Матрицы эйзенхауэра: Zeitmanagement — Das Eisenhower-Prinzip — Lernen heute

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Незнающему человеку из заголовка данной статьи трудно будет понять, чему именно она посвящена, поскольку в нем присутствует загадочное словосочетание «‎матрица Эйзенхауэра». Как раз с ней я и хочу помочь разобраться, рассказав детально о данном понятии и описав несколько примеров того, как можно использовать данную матрицу.

Из статьи вы узнаете, насколько полезной она будет для любого человека, у которого возникают трудности с распределением задач.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя. Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

1. Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.

2. Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).

3. Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными. 

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

1. Просмотр фильмов и сериалов.

2. Звонки друзьям.

3. Компьютерные игры.

4. Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

Матрица Эйзенхауэра: подробное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:

Дела из квадрата («Важно и срочно») считаются самыми приоритетными: их стараются выполнять в первую очередь. Дела из квадрата D выполняют в последнюю очередь или не делают совсем.

Вот пример уже заполненной матрицы:

Кто придумал матрицу — точно не известно. Свое название она получила в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Однажды, выступая на ассамблее церквей в штате Иллинойс, он сказал:

— У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей».

Для чего нужна матрица

Матрица Эйзенхауэра — это простой и в то же время очень мощный инструмент тайм-менеджмента, который помогает решать самые разные задачи. Вот лишь некоторые области ее применения:

1.

Расстановка приоритетов

Главное предназначение матрицы Эйзенхауэра — быстрое определение приоритетности задач. Матрица помогает понять, в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить.

Обычно приоритет задач в матрице выглядит так:

Важный нюанс: квадраты B и C отличаются не порядком выполнения, а бюджетом времени. Мы стараемся потратить как можно больше времени на важные дела из квадрата B, и как можно меньше — на второстепенные дела из квадрата C.

2. Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как «продвинутый» вариант обычного списка дел. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.

«Матричный список» подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, вроде ремонта на даче или создания сайта.

3. Делегирование

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит. Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице.

В первую очередь делегируем задачи из квадратов C и D — это второстепенные дела, которые только отнимают у руководителя время: 80% усилий на второстепенные задачи принесут всего 20% результата, а 20% усилий на профильные задачи — 80% результата. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью. Дела из квадрата, А передавать подчиненным крайне нежелательно.

Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи.

4. Диагностика продуктивности

Еще один вариант использования матрицы Эйзенхауэра — анализ уже выполненных задач. С его помощью можно выявить проблемы в своем тайм-менеджменте, над которыми не мешало бы поработать.

Чтобы провести такой анализ, составляем список завершенных задач за истекший период (например, за неделю) и распределяем их по матрице. После этого подсчитываем, на какой квадрат ушло больше всего времени.

Возможны четыре варианта:

Каждый из этих рисунков указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:

1. «Авральная матрица». Человек с такой матрицей живет в состоянии перманентного аврала. Обычно это происходит из-за системных ошибок в планировании. Например: переоценка своих возможностей, неправильное распределение усилий, неумение делегировать.

2. «Матрица стратега». Такой рисунок в целом считается хорошим, поскольку человек явно сосредоточен на своих целях. Однако у «стратегов» часто накапливаются долги в квадрате «Срочно, но не важно». Нужно убедиться, что этого не происходит.

3. «Матрица суеты». В планах преобладают рутинные задачи, не связанные с главными целями. Формально человек завален работой, но в его жизни от этого ничего не меняется.

4. «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но малозначительные задачи, которыми человек занимается в ущерб важным делам.

Рисунок указывает на проблемы с самодисциплиной.

Такую диагностику полезно проводить с интервалом в 2−3 месяца. Когда мы хорошо знаем свои слабые места, нам легче их исправить.

Как заполнять матрицу

Чтобы заполнить матрицу Эйзенхауэра, нужно правильно определить важность и срочность каждой задачи.

Люди часто оценивают эти параметры «на глазок», опираясь исключительно на интуицию. Хочется выполнить задачу? Значит, она важная и срочная. В результате в квадрат, А у них попадают задачи «купить сахар», «заправить машину» и «написать комментарий к статье».

Однако давайте посмотрим, что означают понятия «важность» и «срочность» с точки зрения тайм-менеджмента.

