Правила формы и методы общения это: Формы и организация общения

Правила делового общения, формы, принципы, норма, средства, цели и организация

Перечень основных правил
Процессы делового общения
Формы и цели бизнес коммуникации
Принципы и средства делового общения
Роль и характеристика
Организация делового общения
Заключение

Правила делового общения – нормы, стандарты, используемые в ходе общения, цель которого заключается в решении определенной задачи в сфере экономических, а также социально-правовых отношений. Их применение обязательно, если поставлена цель бесконфликтно и грамотно решить задачу. Использование таких норм – общепринятая закономерность среди деловых людей, заботящихся о своем имидже и репутации. Поэтому их следует знать, как и правила деловой переписки, чтобы иметь возможность результативно вести бизнес деятельность.

Основные правила

• Пунктуальность – проявление уважительного отношения к партнерам. Для соблюдения пунктуальности деловые люди используют планирование.
• Немногословность. Не следует говорить лишнего. Это касается как общения на тему решения конкретной задачи, так и личной жизни сотрудников, коллег, партнеров.
• Уважение к коллегам, партнерам. В деловом общении нет места любопытству, эгоизму, нетерпимости. Необходимо уважать мнение собеседника, каким бы неправильным оно вам не казалось.
• Использование правильного языка. Умение вести беседу, заинтересовывать в процессе общения.
• Умение четко формулировать цель беседы, разговора, переговоров и пр.
• Сохранение самообладания, контроля над чувствами, эмоциями. Спокойное общение без грубостей, даже если собеседник ведет себя неподобающим для делового человека образом.
• Необходимо придерживаться делового стиля одежды. Дресс-код влияет на особенности и итог делового общения.
• Отсутствие ненужных жестов при встрече. Кроме рукопожатия, никаким другим образом не нужно прикасаться к собеседнику.

Процессы делового общения

Процесс бизнес общения – это не только разговоры и переписка. Это понятие охватывает эмоции, жесты, манеры. Исследования показывают, что более 60-70% общения строится на невербальной коммуникации. И только примерно 30-40% — на вербальной.

При вербальном процессе применяются правила речевой коммуникации. Сюда же можно отнести и речевой этикет, соблюдение которого позволяет на более цивилизованном уровне строить бизнес отношения. Существуют правила и невербального процесса общения. Они касаются языка жестов, мимики, общего поведения человека. Это уже отдельное крупное направление, которое при желании каждый может масштабно изучить. Тому помогут тренинги по этикету, которые проводятся нашей компанией. Из основных же вышеперечисленных правил сюда можно причислить контроль над эмоциями. Недопустимо грубое общение, излишняя резкость. Эмоциональность при ведении тех же переговорах не должна присутствовать.

Формы и цели делового общения, его функции

Существует несколько форм делового общения. Основными из них являются:

• Беседа;
• Переговоры;
• Дискуссия;
• Совещание;
• Собрание;
• Переписка;
• Выступление.

Каждая из перечисленных форм имеет свои особенности. Однако при всех соблюдаются общие правила делового общения. К примеру, уважение к оппонентам присутствует при каждой форме. Другим примером может являться правило пунктуальности. Опаздывать на те же переговоры недопустимо.

Если говорить о цели делового общения, то она определяется как воздействие на окружающих. Такое воздействие выражается в стремлении склонить оппонентов к каким-то действиям, поступкам, изменить их мнения, добиться от них желаемого в бизнес рамках. Дополнительной целью можно назвать стремление узнать о собеседнике больше информации, чтобы при дальнейшем общении использовать ее для достижения главной цели. При этом соблюдаются правила, к примеру, ведется беседа в вежливой форме, так как в общении деловых людей недопустимо невежливое отношение к оппоненту.

Функции делового общения:

• Информационно-коммуникативная – связанная с накоплением, формированием, а также передачей, приемом информации;
• Регулятивно-коммуникативная – предполагающая корректирование поведения, выбор способов воздействия на оппонента;
• Эффективно-коммуникативная – выражающаяся в становлении эмоциональной оболочки собеседников.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

• Межличностность

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

• Целенаправленность

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

• Непрерывность

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

• Многомерность

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия.

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д.

