

Лучше всего иметь отдельные матрицы для работы, бизнеса и дома, чтобы вы могли приступить к своему списки дел, используя наиболее подходящие техники.

Как расставлять приоритеты?

1. Цветовое кодирование 

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать дела с высоким приоритетом. Когда вы будете просматривать свой to-do лист, попробуйте выделить четыре цвета по степени приоритетности. Используйте следующий код:

• Зелёный = с наивысшим приоритетом;
• Жёлтый = второй по приоритету;
• Синий = третий по приоритету;
• Красный = не приоритет.

После того, как вы разметили свои задачи по цветам, эти цвета будут переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра.

 

• Зелёное — «сделать» для первого квадрата;
• Жёлтые — «планировать» для квадрата два; 
• Синие — «делегировать» для квадрата три;
• Красные —  «удалить» для квадрата четыре.

2. Ограничьте количество задач до 10 в каждом квадрате

Даже если у вас много задач в списке дел, постарайтесь ограничить их количество до десяти и выделить самые приоритетные, а оставшиеся — отложить. Это не позволит вашей матрице Эйзенхауэра стать перегруженной.

Вы можете составить несколько матриц, но ограничение to-do листа только необходимыми делами позволит вам начать расстановку приоритетов, не теряя времени.

3. Составьте личные и профессиональные списки дел

Ещё один способ ограничить количество дел — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, скорее всего, они также требуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Исключить, затем расставить приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы рассмотрите четвёртый квадрат, а затем перейдёт к остальным.

Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали в него без необходимости.

Чтобы оценить, где вы сейчас находитесь, начните отслеживать своё время. Когда у вас накопится информация за несколько дней, сядьте и разложите задачи по квадратам, задав следующие вопросы:

• Было ли это срочным для меня?
• Было ли это важно для меня?

Помните, что вы определяете эти критерии, основываясь только на своих желаемых результатах, а не на чьих-то ещё.

После того, как ваши дела рассортированы по соответствующим квадрантам, проанализируйте, на что вы тратите свои ресурсы. Довольны ли вы соотношением квадратов?

Если вы тратите много времени на Q1, перенаправьте своё внимание на планирование, чтобы предвидеть и предотвратить проблемы:

• Составьте еженедельный или ежемесячный план с учетом текущих целей и сроков;
• В конце каждой недели проводите еженедельный обзор;
• Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю.  

Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, разработайте стратегию, как лучше их планировать и предвидеть. Возможно, вам нужно разработать более гибкий рабочий процесс с коллегой или компанией, или поговорить с начальником о том, как сбалансировать чрезмерную рабочую нагрузку. Если есть конкретный клиент, который создаёт много задач Q1, возможно, эта работа не стоит стресса.

Если вы тратите своё время на Q3, то вам следует делегировать, ограничить или убрать эти дела из вашего списка:

1. Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих задач. 
2. Можете ли вы делегировать их?
3. Можете ли вы просто сказать «нет»?
4. Можете ли вы объединить эти дела в один день в течение недели? 
5. Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятость»? 
6. Распланируйте свою неделю так, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы «застреваете» в четвёртом квадрате, возможно, вы испытываете стресс или избегаете проблемы:

• С помощью учёта рабочего времени определите самые большие потери времени и разработайте стратегию, как их избежать или ограничить.  
• Разработайте план по преодолению завала до того, как вы поддадитесь искушению откладывать работу. 

По мере смещения приоритетов в сторону квадрата 2 продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.

Где собирать матрицу?

Матрицу Эйзенхауэра можно собрать везде, где есть доступ к бумаге и ручке, либо на компьютере с помощью специальных приложений для создания таблиц. 

Некоторые люди используют бумажную версию и размещают на своем столе для постоянного доступа. Другие предпочитают сервисы для электронного планирования, такие как Trello, Todoist или Asana, чтобы создать виртуальную матрицу и иметь к ней доступ с любого устройства.

Главное — выбрать наиболее удобный способ для себя и использовать его регулярно для максимальной эффективности планирования.

Матрица Эйзенхауэра: простое управление временем и задачами

Матрица Эйзенхауэра — это ответ на проблемы с управлением временем и задачами, вызванные плохой расстановкой приоритетов.