Как определить важность задачи

Важными называют задачи, которые направлены на достижение главных целей или имеют отношение к главным жизненным ценностям. Если задача не соответствует этим критериям, она не считается важной.

Предположим, главная цель человека — создать успешный бизнес.

Также у него есть две значимых ценности: здоровье и семья. Вот как будет выглядеть оценка задач в его случае:

Иногда требуется составить матрицу Эйзенхауэра для какого-то одного проекта, например, для генеральной уборки. Здесь все задачи будут иметь отношение к главной цели («благополучно завершить проект»). В этом случае важность задач лучше оценивать по степени их влияния на результат. Например:

Алгоритм сортировки следующий: составляем перечень задач по проекту, упорядочиваем их по степени влияния и делим получившийся список примерно пополам.

Как определить срочность задачи

Срочными называют задачи, которые нежелательно откладывать. Если мы их откладываем, то навлекаем на себя неприятности или теряем возможность эти дела выполнить.

Сортировка по срочности выглядит так:

Срочность — понятие относительное. Ее нельзя оценивать механически: всегда нужно учитывать текущий контекст. Например, задача «сходить в магазин» не срочная, если дома большой запас продуктов, и очень срочная, если обед не из чего готовить.

Как сортировать задачи

Перед тем как заполнять матрицу Эйзенхауэра, нужно предварительно составить список дел. Список может быть каким угодно: на день, на неделю, на месяц. Также можно составить список задач для отдельного проекта или для какой-то одной жизненной сферы.

Предположим, мы решили перенести в матрицу задачи из списка на день.

К каждой задаче задаем два вопроса:

• Это важно? Это имеет отношение к моим целям или ценностям?
• Это срочно? Можно ли это отложить?

Вот как распределятся дела из первоначального списка:

Такая сортировка не занимает много времени. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.

Значение квадратов

Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Рассмотрим их более подробно.

Квадрат «Важно и срочно»

Его часто называют «квадратом кризисов» и «квадратом авралов». Сюда попадают срочные дела, от которых напрямую зависит наше благополучие. Это различные «судьбоносные» задачи и встречи, а также проблемы, связанные с главными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью).

Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме.

Квадрат А имеет самый высокий приоритет, но считается скорее плохим. Да, сюда попадают и благоприятные возможности, которые нельзя упускать. Но чаще здесь «живут» неприятности, вроде горящих дедлайнов и срочных визитов к стоматологу.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Важно и срочно» выполняют в первую очередь и как можно скорее. Их нельзя ни откладывать, ни делегировать — это рискованно.

В идеале в группу А должны попадать только благоприятные возможности. Желательно держать этот квадрат пустым, а все важные дела выполнять в рамках следующего квадрата.

Квадрат «Важно, но не срочно»

Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.

Квадрат B оказывает наибольшее влияние на нашу жизнь. Обычно мы достигаем целей не за счет авралов из квадрата А, а за счет планомерной и регулярной работы.

Как поступать:
Дела из квадрата «Важно, но не срочно» планируют и встраивают в свой ежедневный распорядок. Откладывать их нежелательно: без этих задач жизнь превращается в бесконечное топтание на одном месте. В идеале на этот квадрат должно уходить больше всего времени.

Квадрат «Срочно, но не важно»

Его называют «квадратом суеты, помех и иллюзий». Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел.

Квадрат считается самым сложным и вредным. Эти задачи отнимают много времени, но фактически ни на что не влияют. Можно сколько угодно мыть посуду и менять перегоревшие лампочки, но жизнь от этого не улучшится.

Как поступать:
Любой ценой сокращать время на выполнение этих задач. Дела из квадрата «Срочно, но не важно» следует делегировать, автоматизировать, выполнять реже, а в некоторых случаях не выполнять совсем.

Квадрат «Не важно и не срочно»

Некоторые называют этот квадрат «мусорной корзиной». В него попадают малозначительные дела, которые «не горят» и никак не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания и задачи, которые планируют без особой цели.

Задачи в квадрате D самые легкие и приятные, поэтому люди охотно их выполняют во время «приступов прокрастинации». Преобладание таких задач в рабочее время обычно свидетельствует о проблемах с самодисциплиной.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Не важно и не срочно» выполняют по остаточному принципу (после завершения основной работы) или не делают совсем.

