Поглотители времени и способы борьбы с ними: Что такое поглотители времени и как с ними бороться

Что такое поглотители времени и как с ними бороться

Колонки 02 сентября 2016

Колонки 02 сентября 2016

Светлана Зыкова

Главный редактор RB.RU

Светлана Зыкова

Вот бы добавить в сутки еще часов 5-6, иначе невозможно успеть все. Знакомое чувство?

На самом деле времени достаточно, мы просто не умеем им распоряжаться. Те самые часы, которых не хватает на выполнение дел в течение рабочего дня, частенько съедают хронофаги — или поглотители времени. Что это такое и как вернуть время, «съеденное» хронофагами? Бесплатный онлайн-курс «Тайм-менеджмент» на «Универсариуме» поможет ответить на эти вопросы, а мы публикуем самое интересное из него.

Светлана Зыкова

Не отвлекайтесь, или хронофаг №1

Первый тип поглотителей времени – так называемые прерывающие события. Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента… И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Что делать?

• Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните.
• Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
• Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.
• Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает «я занят, подойдите через 15 минут». Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьезного повода.
• Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу.

Не тратьте время впустую, или хронофаг №2

Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, «для галочки». Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей.

Что делать?

• Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо.
• Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег.
• Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет.
• Выделите специальные часы для общения с коллегами.

Контролируйте хаос, или хронофаг №3

Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться. 

Что делать?

• Составляйте планы на день, на неделю, на месяц.
• Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил.
• Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить.
• Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
• Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно.
• Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования.

Не беспокойтесь, или хронофаг №4

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания.

Что делать?

• Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
• Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
• Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться.
• Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

Разделяйте ответственность, или хронофаг №5

Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берем на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Что делать?

• Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ).
  Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива).
• Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь.
• Совершенствуйте ваши управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или индивидуальной работы с коучем.

 

Самый эффективный метод борьбы с хронофагами, пожирающими ваше время — узнать их в лицо, то есть понять, на что именно уходит ваше время и как его оптимизировать. 

---

Материалы по теме:

10 лайфхаков по тайм-менеджементу

Как не спать всю ночь и оставаться здоровым

Я совмещаю работу и постоянные тренировки. У вас тоже получится

Как успевать больше?

Почему фитнес-гаджеты не гарантируют здоровый сон

• Образ жизни
• Колонки

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

1. 1 Москва гостеприимная
2. 2 Как сосредоточиться на работе в ситуации неопределенности?
3. 3 Инструкция: как эффективно управлять своим вниманием
4. 4 6 методик для развития креативного мышления
5. 5 Единство разума, тела и духа: как преодолеть ограничения классических фасилитаций. Опыт компании

ВОЗМОЖНОСТИ

17 октября 2022

GreenTech Startup Booster

19 октября 2022

Всероссийский конкурс по агрогенетике для школьников старших классов «Иннагрика»

19 октября 2022

«Лучшие практики наставничества»

Все ВОЗМОЖНОСТИ

Новости

ФАС проверит маркетплейсы и ритейлеров после жалоб о завышенных ценах на армейское снаряжение

Новости

Михаил Фридман заявил о готовности безвозмездно передать Украине контроль над местным «Альфа-банком»

Списки и рейтинги

VPN-приложения для доступа к российским сервисам за границей

Колонки

Должен ли работодатель содействовать военкоматам при вручении повестки работнику?

Колонки

Как переводить деньги в Европу из России в 2022 году?

Поглотители времени-хронофаги | Первая школа

Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать.  Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».

Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Теперь вы понимаете, как важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять. В этой статье поговорим о том, как узнать хронофаг в лицо и дать ему достойный ответ. Тем самым избавимся от лишних трат времени и приблизимся к поставленным целям.

Откуда берутся поглотители времени — хронофаги

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо — потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы сами можем устранить. Итак, какие они – хронофаги?

Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. К сожалению, культура обращения со временем в нашем обществе еще не сформирована.

Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени

Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.

Индивидуальные хронофаги

Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10-15 минут и получаете наглядную картину временных затрат. Рекомендуем использовать мобильный хронометраж, этот способ очень удобен и информативен.

Поглотители времени в современном мире

Большинство из нас встречаются с хронофагами ежедневно. Ниже – основные поглотители времени, которые наносят наибольший ущерб современному человеку.

1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон. О технике такого сна поговорим в одной из следующих статей.

2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы. Ну и конечно, я надеюсь, что в списке ваших любимых передач нет Дома-2 и ему подобных хронофагов-монстров.

3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.

4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.

5. Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.

6. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно.

7. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.

8. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. В одной из статей рассмотрим варианты перерывов и посмотрим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.

9. Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.

10. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.

И еще один список поглотителей времени, связанных с ошибками в организации и планировании:

1. Отсутствие цели, нечеткая постановка цели, не та цель.

2. Неправильно расставленные приоритеты.

3. Привычка браться за все дела одновременно

4. Стремление сделать слишком много за один раз. Не рассчитаете силы, будет ниже эффективность работы.

5. Отсутствие плана достижения цели.

6. Отсутствие плана на день, распорядка дня.

7. Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол.

8. Неразбериха в документах, неправильное хранение информации.

9. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Научитесь делегировать полномочия и дела.

10. Информационные «дыры». Собирайте информацию по важному делу заранее и с избытком.

11. Отсутствие самодисциплины.

12. Неумение довести дело до конца, потеря интереса.

13. Неэффективные совещания.

14. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.

15. Привычка откладывать «на потом».

16. Желание знать все детали, прежде чем действовать.

17. Спешка, нетерпение.

18. Отсутствие контроля за тем, что было делегировано.

19. Слишком частые поездки.

20. Личные встречи по вопросам, которые можно решить по телефону.

Таким образом, часть хронофагов нуждаются в полном уничтожении, а часть — в правильном использовании.

С какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними?

Важные дела или поглотители времени – кто кого?

У каждого человека на земле в наличии ровно 24 часа в сутках. Тогда почему одни материально обеспеченны, имеют любящую семью, крепкое здоровье и реализуют свой потенциал в полной мере. А другие едва сводят концы с концами, одиноки, постоянно болеют и проводят жизнь в полном отчаянии. Причин много, но среди них есть одна ярко выделяемая – растрачивание своей жизни на пустяки. С одной стороны наши желанные цели, а с другой мелкие, рутинные, ничего не значащие занятия.

Для начала вычтем 8 часов, каждодневно выделяемых на, безусловно, приятный и нужный сон.