Изобретатель принципа

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — генерала американской армии и государственного деятеля, занимавшего пост 34-го президента США с 1953 по 1961 год. Во время Второй мировой войны он был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил Верховным главнокомандующим, подготовившим стратегию вторжения союзников в Европу.

Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. В конце концов это привело его к изобретению всемирно известного метода Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
Благодаря принципам Эйзенхауэра планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписаний вы начнете видеть, что нужно делать, чтобы достичь своих целей и быть более продуктивным.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (иногда называемая матрицей Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять задачами и своим временем.

Это система, которая в основном заставляет вас разделять все ваши действия на четыре уровня приоритета, один из которых (Неважно/Несрочно) немедленно отбрасывается. Так что на самом деле есть только три категории задач, заслуживающих внимания (см. рисунок ниже).

1. «Важные» и «Срочные» задачи.  Они получают наивысший уровень приоритета, и вам следует сосредоточиться на том, чтобы выполнить их как можно скорее (чаще всего в тот же день).
2. «Важные», но «Несрочные» задачи.  Это долгосрочные цели и задачи, которые важны, но для которых еще нет четкого срока. Вы должны планировать их своевременно, выполняя самые срочные сразу после того, как закончите все из квадранта «Выполнить».
3. «Не важные», но «срочные» задачи.  Эти задачи вы можете поручить другим специалистам или поручить выполнить самостоятельно, если необходимо, но только после того, как будут выполнены задачи первого и второго квадрантов.
4. «Неважные» и «Несрочные» задачи.  Задачи помещены в квадрант «Удалить», потому что вам следует отказаться от их выполнения. Это может варьироваться в зависимости от восприятия срочности и важности, но в основном эти задачи даже не нужно выполнять, и большинство людей сочтет их пустой тратой времени.

Квадрант «Делать»

Мы называем первый квадрант «Делать »  , так как эти задачи очень важны и их просто необходимо желательно в тот же день и не позднее следующего дня. Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Примерами квадранта «Делать» могут быть кризисы, дедлайны и неотложные проблемы.

Обычно это самые трудоемкие и энергозатратные задачи дня. Вы знаете, те, которые вы действительно не хотите начинать из-за количества энергии, которое вам придется вкладывать в них…

• Вы должны использовать первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для такого рода задач. Это работает, потому что вы, скорее всего, получите удовольствие от выполнения следующего пункта в вашем списке после того, как вы завершили первый. Кроме того, это отличный способ дисциплинировать себя и повысить самоуважение, когда вы признаете выполнение самого сложного дела.

Задачи в квадранте «Выполнить» в конце концов важны и срочны, так что начните с них, и вы увидите, насколько легко все остальное будет выполняться после их выполнения.

• Отличный способ убедиться, что вы выполняете эти задачи, — использовать метод помидора , который поможет вам сосредоточиться на задаче более продуктивно. Подробнее о технике Помидора читайте здесь .

 

• Чтобы мудрое планирование стало привычкой, вы должны выделить одно место, где вы будете регулярно записывать свои задачи «Выполнить». В любом планировщике можно ежедневно и ежемесячно выделять место для определения важных и срочных задач и даже разбивать их на действия.

•  

Квадрант «Решение»

Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем « Решить » . Эти задачи важны, но менее срочные .
Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте. Это снижает стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.

Помните: только то, что это не считается срочным, не означает, что вы не должны устанавливать реалистичные сроки. Не забудьте установить себе справедливую оценку времени.

• Вы должны систематизировать и планировать подобные задачи в своих ежедневных/еженедельных списках дел .  Постарайтесь следовать советам , приведенным в этой статье , чтобы составить наиболее эффективные списки дел для такого рода задач.

Квадрант «Делегат»

Мы называем третий квадрант так, потому что задачи менее важны для вас, чем для других, но все же достаточно срочные . Именно здесь наличие командного духа имеет решающее значение в культуре любой компании.

Это задачи, которые технически вы могли бы выполнить самостоятельно, но предложение лучшего человека для этой работы означает улучшение командной работы. А также больше времени для выполнения задач из первых двух квадрантов.