Правило 4D

Чтобы быстро запомнить стратегию для каждого квадрата, Стивен Кови предлагает использовать мнемоническое правило 4D:

Здесь каждому квадрату матрицы Эйзенхауэра соответствует английское слово, которое начинается на букву D:

• Do — делай. Выполняем сразу.
• Decide — решай. Обдумываем и планируем.
• Delegate — делегируй. Передаем эти задачи подчиненным или сокращаем время на их выполнение.
• Delete — удаляй. Вычеркиваем эти дела из списка.

Для запоминания можно использовать и русский аналог — правило 4С (Сразу, Систематически, Сотрудникам и Стереть).

Как пользоваться матрицей: четыре способа

Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей.

Рассмотрим четыре основных способа работы с уже заполненной матрицей.

1. По срочности

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься.

Недостаток: на важные задачи из квадрата B часто не остается ни времени, ни сил.

2. По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD). Такой подход часто пропагандируют в популярной литературе по тайм-менеджменту. И это логично: мы не тратим энергию на мелочи, а сразу занимаемся главными делами.

Недостаток: под удар попадают задачи из квадрата C. Мы не успеваем оплачивать счета, поддерживать порядок, делать покупки. Если нет возможности делегировать эти задачи, могут возникнуть проблемы.

3. Фиксация целей

Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.

Недостаток: такой план легко срывается из-за особо срочных задач из квадратов А и C.

4. По обстоятельствам

Выполняем задачи исходя из обстоятельств и текущего контекста. Например, если ситуация требует немедленного реагирования, выполняем задачи в порядке их срочности. Если спешить некуда, спокойно занимаемся делами из квадрата B. Это отличный вариант, если мы способны рационально оценить каждую ситуацию.

Недостаток: человек подвержен эмоциям и когнитивным искажениям. Может получиться так, что важные дела будут постоянно откладываться ради более срочных или приятных занятий.

Где создать матрицу. Обзор инструментов

Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Рассмотрим некоторые популярные варианты.

1. Бумага
   Самый простой вариант — это взять лист бумаги и разделить его на четыре части. Подписывать квадраты не обязательно.

   Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел. Ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере выполнения.
   

2. Специальный бланк
   Скачиваем и распечатываем готовый шаблон матрицы Эйзенхауэра. Пользоваться такой матрицей зачастую приятнее, чем самодельной таблицей.
   Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра формата А4 в альбомной или книжной ориентации
3. Excel
   Матрицу Эйзенхауэра можно создать с помощью Excel или любых других электронных таблиц. Для этого размечаем таблицу так, как показано на иллюстрации ниже. Воспользоваться google-таблицей

   Этот вариант подойдет скорее тем, кто проводит большую часть времени за компьютером. Впрочем, такую матрицу при желании тоже можно распечатать и носить с собой.

4. Приложения для планирования
   В современных таск-менеджерах матрицу Эйзенхауэра можно реализовать сразу двумя способами.

   Первый способ — это теги. Для каждого квадрата создаем отдельный тег и прикрепляем его к задачам из списка. Вот как это будет выглядеть в программе SingularityApp:
   

   Чтобы в списке остались задачи только из одного квадрата, выбираем его на панели тегов

   Второй способ — это настроить приоритетность задач. Идея в том, чтобы каждому квадрату матрицы соответствовал свой приоритет. Например, в Сингулярити можно сделать так:

   • Квадрат А: закрепляем эти задачи, чтобы они находились в начале списка (горячие клавиши Ctrl + 0).
   • Квадрат B: устанавливаем высокий приоритет (Ctrl + 1).
   • Квадрат C: устанавливаем средний приоритет (Ctrl + 2).
   • Квадрат D: устанавливаем низкий приоритет (Ctrl + 3).

   В результате получится следующий список:

   Чтобы упорядочить список, включаем сортировку задач «По приоритету»
   

   Ведение матрицы в планировщиках — это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы можно установить на смартфон, и матрица всегда будет под рукой.

Преимущества и недостатки метода

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность
  Матрица подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. С ее помощью можно упорядочить дела для отдельного проекта или жизненной сферы. Пользоваться матрицей в равной степени могут и бизнесмены, и школьники.

• Простота
  В матрице Эйзенхауэра нет ничего принципиально сложного. Ее можно быстро освоить, а на ее заполнение обычно уходит не больше пары минут.

