Что важно, а что — срочно? / Хабр
Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.
Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.
Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:
Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.
Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность.
К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.
Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.
Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.
Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.
Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?
К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.
В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.
Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.
Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.
Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.
Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».
Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.
Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.
А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.
Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.
Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.
Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?
Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.
Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.
Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.
Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.
Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.
Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.
Решений у этой проблемы несколько.
Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи.
Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.
Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.
Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.
Резюме
- Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
- Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
- Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
- Важная задача – та, которая влияет на будущее;
- Срочность приоритетнее важности;
- Бывают задачи не срочные и не важные;
- Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.
Матрица Эйзенхауэра — Психологос
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы «срочно-важно» | Лиз Хубер | Стартап
Устранить. Делегат. Оптимизировать.
Photo by STIL on UnsplashВы весь день прыгаете между встречами и срочными электронными письмами только для того, чтобы в 18:00 понять, что вы даже не начали тот важный проект, над которым должны были работать? Или готовы к завтрашней презентации? Или, наконец, подумать об эффективной стратегии снижения стоимости привлечения клиентов? Вам кажется, что время летит незаметно, а иногда вы даже не знаете, куда оно ушло? Или вы чувствуете, что постоянно работаете над чужими приоритетами вместо того, чтобы продвигать свои собственные цели?
Я был там. Это называется дилеммой «Срочное против важного» , и в течение многих лет она полностью мешала мне выполнять какую-либо эффективную работу. Пока не нашел Матрицу которая поменяла все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочное против важного» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.
Матрица «Срочное и важное» — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз увеличить вашу эффективность. Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют ваши ежедневные действия по двум параметрам: уровень срочности и уровень важности.
Вот вид работы, типичный для каждого квадранта:
Квадрант I:
Насущные проблемы и кризисы, такие как поспешное сбор денег для вашего стартапа, чтобы заплатить вашим сотрудникам в конце месяца, иметь дело с крупным трахом в операционном отделе или пиар-шторм. Проекты с приближающимся крайним сроком, такие как своевременная подача магистерской диссертации, отправка заявки Y Combinator или отправка годовой отчетности.
Квадрант II:
Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой для нового проекта и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.
Квадрант III:
Коллеги перебивают вас неуместными вопросами или светской беседой. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны конкретно для вас.
Квадрант IV:
Напряженная работа без явного влияния на цели компании и/или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не своевременны и не актуальны конкретно для вас и/или необходимы для достижения ваших целей. Пожиратели времени, такие как социальные сети.
Чтобы повысить свою производительность, вам нужно не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы сейчас находитесь. Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние лично на вас.
Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените процент времени, которое вы проводите в каждом квадранте:
Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, задокументируйте все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и виды деятельности в таблицу, подобную следующей, и в конце подсчитайте проценты, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов. В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько индикаторов для каждого квадранта:
- Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
- Квадрант II: Вы чувствуете, что находитесь на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и предотвращению. Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокодоходных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
- Квадрант III: Большая часть вашего времени уходит на деятельность, которая требует вашего немедленного внимания, но не обязательно связана с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и разбираются с некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вам кажется, что вы постоянно имеете дело с проблемами, важными для других, но не связанными с вашими собственными приоритетами.
- Квадрант IV: Вам часто кажется, что вы зря тратите время. Вы тратите много времени на занятую работу, не имеющую прямого отношения к вашим целям, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.
Самые эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «срочное-важное». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и высокодоходными проектами вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать кризисы и вести более уравновешенную, спокойную и целенаправленную жизнь.
Вот что нужно делать с занятиями в Квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в Квадрате II:
Действия в Квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их вообще не следует выполнять. Вот как их устранить:
Устранение пожирателей времени:
Документирование того, как вы тратите свое время в течение всей недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени, проводимого на вашем мобильном устройстве, с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных пожирателей времени. Как только вы узнаете, какие у вас слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. д.), используйте следующие эффективные стратегии, чтобы справиться с ними:
- Ограничьте использование социальных сетей определенным временем в день (например, время в пути, обеденный перерыв или 5-минутные перерывы)
- Отключите уведомления на телефоне и компьютере
- Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
- Оставьте свой телефон дома, когда проводишь время с близкими
Избавься от занятой работы:
Говоря словами Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, что делать вообще не следует. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя — всегда задавайте вопрос ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, было напрямую связано с их главными целями. Или, что еще лучше, это задача с наибольшим влиянием на достижение их главных целей. Вот как избавиться от рутинной работы:
- Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены
- Прежде чем начать новый проект, спросите себя «Неужели это действительно то, чем я сейчас должен заниматься? Имеет ли это смысл?»