Психология делового общения: роль и характеристика

Деловое общение – многоплановый процесс развития отношений. Его роль важна. Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе. При этом важно понимать, что роль делового общения разная, если оценивать ее с точки зрения статусности собеседников. Однако общее в ней присутствует – ее важность неоспорима.

Характеристика делового общения — это:

• Регламентированность – подчиненность определенным правилам, которые определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также национальными, культурными традициями;
• Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т. д.;
• Ответственность за результат. Успешность деловой коммуникации определяется стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и определять интересы оппонентов;
• Строгость в отношении к применению языковых средств. Недопустимо использовать ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием этики делового общения.

Организация бизнес коммуникации

При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.

Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

Заключение

Правила, нормы делового общения, их соблюдение – важная составляющая деловой коммуникации. Без них невозможно наладить результативные бизнес отношения. При этом важно знать основы этики и эстетики, этикет делового общения. Их знание обеспечит грамотное ведение тех же переговоров, дискуссий и прочих видов деловой коммуникации.

Получить знания о правилах делового общения можно путем обучения руководителей, сотрудников, которым приходится выступать коммуникаторами для достижения важных для компании целей. Такое обучение организуется нашей компанией в форме тренингов. В результате участники тренинга делового общения обретают знания и умения, способствующие налаживанию эффективных контактов как внутри компании, так и за ее пределами.

Виды и формы общения | Обществоведение

Каждый из нас живёт среди людей и от них приобретает много ценного, учится трудиться и содержательно строить досуг. Есть разные виды общения. Каждый из них имеет свои особенности и правила.

Виды общения

Межличностное	Массовое
Неформальное	Ролевое
Личное	Деловое
Прямое	Опосредованное
Доверительное	Конфликтное

Межличностное общение предполагает непосредственные контакты людей в малых группах. Множественные непосредственные контакты незнакомых людей (например, в толпе), а также общение посредством радио, телевидения, газет, журналов, электронных средств массовой информации называют

массовым общением.

Выделяют также неформальное общение (например, общение с друзьями) и ролевое общение (ученик — учитель, покупатель — продавец, сын — отец и т. д.), в ходе которого человек выступает как носитель определённой роли и действует так, как предписывает ему его роль.

Общение может быть также личным и деловым. В личном общении осуществляется обмен неофициальной информацией. Здесь проявляется эмоциональное отношение людей друг к другу. Деловое общение характеризуется выполнением совместных обязанностей. Например, ученики под руководством учителя вместе работают на уроке.

Прямым общением называют контакты между людьми в транспорте, на улицах, в магазинах и т. д. Число таких контактов постоянно увеличивается по мере развития общественных связей. Однако в наше время прямое общение часто заменяется опосредованным, осуществляемым с помощью телефона, аудио- и видеотехники, интернета.

О доверительном и конфликтном общении будет сказано в следующих статьях.

Выделяют также различные формы общения:

• Монологическое;
• Диалогическое;
• Императивное;
• Манипулятивное.

Императивное общение (от лат. imperativus — повелительный) — авторитарная, директивная форма воздействия на человека. При этом ставится цель контролировать его поведение, принудить к определённым действиям или решениям. Императивное общение основано на беспрекословном подчинении, на категорических указаниях, которые выполняются беспрекословно. Оправданно оно, например, в уставных отношениях между военнослужащими или при работе в чрезвычайных обстоятельствах. В императивном общении используются приказы, предписания, указания, требования и даже угрозы. Однако директивная форма неприемлема в отношениях между друзьями, между мужем и женой, между учителем и учеником.

При манипулятивном общении (от лат. manipulus — горсть) влияние на человека с целью достижения своих намерений осуществляется скрытно. Оно нередко используется в области рекламы и пропаганды, иногда встречается и в повседневной жизни. Вспомните, как школьники ссылаются на хорошие отметки, обращаясь к родителям с различными просьбами. Манипулятора часто характеризуют лживость, примитивность чувств, цинизм и недоверие к другим, вследствие чего возникает угроза для близких, доверительных отношений.

Императивная и манипулятивная формы общения по сути дела являются разновидностями монологического общения. Человек, рассматривающий другого лишь как объект воздействия для достижения собственных целей, не видит в нём истинного собеседника. Мнение другого человека его не интересует, ибо он стремится навязать свою позицию.