Недостатки:

• Субъективность
  Люди часто сортируют задачи интуитивно, не опираясь на объективные критерии. Это, в свою очередь, приводит к серьезным просчетам в планировании. Например, срочными у них становятся задачи, которые можно без проблем отложить, а важными — задачи, которые никак не влияют на их жизнь.

• Приоритизация без учета контекста
  Важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты, ожидаемую эффективность или время выполнения задач.

Важно помнить об этих проблемах и не использовать матрицу механически. Кроме того, в тайм-менеджменте есть и другие способы расстановки приоритетов: метод АБВГД, АБВ-анализ, принцип Парето и т. д. В некоторых ситуациях эти техники могут оказаться более удобными, чем матрица Эйзенхауэра.

Методики планирования

#продуктивность

#списки_дел

Понравилась статья?

Поделиться

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты

по

Чему президент Эйзенхауэр может научить нас о расстановке приоритетов

Метод Эйзенхауэра, также известный как «Ящик Эйзенхауэра», представляет собой метод, используемый для организации обязанностей и задач для определения приоритетов. Матрица Эйзенхауэра, с другой стороны, является сегодняшней реализацией ее философии, так что вы действительно можете расставить приоритеты. Современные программные инструменты, такие как Priority Matrix, приложение Eisenhower Matrix, существующее более десяти лет, позволяют людям легко расставлять приоритеты задач. Со временем эти решения эволюционировали, чтобы помочь руководителям, менеджерам и целым организациям сохранять согласованность действий не для ведения войн, а для создания успешных предприятий и организаций.

Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр был чрезвычайно занят в качестве 34-го президента США, одновременно командуя союзными войсками во время Второй мировой войны и выполняя свои обязанности награжденного пятизвездочного генерала. Требуются впечатляющие организаторские способности, чтобы преуспеть хотя бы на одной из этих должностей, не говоря уже о всех трех. Интересно, как он это сделал? Он использовал то, что сейчас известно как метод Эйзенхауэра.

Давайте углубимся, чтобы узнать, как применить метод Эйзенхауэра в своей жизни!

Метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой метод расстановки приоритетов, разработанный, чтобы помочь вам организовать список задач в соответствии с их срочностью и важностью. Простое использование этого макета заставляет вас думать о срочности и важности как о двух отдельных понятиях, часто противоречащих друг другу. Вот пример того, почему важно расставлять приоритеты.

Чтобы быть в курсе дел, Эйзенхауэр быстро определил, что необходимо сделать в первую очередь, и сосредоточился на тех вещах, которые он считал наиболее неотложными. У него была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Помня об этой философии, он разделил салфетку на четыре категории и поставил задачи для каждой категории:

• Критически важно и нужно сделать сейчас: очень важно и зависит от времени.
• Критично, но сделать позже: Критично для меня лично, но можно установить дополнительную дату окончания для завершения.
• Не критично, но сделайте сейчас: делегируйте полномочия тому, кто может сделать это сейчас.
• Не критично и сделать позже: отпустите это; они пожиратели времени.

Какие 2 оси в ящике Эйзенхауэра?

Так в чем же разница между важным и срочным (или критическим и «сделать сейчас», как мы предпочитаем их называть)? Критические задачи — это те, которые ведут вас к цели и способствуют долгосрочной перспективе. «Сделать сейчас» указывает на неотложный крайний срок или срочный характер задачи. Вот несколько примеров того, как это вписывается в схему тайм-менеджмента.

• Критично и сделайте сейчас: прочитайте электронную почту от вашего босса, урегулируйте кризис на работе и остановите переполненный туалет
• Критично , но сделайте позже: проверьте все свои учетные записи электронной почты, потренируйтесь и выясните, почему унитаз постоянно переполняется
• Не критично, но сделайте сейчас: отвечайте на электронную почту, бронируйте места для отпуска и найдите лучшего сантехника
• Не критично и сделайте позже: смотрите целый сезон любимого телешоу, проверяете Facebook каждые две минуты и красите ванную в коричневый цвет

»

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. »

 

Что такое матрица Эйзенхауэра?

В то время как президент Эйзенхауэр практиковался или не практиковался в использовании матрицы для классификации своих приоритетов, матрица Эйзенхауэра — это современный подход, позволяющий менеджерам практиковаться в определении своих приоритетов в перспективе. Как часто приписывают Питеру Друкеру: «Вы не можете улучшить то, что не измеряете», мы можем сделать утверждение: «Вы не можете сосредоточиться на том, что не считаете приоритетным». Матрица Эйзенхауэра ЗАСТАВЛЯЕТ пользователей распределять задачи по корзинам. Если ваши задачи в списке — на чем вы концентрируетесь? Вершина? Дно? Середина? Разбивая эти задачи на корзины матрицы Эйзенхауэра, вы заставляете себя принимать трудные решения относительно того, что действительно важно.