24 – 8 = 16 часов

Итак, у каждого из нас в сутках остается приблизительно 16 часов. Еще около 8 часов на работу. 1-2 часа на дорогу. Приготовление еды и употребление около 1-2 часов. А еще нужно уделить время семье, детям, друзьям, коллегам, хобби, здоровью и многому другому. А если еще добавить «поглотители времени» такие как: пустая болтовня, звонки, отвлекающие коллеги, надоедливые приятели с своими просьбами, не пунктуальность, очереди, пробки, поломка техники, личная неорганизованность, откладывание и многое другое.

 

Приоритетные дела Завершить отчет Сдать экзамен Поправить здоровье Съездить отдохнуть с семьей Поиграть в футбол с друзьями Помочь сыну с успеваемостью И многое другое

Поглотители времени Неправильные цели Отсутствие плана и приоритетности Откладывание Прерывания Неэффективное общение Борьба со следствием проблемы, вместо причины Телевизор, видео, интернет И многое другое

Все перечисленные поглотители времени (хронофаги) так или иначе, присутствуют в жизни каждого человека. Таким образом, мы сами воруем у себя яркие и незабываемые моменты жизни, обменивая их на пустые, рутинные дела.

Все что мы можем сделать – это как можно сильнее уменьшить их присутствие в нашей жизни.

Так как у каждого человека свой уникальный распорядок дня, придумана простая методика выявления поглотителей. Имя ей – хронометраж или дневник времени. Это простая фиксация времени начала и завершения дел на протяжении всего дня.

Ниже представлены наиболее распространенные поглотители времени.

Неправильно выбранные цели

Если вы с самого начала выбрали неправильную цель – тогда после нескольких недель или месяцев вы обнаружите, что потратили напрасно время и силы.

Целеполагание – это самый первый и важный шаг, к которому нужно относится со всей серьезностью. Задайте себе вопрос и дайте ответ: «Как то, что я делаю сейчас влияет на достижение моей главной цели?», «Чего я пытаюсь добиться именно сейчас, в эту минуту?»

Конечно, это упрощенный вариант вопросов, которые нужно задавать себе, пытаясь понять ваши главные жизненные цели, и цели на ближайший год. Но они хотя бы дадут возможность понять, для чего вы делаете то или иное дело в конкретный момент. Эти вопросы также можно применить и к данной ситуации.

— «Как чтение данной статьи влияет на достижение моей главной цели на этом месяц или год?» Ответ: «Это позволит понять мои поглотители времени (хронофаги), и тем самым удвоить свою продуктивность».

— «Чего я пытаюсь добиться именно в эту минуту, читая данную статью?» «Просто прочитав эту статью, я никоим образом не изменю ситуацию. Поэтому я вложу 20 минут своего времени и прямо сейчас определю свой главный поглотитель времени (хронофаг) и избавлюсь от него навсегда».

Отсутствие плана действий и их приоритетности

План действий – это простой список дел, выполнив которые  вы достигните цели. Приоритетные дела – это дела, дающие 80% результата при 20% усилий. Выбрав приоритетные дела, вы можете получить результат в 4 раза быстрее.

Простой пример – список покупок. Ваша цель купить продукты на следующую неделю. Вы составляете список продуктов и определяете, какие продукты для вас являются самыми важными, и помечаете их буквой «А». Остальные помечаете буквой «Б». Те которые помечены буквой А вы покупаете в первую очередь, те, которые «Б» – во вторую. В случае если вам не хватит денег на покупку всех продуктов, вам можно не беспокоится, так как главные продукты вы уже купили.

Так как деньги и время являются ресурсами ограниченными и измеримыми, принципы, используемые к деньгам, с успехом применяются и ко времени.

Этот принцип называется А,Б,В,Г,Д.
Составляете простой список дел на день. А потом помечаете нужной буквой каждый пункт списка.
А – это очень важные дела, влекущие самые большие последствия. Они должны быть завершены как можно скорее. Дела категории «А» – это прямой путь к вашим желаниям.
Б – это также важные дела, то не так важны как «А».
В – это такая задача, которую хорошо бы выполнить, но никак не влияющая на результат. Кофе, общение, телевизор и другое. Как раз дела категории «В» являются поглотителями времени.
Г – это дела, которые можно перепоручить, тому в ком вы уверенны. Нужно перепоручать все что только возможно, чтобы освободить больше времени для дел категории «А».
Д – это малозначащие дела, которые просто надо вычеркнуть и тем самым освободить дополнительное время.

Если вы сегодня действуете без списка приоритетных дел, знайте что вы прикладываете минимум  в 4 раза больше, усилий чем того требовалось от вас. Может стоит остановится и задать себе вопрос: «К какой категории относится дело выполняемое мной сейчас?» Если оно не относится к «А» или «Б» – перестаньте его делать.

Борьба со следствием проблемы, вместо причины

Часто поглотителем времени (хронофагом) может служить постоянно возникающая проблема. И каждый день мы тратим на устранение следствий этой проблемы слишком много усилий и времени. Но стоит один раз разобраться, в чем причина проблемы и устранить, как мы освобождаем себя от постоянных забот.

Пример. Следствие – лишний вес, а следовательно потраченное время на тренировки и диеты. Причина – поздний плотный ужин, высококалорийные продукты.  Заменяем плотный ужин, на плотный завтрак или обед, а высококалорийные продукты на среднекалорийные. Затрачиваемое время то же, а результат есть. Это выглядит очевидным, но почему то не очевидным для миллионов людей.

Напишите на листке бумаги 3 проблемы, устранив причины которых вы измените следствие.

Прерывания и отсутствие полной концентрации до результата

Этот поглотитель времени встречается сплошь и рядом, куда не посмотри. Сколько раз мы пытались делать дело и не доводили его до конца. Но что еще хуже возвращались к этому делу и опять бросали не закончив. А потом опять и опять. Это просто ужасный пожиратель времени. Ведь вы делаете дело для того чтобы получить какой то результат. А в этом мире ценятся только результаты. И неважно, сколько времени и попыток на это потребовалось.

Соблюдайте простое правило, и оно позволит, сэкономить 80% времени.

Решите, какого результата вам нужно достичь. Полностью сконцентрируйтесь на этом деле и выполняйте работу до полного завершения. Не отвлекаясь и не прерывая работу.

Чем чаще вы будете отвлекаться, тем больше времени потребуется на выполнение работы. Зачем платить больше.