Значительно больше возможностей для установления взаимопонимания и взаимного обогащения личностей содержит диалогическое общение, которое является равноправным, гуманистическим, доверительным.

Основные правила диалогического общения:

• восприятие партнёра по общению как равного, имеющего право на собственное мнение и решение;
• доверие и уважение к намерениям партнёра;
• учёт в общении чувств, желаний, физического состояния других людей;
• обсуждение общих проблем;
• обращение к собеседнику от своего имени, без ссылки на мнения и авторитеты, выражение своих истинных чувств и желаний.

К тридцати годам круг знакомых у каждого человека расширяется в среднем до нескольких сотен, а порой и тысяч. Мы становимся частицей огромного «океана» общения. То, что происходит в нашей жизни, влияет на других людей, а то, что происходит в их жизни, влияет на нас.

Читать далее

← Общение и его функции

Средства общения →

Способы общения

Стандартные способы общения – это устная или письменная речь отправителя и прослушивание или чтение получателя. Большая часть общения устная, когда одна сторона говорит, а другие слушают.

Однако некоторые формы общения напрямую не связаны с устной или письменной речью. Невербальная коммуникация (язык тела) состоит из действий, жестов и других аспектов внешнего вида, которые в сочетании с выражением лица (таким как улыбка или хмурый взгляд) могут быть мощными средствами передачи сообщений. Иногда тело человека может «говорить», даже когда он или она хранит молчание. И когда люди говорят, их тела иногда могут говорить не то, что передают слова. А смешанное сообщение возникает, когда слова человека передают одно сообщение, в то время как невербально он или она передает что-то другое.

Несмотря на то, что такие технологии, как электронная почта, уменьшили важность невербального общения, большая часть организационного общения по-прежнему осуществляется через личное общение. Каждое вербальное сообщение содержит невербальный компонент. Получатели интерпретируют сообщения, извлекая смысл из всего доступного. Когда невербальные сигналы согласуются с вербальными сообщениями, они усиливают сообщения. Но когда эти вербальные и невербальные сообщения несовместимы, они создают путаницу для получателя.

Действия руководства имеют особое значение, поскольку подчиненные больше доверяют тому, что делают руководители, чем тому, что они говорят. Если действия не согласуются с общением, чувство недоверия подорвет эффективность любого социального обмена в будущем.

Навыки устного общения

Поскольку большую часть дня менеджер проводит в общении с другими руководителями и сотрудниками, умение говорить и слушать имеет решающее значение для успеха. Например, навыки устного общения используются, когда менеджер должен делать презентации продаж, проводить интервью, оценивать сотрудников и проводить пресс-конференции.

Как правило, менеджеры предпочитают полагаться на устное общение, потому что при личном общении общение становится более полным и тщательным. При личном общении человек может судить о реакции другой стороны, получать немедленную обратную связь и отвечать на вопросы. Как правило, люди склонны считать, что разговор с кем-то напрямую вызывает больше доверия, чем получение письменного сообщения. Общение лицом к лицу позволяет не только обменяться словами, но и увидеть невербальное общение.

Однако вербальное общение имеет свои недостатки. Это может быть непоследовательным, если все стороны не услышат одно и то же сообщение. И хотя устное общение полезно для передачи точек зрения других и поощрения открытости, которая побуждает людей к общению, это слабый инструмент для реализации политики или издания директив, в которых задействовано много деталей.

Вот две наиболее важные способности для эффективного устного общения:

• Активное прослушивание. Слушание — это осмысление услышанного, требующее концентрации внимания, интерпретации и запоминания звуковых стимулов. Эффективное слушание является активным, требуя, чтобы слушающий «проник в голову» говорящего, чтобы он или она могли понять сообщение с точки зрения говорящего. Эффективные слушатели делают следующее:
  
  • Устанавливают зрительный контакт.

• Запланируйте достаточное количество времени для встреч без перерыва.

• Искренне ищите информацию.

• Не поддавайтесь эмоциям и не нападайте на других.

• Перефразируйте услышанное сообщение, особенно для разъяснения намерений говорящего.