Матрица Срочно-Важно

Важно понимать, что мы должны уметь отделять зерна от плевел. Если все было важно, то ничего не важно. Если все было срочно, то ничего не срочно. У этого метода есть много других названий. Со временем авторы приняли аналогичный четырехквадрантный подход и присвоили себе собственные имена. В частности, матрица «срочно-важная» использует аналогичную, но другую систему именования.

• Важное и срочное: на что следует обратить все ваше внимание
• Важно, но не срочно: потратьте время на планирование решения этих
• Неважно, но срочно: «Как привести дела в порядок» часто сосредотачиваются на этом, чтобы освободить ваш почтовый ящик. Они не срочные, но если вы уберете их с дороги, возможно, вам станет лучше!
• Не импортные и не срочные: их вообще не должно быть. Зачем они? Вот почему приложение Матрицы Эйзенхауэра, такое как Матрица приоритетов, обычно использует его в качестве «входящей почты», куда вы можете помещать задачи или элементы, которые находятся в процессе.

Узнайте больше о том, как использовать эту четырехквадрантную систему для управления своим временем.

Проблемы с матрицей Эйзенхауэра?

Эйзенхауэр, возможно, делал заметки на салфетке, и, возможно, вы тоже любите работать на бумаге, но для эффективности для этого есть приложение. Если у вас есть 10 личных дел, вы можете легко создать бумажную версию матрицы. Там, где это становится сложно, и когда бумажная матрица Эйзенхауэра не работает, это когда:

• Ваши предметы не простые задачи, а скорее проекты или работа, которая занимает дни и недели
• Вам нужно отслеживать прогресс
• Вам необходимо поделиться статусом элементов с другими 
• Вам нужно делегировать — нельзя делегировать на листе бумаги!
• У вас не одна матрица, а много
• Вам нужно пересматривать изменения не на сегодня, а на недели, месяцы, годы вперед

Приложение «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица приоритетов — это ведущее приложение «Матрица Эйзенхауэра», позволяющее применять философию метода Эйзенхауэра на практике как на личном, так и на организационном уровне. Уникальная функция Priority Matrix позволяет вам делать именно то, что здесь сказано, поскольку вы можете полностью настроить свой метод организации. Кроме того, вы уделяете больше внимания (или экранному пространству) более важным задачам! Матрица приоритетов также является наиболее интегрированным решением Microsoft Office 365 для управления задачами и проектами для Microsoft Teams и приоритизации электронной почты для Outlook, которое работает как для отдельных руководителей, так и для целых глобальных организаций. Есть также решения HIPAA для матрицы Эйзенхауэра и правительства.

Помимо соблюдения Эйзенхауэра, Матрица приоритетов обеспечивает следующие функции:

• Управление несколькими проектами, сферами ответственности и инициативами (одна матрица для каждого!)
• Обзор хода выполнения, временной шкалы, рабочей нагрузки по проектам и людям
• Расставляйте приоритеты для своих задач, проектов и электронных писем
• Сотрудничайте с членами команды через делегирование и мгновенный чат
• Получите доступ к своим приоритетам на мобильных устройствах, а также в инструментах, которые вы уже используете сегодня, таких как Outlook, Microsoft Teams и т. д.
• Повышение ответственности команды
• Сосредоточьтесь на том, что важно
• Сокращение затрат времени на электронную почту и встречи
• Создавайте и изменяйте шаблоны, которые превращают матрицу Эйзенхауэра в метод, который работает для вашей организации

Будем надеяться, что вы не будете воевать, но если вам нужно безжалостно расставлять приоритеты, эта статья поможет вам найти способ сделать это!

Видео о внедрении Матрицы Эйзенхауэра в Матрицу Приоритетов:

 

Рубрики: Для повышения производительности Метки: метод Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра? Определение, пример и часто задаваемые вопросы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

💬

Определение матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой простую четырехквадрантную диаграмму для структурирования ваших задач в порядке важности и срочности. Названная в честь своего создателя, президента Дуайта Эйзенхауэра, матрица десятилетиями использовалась корпорациями и частными лицами для повышения производительности.