- Научитесь говорить НЕТ на бессмысленные просьбы коллег
- Бросьте вызов своему начальнику, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи для ваших приоритетных целей, но они срочные и обычно важны для кого-то другого. Таким образом, они должны быть выполнены максимально эффективно. Вот как это сделать:
Оптимизация:
Составьте список вещей, которые не имеют прямого отношения к вашим главным приоритетам, но все же должны быть выполнены, например, ответы на электронные письма, посещение совещаний и административные вопросы, такие как бронирование авиабилетов, планирование встреч, уборка и покупка продуктов. Затем найдите наиболее эффективный способ их выполнения. Вот несколько советов:
- Объединяйте похожие задачи в пакеты и назначайте для них определенное время. Например, отвечать на электронные письма каждый день в 14:00 и 17:00
- Используйте технологии, чтобы сделать процесс более эффективным. Например, заказ продуктов через Интернет или использование интеллектуального почтового ящика и инструмента планирования.
- Убедитесь, что эти задачи не мешают вам наиболее продуктивно проводить время в течение дня. Например: оставьте утренние собрания бесплатными и отключите уведомления по электронной почте, пока вы занимаетесь серьезной работой. Вместо этого выполняйте эти задачи в середине рабочего дня, по дороге на работу или в очереди.
Чтобы полностью оптимизировать то, как вы проводите свое время, я рекомендую настроить еженедельное расписание по умолчанию с временными блоками для всех ваших приоритетов, а также для административных задач, таких как ответы на электронную почту. Вы можете скачать мой собственный шаблон еженедельного расписания здесь , чтобы дать вам представление о том, как это могло бы выглядеть.
Делегирование или аутсорсинг:
После оптимизации процесса делегирование или аутсорсинг этих задач поможет вам сэкономить еще больше времени. Чтобы определить, подходит ли вам эта стратегия, выполните следующее быстрое упражнение: узнайте, сколько денег вам будет стоить передать конкретную задачу на аутсорсинг — например, наем уборщицы будет стоить вам от 10 до 20 долларов в час. Затем определите стоимость своего времени в долларах — это может быть основано на зарплате, которую вы получаете в час, сколько вы берете со своих клиентов или денежном потенциале высокоприоритетных проектов, над которыми вы работаете. В некоторых случаях имеет смысл даже добавить «эмоциональные» затраты — например, если вы так ненавидите уборку, что это влияет не только на час, в который вы убираете, но и на ваше настроение и продуктивность в оставшуюся часть дня. Наконец, сравните затраты, чтобы определить, имеет ли смысл передать конкретную задачу виртуальному помощнику, помощнику по проекту или уборщику.
Проблема с действиями в квадранте I заключается в том, что вы не можете их обойти. Они являются срочными и важными и, следовательно, будут иметь серьезные последствия, если вы их не сделаете. Но есть две вещи, которые вы можете сделать, чтобы сократить время, которое вы проводите в экстренном режиме:
Выполняйте задачу максимально эффективно:
- Делегируйте ее тому, кому вы доверяете, чтобы сделать работу хорошо
- Принимайте быстрые решения и эффективно общайтесь со всеми участниками
- Блокируйте все отвлекающие факторы и выполняйте задачу
- Первым делом утром уберите это с дороги, чтобы вы могли сосредоточиться на других вещах до конца дня
Выполняйте больше действий в квадранте II:
будьте на своей тарелке, поскольку вы активно предотвращаете их появление в первую очередь. Вот как включить в свою неделю больше дел из квадранта II:
- Запланируйте их в свой календарь: Активно выделяйте время для важных задач, таких как планирование недели, разработка маркетинговой стратегии, изучение новых навыков, построение отношений и выявление новых возможности. Выбор одних и тех же временных интервалов каждую неделю может быть чрезвычайно полезным для того, чтобы оставаться в соответствии с вашими действиями в квадранте II. Например: выделите первый час утра понедельника, чтобы спланировать свою неделю, назначьте повторяющиеся ежемесячные стратегические встречи, посещайте мероприятия или ужин каждый вечер четверга и посвятите вторую половину дня пятницы изучению новых навыков и проведению исследований для предстоящих проектов. Опять же, я рекомендую настроить еженедельное расписание по умолчанию с временными блоками для всех ваших приоритетов, а также для административных задач. Вы можете скачать мой собственный шаблон еженедельного расписания здесь , чтобы дать вам представление о том, как это могло бы выглядеть.