• Молчать. Не говорите, чтобы заполнить паузы, и не отвечайте на утверждения в манере точки-контрапункта.

• Задавайте уточняющие вопросы.

• Избегайте отвлекающих жестов.

• Конструктивная обратная связь. Менеджеры часто плохо справляются с обеспечением сотрудников обратной связью по эффективности. Предоставляя обратную связь, менеджеры должны делать следующее:
  
  • Сосредоточиться на конкретном поведении, а не делать общие заявления

• Сохраняйте обратную связь безличной и целенаправленной

• Предлагайте обратную связь как можно скорее после действия

• Задавайте вопросы, чтобы обеспечить понимание обратной связи

• Прямая отрицательная обратная связь в отношении поведения, которое получатель может контролировать

Навыки письменной речи

Письменное общение имеет ряд преимуществ. Во-первых, он обеспечивает запись для направления и последующего наблюдения. Во-вторых, письменное общение является недорогим средством передачи идентичных сообщений большому количеству людей.

Основным ограничением письменного сообщения является то, что отправитель не знает, как и было ли получено сообщение, если только не требуется ответ.

К сожалению, навыки письма часто трудно развить, и у многих людей возникают проблемы с написанием простых, ясных и понятных документов. И хотите верьте, хотите нет, но плохо написанные документы стоят денег.

Во сколько ежегодно обходится компании плохое письмо? По данным канадской консалтинговой и обучающей фирмы, один сотрудник, который пишет хотя бы одну плохо сформулированную записку в неделю в течение года, может стоить компании 4258,60 долларов.

Менеджеры должны уметь писать четко. Способность составлять письма, служебные записки, отчеты о продажах и другие письменные документы могут означать разницу между успехом и неудачей. Ниже приведены некоторые рекомендации по эффективному письменному общению:

• Используйте МОЩНОСТЬ. План подготовки каждого сообщения: планирование, систематизация, написание, редактирование и пересмотр

• Составьте сообщение с учетом читателей

• Дайте сообщению краткий заголовок и используйте подзаголовки, где это уместно

• Используйте простые слова и короткие, четкие предложения и абзацы

• Подкрепляйте мнения фактами

• Избегайте «цветистой» лексики, эвфемизмов и банальных выражений

• Обобщите основные моменты в конце и сообщите читателю, что он должен делать дальше

Виды связи | Типы и способы Excel

Типы общения означают различные способы, которыми люди общаются друг с другом. Он включает в себя различные методы коммуникации, такие как устная, письменная, визуальная, цифровая и невербальная коммуникация. Все виды коммуникации используются в разных контекстах в зависимости от передаваемого сообщения и целевой аудитории. Понимание различных типов общения может помочь людям эффективно выражать свои идеи, мысли и чувства другим.

Знакомство с типами общения

Наблюдали ли вы когда-нибудь за своей наиболее частой деятельностью, которую вы добровольно выполняете почти так же часто, как дышите?

Если вы еще не догадались, это « Связь ». Мы постоянно общаемся через различные формы, каналы, жесты и выражения, все как естественное отражение нас самих. Но хотя это полностью добровольно, наше общение не всегда является сознательным. Иногда мы общаемся без четкого осознания, что приводит к вводящим в заблуждение или даже противоречивым высказываниям о себе.

И вот ключ к отличному общению:  осведомленность.  Если мы сможем постоянно быть в курсе тонких коммуникационных сигналов, которые мы посылаем каждую минуту, мы можем настроить их так, чтобы они отражали то, что мы хотим  выразить. Тогда наше общение больше не будет случайным; это совершенно случайно!

Итак, давайте сделаем шаг назад и спросим вас:

• Осознаете ли вы, что общаетесь каждую минуту?
• Известны ли вам различные выражения вашего общения?
• С собой, с другими, с природой? И, наконец, постоянно ли вы сообщаете то, что хотите сообщить, так, как хотите?

Часто ответы, которые мы получаем на эти наводящие на размышления вопросы, неоднозначны, склонны к неуверенному «Нет». В этом посте мы решаем эту дилемму. Мы выделяем различные типы общения и их многомерное выражение, чтобы вы могли развивать сверхострую осведомленность о своем общении.