Будьте готовы к постоянным отвлекающим факторам: телефон, коллеги, семья, дети, нежданные посетители, бардак на рабочем месте, неэффективное хранение документов и множество других. Записывайте все отвлекающие факторы, чтобы их исключить.

Дорога

Время, затрачиваемое нами на дорогу, может составлять несколько часов в день. Подумайте как вы можете уменьшить это время, выбрав другой маршрут, или выполняя несколько дел попутно. Во время поездки в общественном транспорте, автомобиле или при пешей прогулки можно с эффективностью использовать для следующих дел:

Обдумывать конкретный список вопросов;
Решать вопросы по телефону
Учится, прослушивая аудиокниги

Общение и встречи

Мы каждый день общаемся с членами семьи, друзьями, коллегами, начальником. Такое общение может доходить и до нескольких часов в день.

Возьмите себе за правило – перед любой беседой ставить конкретную для себя цель. Что-либо узнать, донести, убедить, попросить, поблагодарить, понять.

Ведите разговор, следуя своей цели в общении, а не вестись на цели окружающих.

Обязательно устанавливайте для себя временные рамки общения или встречи.

Будьте пунктуальны. Никто не любит ждать, но почему то все часто опаздывают.

Если вы не уважаете, время другого человека, значит, вы не уважаете самого человека.

Поймите, чего хочет другой человек – это ускорит решение вопроса. Иногда в несколько раз.

Определив поглотителей времени, вы сможете увеличить продуктивность в несколько раз, больше успевать и начать жить полной жизнью

 

Как избавиться от пожирателей времени и успевать больше

В течение дня нам встречается немало пожирателей времени: то приходит письмо со срочным вопросом от клиента или очередное уведомление из соцсети, то всех собирают на внезапное совещание, то нужная бумажка все никак не отыщется на рабочем столе, а коллега уже в который раз зовет выйти покурить.

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга бизнес-тренера, эксперта в области HR и личной эффективности Владимира Якубы «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь». T&P публикуют отрывок, посвященный хронофагам и борьбе с ними.

Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

Владимир Якуба

Манн, Иванов и Фербер. 2019

Как по-вашему, сколько часов в день вы тратите впустую?

Задумайтесь. Можете даже записать эту цифру. У участников моих тренингов по этой теме, людей образованных, занимающих высокие должности, эта цифра доходила до 2–2,5 часов в день. Меня всегда удивляла такая самокритичность.

Некоторые участники, правда, писали «пять минут» и считали, что все у них в порядке, однако лучше осознавать наличие «убийц» времени и преувеличивать их количество, нежели не видеть их совсем.

Статистика говорит о том, что главный враг рабочего времени — процесс выполнения работы за других людей, по просьбе коллег или приказу начальства.

В группу «временны́х киллеров» входят также неожиданные распоряжения, совещания, общение с коллегами не по делу, просмотр сайтов, ответы на электронные письма и так далее.

Если говорить о типовых «пожирателях времени», то я бы назвал как минимум пять наиболее ярких представителей.

Тайм-киллер № 1. Прерывающие события

Представьте: вы чем-то заняты, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос, звонит телефон или приходит письмо со срочным вопросом от клиента… Каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Приходится тратить время на консультацию, ответ, извинения. После этого вернуться к прежней сосредоточенности на задаче очень трудно. В результате дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Как бороться с прерывающими событиями?

— Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время для того, чтобы перезвонить по пропущенным звонкам.

— Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.

— Переложите часть прерывающих событий на подчиненных, если у вас есть такая возможность. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.

— Ставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами — когда он появляется

на столе, это означает: «Я занят, подойдите через пятнадцать минут».

— Тренируйте концентрацию, учитесь не отвлекаться.

Тайм-киллер № 2. Бестолковая трата времени

Очень опасные «поглотители времени» — мероприятия или события, не отвечающие вашим задачам. К этому типу хронофагов относят корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».

К ним же можно причислить ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает, бесцельную болтовню с коллегами, постоянные перекуры, просмотр социальных сетей.

Как бороться с бестолковой тратой времени?

— Бросьте курить.

— Договоритесь с коллегами или начальством, что вы поприсутствуете только на той части совещания, где нужны лично.

— Если вам не нужно участвовать в обсуждении, договоритесь о возможности заниматься своими делами, не отвлекая коллег.

— Всегда берите с собой гаджет или блокнот, чтобы с пользой провести время возможного ожидания.

Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.

Тайм-киллер № 3. Хаос

Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.

Как бороться с хаосом?

— Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.

— Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.

— В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.

— Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.

— Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.

— Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.

С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых принципа:

1. Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.

Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы держали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.

Угадайте, кто был более продуктивен?

Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.

Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.

2. Постоянно проводите «чистку» в голове.

Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать.

Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.

Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.

И еще несколько советов:

— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая книгами.

Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.

— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.

Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.

— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.

От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.

Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.

Источник: gorodenkoff / istockphoto.com

Тайм-киллер № 4. Беспокойство

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препятствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.

Даже если вы уверены, что не беспокоитесь, в любой момент вы можете ощутить волнение, непонятную тревогу, падение настроения. Как с этим бороться?

— Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.

— Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.

— Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы начать ее решать.

— Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

— Добавьте физические нагрузки, разнообразные фитнес-тренировки.

— Сформируйте приятный круг общения и становитесь ближе с теми, с кем вам приятно быть рядом или беседовать.

Тайм-киллер № 5. Сверхзагрузка

Зачастую мы ничего не успеваем потому, что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, и не умеем вовремя

проконтролировать результат работы других и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Как бороться со сверхзагрузкой?

1. Освойте технологию конструктивного отказа. Его формула выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива)». […]

2. Избавьтесь от чувства вины, возникающего, если вы не можете помочь. Совершенствуйте управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или работы по моей индивидуальной программе.

Пора дать бой «пожирателям времени»! Самый эффективный метод борьбы с хронофагами — своевременно их заметить и удалить.

В рубрике «Открытое чтение» мы публикуем отрывки из книг в том виде, в котором их предоставляют издатели. Незначительные сокращения обозначены многоточием в квадратных скобках.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.

20 советов по сокращению потерь времени — The Happy Manager

20 советов по сокращению потерь времени

Пожиратели времени часто являются источником разочарования для большинства из нас. Когда мы их узнаем!