Матрица используется для разделения времени, которое мы тратим на работу, на категории срочности и важности, ранжированные соответственно:

1. Важные и срочные

2. Неважные и срочные

3. Важные и несрочные 9000 4

4. Неважно и несрочно

Структурируя таким образом свое время и задачи, вы можете избежать бездумной работы над разными вещами в течение нескольких часов подряд, а вместо этого сосредоточить свои бездумные усилия на том, что им нужно, и сосредоточить внимание на задачах, которые этого заслуживают. .

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное. Ниже приведена разбивка каждого квадранта, чтобы вы могли решить, какие из ваших собственных задач относятся к каким разделам.

электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Читать сейчас

Важно и срочно

Это квадрант с наивысшим приоритетом, куда вы будете помещать задачи, заслуживающие наибольшего внимания. Иногда его называют квадрантом «делай», в котором вы можете проводить большую часть своего рабочего дня; сосредоточиться на самых важных и напряженных работах.

Хотя это важно (согласно названию этого квадранта), не менее важно избегать работы исключительно в этом квадранте. Как вы увидите, используя матрицу Эйзенхауэра, тема уравновешивает четыре квадранта для максимальной производительности.

Переполнение этой части вашего квадранта приведет к чрезмерному стрессу и, в конечном счете, к выгоранию. Если вы окажетесь или ваша команда в таком положении, поищите задачи в этом квадранте, которые можно переместить в неважные и срочные или важные и несрочные.

Неважно и срочно

Это второй квадрант, который иногда считается третьим квадрантом. Это для задач, требующих немедленного внимания, но не обязательно очень продуктивных. Может показаться нелогичным считать задачу одновременно «срочной» и «неважной», но именно в этом неожиданном мышлении и заключается сила матрицы.

Например, значительная часть вашего времени может быть потрачена на ответы на электронные письма или отзывы клиентов. Эти задачи являются срочными, поскольку вы не хотите заставлять клиентов и клиентов ждать, но не обязательно важными или критическими для вашей производительности. По этой причине этот квадрант также известен как квадрант «делегирования», поскольку это квадрант, который вы бы делегировали сотруднику или помощнику, если это возможно.

электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Читать

Важные и несрочные

Третий квадрант (иногда второй, в зависимости от того, как вы структурируете свою собственную матрицу Эйзенхауэра) предназначен для задач, которые имеют решающее значение для вашей производительности, но не имеют жестких сроков выполнения. Как правило, это долгосрочные задачи, над которыми вы начинаете работать, как только решите все свои срочные задачи.

Это может включать в себя такие работы, как придумывание слогана, разработка логотипа, написание сообщения в блоге, сортировка ваших расходов и т. д. Эти задачи должны быть выполнены к концу проекта, но не должны иметь приоритет над другие дела в вашем списке дел.

Этот квадрант также известен как квадрант «решения», потому что он заполнен задачами, которые вы можете решить, когда будете готовы.

Но подождите. Вам действительно нужно следить за этим квадрантом, чтобы никакая задача, которая когда-то была важной и несрочной, внезапно не стала важной и срочной. Это происходит, когда вы настолько долго пренебрегаете задачами этой категории, что они становятся насущной необходимостью. Выполняйте важные и несрочные задачи, пока у вас еще есть достаточно времени, чтобы избежать паники или эмоционального выгорания в будущем.

Неважно и не срочно

Эта категория метко названа категорией «исключить», потому что в нее вы помещаете все задачи и подпрограммы, которые хотите исключить из своего рабочего процесса. Вы можете считать эти убийцы производительности. Это бессмысленные, трудоемкие задачи, которые не приводят к какому-либо измеримому прогрессу.

Хотя предметы в этой категории не важны, важно их перечислить.

Перечислив их, вы сможете начать понимать, на что уходит потраченное впустую время в вашем проекте, и предпринять шаги по снижению непродуктивного поведения. Конечно, в вашей команде должно быть некоторые запланированные траты времени, для связи и расслабления, но если какие-либо из этих задач станут регулярной частью вашей рутины, то пришло время поставить их под контроль.