- Выполняйте их в периоды своего умственного пика: Занятия в Квадранте II, как правило, очень нагружены мыслями и, таким образом, требуют от вас сосредоточенного и энергичного состояния ума. Обязательно зарезервируйте время, когда вы работаете лучше всего, для квадранта II — будь то раннее утро, вечер или сразу после тренировки.
Подпишитесь на мою рассылку, чтобы получить доступ к моим бесплатным ресурсам и еженедельному дайджесту моего лучшего контента, а также материалов других замечательных авторов. Я бы хотел, чтобы ты был в моем племени!
👉🏼 Регистрация в мой список электронной почты
http://bit.ly/signup-lizhuber👉🏼 Зарегистрирован в список электронных пил.
Еще от Лиз Хубер:
8 способов улучшить свою жизнь в 10 раз в этом году
Это не бессмысленный набор случайных привычек.
medium. com
8 откровенно честных уроков роста моего коучингового бизнеса от 0 до 6000 долларов за 2 месяца
Вы можете брать столько, сколько хотите, пока вы в это верите
Эта история опубликована в The Startup, крупнейшем издании о предпринимательстве на Medium, за которым следят более 340 876 человек.
Матрица срочных важных дел, Шаблон матрицы срочных важных дел
Что такое Матрица срочных важных дел?
Матрица срочных и важных дел — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи. Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.
Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории, Дуайту Эйзенхауэру, который, как известно, язвительно заметил : «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)
Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.
Советы по проведению эффективного срочного важного анализа
- Тщательно отбирайте участников, чтобы предоставить экспертные знания, а также свежий взгляд.
- Используйте технологии, чтобы привлечь критически важных людей из разных мест, чтобы не упустить их вклад.
- Сведите к минимуму групповое мышление, обсуждая задачи по отдельности, а затем объединяя их для получения общей картины.
- Описывая задачи, будьте конкретны, а не широки.
- Сообщайте о результатах заинтересованным сторонам и регулярно обновляйте информацию о ходе выполнения действий.
Зачем использовать матрицу «срочно-важно»?
Срочный важный анализ поможет вам быстро определить действия, на которых вы должны сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать. Он бросает вызов привычной деятельности и позволяет вам восстановить контроль над своим окружением и внешними требованиями, а не позволить им контролировать вас. Отфильтровывая «занятые» действия, которые приносят минимальную пользу для долгосрочных целей, вы освобождаете время для важных дел.
Разработка матрицы «Важно-срочно» не требует специальной подготовки и требует минимальных затрат, за исключением времени участников.
Кто может использовать матрицу срочной важности?
Поскольку этот метод настолько прост и универсален, он применим ко всем уровням задач от ежедневных списков дел до стратегических планов действий. Составление диаграммы «срочное/важное» полезно для:
- Все отрасли
- Все отделы
- Существующие и новые предприятия
- Команды и отдельные лица
Срочно Важный шаблон матрицы
Шаблон для матрицы срочной важности представляет собой простой квадрат 2 x 2. Полученные четыре квадранта отражают степень срочности и важности отдельных задач. По вертикальной оси отложена «Важность», по горизонтальной оси — «Срочно».
- Задача срочная?
Затем каждая задача размещается в матрице приоритетов, таким образом обеспечивая наглядное представление о том, на каких важнейших действиях следует сосредоточить свои ресурсы и усилия, а какие, по сути, отвлекают.
Важные, но не срочные планы
Эти мероприятия помогут вам достичь ваших долгосрочных и среднесрочных целей и задач. Поскольку они не обязательно требуют внимания, мы часто откладываем их для решения «срочных» вопросов.
Важные, но не срочные действия могут включать:
- Долгосрочное планирование
- Работа, которая непосредственно способствует достижению целей и задач
- Анализ рисков
- Отношения и построение команды
- Обучение и подготовка
- Упреждающее техническое обслуживание
- Составление бюджета и плана сбережений
Уделите больше времени работе в этом квадранте, чтобы помочь предотвратить и устранить многие срочные действия в Q2 и сбалансировать потребности в Q4.