Вот несколько советов, которые помогут вам выявить пожирателей времени. Плюс несколько быстрых действий, чтобы уменьшить трату времени и ее влияние на вашу работу. Прочтите наши советы по сокращению малоценных занятий, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, приносящих значимые результаты!

Хочешь узнать, как сократить количество пожирателей времени за минуту? Это одна из наших страниц «Управление за минуту». Они содержат важные советы по основным темам управления. Никакой суеты и отговорок, они сразу переходят к делу.

Здесь, в серии маркированных списков, которые можно прочитать за минуту (да!), приведены некоторые основные способы устранения действий, которые тратят ваше время.

5 советов перед началом работы!

Прежде чем начать, задайте себе пять простых вопросов:

1. Зачем мы это делаем? Делайте что-то только в том случае, если это необходимо сделать, соответствует вашим целям и может быть оправдано четкими результатами, которые приносят пользу.
2. Являются ли наши цели УМНЫМИ? Конкретный, Измеримый, Достижимый, Актуальный, Ограниченный по времени.
3. Понятно ли, какие действия приносят результаты? В связи с нашими целями. Помните правило 80/20.
4. Регулярно ли пересматривается эта деятельность? Все, чем управляют люди, будет усложняться. Сокращение потерь времени — это постоянная деятельность.
5. Не путаем ли мы активность с продуктивностью? Или позволять другим делать это.

5 способов сократить время, которое вы тратите впустую

Вот несколько простых шагов, которые помогут вам сократить свою расточительную деятельность. Занятым менеджерам легко отвлечься на малоценные действия и задачи. Вещи, которые на самом деле не обеспечивают оптимального использования вашего драгоценного времени. Что вы должны сделать?

1. Спросите себя: зачем я это делаю . Лучший и наиболее эффективный способ борьбы с пожирателями времени — не выполнять задание.
2. Попросите кого-нибудь сделать это . Если это необходимо сделать, найдите кого-нибудь, кто сделает это. Не бойтесь и не отказывайтесь от делегирования. Работайте над своими сильными сторонами и повесткой дня.
3. Сделай это быстро! Незначительные действия обычно могут быть выполнены в соответствии с приемлемыми стандартами довольно быстро. Не тратьте драгоценное время на вещи, которые на самом деле не имеют значения.
4. Упростить, а затем автоматизировать . Если действие необходимо выполнить, максимально упростите его, а затем автоматизируйте. Разработайте и внедрите простые стандартные процедуры.
5. Занимайтесь малоценными делами, когда у вас мало энергии . Планируйте свою наиболее значимую работу на время, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным.

5 способов уменьшить потерю времени персоналом

Независимо от того, звонят ли они вам, приходят в офис или останавливают вас в холле, убедитесь, что вы следите за тем, чтобы не терять время, когда имеете дело с вашими людьми.

1. Смотреть на часы. Не их, твое! Помните, что они отнимают ваше время, поэтому следите за течением времени.
2. Распределить время. Независимо от того, является ли встреча неофициальной или формальной, укажите, сколько времени вы можете выделить, и придерживайтесь ее!
3. К делу. Как можно быстрее резюмируйте цель обсуждения и решите, требует ли оно немедленных или отсроченных действий. Желательно свои!
4. Спросите, почему? Красиво и часто, особенно если вас о чем-то просят. Остерегайтесь «высокой делегации».
5. Скажи нет! Одно из наименее используемых, но наиболее эффективных слов для менеджеров, которым не хватает времени. Говорите это красиво, но часто, так часто, как это необходимо, чтобы держать свое время под контролем.

5 способов сократить время, которое тратит ваш босс

Во-первых, вашему боссу понадобится ваше время, и это законно. Что не является законным, так это чрезмерная загрузка или трата вашего времени. Итак, что вы можете сделать и на что вам нужно обратить внимание? Сообщите своему боссу, когда вы достигнете точки насыщения.

1. Сообщите своему боссу о последствиях. Если она/он попытается перегрузить вас, попробуйте сказать: «Да, я мог бы сделать это к тому времени, но это задержит это…»
2. Не соглашайся на все твой босс просит тебя сделать, договаривайся!
3. Попросите своего босса расставить приоритеты для , когда она даст вам список задач.
4. Когда вас попросят сделать что-нибудь : узнайте подробности и, если возможно, скажите, что вернетесь к ней или взглянете на нее.
5. Затем: выяснить, в чем заключается работа; подумать, как лучше решить задачу; вернуться с ответом – «вот что я могу сделать».

Если у вас есть время, чтобы прочитать больше по этой теме, следите за полным обсуждением в нашей статье: Управляйте своим боссом. Или посмотрите другие подробные обсуждения в некоторых из наших статей по тайм-менеджменту.

Инструменты для борьбы с пожирателями времени

Если вам нужны практические советы и инструменты для борьбы с пожирателями времени, обратитесь к нашему руководству «Управление временем и приоритетами». Руководство расширяет советы из этой статьи и включает несколько отличных инструментов, которые помогут вам избавиться от пожирателей времени. Это поможет вам:

• Оценивать свои временные приоритеты и управлять своими действиями.
• Разработайте стратегии выживания, чтобы избежать ограничений «занятости».
• Управляйте влиянием требований других людей на ваше время.
• Разработайте подходы к «достижению цели».
• Применяйте практические инструменты для управления приоритетами и временем, чтобы делать правильные вещи.
• Помогите другим управлять своим временем.

Инструменты:

Инструмент 1: Сводка обязательств
Инструмент 2: Журнал времени
Инструмент 3: Анализ времени
Инструмент 4: Планирование времени с фильтрами задач
Инструмент 5: Приоритеты задач

Как бороться с обычными пожирателями времени на рабочем месте?

getty

Приблизительно 31% сотрудников тратят впустую около 30 минут в день. С разговорами о кулере, социальными сетями и Интернетом легко сбиться с пути в течение рабочего дня. И есть также некоторые скрытые траты времени, на которые вам и вашему бизнесу нужно обратить внимание. Но что это за так называемые пожиратели времени? И как вы справляетесь с ними, пока они не вышли из-под контроля?

Все мы знаем, что на рабочем месте существуют пожиратели времени. Но знаете ли вы, что они из себя представляют? Выявление самых трудоемких задач может помочь вам вообще избежать их (и сэкономить время, чтобы сосредоточиться на более важных вещах). Итак, каковы самые большие потери времени в бизнесе, которые лишают вас продуктивности? Позвольте мне разбить первую семерку.