• Вы должны следить за делегированными задачами по телефону, электронной почте или на собрании, чтобы позже проверить их ход. Делегировать без возможности отслеживания так же бесполезно, как и вообще не выполнять задачу, потому что в итоге никто не может быть привлечен к ответственности. И ни один бизнес не нуждается в накоплении задач, о которых никто не позаботится.

 

• В настоящее время существует множество инструментов управления задачами и временем , которые могут помочь вам отслеживать прогресс. Мы уверены, что вы сможете найти тот, который подходит конкретно для вашей работы, из нашего руководства по инструментам для максимальной производительности.

Квадрант «Удалить»

Последний квадрант называется «Удалить», потому что он заставляет вас подумать о вещах, которые вы вообще не должны делать, и «удалить» их из вашей повседневной/еженедельной рутины.

Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, которые по сути являются пустой тратой времени и не делают вас продуктивнее. Это пожиратели времени, такие как беспричинный серфинг в Интернете или трата времени на неважные и не относящиеся к делу электронные письма.

• Используйте планировщик , чтобы записывать задачи «Удалить» в специально отведенной ежемесячной области «Не-Дела».

 

• Укажите определенное время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту , отвечать на телефонные звонки или любую другую входящую корреспонденцию (если вы не работаете в службе поддержки клиентов, где эти задачи относятся к категории «Выполнение») . И не выполняйте ни одну из этих задач вне установленного времени.

 

• Используйте один из инструментов блокировки социальных сетей , доступных в нашем Руководстве по совершенным инструментам повышения производительности, чтобы они могли ограничить ваш доступ к таким отвлекающим факторам в рабочее время.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

• Составление списков дел . Это освобождает ваш разум от постоянного запоминания. Кроме того, таким образом вы будете нести ответственность за задачи, которые вы расставили по приоритетам.

 

• Установите лимит задач, которые можно включить в один квадрант . Мы любим работать с формулой не более 8 задач на квадрант.

 

• Всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь. Используйте первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для задач из квадрантов «Выполнить» и «Решить». Если вы сначала съедите лягушку, это даст вам огромную энергию и импульс.

 

•  Используйте технику Помидора , чтобы максимально использовать свой рабочий день. Сосредоточьтесь на одной задаче только в течение одного сеанса Pomodoro.

 

• Планируйте заранее вечером и анализируйте рано утром, затем работайте над своими делами.

 

• Устраните отвлекающие факторы. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.   Хорошие наушники могут блокировать окружающий шум. Если ваши коллеги игнорируют индикаторы состояния границ, поскольку Luxafor может помешать им беспокоить вас в часы пиковой производительности.

 

• Используйте инструменты, которые помогут вам избавиться от вредных привычек , например, инструменты блокировки социальных сетей, чтобы вы не могли просматривать их в рабочее время.

 

• Следите за задачами, которые вы делегируете другим , чтобы видеть прогресс с помощью инструментов управления задачами и временем.

 

• Наконец, постарайтесь не откладывать так много . Даже не за счет чрезмерного управления вашими задачами.

LUXAFOR ПОМОГАЕТ ЛЮДЯМ ДОСТИЧЬ МАКСИМАЛЬНОГО УРОВНЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ С ПОМОЩЬЮ ШИРОКОГО РАЗНООБРАЗИЯ ОФИСНЫХ ПРОДУКТОВ. БУДЕМ ПРОДУКТИВНЫМИ ВМЕСТЕ!

Матрица Эйзенхауэра (также известная как «Срочное против важного»)

Матрица эмоций

(c) Андреа Пиаккуадио через Pexels

Когда мы готовимся к началу нового года, большинство из нас неловко борется с теми же вопросами, что и досаждали нам в это время каждый предыдущий год: Как я могу сделать больше? Как я могу чувствовать себя менее загруженным? Как я могу убедиться, что я не пропускаю важные мячи или постоянно сталкиваюсь с дедлайнами?