Различные виды связи

Итак, это специально для вас, если вы были слегка удивлены начальным разделом этого поста.

«Общение каждое мгновение? Как это вообще возможно? Не то чтобы я открывал рот каждую минуту».

А, но ведь мы общаемся не только вербально, но и невербально и даже неформально. На этой диаграмме показан весь спектр различных каналов коммуникации и выражений, которыми мы наслаждаемся.

Как видите, существует как минимум шесть различных типов общения: невербальное, устно-вербальное личное, устно-вербальное на расстоянии, устно-письменное, формальное и неформальное. Добавьте к этому безграничные возможности, предлагаемые интернет-супермагистрали, и вы получите абсолютный кладезь коммуникационных возможностей!

В последующих разделах этого поста мы выделяем более тонкие нюансы этих различных выражений, чтобы ваше общение было осознанным, целенаправленным и очень эффективным.

Невербальная коммуникация

Этот вид коммуникации является более тонким, но гораздо более мощным. Он включает в себя всю гамму физических поз и жестов, тон и темп голоса, а также отношение, с которым вы общаетесь.

За последние несколько десятилетий эксперты по языку тела выявили, как поза, которую вы принимаете, жесты рук, которые вы поддерживаете, и другие аспекты вашей физической личности влияют на ваше общение. Стоит потратить несколько часов на то, чтобы освоить основные жесты языка тела, чтобы непреднамеренно не посылать смешанные сообщения своими жестами и речью. Вы также можете использовать это, чтобы поддержать свое сообщение, сделав его более эффективным.

Но, несмотря на то, что говорят вам эти эксперты, будут моменты, когда язык тела, который вы примете, будет контрастировать с тем, как вы себя чувствуете (например, использование «дружелюбной» позы, когда вы чувствуете внутреннюю угрозу или страх). Следовательно, невербальные типы общения наиболее эффективны, когда эти три аспекта непротиворечивы.

1. Что вы говорите своими словами.
2. То, чем вы делитесь своими позами и жестами (научитесь выражать правильное сообщение).
3. То, что вы чувствуете внутри себя, влияет на неуловимое послание, которым вы чувствуете себя обязанным поделиться с внешним миром.

Как видите, (1) и (2) можно выучить на практике. Но (3) нужно строить сознательно, поэтому постоянно настраивайте себя на то, что вы хотите выразить.

Например, если вы хотите, чтобы ваши коллеги, члены команды, старшие и другие…

• считали вас друзьями, вы искренне любите людей и заботитесь о них.
• считают вас сильным Лидером, вы искренне берете на себя ответственность за себя и команду.
• слушать вас, вы будете искренне слушать их и учитывать их мысли и мнения.

Устное общение (лицом к лицу)

Устное общение лицом к лицу является наиболее признанным типом общения. Здесь то, что вы выражаете, исходит непосредственно из того, что вы говорите. Опять же, это может быть формальным или неформальным: с вашими друзьями и семьей, на официальной встрече или семинаре, на работе с вашими коллегами и начальником, в вашем сообществе, во время профессиональных презентаций и т. д.

Эти виды связи –

• Становится лучше с практикой. Чем больше вы практикуетесь осознанно, тем больше у вас контроля над устными выражениями.
• Он живой! Это означает, что, несмотря на все прошлые репетиции, устное общение дает вам возможность в настоящий момент настроить, пересмотреть, отозвать и исправить то, что вы выражаете. Следовательно, это самый мощный тип общения, который может работать как на вас, так и против вас с каждым выражением лица.
• Вовлекает вашу аудиторию больше, чем другие виды коммуникации. Слушатель (или аудитория) часто ожидает, что ответит вам с помощью устного общения, что обеспечивает двустороннее общение в большей степени, чем любой другой канал.