1. Ненужные встречи

Посмотрим правде в глаза: не все встречи продуктивны. На самом деле, некоторые из них могут быть совершенно ненужными и пустой тратой времени. И если ваш бизнес похож на многие другие, возможно, вы тоже тратите драгоценное время на встречи.

Согласно одному исследованию, 67% сотрудников утверждают, что слишком много времени, проведенное на совещаниях, мешает им быть продуктивными на работе. И колоссальные 92% сотрудников обнаруживают, что во время этих совещаний они выполняют несколько задач одновременно. Можно ли сказать, что время отстой?

Ненужные встречи не только тратят время, но и могут привести к тому, что ваша команда потеряет концентрацию на своей работе и станет непродуктивной. Не говоря уже о том, что это может стоить вашей компании денег (а этого никто не хочет). Решение? Ну, есть несколько.

БОЛЬШЕ ОТ FORBES ADVISOR

Вместо непродуктивных совещаний вы и ваша команда можете:

• Планировать совещания заранее и иметь темы для обсуждения
• Совещаться только в случае крайней необходимости
• Установить ограничения по времени для совещаний
• Попросите свою команду подготовить темы для обсуждения
• Планировать более короткие встречи
• Сосредоточьтесь на теме

2. Многозадачность

Может показаться, что перескакивание с задачи на задачу сэкономит вам время в долгосрочной перспективе. Но знаете что? Этого не будет. Многозадачность на самом деле является одной из самых больших проблем для бизнеса: только 2,5% людей могут эффективно работать в многозадачном режиме.

Многозадачность может привести к ошибкам, снижению качества работы и подавлению творчества. Не говоря уже о том, что это может быть главной причиной выгорания.

Итак, что же делать владельцу бизнеса? Вместо того, чтобы пытаться выполнить все сразу в несколько задач, вы и ваша команда можете сосредоточиться на поставленной задаче. Поверьте мне, вы сделаете гораздо больше, если сосредоточитесь на одной задаче, прежде чем переходить к другой.

3. Микроуправление сотрудниками

Микроуправление может показаться заманчивым, особенно когда ваш бизнес — это ваш ребенок, и вы отвечаете за его успех. Но микроуправление может принести больше вреда, чем пользы, тратя ваше время впустую.

Конечно, вы, наверное, хотите, чтобы в вашем бизнесе дела шли определенным образом — я понимаю. Но вы наняли свою команду по определенной причине: делегировать определенные задачи и добиваться цели. Вы нанимали сотрудников не для того, чтобы дышать им через плечо и следить за каждым их шагом.

Микроменеджмент отнимает не только ваше время, но и время вашей команды. Вместо того, чтобы колебаться, установите четкие ожидания и цели, обеспечивайте обратную связь, общайтесь открыто и развивайте ответственность сотрудников. Да, и еще одно: не бойтесь спрашивать у сотрудников предложения. Вы никогда не знаете, какие у них могут быть идеи для оптимизации процессов и улучшения вашего бизнеса.

4. Дезорганизация

Вы когда-нибудь пытались найти очень важный документ перед важной встречей? Или у вас были проблемы с поиском записи или файла, который вы «знаете, что только что видели?» Если да, то вы стали жертвой неорганизованности, которая (сюрприз, сюрприз) в деловом мире является основной тратой времени.

Никто не хочет тратить время на просмотр документов и файлов. Кроме того, неорганизованность — это стресс и разочарование для всех, а не только для вас. Чтобы избежать этой траты времени и сделать свое рабочее место более эффективным, подумайте:

• Настройка организационной системы (например, файлы, папки, цифровое хранилище и т. д.)
• Расхламление рабочих мест
• Ведение расписания и контрольного списка

5. Нерелевантные электронные письма

Электронная почта стала важной частью общения на работе. Но они также могут быть пустой тратой времени, если их не использовать должным образом.

В течение дня легко заблудиться в кроличьей норе электронных писем, особенно если вы владелец бизнеса. Бизнес-лидеры тратят 3,4 часа каждую неделю на чтение электронных писем, которые не приносят пользы их бизнесу. Это примерно 177 часов в год (примерно целая неделя!) потраченного впустую времени — ага.

Конечно, избавиться от электронной почты на самом деле не вариант. Итак, какие у вас есть варианты, чтобы не тратить время на просмотр электронных писем? Вот некоторые из них:

• Выберите телефон, видеозвонок или личный разговор
• Не проверяйте электронную почту первым делом с утра
• Проверяйте электронную почту только несколько раз в день через заданные промежутки времени

Чем меньше времени вы тратите на просмотр электронной почты, тем больше времени вы сэкономите для более важных задач в своем бизнесе.

6. Отсутствие делегирования

Я упоминал о делегировании ранее и собираюсь упомянуть его снова. Почему? Потому что это , что важно. Ах да, и потому что отсутствие делегирования может привести к тому, что вы будете тратить драгоценное время в течение рабочего дня.

Если вы тратите слишком много времени на крошечные задачи, которые отвлекают вас от вашего бизнеса, вам нужно научиться отпускать и делегировать задачи своей команде. В противном случае вы потратите впустую время и энергию вместо того, чтобы развивать свой бизнес.

Итак, как вы справляетесь с этой тратой времени? Просто: начните делегировать. Позвольте сотрудникам снимать проекты с вашей тарелки, чтобы вы могли вернуться к делу.

7. Отвлечения в сети

Когда большая часть работы в настоящее время выполняется с использованием компьютера (особенно если ваша команда работает из дома, как моя), можно легко отвлечься. Небольшие отвлекающие факторы, такие как просмотр социальных сетей в течение нескольких минут или быстрый поиск в Google, могут легко накапливаться и отнимать время.

Чтобы не тратить время на отвлекающие факторы в Интернете и побудить свою команду делать то же самое, отслеживайте свое рабочее время (например, с помощью приложения) и убедитесь, что вы и ваша команда делаете надлежащие перерывы и обеды. Ограничение отвлекающих факторов и выделение времени для перерывов может помочь вам повысить производительность и оставаться сосредоточенным в течение дня.

31 пожиратель времени, которого следует избегать, и что делать вместо этого — продуктивно и бесплатно

Еще в школе мои учителя говорили: «Всегда поступай правильно, в нужном месте, в нужное время».

Будучи ребенком, которого просто уговаривали делать домашнее задание, я не придавал этому большого значения.

Несколько лет спустя, став взрослой, которая хочет максимально использовать свои дни, я понимаю, насколько проницательна эта поговорка.