Я поклонник простых, мощных и полезных фреймворков и часто рекомендую своим клиентам идеи и инструменты, такие как «Большие камни», «Сортировка» и «Тайм-боксинг». Я обнаружил, что одной из лучших структур, помогающих добиться цели, является классическая матрица «срочное против важного» два на два. Этот инструмент был популяризирован такими бизнес-писателями, как Стивен Кови, но его изобретение чаще всего приписывают президенту Дуайту Эйзенхауэру, который, будучи Верховным главнокомандующим союзными войсками во Второй мировой войне, безусловно, должен был многое сделать! (см. сноску 1)

Матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что, требуя от вас расставлять приоритеты задач по срочности и важности, она помогает вам понять, что вы можете делегировать (или даже не делать вообще), чтобы вместо этого вы могли сосредоточьтесь на вещах, которые действительно заслуживают вашего времени и усилий. Помните: каждый раз, когда вы решаете сделать X, это означает, что вы делаете , а не Y или Z. Высокоэффективные люди часто испытывают трудности, потому что они пытаются сделать слишком много . Как любит говорить один мой друг: «Чтобы делать великие дела, нужно , а не , делают хорошие вещи».

Матрица Эйзенхауэра довольно проста в использовании. Просто нарисуйте матрицу два на два, где ось X представляет «важность», а ось Y — «срочность». (См. иллюстрацию ниже из моей книги Что происходит сейчас? . Примечание. Глава 7 «Хомяк на колесе» посвящена личной продуктивности.)

Матрица Эйзенхауэра

Из книги Что происходит сейчас? Джон Хиллен и Марк Невинс

БОЛЬШЕ ОТ FORBES ADVISOR

Тогда верхний правый квадрант будет означать «самый срочный и самый важный». Нижний левый квадрант «наименее срочный и наименее важный». Верхний левый — «самый срочный и наименее важный», а нижний правый — «наименее срочный и самый важный».

Если учесть все, что вы делаете в течение дня или недели, от совещаний до проектной работы, телефонных звонков и электронных писем, к чему относится каждая из ваших задач или затрат времени? Назначьте каждого в один из квадрантов.

Считаете ли вы, что квадрант, который занимает большую часть вашего времени и энергии, находится в верхнем правом углу, обозначенном как «самый срочный и самый важный»? Этот квадрант должен включать в себя основные проекты и результаты, установленные в установленные сроки, такие как бизнес-обзоры, собеседования с ключевыми кандидатами на работу, стратегические компании вне офиса или материалы для заседания совета директоров во втором квартале. Это может также включать кризисы, как деловые, так и личные: чрезвычайная ситуация с клиентом, проблемы со здоровьем в семье или давление со стороны маневрирующего конкурента или разгневанного члена совета директоров. В этом квадранте «срочные/важные», как правило, должны быть представлены главные дела вашей жизни — те, которые больше всего требуют сосредоточенного внимания, и те, с которыми вы просто должны разобраться немедленно.

Как насчет нижнего левого квадранта, «наименее срочного и наименее важного»? Грубо говоря, это квадрант нежелательной почты и любой малопривлекательной деятельности, отнимающей много времени. Пролистывание социальных сетей, бездумный просмотр телевизора, систематизация электронной почты вместо того, чтобы отвечать на нее. Другими словами, вещи, на которые вы должны тратить мало или совсем не тратить энергию. Подумайте о сокращении или даже исключении этих вещей. Чтобы оптимизировать матрицу, будьте честны с собой в этом квадранте: что вы делаете, что является пустой тратой времени?

А как насчет верхнего левого квадранта, «самого срочного и наименее важного»? Этот квадрант хитрый и соблазнительный. Участие в нем приносит немедленное удовлетворение, и когда вы погружены в эти занятия, вы, вероятно, чувствуете себя продуктивным. Вы говорите себе: «Я разобрался с этими тремя неожиданными запросами сотрудников, ответил на шестьдесят три электронных письма и даже смог опубликовать обновление о нашем новом продукте в LinkedIn! Сейчас я пойду обедать, а когда вернусь, я смогу начать работать над действительно важными делами из моего списка дел». Как насчет того, чтобы спросить себя, следует ли вам снизить приоритетность некоторых дел в этом квадранте или, лучше, делегировать их другим. Еще одна хорошая привычка — откладывать эти занятия до конца дня, когда ваша энергия снизится, вместо того, чтобы тратить здесь свое продуктивное время в начале дня.