Для превосходного общения лицом к лицу

• Всегда встречайте взгляда  своей аудитории с уверенностью, убежденностью и открытостью.
• Потренируйтесь перед зеркалом, чтобы усовершенствовать свой тон  и выражения  так, чтобы они соответствовали сообщению, которое вы хотите передать. Эти два аспекта часто говорят больше, чем ваши слова.
• Практика использования ролевой игры . Это значит, что даже когда вы репетируете перед зеркалом, откровенно спросите себя: « Готов ли я принять это сообщение с таким тоном и выражением лица? «Если вы не убеждены, ваша аудитория тоже не будет убеждена. Так что тренируйтесь снова, пока не добьетесь нужного результата.
• Сознательно  привлечь  участие вашей аудитории. Вы можете сделать это, задавая вопросы, узнавая их мнение и поощряя выражение новых идей. В этом сила этого типа общения, поэтому никогда не позволяйте своему устному выражению быть односторонним разглагольствованием для себя.
• Наконец-то стать активным слушатель . Эффективный устный коммуникатор говорит и активно слушает свою аудиторию.

Устное общение (на расстоянии)

Дистанционное (устное) общение сделало мир меньше и доступнее. Мобильные телефоны, VOIP, видеоконференции, двусторонние вебинары и т. д. — все это современные расширения дистанционной связи, которые выводят ее выражение на новый тонкий уровень. И в этом типе общения ваш тон голоса и темп подачи имеют приоритет над другими выражениями.

Для эффективного устного общения на расстоянии

• Уделите больше внимания слушанию . Несколько человек пытаются говорить одновременно, что снижает ценность этой формы общения.
• Говорите немного  медленнее  , чем при личном общении. Это гарантирует, что вы будете осознавать тонкие нюансы вашего тона и что у получателя будет время их уловить.
• Всегда  повторяйте  то, что вы понимаете, когда слушаете. Этот тип общения упускает из виду невербальные сигналы, которые вы бы получили при общении лицом к лицу (которые могут указывать на такие тонкие выражения, как гнев, дружелюбие, восприимчивость, сарказм и т. д.). Поэтому перефразируйте то, что вы понимаете, и подтвердите, что это действительно то, что вам нужно. другая сторона также намеревалась передать.
• Носите свое дружелюбное лицо с улыбкой на губах и в глазах, где это уместно. Это может быть неуместно, если вы хотите передать предупреждение по телефону, поэтому убедитесь, что ваше лицо соответствует вашему сообщению. Ваш тон автоматически передаст другому человеку вашу открытость и восприимчивость.
• Подкрепите это письменным сообщением  по возможности. Это имеет смысл даже для неформального разговора с вашим другом — возможно, вы можете отправить быстрое текстовое сообщение, чтобы еще раз повторить, как приятно было поговорить с ним, а затем подтвердить последний призыв к действию. Цель состоит в том, чтобы подтвердить вывод из общения, чтобы все стороны были на одной волне.

Письменное общение

Несколько десятилетий назад письменное общение зависело от надежного старого почтальона, когда мы писали людям, находящимся далеко. В редких случаях это также включало официальную записку или юридическое уведомление от банка, арендодателя, бизнес-клиента и т. д. Эти виды связи теперь захватили все аспекты нашего мира!

Подумайте об этом, если вы объедините все письменные сообщения, которые вы совершаете в течение дня — текстовые сообщения, которые вы отправляете на свой модный мобильный телефон, обновления в Facebook и Twitter, личные и профессиональные электронные письма, черт возьми, даже блоги, которые вы пишете — это будет намного превосходит любое другое вербальное общение, которое вам нравится. Правильный? Тогда имеет смысл быть абсолютным профессионалом в этом виде общения. Ниже перечислены три правила, которые помогут вам в этом.

• Следуйте четкой структуре, чтобы ваше общение не было бессистемным. Это может включать краткое введение, повестку дня, основную часть сообщения и заключение. Сообразительность и эффективность вашего общения зависят от того, как вы фиксируете эту структуру в своем способе общения (электронная почта, текстовое сообщение, быстрое обновление статуса в социальных сетях и т. д.).
• По возможности уточняйте контекст вашего сообщения. Это может показаться излишним для безобидного текстового сообщения. Но вы будете поражены количеством, казалось бы, безобидного (письменного) сообщения, которое попадает не в те глаза и уши. Поэтому убедитесь, что ваш контекст достаточно ясен, независимо от того, кто является получателем.
• Существует несколько случаев, когда письменное общение носит формальный характер (обращается к коллегам по профессии, старшему поколению или третьим лицам) или чисто неформальное (обращается только к вашему ближайшему другу/семейному кругу). Чаще всего он попадает между этими двумя режимами. Следовательно, играйте осторожно, адаптируя полуформальный тон, сохраняя чистоту (язык и выражения) и открытость (не оскорбляя какую-либо группу). Гораздо лучше, когда ваши друзья думают о вас как о «жестком» собеседнике, чем о том, что ваш начальник считает вас «агрессивным» собеседником! Всегда ошибайтесь с правильной стороны осторожности.