Как сбалансировать матрицу Эйзенхауэра

Поместив все свои ежедневные/еженедельные/ежемесячные задачи в матрицу Эйзенхауэра, вы сможете визуализировать, в каком квадранте вы проводите больше всего времени — скорее всего, это квадрант с самым длинным списком дел! Отсюда вы можете начать уравновешивать квадранты и, по сути, свое время.

Важно иметь в виду, что балансировка матрицы Эйзенхауэра не означает размещения одинакового количества задач в каждой ячейке. Вместо этого нужно решить, какому квадранту вы хотите посвятить больше всего времени. В идеале вы потратите очень мало времени на неважные и несрочные или не важные и срочные задачи.

Вы можете предположить, что большую часть своего времени следует проводить в квадранте важных и срочных дел, и хотя это неплохая категория для работы, это может привести к сильному стрессу и выгоранию.

Наиболее продуктивной категорией является квадрант «Важные и несрочные», который позволяет выполнять задачи, не сжигая масло в полночь.

Какова история матрицы решений Эйзенхауэра?

История матрицы решений Эйзенхауэра стала чем-то вроде городской легенды в кругах менеджеров по продуктам.

Названная в честь своего изобретателя — генерала американской армии и государственного деятеля Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — идея матрицы решений возникла после того, как Эйзенхауэр постоянно боролся за принятие сложных повседневных решений. Служил пятизвездным генералом и Верховным главнокомандующим во время Второй мировой войны и в качестве 34-го президента Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год Эйзенхауэру нужно было сформулировать план действий, чтобы постоянно знать, какие задачи расставлять по приоритетам, не страдая от усталости от решений.

Это подтолкнуло его к созданию шаблона матрицы решений Эйзенхауэра, который работает для управления временем, классифицируя задачи как по срочности, так и по важности. Четыре столпа матрицы приоритетов Эйзенхауэра:

• Планирование

• Приоритизация

• Делегирование

• Планирование

Эйзенхауэр чувствовал, что, придерживаясь этих четырех принципов, люди откроют новый уровень производительности в своей повседневной жизни.

электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Читать сейчас

Как использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы эффективно использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, выполните следующие действия:

1. 9 0002 Детализируйте все задачи и проекты, которые вы либо хотите или должны быть завершены.

2. Оцените задачи по их важности и срочности. Задачи, которые являются одновременно важными и , должны быть выполнены немедленно, например, будут оценены как «1». Необязательные задачи, которые вы хотели бы выполнить или сроки которых далеки от завершения, будут иметь рейтинг «10» или выше.

3. Теперь пришло время добавить каждый элемент в вашу матрицу решений. Мы рекомендуем ограничить количество задач в каждом квадранте до восьми или меньше — вы всего один человек, и вы не сможете выполнить 9.0158 все !

Когда дело доходит до добавления задач в квадрант № 1 (важных и срочных), рекомендуется установить для себя крайний срок. Таким образом, вы можете взять на себя ответственность за выполнение задачи к установленному времени, а также отслеживать свой прогресс в зависимости от временной шкалы.

Для максимальной эффективности используйте приложение Priority Ratings от airfocus, чтобы систематизировать свои схемы приоритизации. Для этого добавьте свои элементы в табличное представление, оцените каждый элемент на основе ваших критериев и наблюдайте, как ваши задачи автоматически ранжируются в соответствии с матрицей решений Эйзенхауэра. Хороший!

Преимущества использования шаблона приоритета матрицы Эйзенхауэра

Помимо простой интеграции с Airfocus, шаблон приоритета матрицы Эйзенхауэра является бесплатным ресурсом, для начала работы с которым требуется совсем немного усилий. Вам не понадобится предыдущий опыт или знание шаблона или того, кем был Эйзенхауэр (хотя теперь вы немного узнаете об этом, прочитав наше руководство!). Шаблон приоритета удобен для пользователя и подходит для всех, независимо от должности, стажа работы или отрасли.

К другим преимуществам использования шаблона приоритетов матрицы Эйзенхауэра относятся:

• Научиться принимать обоснованные решения быстрее

• Научиться лучше оценивать, что является срочным в вашей повседневной жизни, а что нет

• Более эффективное управление своим временем 

• Более точное отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек

• Снижение стресса, связанного с выполнением задач

• Более быстрое, эффективное и уверенное выполнение задач

• Настроить себя на долгосрочный успех, научившись силе самосознания

аспекты вашей жизни, как связанные с работой, так и не связанные.