Способность достичь такого баланса, делая правильные вещи в нужном месте и в нужное время, имеет гораздо большее значение, чем многие думают.

Поскольку мы постоянно сталкиваемся с горой задач и обязанностей, то, насколько мы продуктивны и насколько хорошо мы используем свое время, будет определять качество наших дней и, что неизбежно, нашей жизни.

Вот 31 пожиратель времени, которых следует избегать, и что делать вместо них .

 

01. Постоянная проверка электронной почты

Знаете ли вы, что в среднем люди проверяют свою электронную почту 20 раз в день?

Между перепиской по электронной почте и копированием в нерелевантные беседы неудивительно, что проверка электронной почты является одной из худших трат времени. Будь то на вашем рабочем столе или на вашем смартфоне, есть несколько способов сделать этот процесс более эффективным (и приятным!). Попробуйте запланировать определенное количество раз, когда вы будете открывать свой почтовый ящик в день, или, если возможно, выберите вместо этого быстрый звонок.

+ Запись по теме:  Более 30 советов и инструментов Gmail, которые могут повысить производительность

 

02.

Лишние встречи

Встречи без повестки дня, временных рамок и четких выводов — прямой путь к катастрофе. Вы не только тратите свое время впустую, но и мешаете другим делать то же самое.

Почему бы не попробовать то, что, как сообщается, делают генеральный директор Facebook Марк Цукерберг и основатель Virgin Group Ричард Брэнсон. Откажитесь от традиционной сидячей версии, проводя встречи вместо этого. Убедитесь, что вы также установили границы с точки зрения объема и продолжительности времени.

 

03. Нет временных границ

Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение».

Помните, как вы откладывали курсовую работу, которую нужно было сдать на следующей неделе, но каким-то образом могли сдать ее (и получить высший балл!)? Это потому, что в большинстве случаев мы можем выполнить задачу намного быстрее, чем время, которое мы на это выделили.

Вместо этого попробуйте установить таймер или применить метод Помидора, когда вы разбиваете свои задачи на 25-минутные блоки и после этого отдыхаете 5 минут. Если вам требуется больше 25 минут, оцените свою задачу и свой процесс, а затем скорректируйте следующие 25 минут. 

+ Связанный пост: 12 привычек высокопродуктивных людей

У нас есть более 40 наборов стратегических шаблонов для экономии времени , которые могут помочь!

Просмотрите шаблоны →

04. Многозадачность

Недавние исследования показывают, что многозадачность, которая когда-то считалась лучшим способом добиться цели, на самом деле контрпродуктивна. Каждый раз, когда вы переключаетесь с одной высокоуровневой задачи на другую, вашему мозгу требуется до 20 минут, чтобы перефокусироваться и определить необходимые мыслительные процессы, необходимые для новой задачи. Многозадачность делает вас одновременно неэффективным и неэффективным.

Вместо этого попробуйте группировать и планировать свои задачи, что означает группировку похожих задач, которые нужно выполнять последовательно или, если возможно, одновременно.

+ Связанные: Как жонглировать несколькими целями и Сколько целей — это слишком много целей многое из того, что вы не можете предпринять действия, которые приведут вас к вашим целям. Только представьте, насколько быстрее или раньше вы сможете осуществить свою мечту, если вас не будет сдерживать ваш страх.

Хотя преодоление страха — гораздо более глубокая тема, чем я могу объяснить в этой статье, важно сначала распознать его, чтобы затем понять его и придумать, как с ним справиться.

+ Связанный пост: 55 Цитаты о преодолении страха

 

06. Нерешительность

Вы когда-нибудь были в ресторане, и ваш друг принимает заказы навсегда? Ты уже голодаешь и чем дольше он решает, тем громче урчит твой желудок. А теперь представьте нерешительность в личном или деловом смысле. Чем дольше вы принимаете решения, тем больше времени вы теряете, не предпринимая никаких действий и не видя результатов.

Вместо этого попробуйте быстро получить все важные данные, которые вы можете использовать, а затем выбрать наиболее полезные прямо сейчас. Если есть несколько очевидных вариантов, подумайте о своих целях или выберите любой из вариантов. Иногда исправить неправильное решение все же лучше, чем вообще не принимать решения.

 

07. Решение тривиальных задач

Помимо времени, важным, но ограниченным ресурсом, который многие люди считают само собой разумеющимся, является сила воли. Исследования показывают, что сила воли истощается с течением дня, поэтому у высокоэффективных руководителей, таких как руководители и спортсмены, есть строгий распорядок дня, вплоть до того, что они носят одну и ту же одежду каждый день и едят одну и ту же пищу каждый прием пищи. Они избегают усталости от принятия решений и траты времени, автоматизируя тривиальные задачи и освобождая время для принятия важных решений.

+ Примечание. Продолжаются споры о достоверности истощения силы воли, и они остаются безрезультатными, поскольку все еще необходимо провести более обширные исследования.

 

08. Отвлекающие факторы

Даже если вы готовы погрузиться в глубокую работу, не все и не все будут достаточно внимательны, чтобы позволить вам это сделать. Будь то уведомление с вашего телефона, стук в дверь вашего офиса или звонок от родственника, отвлекающие факторы бесконечны.

Вот почему лучше установить ограничения для вашего рабочего пространства и рабочего сеанса. Отключите уведомления, закройте вкладки просмотра, закройте приложения и при необходимости повесьте табличку «Не беспокоить». Помните, вы всегда должны охранять свое время и свою работу, потому что никто другой этого не сделает.

+ Пост по теме: На что обратить внимание владельцу бизнеса с бесплатной рабочей тетрадью

 

09. Неспособность сказать «нет»

Подобно отвлекающим факторам, неспособность сказать «нет» может стоить вам дороже чем время, если вы не будете осторожны. Постоянно говорить «да» новым нерассмотренным возможностям или коллегам, просящим об одолжении, также съедает вашу энергию и внимание, которые являются ограниченными ресурсами, которые должны быть направлены на вашу самую важную задачу прямо сейчас. Вместо этого установите границы и научитесь вежливо отклонять предложения, которые не связаны с вашими целями.

 

10. Отсутствие системы или плана действий

Даже если вы четко представляете, что вам нужно сделать, если у вас нет системы или конкретного плана действий, вы все равно можете тратить драгоценное время на вещи которые не двигают иглу.