Официальное общение

Это по сравнению со всеми другими видами общения также называется «официальное общение» и охватывает весь спектр словесных выражений, которые касаются формальных потребностей.

Это:

• Проводится по заранее определенному каналу. Например, профессиональные отношения включают финансовое общение (от и к вашему банку, кредиторам, должникам и т. д.) и юридические выражения.
• Занимает больше времени, чем неформальное общение, так как следует определенному протоколу связи.
• Даже в случаях устных высказываний (на встречах, семинарах и т. д.) они часто подкрепляются письменными сообщениями, которые могут предоставить документальное подтверждение беседы. (Это письменное сообщение может быть как простым, как протокол собрания, так и сложным, как подробная запись.)
• Считается надежным источником информации. (Поэтому, когда вы получите юридическое уведомление от своего банка, вам лучше обратить на него внимание!)

Формальное общение составляет основу нашей профессиональной жизни (хотя не всякое профессиональное общение является формальным). Следовательно, становление экспертом в этом типе общения имеет решающее значение для профессионального роста и успеха.

Ниже приведены простые советы, которые помогут вам преуспеть в самовыражении и профессии. (Это хорошо работает и для письменного общения.)

• Начните с  разъяснения цели вашего общения.
• Независимо от того, используете ли вы устное или письменное выражение, всегда придерживайтесь четко определенной структуры,  которую легко поймет ваша аудитория.
• Сохраняйте тон  открытый , профессиональный и дружелюбный.
• Завершить на  повторяя то, что вы ожидаете вызвать через это сообщение: разъяснение вашей позиции, ответы на вопросы, призыв к действию и т. д. Также разъясните любые ограничения, применимые к этому сообщению (например, конфиденциальность, срок для ответа и т. д.)
• Наконец, поблагодарите свою аудиторию за то, что выслушали.

Неформальное общение

Неформальное общение удивительно популярно и называется «(неофициальной) виноградной лозой». Часто это информация из уст в уста. Эти типы общения открывают вас для неофициальной, но провокационной информации.

Неформальное общение

• Спонтанное и свободное, без какого-либо формального протокола или структуры. Следовательно, этот тип информации также менее надежен или точен.
• Канал связи, который распространяется со скоростью лесного пожара, так как не существует формальных правил, которым нужно следовать.
• В основном устно, без документальных подтверждений. Из-за этого многие принижают ценность неформального общения, называя его просто «сплетнями».

Несмотря на свои недостатки, неформальное общение считается «дружественным для пользователя» и дает огромные преимущества при разумном использовании. Например, рассмотрим этот пример, когда три разных предприятия общественного питания обслуживают компанию.

Сотрудники могут узнать о времени работы, правилах и положениях через официальное сообщение руководства компании. Но они узнают о предпочитаемом кейтеринге дня благодаря неформальному общению с друзьями и коллегами. Эти типы общения хорошо подходят, когда вы хотите контролировать или поощрять положительные мнения, идеи и выражения, не создавая впечатление, что они были «навязаны» высшим руководством.

Примечание:  В наше время социальные сети из «неофициальных» источников (таких как ваши личные ленты Facebook и Twitter, LinkedIn и т. д.) являются мощными источниками неформального общения, часто используемыми для формирования общественного мнения.

Вы поняли суть.

Заключение

Общение — это мощная деятельность, которая приходит к нам так же естественно, как дышать. При некоторой осознанности наше общение может быть безупречным, поэтому другой человек не только получает наше сообщение, но и открыт для него.

Мы оставляем вас с этой мощной цитатой Просветленного Мастера Парамахамсы Нитьянанды, раскрывающей мощный совет, который показывает свою силу во всех типах общения (формальном, неформальном, вербальном, невербальном и т.