Несрочные и неважные – отвлекающие факторы
Эти действия не являются ни важными для достижения ваших долгосрочных целей, ни срочными. По сути, они отвлекают вас от важных дел.
Несрочные и неважные задачи могут включать:
- Излишнюю или не относящуюся к делу электронную почту
- Личные телефонные звонки
- Использование социальных сетей
- Неважные или непродуктивные встречи
- Все, что заставляет вас откладывать или откладывать задачи 9520, Q1
По возможности сократите или полностью избегайте затрат времени, усилий и ресурсов на деятельность в этом квадранте.
Срочные и важные – кризисы
Важные и Срочные действия — это либо чрезвычайные ситуации, которые вы не могли предсказать, либо те, которые вы отложили до последней минуты и достигли критической точки.
Этими вещами мы должны управлять прямо сейчас и сосредоточить внимание на относительно краткосрочной перспективе.
Важные и срочные задачи могут включать:
- Тушение пожаров и неотложные проблемы
- сроки
- Поломки оборудования
- Жалобы клиентов
- Нерешенные вопросы из Q1
Потратив больше времени на Q1, разрабатывая системы и планы, вы можете сделать многие из этих задач более эффективными или даже полностью исключить их.
Срочные, но не важные – перерывы
Срочные, но не важные действия – это действия, которые отнимают ваше время и энергию, но не приносят пользы в долгосрочной перспективе. Они занимают вас, но не имеют реальной ценности.
Срочные, но не важные задачи могут включать:
- Регулярные встречи и отчеты
- Телефонные звонки и текстовые сообщения
- Большинство электронных писем (хотя некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
- Запросы от других, которые напрямую не способствуют достижению ваших целей
- Задачи, которые «Мы всегда делали так», которые являются неэффективно
Пересмотрите сроки, делегируйте, где это возможно, и бросьте вызов статус-кво «обычных» действий, которые не обязательно добавляют ценность, например, отчеты, которые никто не читает, или действия.
Как сделать эффективный срочный важный анализ
Понимание четкой разницы между срочным и важным является ключом к получению ценных результатов.
Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это вещи, которые нельзя откладывать, и они часто предназначены для других. Негативные последствия их невыполнения наступают немедленно. Срочные задачи являются реактивными, оборонительными, поспешными, краткосрочными и имеют узкую направленность.
Важные задачи способствуют реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Иногда они срочные, но обычно нет. Важные действия являются упреждающими и приводят к долгосрочным выгодам. Негативные последствия их невыполнения, как правило, накапливаются в течение более длительного периода и затем могут перерасти в кризис.
Планы действий должны быть сосредоточены на Q1 и Q2. Q3 рассматривается как менее приоритетный, и многие задачи из Q4 должны быть полностью исключены.
Как и в случае с большинством мозговых штурмов, время, необходимое для проведения эффективного анализа «срочно-важно», зависит от организации, размера группы и направленности сеанса. Однако нет никаких причин, по которым вы не можете провести мозговой штурм, сгруппировать позицию, спланировать действия и написать сводный план действий менее чем за час или два.
Цели
Определите четкую цель для срочного важного анализа.
Мозговой штурм
Определите все текущие задачи, связанные с деятельностью.
Группа
Групповые задачи, которые по существу одинаковы.
Позиция
Оцените их срочность и важность каждой задачи и поместите в соответствующий квадрант.
План действий
Создайте действие для каждой задачи и назначьте ответственных и временные рамки. Сначала сосредоточьтесь на Q1 и Q2.
Делитесь и общайтесь
Создайте отчет, а затем поделитесь результатами сессии, включая план действий, с соответствующими заинтересованными сторонами.
Цели
Brainstorm
Группа
Позиция
План действий
Акция и общение
Цели
Brainstorm
Группа
позиция
План действий
Акции и общение
Экономьте усилия, время и деньги с помощью GroupMap
Независимо от того, собрались ли ваши лучшие умы в одной комнате или разбросаны по всему миру , уникальная технология GroupMap позволяет группам численностью до 2000 человек независимо представлять идеи в разное время, из разных мест и в разных часовых поясах.