Вместо этого попробуйте сесть и наметить все шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели, а затем расставить приоритеты и запланировать каждый из них в правильной последовательности в своем календаре. Возьмите за привычку планировать свой день накануне вечером или выделите вечер воскресенья, чтобы составить план на следующую неделю. Таким образом, вы сможете взяться за дело первым делом утром или первым делом в понедельник.

+ Связанные: Как создать бизнес-системы, которые помогут вам работать эффективнее с помощью бесплатной рабочей тетради 

11.

Дезорганизация

Подумайте обо всех часах, которые вы тратите на поиск пропавших документов, расходных материалов или файлов. Будь то ваш дом, рабочее место, рабочий стол или процессы, отсутствие организации — это верный способ потерять время (и много!).

Вместо этого учитесь у поваров. За несколько часов до открытия ресторана они находятся на своем рабочем месте, убирая, готовя и подготавливая все ингредиенты, инструменты и оборудование, чтобы они могли работать эффективно и лучше обслуживать своих клиентов.

+ Запись по теме: Как настроить файловую систему для вашего бизнеса и блога

 

12. Неэффективное использование инструментов тупой нож или не знаете, как обращаться с определенным кухонным оборудованием. Существуют инструменты, которые помогут вам работать быстрее и лучше, но они бесполезны, если вы не используете их должным образом.

А теперь подумайте обо всех инструментах, которыми вы пользуетесь каждый день — платформе вашего веб-сайта, приложениях для телефонов и даже вашем списке дел. Используете ли вы их эффективно и в полной мере?

+ Запись по теме:  Более 30 советов Squarespace, которые могут пригодиться даже недизайнерам

 

13. Делать что-то неэффективно

Иногда дело не в используемых вами инструментах. Наиболее успешны те, кто стал мастером своего дела. Они оттачивали свои навыки, постоянно совершенствуя и корректируя свои процессы и привычки. Всегда есть возможности для совершенствования, поэтому лучше планировать регулярные периоды пересмотра, повышать свои ключевые навыки и обращаться за советом к наставникам или тренерам.

+ Связанный пост: Совет по экономии времени для ведения блога с помощью Squarespace

 

14. Делайте все самостоятельно

Аналогично пункту 13, если что-то не является вашей конкретной областью знаний, и улучшение этого не является используйте свое время наилучшим образом, просто автоматизируйте или делегируйте его кому-то другому. Владельцам бизнеса может быть трудно отказаться от контроля, но представьте, чего вы могли бы достичь, если бы посвятили себя выполнению других важных задач, в которых вы увлечены и более квалифицированы.

Обратите внимание, что вы также можете делегировать или автоматизировать мелкие задачи по дому, такие как работа по дому, выполнение поручений, оплата счетов, ремонт и т. д. Бизнес

 

15. Сравнение себя с другими

Мы все делали это, верно? Особенно с появлением социальных сетей слишком легко попасть в ловушку, думая, что вы недостаточно хороши, потому что кто-то кажется более успешным или более популярным. Конечно, конкурентный анализ с целью улучшения себя или своего бизнеса — хорошая стратегия, но будьте осторожны, чтобы не перейти эту черту.

Вместо того, чтобы тратить время на излишнюю самокритичность, озлобленность или зависть, сосредоточьтесь на себе и посвятите себя постоянному совершенствованию. Помните, что успех другого человека не означает автоматически вашу неудачу.

+ Связанный пост: 7 дней ежедневных аффирмаций

 

16. Попытка угодить всем

Попытка угодить всем за счет потери из виду своих целей — это гарантированный способ растраты времени, энергии и внимания. Вы не только слишком растянете себя, но и можете дойти до того, что возненавидите других, потому что то, что вы делали, не приносило вам никакой значимой награды или выгоды. Вместо этого сосредоточьтесь на себе и/или своих идеальных клиентах и ​​сузьте свою нишу или целевой рынок.

 

17. Стремление к совершенству

Это одна из тех вещей, которые труднее сделать, чем сказать. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, художником-графиком или блогером, стремление к совершенству не только нереально, но и является пустой тратой времени, потому что это практически невозможно. Вы достигнете точки нездоровой одержимости, которая мешает вам расти и учиться. Вместо этого сосредоточьтесь на постоянном совершенствовании, которое позволит вам действовать быстро и избежать пробуксовки.

+ Пост по теме: Как преодолеть перфекционизм + Бесплатный рабочий лист

 

18. Двойное касание вещей

Вы когда-нибудь сохраняли приглашение, не дав ответа? Или откладывать ответ на чей-то текст? Время, которое требуется вам, чтобы закрыть «цикл задач», называется шаблоном ожидания, и это определенно пустая трата времени.

Вместо того, чтобы касаться вещей дважды, примените правило двух минут. Если на выполнение задачи требуется две минуты или меньше, сделайте ее сейчас, а не откладывайте на потом. В противном случае устраните его, автоматизируйте или делегируйте, а затем двигайтесь дальше.

 

19. Фальстарт

Вы когда-нибудь начинали что-то, но через десять минут вы отвлекались или занимались чем-то совершенно другим? Фальстарты такие подлые — они умеют украсть ваше время прямо у вас из-под носа.

Вместо этого, даже прежде чем приступить к работе, убедитесь, что вы четко представляете себе, что вам нужно сделать, что ваше рабочее место/окружение подготовлено, что у вас есть все необходимые инструменты и что вас ничто не отвлекает. Таким образом, вы можете полностью сосредоточиться на начале и завершении своей задачи.

+ Пост по теме: Как преодолеть прокрастинацию: «Хочу сейчас» или «Хочу больше всего»

 

20. Повторение одних и тех же задач

Если вы обнаружите, что выполняете одни и те же задачи снова и снова, вы теряете время из окна. Вместо этого вам нужно стандартизировать свои процессы — создавайте шаблоны, мастер-копии или схемы рабочего процесса, чтобы исключить ненужную повторяющуюся работу. Попробуйте использовать такие инструменты, как Asana, Trello, Basecamp или другое программное обеспечение для управления проектами.

+ Связанные: 5 способов использования асан для рабочих задач и 5 способов использования асан в личных целях

21.

Повторение одной и той же ошибки

Бизнес, безусловно, является частью жизни и совершает ошибки; однако повторения одних и тех же ошибок довольно часто можно избежать. Вместо этого постарайтесь больше осознавать задачи, с которыми вы сталкиваетесь, и оцените, как вы можете извлечь из них уроки. Обратитесь за советом к наставникам или тренерам, имеющим опыт в этой конкретной области.