Это подводит нас к нижнему правому квадранту «наименее срочное и наиболее важное». Это сложно. Работа в этом квадранте приносит большие выгоды, но ни одна из задач здесь не отличается срочностью. Здесь мы находим инновации («Где я хочу, чтобы эта организация была через три года, и как мы можем добиться этого?»), стратегию («Как мы можем лучше отличаться от наших конкурентов?»), профессиональное развитие («Как могу ли я углубить свои способности, а также способности людей, за которых я несу ответственность»), управление призванием и карьерой («Каков правильный следующий шаг для меня и как я могу развиваться и позиционировать себя, чтобы достичь этого?») и личные вопросы, такие как физические упражнения, здоровье, отдых и семья.

Проверьте себя, не попали ли вы в трагедию правого нижнего сектора. Оставляете ли вы многие из этих предметов на медленном огне? Вы позволяете закрываться многообещающим окнам возможностей, пока откладываете действие? Возможно, вы могли бы запустить этот проект раньше, чем это сделали ваши конкуренты. Или, может быть, вы могли бы организовать эффективную совместную работу своей команды, но теперь вы имеете дело с истощением. Или, может быть, вы могли бы обсудить этот вопрос с ключевым членом совета директоров, но из-за того, что вы этого не сделали, ваши отношения испортились. Или, может быть, вы могли бы взять семью в отпуск своей мечты, но теперь ваш старший ребенок занят своей карьерой.

Люди, которые наиболее эффективны в выполнении великих дел, планируют и посвящают значимое время деятельности в этом четвертом квадранте — важном, но не срочном квадранте.

Большинство из нас проводит слишком много времени не в тех квадрантах. Нам нужно быть более разумными в том, как мы расставляем приоритеты, и мы должны найти способы делегировать то, что не нужно делать сегодня и/или нам.

Честно поговорите с собой: в каком квадранте вы живете большую часть времени? Если это не правый верхний угол с осознанным вниманием к правому нижнему углу и обдуманным решением, когда и как вы должны переместить вещи из правого нижнего угла в правый верхний, чтобы убедиться, что они получают то внимание, которого они заслуживают, вы рискуете застопориться в своей жизни. и карьера. (см. сноску 2)

Признаюсь, когда я впервые узнал об этом, я нашел «Матрицу Эйзенхауэра» слишком… упрощенной. Затем, когда я впервые обучал генерального директора, около 20 лет назад, я быстро понял, что он просто погряз в попытках сделать слишком много: его только что повысили, и он был в самом разгаре очень сложной реорганизации, включавшей распродажу части акций. бизнес. Он был так занят, что даже не мог решить, что атаковать дальше. Предварительно я поделился с ним матрицей Эйзенхауэра: я нарисовал ее на доске в его кабинете и предложил, как рассортировать некоторые вещи в его списке неотложных дел, уделив особое внимание тому, что можно делегировать. Я предположил, что он просто проигнорирует инструмент, посчитав его (как и я) «слишком упрощенным». Представьте мое удивление, когда я вернулся через неделю и обнаружил, что матрица Эйзенхауэра теперь покрывает всю его доску; был заполнен очень подробно; и помогал ему в реализации плана его новой исполнительной команды. (Ключевой вывод: это действительно работает!)

Мне бы хотелось узнать о вашем опыте работы с матрицей Эйзенхауэра или другими инструментами, которые вы считаете полезными для повышения производительности. Напишите мне по электронной почте: [email protected]

Сноска 1: Не говоря уже о периоде его пребывания на посту президента, когда, среди прочего, Эйзенхауэр ввел Аляску и Гавайи в состав США; выступил автором и подписал Билль о гражданских правах 1957 года; спонсировал и подписал Федеральный закон о шоссейных дорогах, который положил начало системе межгосударственных автомобильных дорог; создано НАСА; закончилась Корейская война; поддерживал мир в Америке в разгар холодной войны; и трижды балансировал бюджет. Мальчик, мы могли бы использовать такого президента, как он сегодня….

Сноска 2: Комментарий в скобках для тех, кто считает концепцию матрицы срочности/важности слишком простой. Мой особенно блестящий клиент, очень успешный основатель нескольких глобальных компаний, утверждает, что на самом деле вы должны стремиться к тому, чтобы верхний правый квадрант оставался пустым .