 

22. Продолжать делать то, что больше не приносит пользы

Это связано с пунктом 21, но в более долгосрочном смысле. Иногда, когда ты занимаешься чем-то так долго, ты привязываешься к этому. И эта привязанность может навредить вам в долгосрочной перспективе, особенно если больше нет смысла продолжать делать это или тратить на это время.

С точки зрения бизнеса подумайте о закрытых компаниях, таких как Blockbuster, Pan Am и Borders. Что касается написания, хорошие авторы знают, что создание лучших историй может означать «убийство ваших любимых». Что касается производительности, важно регулярно оценивать свои системы и процессы, чтобы они соответствовали текущей ситуации.

Вместо этого регулярно анализируйте свою работу в соответствии с вашими целями и окружающей средой. Если возможно, обратитесь за помощью к наставнику или коучу, который может смотреть на вещи объективно. Изменения не обязательно должны быть чем-то плохим, если вы можете адаптироваться и продолжать учиться.

+ Связанный пост: 5 уровней внешней ответственности

 

23. Постоянная проверка статистики

Назовите блоггера, видеоблогера или владельца онлайн-бизнеса, который не виновен в этом. Особенно поначалу мы постоянно нажимали кнопку обновления, просто чтобы посмотреть, появился ли за последние две минуты новый подписчик, клиент, подписчик, участник, зритель, комментарий, ретвит, ретвит и другие.

Вместо этого не ждите слишком долго, чтобы узнать, что проверка статистики должна использоваться для стратегического анализа, а не просто для того, чтобы «чувствовать себя хорошо» в отношении себя или своего бизнеса. 24. Развлечения Я слишком хорошо знаком с искушением проводить слишком много времени за просмотром телевизора, пролистыванием социальных сетей, бездельничанием, играми и просмотром фильмов. В конце концов, предпринимательство равно свободе, верно?

Ну, это зависит. Отсутствие дисциплины, расписания или границ, особенно при работе из дома, — это гарантированный способ вернуться на работу с 9 до 5. Вместо этого запланируйте перерывы (между задачами, в выходные и регулярные отпуска) и убедитесь, что вы учитываете как продолжительность, так и качество вашего простоя.

+ Связанный пост: 25 вещей, которые нужно делать во время простоя + Бесплатный контрольный список

 

25. Вредные привычки для здоровья

Вы помните, когда в последний раз болели? Если у вас практически нет энергии, чтобы делать что угодно (даже если вы хотите), это определенно не очень хорошее состояние. Теперь представьте, если бы другие люди рассчитывали на то, что вы будете на высоте, хорошо работаете и выполняете свою работу хорошо.

Пока вы еще можете что-то сделать в своей ситуации, не ждите, пока не станет слишком поздно, чтобы позаботиться о своем физическом, психическом и эмоциональном благополучии, развивая ключевые привычки.

+ Похожие сообщения: 15 Привычки заботы о себе, заслуживающие внимания

 

26. Пренебрежение отдыхом

Как и в пункте 25, не ждите, пока вы достигнете эмоционального выгорания или истощения, прежде чем немного отдохнуть. Чтобы продолжать работать на оптимальном уровне, вам нужно планировать периоды качественного отдыха в течение дня, ходить в отпуск и даже брать выходные, чтобы освежить свой разум и тело.

+ Связанная запись: Почему вам действительно нужен отдых

 

27. Неэффективное обучение

Когда дело доходит до саморазвития или расширения бизнеса, постоянное обучение абсолютно необходимо. Но хотя вам нужно потратить много часов, чтобы постоянно узнавать что-то новое, это не значит, что вам нужно тратить на это время.

Вы можете попробовать учиться на ходу, слушая аудиокниги или подкасты, учась читать быстрее и улучшая память, а также добавляя статьи или курсы в закладки для дальнейшего изучения.

+ Связанная категория: 3 Выводы из книг, лидеров и подкастов

 

28. Внедрение новых систем

Важно отметить, что для того, чтобы попробовать что-то новое или внедрить новые системы, потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть. Когда дело доходит до создания нового веб-сайта, опробования нового программного обеспечения, найма новых членов команды, тестирования новых стратегий и т. д., всегда будет время учиться. Однако это не должно быть оправданием для пустой траты времени. Вместо этого спланируйте и подготовьтесь к переходу, уточнив цель новой системы, создав буфер или план на случай непредвиденных обстоятельств, а также установив разумные сроки или границы.

+ Запись по теме: Как создать бизнес-систему, которая поможет вам работать эффективнее (с PDF)

 

29. Держаться за прошлое

Само собой разумеется: застревание в прошлом мешает вам от жизни в настоящем. Погружение в ненужную драму и слишком много жалоб не приведет вас к желаемому. Зацикливаться на прошлом — это буквально тратить время, поэтому как можно больше признайте его, извлеките из него уроки и двигайтесь дальше.

 

30. Отсутствие мотивации  

У вас могут быть все нужные инструменты и новейшие стратегии, но иногда вы просто не можете не откладывать дела на потом. Не беспокойтесь, потому что независимо от того, насколько вы успешны, вы достигнете точки, когда ваша мотивация застопорится или снизится. Это случается со всеми, от спортсменов до генеральных директоров, от авторов до художников, поэтому не расстраивайтесь, если вам потребуется некоторое время, чтобы вдохновиться, чтобы снова начать действовать. Это идеальное время, чтобы положиться на свои привычки и системы (при условии, что вы уже установили их) в процессе преодоления трудностей.

+ Запись по теме: 101 Цитаты, которые помогут повысить вашу продуктивность прямо сейчас

 

31. Отсутствие цели

Обратите внимание на следующее различие между пустой тратой времени (быть занятым) и максимизировать время (быть продуктивным).

Трата времени (занятость)

• Попытка сделать все сразу.

• Всем говорить «да».

• Работа над маловажными задачами, которые не двигают стрелку.

Максимальное время (быть продуктивным)

• Делать меньше, но лучше.

• Говорить «нет» другим, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что вам нужно и что вы хотите делать.

• Решение сосредоточиться на важных задачах.

Все три действия во второй колонке имеют нечто общее — Максимальное использование времени (или продуктивность) означает намеренное намерение.  Это означает наличие цели, видения и предполагаемого результата при каждом действии; поэтому…

Разница между пустой тратой времени и его максимальным использованием заключается в наличии цели.